招標公司投標保證金財務管理的分析

◎杜冰

現(xiàn)階段，企業(yè)招標范圍不斷拓展，招標項目數(shù)量不斷提升，與此同時，其所具備的監(jiān)管能力也有了一定程度的提升，因此，企業(yè)將招標管理納入到財務管理的范疇，以期有效保障的資產(chǎn)安全。作為招標的監(jiān)管資金之一，投標保證金的管理是財務管理需著重管理的內(nèi)容，總結(jié)其具體存在的問題并探尋行之有效的解決措施是當下企業(yè)財務管理所面臨的重要課題。

一、招標公司投標保證金財務管理現(xiàn)狀分析

1.缺乏完善的監(jiān)管制度。

在以往的招投標過程中，很多投標人在投標后出現(xiàn)撤銷和撤回的情況，還存在不少隨意變更自身責任等問題，這將給招標人帶來一系列的麻煩，而投標保證金的提交正是為了避免這類問題的產(chǎn)生。同時，我國并沒有明確規(guī)定有關于投標保證金的監(jiān)管制度，很多招標代理機構(gòu)在保證金收取以后沒有嚴格管理，出現(xiàn)資金未進公司賬目的情況。同時，一些保證金出現(xiàn)被人挪用的情況，導致資金安全隱患。最后是一些投標保證金沒有按照正常順序退回，對投標人的資金造成惡意占用。

2.投標保證金收取不及時。

目前，一些招、投標人存在不法勾結(jié)，存在投標保證金未按時到賬、涉嫌虛假等情況。同時，由于投標保證金的收取大多由代理機構(gòu)和招標人進行，難以有效判定其真實有效性，而由于實際條件的限制，評標評委會不能有效的評審投標保證金，導致一些代理機構(gòu)和招標人出現(xiàn)虛假招標的情況，給整個招標市場的秩序帶來不良影響。同時，在網(wǎng)上進行保證金繳納時，信息不詳細、不完整等問題存在，從而加大審核難度，致使保證金無法及時到位。

二、招標公司投標保證金財務管理的分段管控對策分析

1.加強投標保證金繳納管理。

在投標保證金繳納階段，常會存在繳納信息有誤或銀行回單遲送等問題，致使招標公司無法明晰企業(yè)所收到款項的正確來源，無法及時確認收款信息，延誤了核算工作的順利進行。基于此，在此階段，首先要加強投標保證金的財務管理，將之作為財務管理的重要內(nèi)容嚴謹對待，對具體的管理流程進行明確，禁止個人轉(zhuǎn)賬繳納，必須由投標單位進行投標保證金的支付。其次，不得使用現(xiàn)金進行投標保證金的支付。再次，在投標保證金轉(zhuǎn)賬時要對付款方的信息進行詳細標注，否則由轉(zhuǎn)賬方自行承擔損失。最后是在針對投標保證金繳納中存在的特殊情況，需要針對性的進行解決，其主要為幾種情況，第一是非投標企業(yè)轉(zhuǎn)款繳納；第二是個人網(wǎng)上銀行繳納；第三是標準信息不詳；第四是投標企業(yè)、項目無法界定等，當遇到這類特殊情況時，招標單位財務部門需要及時獲取投標企業(yè)的聯(lián)系方式，并獲取轉(zhuǎn)款的具體信息，如時間、投標項目、單位名稱等，并要求企業(yè)在規(guī)定時間內(nèi)向招標企業(yè)財務部門提供原始單據(jù)。

2.強化投標保證金在業(yè)務部門的流轉(zhuǎn)監(jiān)管。

（1）加強溝通。

加強各業(yè)務部門間的交流，確保了解招投標雙方的業(yè)務信息情況，就招投標要求及操作流程進行及時溝通，以免出現(xiàn)操作流程不規(guī)范的情況。

（2）確保各部門工作的合理銜接。

首先，業(yè)務部門負責進行投標保證金繳納信息的交接，其要明確企業(yè)名稱、項目內(nèi)容、繳納金額中以及具體的繳納時間，并對這些信息進行詳細備標，提交給財務部門進行審核；其次，業(yè)務部門要對涉及退款的投標保證金進行詳細備注，將企業(yè)、項目等具體內(nèi)容備注清楚后再提交財務部審核。此外，業(yè)務部門會向中標單位傳達中標結(jié)果，此時也需將企業(yè)的名稱、項目內(nèi)容、需繳納的投標保證金數(shù)額等信息詳細填寫在中標通知單上。

3.加強財務部門投標保證金的流轉(zhuǎn)。

首先，設置好會計科目，尤其是一級往來科目以及明細必須詳細設置，并根據(jù)設置的性質(zhì)注明級別。通常情況下，其他應付款為一級科目；二級科目包括有，第一是履約保證金；第二是投標保證金等。當遇到較大業(yè)務量時，為了核算方便，可以在投標保證金后面進行三級明細。其次，會計核算工作的嚴格進行，其主要包括投標保證金的收取、投標保證金的退款等。最后是財務核算工作，其需要通過三個步驟來實現(xiàn)。第一是除了新開項目的核算工作以外，投標保證金賬戶期末余額不能超過0，保證金的賬戶余額每次只能有一個金額，并定期進行核實；第二是核對好業(yè)務工作，對于投標保證金需要結(jié)合業(yè)務部門定期進行全面清理，并做好相關記錄；第三是對于未退投標保證金的情況，需要每半年以上與投標單位進行核對，可以通過電話和文件等方式進行。

三、招標企業(yè)投標保證金財務管理制度創(chuàng)新的有效途徑

1.強化會計核算體系的建立與完善。

企業(yè)應建立完善的會計核算體系，一級會計科目中，將投標保證金納入到其他應付款科目當中，將投標保證金作為二級科目，將企業(yè)名稱以及項目名稱作為三級與四級科目。同時，還應將財務往來賬目進行會計核算，并處理相關的財務信息。

2.建立全面系統(tǒng)的財務管理制度。

企業(yè)應對投標保證金繳納標準、繳納方式進行明確，并對其予以嚴格的監(jiān)管，同時，對繳納形式進行相應要求，不得采用現(xiàn)金的方式進行繳納，必須采用銀行轉(zhuǎn)賬的方式繳納，也可使用銀行保函的形式繳納保證金。此外，要對相關票據(jù)信息進行仔細審核，確保不存在虛假票據(jù)。此外，應明確具體的轉(zhuǎn)賬方式，禁止以個人或子公司的名義進行投標保證金的繳納，進而提高投標保證金管理的規(guī)范化與科學化，以減少企業(yè)的財務管理風險。

3.加強內(nèi)部與外部監(jiān)督力度。

及時、足額的收取投標保證金可以保證招標公司的資金安全，也可使招投標工作更加規(guī)范化與科學化?；诖?，投標部門應從強化制度的建立與完善入手，征詢所有工作人員的意見，并對招標流程進行全面的監(jiān)管與記錄，并對記錄信息進行合理保存。同時，監(jiān)督部門還需加強制度監(jiān)管，可以公開招投標整個過程，以強化外部監(jiān)管的效果。

四、結(jié)語

招標公司的投標保證金財務管理工作內(nèi)容較為繁重，在管理過程中，應采用分段管控的方式，對投標保證金的繳納、在業(yè)務部門以及財務部門的流轉(zhuǎn)過程進行嚴格監(jiān)管，同時還要制定科學、系統(tǒng)的財務管理制度，并建立起詳細的會計核算體系，以確保投標保證金財務管理工作的正常開展，此外，還應加強財務人員的職業(yè)素養(yǎng)，進而使投標保證金財務管理的發(fā)展更加規(guī)范化與制度化。