數(shù)字科技背景下集團(tuán)公司內(nèi)部控制探討

■陸潤(rùn)芹

（中國(guó)交通信息科技集團(tuán)有限公司）

引 言

以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、互聯(lián)網(wǎng)為代表的數(shù)字科技對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步和人民生活等產(chǎn)生重要影響，在國(guó)家大力推進(jìn)“新基建”的背景下，數(shù)字科技將持續(xù)推動(dòng)產(chǎn)業(yè)智能化轉(zhuǎn)型，引領(lǐng)新的經(jīng)濟(jì)變革，成為中國(guó)經(jīng)濟(jì)最重要的增長(zhǎng)點(diǎn)之一，對(duì)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展和管理創(chuàng)新帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。集團(tuán)公司不僅要推動(dòng)業(yè)務(wù)向智能化、智慧化方向轉(zhuǎn)變，在內(nèi)部控制管理方面必須貫徹?cái)?shù)字經(jīng)濟(jì)的理念，從傳統(tǒng)管理模式中解放出來(lái)，以適應(yīng)集團(tuán)公司多機(jī)構(gòu)、多屬地內(nèi)控的需求，運(yùn)用數(shù)字化手段實(shí)時(shí)準(zhǔn)確掌握公司運(yùn)營(yíng)狀態(tài)、及時(shí)發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、為公司決策提供有力的數(shù)據(jù)支持。

1 集團(tuán)公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.1 分散式管理不利于集團(tuán)公司集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和決策

在傳統(tǒng)管理階段，人們對(duì)研究對(duì)象的整體性要求不高，而隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)的提高，尤其是現(xiàn)在大數(shù)據(jù)思想與技術(shù)的沖擊，關(guān)注研究對(duì)象的完備性是保證組織先進(jìn)性的根本要求。即只有收集與研究對(duì)象有關(guān)的全部信息，才能充分挖掘信息的價(jià)值[1]。集團(tuán)公司具有多機(jī)構(gòu)、多屬地的特點(diǎn)，傳統(tǒng)“分散式”管理的弊端逐漸顯現(xiàn)，集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)決策層難以獲得全面的信息，或是需要花費(fèi)大量人力和時(shí)間來(lái)匯集整理，數(shù)據(jù)分析響應(yīng)較慢，影響信息的時(shí)效性，可能導(dǎo)致商機(jī)的錯(cuò)失。在傳統(tǒng)“分散式”工作模式下，往往還會(huì)造成數(shù)據(jù)信息的反復(fù)獲取和處理，產(chǎn)生重復(fù)勞動(dòng)，影響辦事效率，還可能出現(xiàn)信息不充分、不對(duì)等的現(xiàn)象，影響領(lǐng)導(dǎo)層做出科學(xué)判斷和最優(yōu)決策。

1.2 數(shù)據(jù)來(lái)源復(fù)雜，功能需求多樣化，數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)建難度大

集團(tuán)公司流程體系龐大，每時(shí)每刻都在產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于不同的信息化管理系統(tǒng)，相互獨(dú)立；各成員、各部門業(yè)務(wù)范圍和工作內(nèi)容差異，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑和計(jì)算模式各異，數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，在系統(tǒng)整合的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)相容性問(wèn)題。從頂部層面統(tǒng)籌考慮，搭建集團(tuán)公司完整的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)資金和技術(shù)的要求非常高，在龐大的數(shù)據(jù)處理基礎(chǔ)上還需要開發(fā)新的功能與應(yīng)用，對(duì)軟硬件環(huán)境也帶來(lái)極大的考驗(yàn)。數(shù)字化管理大勢(shì)所趨，對(duì)企業(yè)未來(lái)產(chǎn)生的紅利也不斷凸顯，但通過(guò)頂層設(shè)計(jì)、完成數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)建，是一個(gè)艱難而漫長(zhǎng)的過(guò)程，除成熟的技術(shù)支持、雄厚的資金支持外，還需要企業(yè)具有改革的魄力和打持久戰(zhàn)的決心。

1.3 管理人員創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，能力素質(zhì)不匹配

傳統(tǒng)模式下管理人員已經(jīng)形成固有的工作模式，往往有維持原狀的心態(tài)。人們對(duì)變化的擔(dān)憂，以及對(duì)即將面臨的額外工作量和新的困難，從心理上產(chǎn)生畏難和抗拒。但隨著集團(tuán)公司規(guī)模擴(kuò)大，要做到集中統(tǒng)一管理，凡事皆實(shí)時(shí)可控，決策科學(xué)精準(zhǔn)，傳統(tǒng)內(nèi)控模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需求，必將遭到替代更迭。此外，管理人員認(rèn)識(shí)程度有差異，專業(yè)水平參差不齊，在判斷能力、分析能力、組織能力等方面與數(shù)字化的要求不相匹配，阻礙智能化改革進(jìn)程。

2 數(shù)字科技推進(jìn)內(nèi)部控制的思路

2.1 統(tǒng)籌規(guī)劃，重點(diǎn)開展，逐步完善

集團(tuán)公司內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，必須要搭建完整的頂層設(shè)計(jì)，分層級(jí)把集團(tuán)總部、各成員、各業(yè)務(wù)板塊都統(tǒng)籌考慮進(jìn)來(lái)，充分調(diào)研各流程之間的關(guān)聯(lián)，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)交互和處理要求，在滿足各種管理需求的同時(shí)，建立數(shù)據(jù)模型、計(jì)算模式，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)之間的信息共享，降低溝通成本，形成可視化報(bào)告，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)狀況的實(shí)時(shí)監(jiān)控。對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)設(shè)計(jì)融合和接口方案，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的接口函數(shù)，就可以調(diào)用平臺(tái)的分布式、可擴(kuò)展、容錯(cuò)的計(jì)算能力，完成復(fù)雜的分析、查詢?nèi)蝿?wù)[2]。同時(shí)對(duì)軟硬件環(huán)境進(jìn)行配置設(shè)計(jì)和成本核算，形成數(shù)字化改革項(xiàng)目建議書和可行性研究報(bào)告。根據(jù)可行性研究，抓重點(diǎn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)優(yōu)先改造并及時(shí)反饋運(yùn)行質(zhì)量和效果，再根據(jù)效能和成本雙重因素，逐步完善整個(gè)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)。

2.2 自上而下，協(xié)同作業(yè)，奠定基石

數(shù)據(jù)是搭建整個(gè)數(shù)字化系統(tǒng)的基石，使用大規(guī)模數(shù)據(jù)和實(shí)時(shí)性數(shù)據(jù)可縮短企業(yè)收集用戶數(shù)據(jù)的時(shí)間，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率與用戶體驗(yàn)大幅度提升[3]。集團(tuán)公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，設(shè)立數(shù)字化改革部門或小組，對(duì)整個(gè)建設(shè)工作進(jìn)行全面規(guī)劃和部署，自上而下、齊心協(xié)力共同完成數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的搭建。推動(dòng)建立信息共享、處理、反饋的有效渠道，促進(jìn)跨部門、跨區(qū)域系統(tǒng)對(duì)接，形成有效聯(lián)動(dòng)、共同推進(jìn)的工作格局和工作機(jī)制[4]。改革小組應(yīng)充分摸底，調(diào)研需求，再此基礎(chǔ)上建立計(jì)算模型，設(shè)計(jì)可視化效果，根據(jù)權(quán)限向用戶提供搜索、查詢、分析和維護(hù)等功能。通過(guò)技術(shù)手段，保障信息采集的完備性、信息分析的科學(xué)性，以及信息成果或產(chǎn)品的高價(jià)值。

2.3 宣貫培訓(xùn)，考核激勵(lì)，持續(xù)推進(jìn)

集團(tuán)內(nèi)部必須宣貫數(shù)字化管理的理念，加強(qiáng)集團(tuán)各成員及所有員工的認(rèn)同感，盡快轉(zhuǎn)變工作思路，組織崗位培訓(xùn)，提升管理人員專業(yè)技能。各單位要把改革工作納入全年重點(diǎn)工作之一持續(xù)推進(jìn)。為確保數(shù)字化建設(shè)和執(zhí)行的效果，集團(tuán)公司應(yīng)建立相應(yīng)考核體系，獎(jiǎng)懲結(jié)合，對(duì)數(shù)字化建設(shè)先進(jìn)單位和個(gè)人進(jìn)行表彰，并與薪酬福利和職務(wù)晉升掛鉤，對(duì)未達(dá)標(biāo)的單位實(shí)行相應(yīng)懲處，取消評(píng)優(yōu)評(píng)先資格，建立公平的激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)管理現(xiàn)代化改革。

3 數(shù)字科技在內(nèi)部控制中的運(yùn)用

3.1 在經(jīng)營(yíng)決策中的應(yīng)用

在建設(shè)完善集團(tuán)公司數(shù)字平臺(tái)的基礎(chǔ)上，通過(guò)大數(shù)據(jù)和云計(jì)算，科學(xué)分析市場(chǎng)容量、消費(fèi)需求、銷售成本等，從而對(duì)市場(chǎng)做出準(zhǔn)確的判斷，找準(zhǔn)公司業(yè)務(wù)的突破點(diǎn)和改革方向，發(fā)現(xiàn)優(yōu)良商機(jī)，為精準(zhǔn)營(yíng)銷提供數(shù)據(jù)支持。通過(guò)客戶的心理、行為特性的分析，改善公司的服務(wù)模式和服務(wù)質(zhì)量。

3.2 在安全及風(fēng)險(xiǎn)防控中的應(yīng)用

通過(guò)監(jiān)控、門禁、能量消耗監(jiān)測(cè)、消防設(shè)施維護(hù)等數(shù)據(jù)采集，針對(duì)辦公環(huán)境安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和節(jié)能減排控制環(huán)節(jié)的監(jiān)控和可視化數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)常態(tài)管控和應(yīng)急預(yù)警。從全面而非單點(diǎn)來(lái)做整體監(jiān)控，有利于快速精準(zhǔn)反應(yīng)，有效消除管控盲點(diǎn)。通過(guò)監(jiān)控各單位整改落實(shí)情況，幫助企業(yè)做好全年總結(jié)和分析，推動(dòng)安全考核的現(xiàn)代化。

3.3 在運(yùn)營(yíng)管理中的應(yīng)用

通過(guò)實(shí)際值與預(yù)算值的比對(duì)，設(shè)置預(yù)警功能，實(shí)時(shí)監(jiān)控掌握預(yù)算執(zhí)行的情況；調(diào)用供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，共享初審、復(fù)審、定級(jí)過(guò)程數(shù)據(jù)，為集團(tuán)各成員選擇供應(yīng)商提供參考依據(jù)；通過(guò)價(jià)格庫(kù)，對(duì)大宗物資市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行波動(dòng)分析，為采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持；通過(guò)對(duì)人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集，分析人員結(jié)構(gòu)、專業(yè)分布、薪資水平等，推動(dòng)員工職業(yè)通道建設(shè)和薪酬體系完善。

4 結(jié) 語(yǔ)

在數(shù)字科技蓬勃發(fā)展的今天，加快集團(tuán)公司內(nèi)控管理數(shù)字化智能化轉(zhuǎn)型，是提升企業(yè)管理現(xiàn)代化水平的強(qiáng)勁推動(dòng)力。隨著數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，企業(yè)及員工將逐漸體會(huì)到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確高效和分析結(jié)果的可視化、精細(xì)化等優(yōu)越性，享受數(shù)字科技帶來(lái)的便捷和工作效率的提升。集團(tuán)公司應(yīng)打開思路，把云技術(shù)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)理念植入企業(yè)內(nèi)控管理中，增強(qiáng)數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)挖掘，全面提升深度數(shù)字化水平，做到集團(tuán)級(jí)資源共享，在數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，不斷優(yōu)化作業(yè)流程、提高作業(yè)效率、提升遠(yuǎn)程云辦公的操作性，加快反應(yīng)速度，助力精準(zhǔn)決策，推進(jìn)企業(yè)治理能力現(xiàn)代化。