試論紀念館文書檔案保密工作

賀云路

摘 要：對于紀念館來說，檔案管理工作是非常關鍵的，而其中最為重要的一項就是檔案保密工作。文書檔案往往涉及紀念館內部運轉的重要內容，一旦出現檔案泄漏的情況，勢必會對紀念館未來的發(fā)展造成一定影響，基于此，筆者對紀念館文書檔案保密工作進行了探討與分析。

關鍵詞：檔案管理;文書檔案;保密工作

信息化和網絡化的趨勢使得很多文書檔案的保存開始網絡化，通過網絡進行保存趨勢化明顯。無論是紙張人力的保存，還是通過網絡手段進行保存，都要對文書檔案進行保密工作，采取保密措施是很重要的。但是在進行文書檔案保密工作時還要考慮安全問題，因此，本文主要就文書檔案保密工作的重要性及具體舉措進行闡述。

一、文書檔案保密工作的重要性分析

文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。文書檔案對于紀念館具有重要的意義，因為文書檔案是有關紀念館運作、重要事件的記錄，是對發(fā)生過的事情的記錄以及對未來的計劃，它涉及紀念館的保密事項，因此，對文書檔案采取保密工作是很有必要的，對文書檔案采取保密工作可以便于后來查閱、了解之前的工作成果，并可以取精華去糟粕，在以后的發(fā)展過程中，可以有據可循，以更好地發(fā)展。在紀念館的發(fā)展過程中，相關的重要文書檔案是對以往事件的記載，應該做好相應的記錄工作以及后續(xù)的保密工作，因為它涉及紀念館內部重要事項，無論是紙質的還是通過網絡記錄的文書檔案都要通過一定的硬件設備、借助一定的人力物力進行保密工作。

在新時期的環(huán)境下，市場經濟快速發(fā)展的過程中，保密工作越來越被人們所關注，特別是文書檔案的保密工作。既然有文書檔案，那么，一定會有相應的管理者，對于文書檔案管理者來講，他們會經常接觸到黨政領導參加的各種重要會議記錄，甚至是一些機密或者是絕密的文件以及檔案。文書檔案的管理體現了某個單位活動的全過程，是一個單位業(yè)務活動的最真實的歷史記憶，具有原始記錄性和憑證價值。鑒于此，不斷加強保密意識、強化保密觀念等一系列的行為，對文書檔案的保密工作具有一定的促進意義。

二、文書檔案保密工作的具體舉措

（一）甄別文件的價值，確定是否需要歸檔處理。

對文書檔案進行保管的前提是甄別什么樣的文件需要進行保密處理并進一步進行歸檔。文書檔案記載了一個單位的重要信息，紀念館在沒有歸類確定什么樣的文書檔案需要歸檔的時候，將不重要的重要的都通過紙質或是計算機的保存方式進行了保存，在日后的再查、使用過程中，出現了查找麻煩、分類不明確的問題。因此，在文書檔案的保管方面首先要知曉什么樣的文件需要進行保密處理，根據相應的文書檔案對紀念館的價值進行保管，不能一味地都進行保密處理。對于那些紀念館認為比較重要但是沒有歸檔必要的文書檔案，要規(guī)范銷毀處理程序，采用合規(guī)的手段進行摧毀，嚴禁流傳到紀念館之外的其他單位或者人員手中。只有首先做好歸檔與不歸檔文件的甄別，才能更有效地進行下一步的文書檔案保密工作。

（二）加強對檔案庫房的管理。

現階段，我國大部分企事業(yè)單位對檔案庫房的管理并沒有給予充分的重視，在很大程度上增加了后期檔案管理的難度。通常情況下，檔案都是存放在庫房當中，有些單位只是有書面形式，所以加強對庫房的管理工作是非常有必要的。庫房的檔案管理工作在實際的開展過程中也常會遇到一些問題，主要是由于管理的方式不同使得文件的保密程度也存在不同。對于很多大中型企事業(yè)單位來說，檔案庫房往往會設立在地下室或是辦公樓的底層，這樣對于檔案的保存是不利的，如果檔案庫房選擇在樓層的最底層，日常來往人員眾多，都會經過最底層，這在無形當中為檔案的保密工作帶來了一定的難度，使得檔案出現泄漏的可能性有所增大。如果將檔案管理庫房設置在樓層的地下室，很可能會因為光照不足，從而導致檔案出現損壞或者缺失，影像等電子檔案也很可能會出現返潮的情況，這對于檔案的保存都是非常不利的。應該將檔案庫設置在較高的樓層，這樣既保證了整體光照充足，同時也在一定程度上避開了嘈雜的人群，增加了檔案的安全性。另外，要實現強有力的保密檔案管理，還需要配備必要的保密設施，如保密檔案柜，系統記錄保密檔案的利用情況，加強對保密檔案管理工作人員的工作程序的日常監(jiān)管。

（三）加強對保密檔案工作人員的教育與管理。

保密檔案管理工作由保密檔案工作人員來實施，提升保密檔案管理人員的保密意識，是保密的關鍵。要定期對保密檔案管理人員進行保密教育，提高工作責任心，細化、規(guī)范保密檔案的利用程序，嚴格按照要求進行操作和檢查，謹防人員工作疏忽大意造成保密檔案失密情況，避免對紀念館造成損失。只有保證保密檔案在日常利用過程中的規(guī)范性、安全性，才能保證保密檔案的保密性。

（四）加大對硬件、人才方面的投入成本

硬件設備是文書檔案信息化管理工作的開展基礎。因此，紀念館必須引入相應的硬件設備，從而對相應的文書檔案進行 管理，包括對紙質文書檔案和網上文書檔案的管理。在紙質文書檔案的管理方面，要分配相應的區(qū)域和人員進行整理，需要投入大量的人力和物力，因此，一定要根據管理工作的實際情 況引入硬件設備，不能一味地把價格昂貴的作為好的，而是要考慮設備的性能和對設備的需求，綜合考量設備的引入問題。 在對網上文書檔案進行管理方面，要加大電腦系統、軟件管理系統的引入力度。因此，相關的工作人員要進行定期的培訓，包括對計算機操作的培訓和整理資料的能力，相應的文書檔案保密工作。要積極引入一些高素質的計算機人才，提升檔案管理團隊人員的計算機知識。在新員工到崗之前，需要做好人員的保密培訓工作和檔案管理的培訓工作，讓新員工盡快地熟悉本單位的檔案管理工作，如果單位經費允許，建議安排檔案管理的相關人員定期實施計算機引入與應用方面的培訓活動等，使保密工作相關工作人員對文書檔案管理中信息化技術的應用價值有明確的認識，積極對信息技術進行學習與應用，從而為檔案信息化提供支持。

三、結語

對于紀念館來說，做好檔案管理工作是平穩(wěn)發(fā)展的前提，在檔案管理工作當中最為重要的一項就是檔案的保密工作。在進行檔案保密工作的時候，應注意方式方法的選擇，通常情況下，文書檔案管理工作是相對困難的，由于紙質檔案容易出現破損或者是返潮的情況，這不僅需要相關的檔案管理人員對自身工作有高度的重視，同時也需要工作人員足夠細心。所以，在實際工作展開的過程中，應該嚴格按照相關標準制度的規(guī)定來進行，這樣才能夠將保密工作做好，從而使紀念館未來的發(fā)展變得更加穩(wěn)定。

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