機(jī)關(guān)文秘人員的工作意識(shí)與文檔管理分析

殷貝貝

摘 要：近些年我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位都成立了屬于自己的檔案管理機(jī)制，其可以為機(jī)關(guān)單位檔案和資料存儲(chǔ)提供更大的便利，同時(shí)也能促進(jìn)機(jī)關(guān)單位制度的進(jìn)一步完善。而機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作基本上都是由文秘人員進(jìn)行處理，文檔管理工作所涉及的內(nèi)容非常繁雜，對(duì)單位的發(fā)展具有很大的影響作用，可見(jiàn)機(jī)關(guān)文秘人員工作的重要性。鑒于此，本文主要就機(jī)關(guān)文秘人員的工作意識(shí)和文檔管理措施進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān);文秘人員;工作意識(shí);文檔管理

引 ?言

機(jī)關(guān)文秘人員的工作內(nèi)容主要包括兩項(xiàng)內(nèi)容，一是抄寫和記錄，二是起草文稿，無(wú)論哪項(xiàng)工作都對(duì)文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有著較高的要求。比如，記錄工作要求文秘人員具有一定的文字能力，不但要負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)口述或者會(huì)議思想進(jìn)行記錄，而且后期還要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行加工整理，為領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作的開(kāi)展做好協(xié)助與配合。該過(guò)程對(duì)文秘人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)有著較高的要求，需要文秘人員在日常工作中不斷提高自身的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，保證實(shí)際工作效率和質(zhì)量，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的前提基礎(chǔ)。

1 文檔管理工作中文秘人員需要具備的要求

隨著時(shí)代的發(fā)展，各大機(jī)關(guān)單位對(duì)文檔管理工作效率和質(zhì)量的要求越來(lái)越高，就我國(guó)目前情況來(lái)看，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位在人員編制和部門設(shè)置方面都存在這樣或者那樣的問(wèn)題，文檔管理工作基本上都是由文秘人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，所以要求文秘人員具有較高的工作意識(shí)，在實(shí)際工作崗位上可以積極主動(dòng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，保證文檔管理工作的科學(xué)性和合理性。我國(guó)目前各大機(jī)關(guān)單位文檔管理工作中，信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出錯(cuò)和材料整理存在紕漏問(wèn)題體現(xiàn)地較為明顯，文秘人員只有樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念和正確的工作意識(shí)，才能不斷提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，保證文檔管理工作的順利開(kāi)展。

2 文秘人員需要具備的工作意識(shí)

2.1 德才兼?zhèn)?/p>

機(jī)關(guān)文秘人員的日常工作內(nèi)容主要包括：記錄會(huì)議內(nèi)容、起草文稿和抄寫材料等，會(huì)議記錄內(nèi)容由包含了會(huì)議當(dāng)中領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容和各部門開(kāi)會(huì)時(shí)的主要內(nèi)容，同時(shí)還要負(fù)責(zé)對(duì)來(lái)訪人員的接待和安排。抄寫材料主要是對(duì)那些領(lǐng)導(dǎo)審查通過(guò)之后的文件進(jìn)行整齊的謄寫，并保證文件的干凈度和整潔度。文稿起草是文秘人員最為重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，也是考量文秘人員實(shí)際工作能力的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，文稿的起草并不是由文秘人員單獨(dú)完成，而是和領(lǐng)導(dǎo)共同完成的，常見(jiàn)的方式包括以下幾種：一，由領(lǐng)導(dǎo)起草文稿的核心內(nèi)容和框架，然后由文秘人員進(jìn)行內(nèi)容的補(bǔ)充、完善和潤(rùn)色。二，領(lǐng)導(dǎo)在一旁進(jìn)行口述文稿內(nèi)容，文秘人員進(jìn)行記錄，這也是文稿起草的一種常見(jiàn)方式。三，領(lǐng)導(dǎo)確定文稿題目和方向，文秘人員根據(jù)要求對(duì)文稿進(jìn)行起草，這是難度最大的一種起草方式，對(duì)文秘人員的專業(yè)素養(yǎng)也就要求最高。在實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中，文秘工作人員一定要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)所下發(fā)的意見(jiàn)和指示核心內(nèi)容，然后運(yùn)用自己所學(xué)知識(shí)盡力完成文字撰寫工作，在此過(guò)程中要求文秘人員具有扎實(shí)的文字基本功，只有德才兼?zhèn)洳拍芎芎玫赝瓿晌拿毓ぷ鳌?/p>

2.2 責(zé)任意識(shí)

我國(guó)各大機(jī)關(guān)單位和事業(yè)單位的文秘人員工作都包含了文書(shū)檔案管理內(nèi)容，在具體管理過(guò)程中要求文秘人員一定要嚴(yán)格堅(jiān)持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性管理原則，對(duì)文書(shū)檔案實(shí)施統(tǒng)一化管理，保證汽車完整性和安全性，保證管理成效符合單位實(shí)際發(fā)展要求。文秘人員對(duì)文檔的管理內(nèi)容主要包括對(duì)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、利用以及檔案的歸類等，每一項(xiàng)內(nèi)容之間都存在一定的關(guān)聯(lián)性，而且各項(xiàng)內(nèi)容之間還具有相輔相成和相互促進(jìn)的關(guān)系，信息利用是各項(xiàng)工作中最為核心的一項(xiàng)內(nèi)容，占據(jù)著十分重要的地位，其他各項(xiàng)內(nèi)容都應(yīng)該圍繞信息利用進(jìn)行開(kāi)展。文秘工作人員應(yīng)該清楚，自己工作的根本任務(wù)就是為單位中心工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這就對(duì)文秘人員的責(zé)任意識(shí)提出了較高的要求。文檔管理工作的最終目的就是保證機(jī)關(guān)單位價(jià)值和作用的充分發(fā)揮，其不但是歷史的憑證，同時(shí)也是開(kāi)展科學(xué)研究工作所必要的基本素材和條件，可見(jiàn)文檔管理工作在機(jī)關(guān)單位中發(fā)揮著十分重要的作用。通常情況下文檔管理工作都是在文檔室開(kāi)展，如果機(jī)關(guān)單位規(guī)模較小的話，文秘人員不但要承擔(dān)文檔管理工作，同時(shí)在會(huì)計(jì)、科技和人事檔案等多個(gè)方面都有所涉及，這些機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理的內(nèi)容更為豐富，這也給機(jī)關(guān)單位的中心工作創(chuàng)造了更加有力的條件，并且也在一定程度上提高了資料的準(zhǔn)確性與完整性，可是在此情況下就給文檔管理工作增加了一定的難度，要求文秘人員不但要具備較高的專業(yè)技能，同時(shí)還要具備良好的職業(yè)素質(zhì)和較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。

2.3 自我學(xué)習(xí)意識(shí)

機(jī)關(guān)單位文秘工作人員所承擔(dān)的任務(wù)角色比較多，工作面比較廣，涉及內(nèi)容多，所以文秘人員除了要具備較高的工作素質(zhì)之外，還要在日常工作當(dāng)中不斷提高自己，嚴(yán)格約束自己的行為。和以往傳統(tǒng)的文秘工作人員相比較而言，現(xiàn)代化機(jī)關(guān)文秘人員的工作已經(jīng)不再僅僅局限于跑腿和抄寫，對(duì)自身修養(yǎng)和自我學(xué)習(xí)意識(shí)都有著一定的要求，只有這樣才能更好地促進(jìn)文檔管理工作的順利開(kāi)展，可以說(shuō)自身綜合素質(zhì)的高低直接決定著文秘人員的實(shí)際工作效率和質(zhì)量。還需要注意的是，文檔管理工作和文字秘書(shū)還存在較大的差異，當(dāng)然兩者之間也存在一定的關(guān)聯(lián)。文字秘書(shū)的綜合實(shí)力直接展示著文檔資料的價(jià)值，想要保證機(jī)關(guān)單位文檔管理工作成效，文秘人員就必須要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)思想理念，在實(shí)際工作中做好和同事之間的溝通與交流，及時(shí)彌補(bǔ)自身不足和缺陷，不斷提高自身的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，爭(zhēng)做文檔管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)健發(fā)展。

3 文秘人員進(jìn)行文檔管理的具體實(shí)施措施

3.1 加強(qiáng)文秘人員修養(yǎng)和管理能力的培訓(xùn)

現(xiàn)代化機(jī)關(guān)單位不但要求文秘工作人員具備較強(qiáng)的文書(shū)編輯能力，而且還要求他們具有一定的文書(shū)檔案管理能力，據(jù)相關(guān)調(diào)查研究表明，我國(guó)目前很多機(jī)關(guān)單位文秘人員在職業(yè)素養(yǎng)和管理能力方面都存在一定的欠缺，所以必須要加強(qiáng)文秘人員修養(yǎng)和管理能力培訓(xùn)工作，及時(shí)補(bǔ)充和完善工作中存在的不足，定期組織培訓(xùn)活動(dòng)。

3.2強(qiáng)化職業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)

機(jī)關(guān)單位文檔管理工作的完成不能只依靠某個(gè)人，而是需要團(tuán)隊(duì)的共同努力方可得以實(shí)現(xiàn)，但是由于部分單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)該項(xiàng)工作沒(méi)有引起足夠的重視，這就大大降低了文檔管理效率和質(zhì)量，只有強(qiáng)化職業(yè)隊(duì)伍建設(shè)工作才能更好地促進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)單位文檔管理工作的開(kāi)展。

3.3注重協(xié)調(diào)管理

根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，文秘工作和文檔管理工作經(jīng)常會(huì)發(fā)生一定的交織現(xiàn)象，如果不能做好協(xié)調(diào)與處理甚至?xí)?dǎo)致整個(gè)工作無(wú)法正常開(kāi)展，所以文秘人員不但要做好文檔管理協(xié)調(diào)工作，同時(shí)還要注意部門之間、人事和領(lǐng)導(dǎo)的合理協(xié)調(diào)。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，從上文分析中我們可以總結(jié)出，現(xiàn)如今機(jī)關(guān)單位對(duì)文秘人員的要求越來(lái)越高，不但要求其具備較高的文檔管理技能和文字水平，同時(shí)還要具有高度的政治責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，這幾方面能力的高低直接決定著最終工作效率和質(zhì)量。這就要求文秘人員在不斷提高自身業(yè)務(wù)水平基礎(chǔ)之上，還應(yīng)該深入鉆研文書(shū)檔案管理知識(shí)，保證機(jī)關(guān)單位的整體良好運(yùn)行。

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