提升我國高校科研課題經(jīng)費報銷管理水平的對策

●胡 服 胡 藝

隨著我國高等教育綜合改革的全面深化和高等教育的大眾化，我國高校為國家培養(yǎng)了越來越多經(jīng)世致用的年輕俊才，為實現(xiàn)“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”和中華民族的偉大復(fù)興做出了功在當(dāng)代、利在千秋的巨大貢獻。同時我國高校在高科技、新技術(shù)方面的研究成果越來越多，科研課題經(jīng)費收入也是更上一層樓，但科研課題經(jīng)費報銷存在票據(jù)不規(guī)范、酬金發(fā)放隨意、審批混亂等較為突出的問題也引起了社會的廣泛關(guān)注。

一、我國高校科研課題經(jīng)費報銷存在的問題

在國家全面深化體制機制改革加快實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略之際，各項政策法規(guī)越來越細，越來越貼近實際，對各項資金的使用也更加規(guī)范和嚴格，有效地預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正當(dāng)前部分高?？蒲匈Y金收付混亂、報銷票據(jù)五花八門、酬金發(fā)放隨意等一系列問題，給國家、高校、個人及社會帶來難以估計和挽回的損失。

（一）報銷審批手續(xù)不規(guī)范，缺乏有效內(nèi)控

1.經(jīng)辦人和審批人為同一人。由于課題負責(zé)人負責(zé)本人課題所有經(jīng)費開支，絕大部分課題負責(zé)人或許是缺乏最基本的不相容職務(wù)方面的內(nèi)控意識，或許是并不注意這方面的要求，在課題經(jīng)費報銷單中經(jīng)常出現(xiàn)課題經(jīng)費“審批人”和“報銷人”是同一人，缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督，違反了內(nèi)部控制“經(jīng)辦人與授權(quán)人、批準人不能為同一人”不相容職務(wù)相互分離的要求。

2.學(xué)生代辦報銷業(yè)務(wù)冒名簽字。課題負責(zé)人委托在校學(xué)生辦理報銷增加了財務(wù)壓力，拖長了報銷時間，其原因有四點：一是學(xué)生不清楚學(xué)校科研課題經(jīng)費報銷的相關(guān)規(guī)定和報銷流程，盲目報賬；二是學(xué)生不清楚報銷票據(jù)的真實情況，一問三不知；三是學(xué)生相對流動性較大，經(jīng)辦人不穩(wěn)定；四是學(xué)生對學(xué)校報銷審批負責(zé)人不熟悉，簽批困難。另外，存在學(xué)生為了省事，冒充課題負責(zé)人在報銷單上簽字的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致報銷時財務(wù)人員化費了大量時間和精力對學(xué)生進行輔導(dǎo)，但學(xué)生填列的單據(jù)還是出現(xiàn)摘要不規(guī)范，報銷項目亂選，導(dǎo)致退回多，往返多。

3.課題負責(zé)人或經(jīng)辦人不熟悉財務(wù)規(guī)定。由于大部分課題負責(zé)人或經(jīng)辦人極少到學(xué)校財務(wù)報賬，對有關(guān)報銷規(guī)定不掌握，流程不熟悉，如報銷發(fā)票內(nèi)容是“辦公用品”，必須附上售貨單位出具的辦公用品清單并加蓋發(fā)票專用章，且在發(fā)票上要有經(jīng)辦人、驗收人或證明人的簽名，最后如果其金額超過1000元，還必須通過銀行轉(zhuǎn)賬或刷公務(wù)卡支付，不得使用現(xiàn)金。但實際工作中經(jīng)常出現(xiàn)報銷辦公用品無清單，現(xiàn)金支付單張發(fā)票超過1000元的情況。

4.購置電子設(shè)備未進行招投標(biāo)和政府采購。按國家招投標(biāo)規(guī)定和政府采購規(guī)定，不管資金來源，凡購置電腦、打印機、復(fù)印機等電子辦公設(shè)備必須通過招投標(biāo)進行政府采購，但課題負責(zé)人不清楚規(guī)定而自行購買電子設(shè)備。

5.課題經(jīng)費中報銷與課題研究無關(guān)的支出。課題負責(zé)人經(jīng)常找一些與課題研究基本不相關(guān)的票據(jù)來報銷，如家庭消費的面包、大米、電飯煲、牛奶等生活用品，個人消費的化妝品、美容品等以及私家車的保險費、修理費等。

（二）報銷票據(jù)較混亂，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準

1.定額餐費發(fā)票上沒有發(fā)票專用章。定額餐費發(fā)票上面清楚地寫有“蓋章有效”字樣，即這類定額發(fā)票上面必須要有兩個章：一個是“XXXX統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”，另一個是收款單位“發(fā)票專用章”。但大部分業(yè)務(wù)經(jīng)辦人取得此類發(fā)票時卻不注意這一細節(jié)，導(dǎo)致在報銷時才發(fā)現(xiàn)定額發(fā)票上面只有“XXXX統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”而沒有收款單位“發(fā)票專用章”，另外假發(fā)票（以定額餐費居多）報銷也較多。

2.辦公用品等耗材發(fā)票沒有附辦公用品清單。根據(jù)《會計基礎(chǔ)規(guī)范》的要求，報銷辦公用品等耗材必須附售貨單位出具的辦公用品清單和驗收單，并在發(fā)票上注明“經(jīng)辦人”和“驗收人”，但課題負責(zé)人或經(jīng)辦人報銷時大多沒有附清單。

3.飛機票、火車票、長途客車票等報銷沒有會議通知等。根據(jù)國家差旅費報償相關(guān)規(guī)定，用飛機票、火車票和長途客車票等報銷差旅費（含住宿費）必須附會議通知，若是課題調(diào)研必須附情況說明，但大多課題負責(zé)人報銷此類差旅費基本沒有會議通知或情況說明。在報銷時部分只有單邊票，沒有完整的往返票，既使有往返票但時間大多不連續(xù)，從而可以看出是找大量票據(jù)來報銷，套取課題經(jīng)費。

4.票據(jù)報銷間隔時間較長，酬金發(fā)放不規(guī)范。根據(jù)財務(wù)管理相關(guān)規(guī)定，當(dāng)年取得的票據(jù)應(yīng)當(dāng)在當(dāng)年內(nèi)報銷，不得跨年度。在實際審核中，存在超過兩個自然年度的票據(jù)報銷。發(fā)放課題組成員或?qū)W生開展課題調(diào)研和撰寫勞務(wù)費、專家咨詢費等時沒有充足依據(jù)且存在現(xiàn)金墊付情況。

二、科研課題經(jīng)費報銷存在問題的原因分析

（一）規(guī)范更高，審核更嚴

隨著管理水平的提升，高校會計核算越來越規(guī)范，財務(wù)審計、專項審計、收費檢查等越來越嚴格，高校對原始憑證的取得或填制，真假發(fā)票的鑒別，支出報銷單的填制，憑證的整理、粘貼與審核等都進行了詳細的規(guī)定，提出了具體的要求，同時對票據(jù)的合法性、真實性、簽批手續(xù)的完備性以及項目資金的可用性等進行了嚴格的審核，真正做到了“三不辦”，即“票據(jù)不規(guī)范不辦理；手續(xù)不齊全不辦理，依據(jù)不充足不辦理”，一方面，確保了學(xué)校資金的安全,保證了日常會計業(yè)務(wù)處理的及時性、合法性和準確性；但另一方面卻給報賬人員提出了更嚴更高的要求，導(dǎo)致其多筆報銷業(yè)務(wù)由于票據(jù)不規(guī)范，或手續(xù)不完備，或依據(jù)不充足而無法辦理。

（二）財權(quán)下放，業(yè)務(wù)分散

高校財務(wù)管理始終堅持“一切以教學(xué)科研為中心、一切為教學(xué)科研服務(wù)”的原則，強調(diào)服務(wù)意識，實行“重心下移、責(zé)權(quán)下放”，按照事權(quán)與財權(quán)相結(jié)合原則，適當(dāng)下放課題經(jīng)費審批權(quán)限，充分調(diào)動課題負責(zé)人的積極性，但如此一來，課題負責(zé)人大多是自己審批，自己經(jīng)辦，自己報銷，報銷業(yè)務(wù)極為分散，由于缺乏上級部門（如科研管理部門）的逐筆審核，導(dǎo)致課題負責(zé)人報銷的票據(jù)五花八門，極不規(guī)范，差異很大，增加了會計審核的工作量和難度，報銷等待的時間就延長，從而導(dǎo)致課題報銷難。

（三）變動頻繁，業(yè)務(wù)不熟

課題負責(zé)人經(jīng)常根據(jù)自身情況隨時更換報賬人員，而新的報賬人員對財務(wù)報銷規(guī)定和報銷程序均是一知半解，特別是有些老師的科研課題經(jīng)費因自己上課而委托學(xué)生幫忙辦理報銷業(yè)務(wù)，這些學(xué)生更是對學(xué)校財務(wù)報銷規(guī)定和報銷程序一竅不通，填什么樣的單據(jù)和如何填不熟悉，找哪個領(lǐng)導(dǎo)簽字不知道，按哪個程序辦理不清楚，因此經(jīng)常是到財務(wù)報銷審核窗口現(xiàn)問現(xiàn)學(xué)，但還是出現(xiàn)票據(jù)粘貼不規(guī)范，報銷手續(xù)不齊備等問題，使得其報銷一筆業(yè)務(wù)少則化費二三個小時，多則化費一天時間，有的甚至化費四五天時間多次往返財務(wù)部門。

（四）預(yù)算控制，及時出賬

為了防止超預(yù)算、無預(yù)算報銷，高校財務(wù)人員在審核報銷單據(jù)的同時就信息錄入到賬務(wù)系統(tǒng)或預(yù)算系統(tǒng)中，實時監(jiān)控項目資金余額。在錄入時經(jīng)常會出現(xiàn)項目資金余額不足支付或無預(yù)算項目情況而無法完成報銷，這時就必須由報賬人員先辦理項目立項或預(yù)算追加，從而延長了辦理時間。

三、提升我國高校科研課題經(jīng)費管理使用的建議與措施

（一）加大宣傳培訓(xùn)，著力解決報賬人無財務(wù)報銷意識

解決報賬人員報銷無頭緒，無意識，走彎路的現(xiàn)狀，加大財務(wù)報銷規(guī)章制度、報銷流程和報銷要求等的宣傳，常期開展培訓(xùn)，講解票據(jù)知識，明確具體要求，提升實做能力，強化報銷意識是解決學(xué)?！皥筚~難”的重中之重。

1.財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)把學(xué)校當(dāng)前正在執(zhí)行的有關(guān)規(guī)章制度、報銷流程、報銷標(biāo)準、報銷要求、票據(jù)常識、真假票據(jù)鑒別方法與技巧、填單標(biāo)準、填單要求與注意事項等統(tǒng)一歸納整理，制作標(biāo)準樣本，印制成冊，印發(fā)成文，或長期掛在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺上，或置放于報賬人員伸手可及的地方，或分發(fā)到報賬人員手中，重點解決報賬人員報銷無標(biāo)準、無參考、無樣本，無查閱等“四無”現(xiàn)象。

2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，財務(wù)部門要切實做到位，大力開展財務(wù)報銷知識宣傳活動，定期舉辦財務(wù)報銷知識講座，報銷知識競賽，報銷知識辯論、報銷知識征文等活動，并且建立財務(wù)報銷信息交流平臺（目前已經(jīng)使用最簡單也實用的財務(wù)報銷交流QQ群），及時發(fā)布各種財務(wù)規(guī)定和報銷要求，交流報賬心得體會，安排專人實時提供報賬咨詢等，著力解決報賬人員無頭緒、無意識狀態(tài)，確實解決業(yè)務(wù)經(jīng)辦人思想上不重視，認識上不全面，行動上不到位的混沌狀況。

3.加大報銷知識培訓(xùn)力度，定期舉辦財務(wù)報賬人員培訓(xùn)班，并提供模擬實驗，進行實做培訓(xùn)，著力解決單據(jù)填寫不規(guī)范，審批手續(xù)不完備，報銷要求不清楚，票據(jù)審核不過關(guān)等影響報賬效率的問題。通過培訓(xùn)，不僅能讓報賬人員熟知財務(wù)報銷規(guī)定、報銷標(biāo)準、報銷程序、報銷要求，還能讓其自覺遵從并執(zhí)行，真正達到“人人懂報銷，個個守規(guī)定，報賬不再難，財務(wù)是管家”的理想境界。

（二）健全課題經(jīng)費管理制度，規(guī)范報銷標(biāo)準和依據(jù)

進一步修訂和完善科研課題經(jīng)費報銷制度，明確報銷標(biāo)準和報銷要求是有效解決科研課題經(jīng)費“報賬難”的主要措施。學(xué)校應(yīng)根據(jù)《會計法》、《事業(yè)單位財務(wù)規(guī)則》、《政府會計準則》、《高等學(xué)校財務(wù)制度》、《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》及其他規(guī)定，結(jié)合實際修訂科研課題經(jīng)費管理辦法，明確科研課題經(jīng)費中課題組成員酬金、專家咨詢費、勞務(wù)費以及科研績效等的發(fā)放標(biāo)準和限額；明確各種能夠報銷的票據(jù)名稱、種類、標(biāo)準；明確使用票據(jù)報銷時必須提供的相關(guān)依據(jù)和要求；明確報銷流程等等，這樣才能讓課題負責(zé)人做到心中有“規(guī)”，報銷知法，發(fā)放有據(jù)。

（三）改進技術(shù)手段，著力解決財務(wù)報銷硬件限制

更新財務(wù)部門較為陳舊、落后的財務(wù)設(shè)備，提高設(shè)備運行速度，避免因設(shè)備運行速度較慢、經(jīng)常停機維修等導(dǎo)致報賬人久等的不良情況；改善辦公環(huán)境，提供一個寬敞、明亮、整潔、舒適的報銷大廳，給到大廳報賬的人員一種安靜、祥和、高雅、貴賓的氛圍，緩解報銷人員緊張心理。

（四）做到“三熟”，著力解決報銷審批無知狀態(tài)

有效解決科研課題經(jīng)費“報賬難”的關(guān)鍵措施是報賬人員必須做到“三熟”，即熟悉報賬規(guī)定和要求，熟悉報賬流程和審批環(huán)節(jié)，熟悉審批簽字領(lǐng)導(dǎo)。

1.熟悉報賬規(guī)定和要求。報賬人員只有熟悉學(xué)校的報賬規(guī)定和要求，才能明白什么票據(jù)可以報銷，按什么標(biāo)準報銷，到什么地方去報銷，報銷時需要填寫什么樣的單據(jù)，如何填寫單據(jù)，后附票據(jù)如何粘貼等會計基礎(chǔ)規(guī)范，徹底解決票據(jù)不規(guī)范、不合法等而返工現(xiàn)象。

2.熟悉報賬流程和審批環(huán)節(jié)。報賬人員只有熟悉報賬流程和審批環(huán)節(jié)，才能清楚知道學(xué)校財務(wù)報銷流程：一是取得合法有效票據(jù)，二是在網(wǎng)上預(yù)約或填寫《經(jīng)費支出報銷單》等單據(jù)，三是由課題負責(zé)人審批簽字，四是根據(jù)金額大小找相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門、財務(wù)部門審批，最后到會計審核崗位審核并填制記賬憑證即完成全部報銷手續(xù)。

3.熟悉審批簽字的領(lǐng)導(dǎo)。決定經(jīng)費支出能否報銷的關(guān)鍵因素就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。因此，清楚什么樣的業(yè)務(wù)在哪個環(huán)節(jié)，需要哪個領(lǐng)導(dǎo)審批簽字是解決“報賬難”的最有效的途徑。

（五）提升綜合素質(zhì)，著力解決等候久返工多問題

學(xué)校應(yīng)當(dāng)提升財務(wù)人員和報賬人員的綜合素質(zhì)，加強培訓(xùn)，注重技能，改善態(tài)度，注意語氣，實行服務(wù)承諾和掛牌上崗，定期對財務(wù)人員從考勤紀律、工作業(yè)績、服務(wù)評價、監(jiān)督檢查等方面開展綜合考評，加大獎懲力度，切實改進工作作風(fēng)，努力營造“多勞多得”“我工作，我快樂”的工作氛圍，全力打造一支政治過硬，道德高尚，業(yè)務(wù)全面的高素質(zhì)會計隊伍，有效解決報賬等候久返工多的現(xiàn)象。