電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：文件歸檔

李 鑫

（太原市社會(huì)（兒童）福利院 太原孤殘兒童特殊教育學(xué)校，山西 太原 030027）

辦公室的檔案管理工作，在單位辦公體系中扮演著重要角色，高效地開展檔案管理工作，能有利于優(yōu)化單位工作效率。改革辦公室檔案管理體系，要做好檔案信息服務(wù)工作，針對(duì)檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，借助現(xiàn)代管理理念以及管理措施，尋找解決問(wèn)題的有效措施，健全完善辦公室檔案管理的機(jī)制。

1 政務(wù)社交媒體文件歸檔管理的意義

1.1 能夠收集保存政府機(jī)構(gòu)網(wǎng)上政務(wù)、履責(zé)履職憑據(jù)

政務(wù)社交媒體文件，記錄了政府機(jī)構(gòu)在社交媒體平臺(tái)上開展政務(wù)信息公開、收集民意、服務(wù)群眾的履職情況，是政府機(jī)構(gòu)利用新媒體開展政策宣傳、政務(wù)服務(wù)的原始性記錄。政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，將政府機(jī)構(gòu)開展網(wǎng)上政務(wù)、履責(zé)履職的過(guò)程客觀、真實(shí)、完整地記錄下來(lái)，將成為日后查考、研究和處理相關(guān)問(wèn)題的依憑，認(rèn)定網(wǎng)上政務(wù)辦理過(guò)程中法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)。

1.2 有助完整保存機(jī)構(gòu)歷史乃至社會(huì)記憶

政務(wù)社交媒體文件中不乏政府機(jī)構(gòu)發(fā)布重要活動(dòng)和政策法規(guī)的信息，這些生動(dòng)記錄了機(jī)構(gòu)的運(yùn)行痕跡、歷史沿革，也反映了國(guó)家在某一方面政策方針的變化發(fā)展，是政府機(jī)構(gòu)乃至國(guó)家社會(huì)發(fā)展的客觀歷史記憶；同時(shí)，政務(wù)社交媒體文件中還有網(wǎng)民公眾評(píng)論、反饋的意見建議，是豐富全面的社會(huì)記憶。政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，有助于及時(shí)完整地保存這些豐富生動(dòng)的國(guó)家社會(huì)記憶，為歷史研究提供寶貴材料。

1.3 有助于完善館藏結(jié)構(gòu)、豐富內(nèi)容

目前，我國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合性檔案館的館藏結(jié)構(gòu)中，以政府機(jī)構(gòu)的公務(wù)文書為主，且檔案載體以紙質(zhì)為多，非官方的非公務(wù)活動(dòng)的館藏來(lái)源少，社會(huì)化、平民化程度仍然不能滿足社會(huì)與民眾的需要。政務(wù)社交媒體文件歸檔管理，不僅反映了民眾思想，且表現(xiàn)形式多樣，語(yǔ)言特點(diǎn)更為輕松活潑，以不同于常見公文文書的特別方式，形象生動(dòng)地記錄歷史事件、社會(huì)變遷，是對(duì)國(guó)家、社會(huì)歷史記憶的有效補(bǔ)充。將社交媒體文件納入檔案館藏的范圍，有助于建立起更加豐富多彩、親近民眾的館藏結(jié)構(gòu)。

2 歸檔中可能存在的主要問(wèn)題

2.1 檔案管理體制漏洞較多

辦公室檔案管理工作的開展，需要辦公室人員有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，按照管理制度以及管理流程，收集各項(xiàng)信息并實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的整理。但多數(shù)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理缺乏充足的認(rèn)識(shí)，無(wú)法依據(jù)實(shí)際工作要求收集與完善檔案信息，更難以合理利用檔案信息開展信息服務(wù)。當(dāng)然，這也不完全是工作人員的失誤，因?yàn)閱挝粵]有完善的檔案管理機(jī)制，未隨著時(shí)代的發(fā)展規(guī)劃?rùn)n案管理工作，以致檔案管理工作依舊停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)模式中，還沒有轉(zhuǎn)變成電子或是數(shù)據(jù)管理。所以，不少檔案管理人員只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行資料收集，忽略了后期的編研及存檔和信息服務(wù)等工作，以至于辦公室檔案資源開發(fā)利用效率較低，影響了正常的業(yè)務(wù)開展。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

辦公人員在培訓(xùn)或者是人才引進(jìn)中并沒有注重檔案教育背景及管理意識(shí)，以至于多數(shù)辦公室檔案管理人員，都沒有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，在擔(dān)任崗位工作時(shí)，造成了檔案資源的流失的情況。有些單位忽略了檔案管理人員的引進(jìn)，基本上沒有設(shè)置專門的崗位，都是以兼任的形式開展，沒有專職檔案管理人員或是檔案管理崗位，以至于辦公室檔案管理工作處于邊緣化地位，難以在整個(gè)辦公體系中發(fā)揮自身的作用，資源流失、信息服務(wù)不到位甚至還影響著整體工作的進(jìn)展。

2.3 政務(wù)社交媒體文件歸檔亟需技術(shù)支持及保障

與產(chǎn)生于OA辦公系統(tǒng)的傳統(tǒng)電子文件相比，政務(wù)社交媒體文件既包括文字、圖片、聲音、視頻等常見文件形式，也包括鏈接、碎片式記錄等信息類型；既有政府機(jī)構(gòu)通過(guò)社交媒體發(fā)布的原始政務(wù)信息，也有網(wǎng)民公眾互動(dòng)產(chǎn)生的聊天記錄、轉(zhuǎn)發(fā)評(píng)論等，還有平臺(tái)管理產(chǎn)生的管理日志、元數(shù)據(jù)等信息。社交媒體文件類型豐富多樣，來(lái)源廣泛，且信息內(nèi)容動(dòng)態(tài)變化顯著，導(dǎo)致對(duì)其進(jìn)行收集、歸檔管理的技術(shù)難度更大。大量動(dòng)態(tài)產(chǎn)生的文件信息如果一一保存，必將耗費(fèi)大量的時(shí)間、人力、物力，占據(jù)大量的存儲(chǔ)空間；如果不保存，又將使語(yǔ)境信息不完整，會(huì)喪失部分重要的背景信息及元數(shù)據(jù)。同時(shí)，由于評(píng)論、轉(zhuǎn)發(fā)等信息與政府機(jī)構(gòu)原始發(fā)布信息的時(shí)間會(huì)存在延遲，如何選擇歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)、保證歸檔社交媒體文件的完整性也是一個(gè)難點(diǎn)。

3 政務(wù)社交媒體歸檔管理的策略

3.1 增強(qiáng)意識(shí)，促進(jìn)政務(wù)社交媒體文件歸檔實(shí)踐中各方團(tuán)結(jié)協(xié)作

檔案部門應(yīng)強(qiáng)化“存檔留史”的歷史責(zé)任感與歷史使命感，充分意識(shí)到政務(wù)社交媒體文件歸檔管理的重要意義，重視推進(jìn)政務(wù)社交媒體文件歸檔管理工作，主動(dòng)承擔(dān)起政務(wù)社交媒體文件歸檔管理實(shí)踐中規(guī)劃者、引導(dǎo)者、協(xié)調(diào)者的職責(zé)，充分發(fā)揮自身在電子文件、信息資源長(zhǎng)久保管保存實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)與優(yōu)勢(shì)，保持并加強(qiáng)以往接收各級(jí)各部門政府機(jī)構(gòu)檔案時(shí)建立的渠道與聯(lián)系，積極組織、參與政務(wù)社交媒體文件歸檔工作的頂層設(shè)計(jì)、實(shí)施實(shí)踐、規(guī)范協(xié)調(diào)工作。同時(shí)積極宣傳、引導(dǎo)社會(huì)各界增強(qiáng)社交媒體文件歸檔意識(shí)，調(diào)動(dòng)政務(wù)社交媒體管理過(guò)程中的各方主體的積極性，規(guī)范歸檔管理過(guò)程中各方的主體職權(quán)、權(quán)限的劃分，嚴(yán)格約束各方的職責(zé)與義務(wù)，及時(shí)為政府機(jī)構(gòu)參與政務(wù)社交媒體文件歸檔實(shí)踐提供指導(dǎo)建議、給予幫助，推進(jìn)社交媒體平臺(tái)、第三方機(jī)構(gòu)為政務(wù)社交媒體文件歸檔提供技術(shù)支持，使各方緊密配合、團(tuán)結(jié)合作，共同推進(jìn)政務(wù)社交媒體文件歸檔管理實(shí)踐。

3.2 打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍

單位在辦公室人才引進(jìn)中，要加強(qiáng)對(duì)人才檔案管理能力或者檔案管理意識(shí)的關(guān)注，既要引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)背景出身的人才，也要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的檔案管理工作培訓(xùn)，從人才引進(jìn)和崗培訓(xùn)等多個(gè)方向入手，切實(shí)提升辦公室人員的檔案管理能力以優(yōu)化檔案管理效率。一方面，單位應(yīng)充實(shí)現(xiàn)有檔案管理工作隊(duì)伍，改變兼職或者是退休人員管理檔案的現(xiàn)狀，突出辦公室檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有辦公人員的檔案管理培訓(xùn)，以信息化技術(shù)學(xué)習(xí)和檔案管理知識(shí)教育為切入點(diǎn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)視頻、專題講座等多種等手段，提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力及素質(zhì)。另一方面，則是要加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的檔案管理工作考核，建立健全的激勵(lì)機(jī)制，按管理工作的效率以及檔案信息的完整度、更新速度作為考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案管理工作突出的人員進(jìn)行物質(zhì)及精神獎(jiǎng)勵(lì)，而檔案管理工作滯后的人員則要進(jìn)行相應(yīng)的懲處，從而全面提升檔案管理工作的效率，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性。只有終身學(xué)習(xí)和提高，檔案管理人員的綜合素質(zhì)方可以與檔案管理發(fā)展形勢(shì)所適應(yīng)，進(jìn)而優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

作為政府機(jī)構(gòu)和社會(huì)歷史記憶的守護(hù)者，檔案部門和檔案人員應(yīng)積極探索，克服政務(wù)社交媒體文件歸檔管理工作中的難點(diǎn)與挑戰(zhàn)，不斷推進(jìn)，使新媒體環(huán)境下的歷史和記憶能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)保存與流傳。