ERP環(huán)境對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的積極影響探析

●吳 晶

ERP系統(tǒng)是一種集系統(tǒng)、信息與控制為一體的應(yīng)用方式，其為現(xiàn)代控制提供了IT支持。它運(yùn)用先進(jìn)的管理思想和管理模式，幫助企業(yè)將客戶(hù)的各種需求、供應(yīng)商的制造資源以及企業(yè)本身的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)等進(jìn)行有效地整合，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)的一體化。企業(yè)管理層可以在第一時(shí)間實(shí)時(shí)了解與掌握各種財(cái)務(wù)信息，并對(duì)業(yè)務(wù)流程開(kāi)展動(dòng)態(tài)監(jiān)控，切實(shí)提高了內(nèi)部控制效率與效果，同時(shí)在控制成本等方面起到了極大的促進(jìn)作用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與自動(dòng)化，從而使企業(yè)管理達(dá)到前所未有的高度。

一、ERP環(huán)境對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的積極影響

ERP系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)、生產(chǎn)計(jì)劃、供應(yīng)、物流、供銷(xiāo)、庫(kù)存等子系統(tǒng)。由于財(cái)務(wù)子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)都有著非常緊密的聯(lián)系，而其他各子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都可以通過(guò)采集、整理信息集成，傳入財(cái)務(wù)子系統(tǒng)，為企業(yè)強(qiáng)化內(nèi)部控制制度管理提供了切實(shí)有效的平臺(tái)，在提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保障資產(chǎn)安全與執(zhí)行內(nèi)部控制制度等方面起到積極的作用。同時(shí)，企業(yè)的內(nèi)部控制制度在實(shí)施過(guò)程中，為了在保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理、技術(shù)創(chuàng)新、物流庫(kù)存等方面提供安全有效的可控環(huán)境，必須獲得風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息交流、風(fēng)險(xiǎn)控制等因素的大力支持，這些因素恰恰是ERP系統(tǒng)的理念將要面對(duì)與解決的核心問(wèn)題。

1.有利于控制環(huán)境的優(yōu)化。ERP系統(tǒng)將整個(gè)經(jīng)營(yíng)流程中的各種板塊，包括供應(yīng)、制造、銷(xiāo)售、客戶(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)都通過(guò)一個(gè)緊密的供應(yīng)鏈緊密地鏈接在一起，對(duì)于推動(dòng)企業(yè)開(kāi)展“產(chǎn)、供、銷(xiāo)”活動(dòng)起到了前所未有的創(chuàng)新。

ERP系統(tǒng)對(duì)控制環(huán)境的優(yōu)化還體現(xiàn)在，它的會(huì)計(jì)控制發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵之處是業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化。其一，能夠在任務(wù)發(fā)生的同時(shí)及時(shí)收集與整合業(yè)務(wù)的各種信息，并在第一時(shí)間反饋給財(cái)務(wù)系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)口前移，實(shí)現(xiàn)了對(duì)資金流、信息流、物流的全面控制。其二，由于系統(tǒng)的集成性，使得信息計(jì)量和傳輸成本極大地降低，企業(yè)高層所做出的決策信息能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確、充分、實(shí)時(shí)、系統(tǒng)地同步反映，從而使各個(gè)層面、各個(gè)環(huán)節(jié)的管理人員都能夠通過(guò)此系統(tǒng)將企業(yè)高層的決策過(guò)程實(shí)現(xiàn)共享。其三，ERP系統(tǒng)可以幫助企業(yè)由過(guò)去的以財(cái)務(wù)人員為主的財(cái)務(wù)控制，向以全員為中心的自上而下的全面控制轉(zhuǎn)變，真正達(dá)到內(nèi)部控制所希望的效果，極大地提高了控制效果。

在集成化的環(huán)境下，企業(yè)的任何經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、資金往來(lái)都成了“魚(yú)缸里的魚(yú)”，無(wú)論是企業(yè)最高層抑或是每一個(gè)環(huán)節(jié)所做出的各種經(jīng)濟(jì)行為都能夠讓關(guān)注ERP系統(tǒng)的人所知曉。因此，ERP系統(tǒng)為企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范提供了一個(gè)非常好的環(huán)境，只要認(rèn)真設(shè)計(jì)好自己企業(yè)的控制機(jī)制，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，就可以有效地控制任何可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還具備了向自主控制方向發(fā)展的基礎(chǔ)與可能。

2.有利于切實(shí)開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)控制。ERP系統(tǒng)可以避免和彌補(bǔ)由于會(huì)計(jì)手工操作所造成的缺陷，同時(shí)還可以克服各種因素的干擾，鐵面無(wú)私地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。

（1）財(cái)務(wù)系統(tǒng)。其一是貨幣資金方面，能夠進(jìn)一步加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)與資金的監(jiān)控和管理力度，財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)ERP的客戶(hù)管理功能，可以實(shí)時(shí)掌握與了解企業(yè)每天24小時(shí)的所有經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)與資金回籠以及賒銷(xiāo)額度，并對(duì)往來(lái)款項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行清賬，能夠極大地加強(qiáng)資金的監(jiān)管力度，進(jìn)一步節(jié)約財(cái)務(wù)費(fèi)用。其二是成本費(fèi)用方面，ERP系統(tǒng)中所有成本管理都使用共同的數(shù)據(jù)源以及標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告系統(tǒng)，對(duì)所有相關(guān)職能部門(mén)的收入、支出情況進(jìn)行全面的監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有疑點(diǎn)，馬上開(kāi)展重點(diǎn)分析，及時(shí)采取措施進(jìn)行糾正。

（2）運(yùn)銷(xiāo)系統(tǒng)。企業(yè)的全部采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)均以信息傳遞為主線(xiàn)，按照內(nèi)部控制制度的相關(guān)規(guī)定，對(duì)采購(gòu)物品的款項(xiàng)報(bào)銷(xiāo)、物流、庫(kù)存管理等正常的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理與規(guī)范，對(duì)相應(yīng)的崗位與層級(jí)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的權(quán)限分配，并體現(xiàn)在系統(tǒng)中。系統(tǒng)一旦發(fā)現(xiàn)有越權(quán)行為都能夠自動(dòng)拒絕。

（3）生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的作用在于一方面能夠有效地控制資本性投資的進(jìn)度與規(guī)模，杜絕可能發(fā)生的超計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，可以將每一個(gè)整體投資計(jì)劃，逐一分解為具體的投資項(xiàng)目與明確的投資預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。

3.有利于控制活動(dòng)的完善。在ERP系統(tǒng)中信息和業(yè)務(wù)相結(jié)合，通過(guò)事前預(yù)防和事中檢查來(lái)控制生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。

（1）有效地開(kāi)展事前預(yù)防，能夠防患于未然，杜絕控制中的各種人為因素干擾，進(jìn)一步增強(qiáng)控制的客觀(guān)性，從而保證各項(xiàng)政策的切實(shí)“落地”。其一是預(yù)算控制。通過(guò)責(zé)任到人，將企業(yè)的整體目標(biāo)進(jìn)一步分解為具體的控制項(xiàng)目與標(biāo)準(zhǔn)，并層層落實(shí)到崗到位，到每一位執(zhí)行人。同時(shí)，在實(shí)施過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)有不符合目標(biāo)的行為立刻進(jìn)行否決，抑或是提請(qǐng)授權(quán)機(jī)構(gòu)決策。其二是授權(quán)控制。企業(yè)中所有組織機(jī)構(gòu)與員工都是經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的授權(quán)才開(kāi)展工作的，員工的權(quán)限及相關(guān)信息都在系統(tǒng)的控制中，相關(guān)部門(mén)都可以實(shí)時(shí)查詢(xún)與監(jiān)控，以免出現(xiàn)違規(guī)行為。

（2）有效地開(kāi)展事中檢查，發(fā)現(xiàn)操作程序的問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，從而可以避免人為因素所帶來(lái)的各種風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步提高內(nèi)部控制的可靠性與穩(wěn)定性。其一是業(yè)務(wù)操作控制。通過(guò)各種軟件將經(jīng)常性的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，并充分體現(xiàn)在系統(tǒng)中，在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算分錄，保證了賬實(shí)相符。同時(shí)隨時(shí)可以查詢(xún)資金的相關(guān)信息，能夠追尋相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，從而做出正確的決策。其二是會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。通過(guò)ERP系統(tǒng)在名稱(chēng)、內(nèi)容、歸類(lèi)等方面都設(shè)計(jì)科學(xué)合理的會(huì)計(jì)科目，設(shè)置相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)完成各種會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)核算過(guò)程，確實(shí)保證各類(lèi)會(huì)計(jì)報(bào)表的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

4.有利于監(jiān)測(cè)的有效進(jìn)行。通過(guò)ERP系統(tǒng)進(jìn)行事后糾正，可以從環(huán)環(huán)相扣的業(yè)務(wù)鏈中找出問(wèn)題，提高內(nèi)控效率。ERP與傳統(tǒng)的環(huán)境相比，更重視將風(fēng)險(xiǎn)關(guān)口前移，注重事前風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防與事中的風(fēng)險(xiǎn)控制，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，馬上采取措施，將風(fēng)險(xiǎn)隱患扼殺在萌芽狀態(tài)。相對(duì)來(lái)說(shuō)，弱化了事后糾正的環(huán)節(jié)。其原因就在于ERP為每一筆單獨(dú)的資金核算都建立了完整的電子檔案，根據(jù)相關(guān)線(xiàn)索可以比原始業(yè)務(wù)更加科學(xué)、簡(jiǎn)便、準(zhǔn)確。

二、實(shí)施ERP系統(tǒng)對(duì)Y公司內(nèi)部控制的影響

2004年，Y公司開(kāi)始實(shí)施ERP項(xiàng)目,該項(xiàng)目用的是德國(guó)SAP公司開(kāi)發(fā)的R/3系統(tǒng)，其中包含了財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、采購(gòu)、庫(kù)存、設(shè)備維護(hù)生產(chǎn)計(jì)劃等板塊，其中財(cái)務(wù)板塊中更是包含了總賬、成本、應(yīng)收、應(yīng)付及金庫(kù)等子模塊。Y公司通過(guò)改變管理理念、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和持續(xù)不斷的人員培訓(xùn)等措施，使該系統(tǒng)得以在全公司范圍內(nèi)有效使用。

在實(shí)施ERP系統(tǒng)過(guò)程中，Y公司結(jié)合自身實(shí)際情況，以流程為出發(fā)點(diǎn)和終點(diǎn)，重組再造了以財(cái)務(wù)為核心的包括物資采購(gòu)、項(xiàng)目投資、銷(xiāo)售分銷(xiāo)、系統(tǒng)支持等管理流程，提高了工作效率，同時(shí)也加強(qiáng)了內(nèi)部管理和控制力度。

1.重塑財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算流程，在一個(gè)賬套下進(jìn)行一級(jí)核算。ERP系統(tǒng)的實(shí)施，打破了各二級(jí)單位獨(dú)立建賬、各自建庫(kù)的格局,統(tǒng)一在ERP系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了一套賬、一級(jí)核算，科目、客戶(hù)和供應(yīng)商等主數(shù)據(jù)統(tǒng)一在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行集中維護(hù)，各二級(jí)單位不需要在自己賬套內(nèi)維護(hù)科目、客戶(hù)和供應(yīng)商等主數(shù)據(jù)。ERP系統(tǒng)囊括了業(yè)務(wù)流、資金流、實(shí)物流、信息流以及人力資源流等各個(gè)領(lǐng)域和層面，會(huì)計(jì)憑證不只在財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)形成，在物資采購(gòu)、工程投資、人力資源部門(mén)都在產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證，使以前會(huì)計(jì)的事后監(jiān)督真正移到了事中監(jiān)督。

2.EPR系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)分析，實(shí)時(shí)控制，全程監(jiān)督。ERP系統(tǒng)實(shí)施前，企業(yè)管理人員只有在財(cái)務(wù)結(jié)賬后才能計(jì)算查詢(xún)報(bào)表。ERP實(shí)施系統(tǒng)后，采購(gòu)、銷(xiāo)售和財(cái)務(wù)模塊集成，信息實(shí)時(shí)共享。實(shí)施ERP銷(xiāo)售分銷(xiāo)模塊，所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)都進(jìn)行銷(xiāo)售訂單管理，可通過(guò)銷(xiāo)售訂單和相關(guān)單據(jù)流反映發(fā)貨和開(kāi)票信息，實(shí)時(shí)形成銷(xiāo)售成本和收入信息；實(shí)施物料管理模塊，所有采購(gòu)進(jìn)行采購(gòu)訂單管理，通過(guò)訂單能夠?qū)崟r(shí)查詢(xún)到收貨和發(fā)票情況，企業(yè)管理人員能夠在每個(gè)月的1-30號(hào)內(nèi)通過(guò)ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)表，實(shí)時(shí)了解與掌握每一筆經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的相關(guān)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)集成情況。

3.通過(guò)在TR模塊中建立基金中心和承諾項(xiàng)，進(jìn)行全面預(yù)算管理和控制。全面預(yù)算管理是目前各企業(yè)重要管理手段，ERP系統(tǒng)中的FM（基金管理）模塊就是針對(duì)企業(yè)編制全面預(yù)算，并在全面預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行控制的模塊。一方面，通過(guò)建立基金管理的組織單元——基金中心，有效地建立企業(yè)的預(yù)算管理框架，從而實(shí)現(xiàn)相關(guān)分析與實(shí)時(shí)控制；另一方面，通過(guò)建立能夠體現(xiàn)企業(yè)收入與支出明細(xì)項(xiàng)目的承諾項(xiàng)目，進(jìn)一步建立預(yù)算管理模型，完成對(duì)明細(xì)費(fèi)用條目的實(shí)時(shí)、有效的監(jiān)控。預(yù)算管理基于年度預(yù)算總額，并通過(guò)期間（根據(jù)管理需要，可以為月度或季度）滾動(dòng)計(jì)劃釋放預(yù)算金額的方式，來(lái)實(shí)現(xiàn)期間的預(yù)算控制。

日常業(yè)務(wù)包括訂單（合同）錄入、貨物驗(yàn)收、發(fā)票校驗(yàn)等需要在有預(yù)算的情況下才能進(jìn)行，如果沒(méi)有預(yù)算或預(yù)算不足則不能錄入。只有在追加了預(yù)算以后，訂單錄入、發(fā)票校驗(yàn)等業(yè)務(wù)才能錄入，使預(yù)算從源頭得到了嚴(yán)格控制。

4.通過(guò)PS模塊加強(qiáng)了投資計(jì)劃管理和預(yù)算管理。ERP系統(tǒng)中的PS模塊可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目投資的審批、預(yù)算、結(jié)算三個(gè)控制過(guò)程：其一是審核控制過(guò)程：必須按照標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，PS在以下階段都設(shè)立了非常嚴(yán)格的審核點(diǎn)：（1）項(xiàng)目創(chuàng)建；（2）預(yù)算編制；（3）計(jì)劃下達(dá)；（4）項(xiàng)目施工；（5）竣工結(jié)算；（6）項(xiàng)目關(guān)閉。其二是預(yù)算控制過(guò)程：必須按照WBS元素進(jìn)行分解層級(jí)，通過(guò)逐層向下分別控制一直到網(wǎng)絡(luò)與作業(yè)，從而實(shí)現(xiàn)控制預(yù)算分解。其三是結(jié)算控制過(guò)程：這一過(guò)程必須在財(cái)務(wù)部門(mén)的大力協(xié)助下成。在結(jié)算流程中，有的結(jié)算數(shù)據(jù)都要統(tǒng)一到WBS中，同時(shí)按照相關(guān)規(guī)則：結(jié)算數(shù)不能超過(guò)計(jì)劃數(shù)，從而實(shí)現(xiàn)投資控制。

另外，如果某一個(gè)項(xiàng)目所發(fā)生的成本超出項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)在第一時(shí)間發(fā)出警告并且不允許過(guò)賬，只能當(dāng)重新通過(guò)審批，同時(shí)追加預(yù)算才能得以過(guò)賬。

由此可以說(shuō)，Y公司實(shí)施ERP系統(tǒng)，進(jìn)一步改進(jìn)并優(yōu)化了流程，大幅降低了整體運(yùn)營(yíng)成本，使企業(yè)的進(jìn)貨、銷(xiāo)售、庫(kù)存、物流等各個(gè)環(huán)節(jié)的核心信息都在ERP上得到充分的體現(xiàn)，整合了之前各自獨(dú)立使用的應(yīng)用系統(tǒng)，并與財(cái)務(wù)信息動(dòng)態(tài)實(shí)現(xiàn)了集成，切實(shí)實(shí)現(xiàn)了信息、資金、物流的“三流合一”，極大地提高了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)可以在第一時(shí)間通過(guò)SAP系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，了解、監(jiān)控與分析企業(yè)的各個(gè)部門(mén)、車(chē)間、工段的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，從而做出正確的決策，防患于未然，避免各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

三、結(jié)語(yǔ)

任何事物都具有兩面性，ERP系統(tǒng)一方面為內(nèi)部控制的實(shí)施創(chuàng)造了有利條件，另一方面它又為內(nèi)部控制帶來(lái)了控制環(huán)境、業(yè)務(wù)流程及數(shù)據(jù)安全等方面風(fēng)險(xiǎn)加劇的可能。因此，筆者認(rèn)為運(yùn)用ERP系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的同時(shí)，有效防范風(fēng)險(xiǎn)不容忽視。