關(guān)于國(guó)有企業(yè)混改過(guò)程中做好檔案管理工作的思考

王亞瑋

摘 要：推進(jìn)國(guó)有企業(yè)的混合所有制改革，必須鼓勵(lì)和支持各類資本參與，包括民營(yíng)、個(gè)體、集體，甚至可以有序吸收外資加入國(guó)有企業(yè)改制重組、合資合作。實(shí)現(xiàn)多種所有制混合改革，是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的系統(tǒng)工程，必須認(rèn)真做好相關(guān)的基礎(chǔ)工作，其中很重要一個(gè)方面和環(huán)節(jié)，就是要抓好企業(yè)檔案管理。對(duì)此，要深刻認(rèn)識(shí)其現(xiàn)實(shí)意義和基礎(chǔ)價(jià)值，找出存在問(wèn)題，明確用力方向，采取有效措施，確保國(guó)企混改工作有效推進(jìn)。

根據(jù)國(guó)務(wù)院發(fā)布的《關(guān)于國(guó)有企業(yè)發(fā)展混合所有制經(jīng)濟(jì)的意見》，在全國(guó)范圍內(nèi)正在大力推進(jìn)國(guó)有企業(yè)混合所有制改革?；旌纤兄聘母锕膭?lì)各類資本參與，包括民營(yíng)、個(gè)體、集體，甚至可以有序吸收外資加入國(guó)有企業(yè)改制重組、合資合作。實(shí)現(xiàn)多種所有制混合改革，是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的系統(tǒng)工程，必須認(rèn)真做好相關(guān)的基礎(chǔ)工作，其中很重要一個(gè)方面和環(huán)節(jié)，就是企業(yè)檔案管理。

一、做好國(guó)企混改中檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義和基礎(chǔ)價(jià)值

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在國(guó)企混改中，其特性和作用更為突出。這是因?yàn)椋髽I(yè)檔案不僅是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、發(fā)展的真實(shí)記錄，也是企業(yè)組建史、成長(zhǎng)史、改革史的具體寫照，涵蓋了企業(yè)各個(gè)方面和環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況，是企業(yè)發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑證，也是順利推進(jìn)國(guó)企混改的基礎(chǔ)條件。

其意義和價(jià)值在于：一是有利于把握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)資料，夯實(shí)混改工作基礎(chǔ)。企業(yè)檔案包括企業(yè)的管理、財(cái)務(wù)、人事等重要活動(dòng)內(nèi)容，如文書檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等。只有準(zhǔn)確地了解這些第一手情況，才能有的放矢，綜合歸納，對(duì)企業(yè)進(jìn)行有針對(duì)性的改革組合。二是有利于把握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)歷程，保障混改有序推進(jìn)。系統(tǒng)完整的企業(yè)檔案能夠真實(shí)全面地記錄企業(yè)在行政管理、技術(shù)引進(jìn)、產(chǎn)品研制、生產(chǎn)，市場(chǎng)營(yíng)銷、經(jīng)營(yíng)決策以及財(cái)會(huì)、人事管理等方面的活動(dòng)，同時(shí)國(guó)企檔案還從不同角度記錄著國(guó)家或城市的政治、經(jīng)濟(jì)、文化方面的大事，是彌足珍貴的的文化資產(chǎn)和信息資源。很好運(yùn)用這些資料，對(duì)于兼收并蓄，廣采博取，深化改革，具有不可替代的作用。三是有利于把握企業(yè)的體制機(jī)制情況，保障混改企業(yè)活力。混改企業(yè)來(lái)自不同的所有制，性質(zhì)不相同，特點(diǎn)不一致，體量有大小，這些都可以在企業(yè)檔案中體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)此，按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的原則，進(jìn)行體制創(chuàng)新，機(jī)制改進(jìn)，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，結(jié)構(gòu)提升，可以確?；旄墓ぷ饔行七M(jìn)。

這里還應(yīng)該看到，隨著形勢(shì)發(fā)展，大數(shù)據(jù)、新技術(shù)的應(yīng)用正在使檔案管理在國(guó)企業(yè)混改中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。一是隨著大數(shù)據(jù)的普及，檔案載體水平迅速提升。如相關(guān)資料的收集、存儲(chǔ)、使用等運(yùn)作過(guò)程都已在局域網(wǎng)中實(shí)現(xiàn)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)所獲取的大量原始數(shù)據(jù)可以直接從通訊線路上傳遞。二是隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，企業(yè)檔案管理需求越來(lái)越高。一個(gè)突出的特點(diǎn)就是共享性明顯提升。目前，對(duì)企業(yè)檔案的運(yùn)用和要求，已不能僅限于本地、本行業(yè)、本單位，應(yīng)拓寬視野，相互分享借鑒。這就要求打破時(shí)間、地域、部門界限，在更廣范圍內(nèi)相互擇優(yōu)而用之。使相關(guān)方面能夠通過(guò)彼此提供的數(shù)據(jù)資料，系統(tǒng)查閱某一事項(xiàng)前因后果，得出更為科學(xué)全面的結(jié)論。三是隨著現(xiàn)代治理制度的健全，第一手資料日益成為領(lǐng)導(dǎo)決策首要依據(jù)。圍繞經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，企業(yè)各級(jí)決策部門包括基層管理單位都更加重視立足實(shí)際，預(yù)測(cè)未來(lái)。因此，準(zhǔn)確提供和把握運(yùn)用所需要的信息資料，正在成為企業(yè)現(xiàn)代管理新的使命和任務(wù)。

二、國(guó)企混改中檔案管理工作存在的問(wèn)題和不足

1、對(duì)檔案管理重視程度不夠。國(guó)企混改涉及相關(guān)企業(yè)諸多的基礎(chǔ)資料，必須及時(shí)收集歸納，作為混改的基本依據(jù)。但目前看，許多企業(yè)對(duì)此重視不夠。有的檔案散落在單個(gè)企業(yè)，有的出現(xiàn)流失現(xiàn)象，有的檔案閑置無(wú)人過(guò)問(wèn)。其中很重要的一個(gè)原因是缺乏對(duì)檔案管理工作足夠的認(rèn)識(shí)。不少人員也包括有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案工作就是記記瑣碎事，裝裝檔案袋，用時(shí)查一查，不用放一邊，與黨務(wù)和其他經(jīng)營(yíng)工作相比，算不上工作重點(diǎn)，也體現(xiàn)不出什么業(yè)績(jī)，只要有人管、別丟掉、能查閱就行了，因此就很少過(guò)問(wèn)，擺不上應(yīng)有位置。

2、對(duì)企業(yè)檔案管理存在隨意性。在當(dāng)前的混改過(guò)程中，有關(guān)方面往往是想到哪里，就關(guān)注到哪里，沒有整體和全局概念，一旦出現(xiàn)企業(yè)檔案管理空白，就依靠某些當(dāng)事人的個(gè)人記憶或工商登記查詢等，進(jìn)行后補(bǔ)性查閱。這就無(wú)法了解事情的的形成過(guò)程，給混改決策、確權(quán)、定性造成困難。如果企業(yè)注重檔案管理，做好基礎(chǔ)工作，就可以依據(jù)現(xiàn)實(shí)資料，有序推進(jìn)改革。

3、檔案管理工作的力量相對(duì)薄弱。在調(diào)研中感到，許多相關(guān)企業(yè)檔案工作人員沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)管檔要求，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不了解、不熟悉，檔案管理意識(shí)比較淡薄，業(yè)務(wù)水平有待提高。有的檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理缺乏精力，只能簡(jiǎn)單應(yīng)付。同時(shí)對(duì)檔案資料研究整理不夠，影響到檔案資源的應(yīng)用。這些都應(yīng)結(jié)合混改抓緊加以改進(jìn)。

三、做好國(guó)企混改中檔案管理工作的設(shè)想和路徑

一是要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)。混改主體單位應(yīng)要求相關(guān)企業(yè)及單位依據(jù)《檔案法》，及時(shí)整理所屬檔案，積極主動(dòng)提供依據(jù)，保證混改工作的進(jìn)行。主體企業(yè)要及時(shí)建立健全檔案機(jī)構(gòu)，明確檔案管理職能、責(zé)任和要求，準(zhǔn)確把握相關(guān)企業(yè)的檔案整理情況，與混改同步加強(qiáng)檔案管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備精干的專職檔案人員，保持檔案管理隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

二是要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。制度是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，也是對(duì)檔案管理科學(xué)化的基本要求。首先對(duì)相關(guān)工作必須要作出具體規(guī)定，做到有章可循，有據(jù)可查。其次對(duì)檔案的保存時(shí)間、方式、方法以及公開的程度都要進(jìn)行明確界定，對(duì)使用檔案的相關(guān)程序和要求要有條不紊。其三檔案管理制度建設(shè)一定要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，及時(shí)修訂，順勢(shì)變革，確保完整，方便應(yīng)用。

三是對(duì)檔案信息資源要有效整合。國(guó)企混改涉及相關(guān)企業(yè)方方面面，在這其中，必須尊重企業(yè)檔案的真實(shí)資料，依據(jù)企業(yè)檔案保存的內(nèi)容，按照相關(guān)程序，實(shí)事求是進(jìn)行有效整合。存續(xù)企業(yè)要對(duì)原管理方式下的各種檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，區(qū)別檔案性質(zhì)確定上交、封存或移交。非存續(xù)企業(yè)要在保持各類檔案記錄完整的基礎(chǔ)上，分類整理，登記造冊(cè)，由原主管部門作為接收方或封存委托方繼續(xù)管理。目前，有的企業(yè)相關(guān)檔案資料大都自成體系，在混改中容易出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。所以，要加強(qiáng)單位和部門之間的聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置工作的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，把握相關(guān)企業(yè)檔案情況，為改革提供可靠的基礎(chǔ)。

四是要善于運(yùn)用企業(yè)檔案資料。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，包括企業(yè)對(duì)外投資、合作、重大資產(chǎn)購(gòu)置等經(jīng)濟(jì)行為都會(huì)在企業(yè)檔案中留下印記。通過(guò)系統(tǒng)整理企業(yè)的檔案，可以從中提煉歸納許多可借鑒、可應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)做法，以利于指導(dǎo)和促進(jìn)企業(yè)混改工作。有的單位在國(guó)企混改中利用企業(yè)檔案，彌補(bǔ)財(cái)務(wù)賬簿記錄的不完善，減少或避免國(guó)有資產(chǎn)流失，取得很好效果。

五是要充實(shí)健全企業(yè)檔案管理庫(kù)。在企業(yè)混改中，要整理歸類企業(yè)現(xiàn)有檔案，按時(shí)間、保存年限、類別做好分類，并做好登記記錄工作。在交接過(guò)程中要全面清理資料，對(duì)散落在個(gè)人手里的資料，由責(zé)任人負(fù)責(zé)追繳，確保檔案齊整。在此基礎(chǔ)上，本著從低級(jí)到高級(jí)的程序，建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。要運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案管理的相關(guān)工作進(jìn)行梳理，對(duì)綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄優(yōu)化歸納，形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理信息化效率不斷提高。

六是要全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，自覺提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，善于運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員要具備較強(qiáng)責(zé)任心和事業(yè)心，愛崗敬業(yè)，腳踏實(shí)地，能夠全身心地投入檔案管理工作。三是相關(guān)工作人員要樹立大局意識(shí)、整體意識(shí)，積極主動(dòng)地支持和服務(wù)國(guó)企混改工作，用做好檔案管理的實(shí)際行動(dòng)為企業(yè)現(xiàn)代建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

結(jié)語(yǔ)：隨著混改工作的深入，企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性作用日益突出，應(yīng)引起相關(guān)方面高度重視。由制度抓起，由隊(duì)伍抓起，由創(chuàng)新抓起，注入時(shí)代元素，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，全面提高水平。