事業(yè)單位人事檔案管理數字化建設

葉正茂

（通榆縣安全生產監(jiān)察大隊，吉林 白城 137200）

檔案數字化建設是將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為數字形式的計算機語言的過程?，F在，我國大多數事業(yè)單位人事檔案還在沿用紙質的資料，這種方式占用的空間大，并且管理、保存及查閱過程耗費大量時間。在科技快速發(fā)展的互聯(lián)網時代下，傳統(tǒng)人事檔案管理難以適應社會的需求，而檔案的數字化建設能適應科技的飛速發(fā)展，所以檔案的數字化建設成為發(fā)展的必然趨勢。

1 人事檔案數字化建設的重要作用及優(yōu)點

1）人事檔案數字化建設的作用。人事檔案是記錄一個人身份、學歷和資歷的重要載體。以往的人事檔案都是紙質的，在檔案的整理和傳遞過程中很容易出現偏差，導致個人信息的丟失與泄露。隨著科技的不斷發(fā)展，舊式的人事檔案管理模式逐漸被數字化管理模式取代，建立人事檔案數字化系統(tǒng)越來越重要[1]。檔案數字化建設系統(tǒng)不僅能進行精準地查詢，很大程度上提高了工作效率，同時還能有效地防止檔案在整理和傳遞過程中的丟失，這對事業(yè)單位人事檔案的管理工作進行有很大的意義。

2）人事檔案數字化建設的優(yōu)點。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作耗費很長時間和大量的人力物力，在整理和傳遞過程中還會存在很多弊端。而在進行檔案數字化建設之后，通過計算機進行檔案的查閱和管理，可以避免紙質版檔案的利用，規(guī)避紙質檔案的弊端。建立檔案數字化系統(tǒng)更大的好處在于可以將所有的人事檔案進行分類和整合，對事業(yè)單位的人事制度起著不可估量的作用。通過建立檔案數字化系統(tǒng)，使工作人員實現對檔案的高效率存儲及查閱，當檔案出現變化時，可以及時地進行更改和糾正，提高了檔案的高效性和科學性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理數字化建設過程中存在的問題

1）事業(yè)單位缺乏對檔案數字化建設的重視。在當今互聯(lián)網時代下，數字化管理模式成為企業(yè)發(fā)展的主要趨勢，事業(yè)單位要進行人事檔案的數字化管理，首先必須要樹立正確的數字化建設理念。目前大多數的事業(yè)單位在實際管理中缺乏對檔案數字化建設的認識，沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，覺得不需要加以改變。有的事業(yè)單位雖然引進了檔案數字化管理設備，但并沒有相關的工作理念及思維，使檔案的數字化設備形同虛設，在這種情況下，工作效率難以提高[2]。

2）事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)素質低。檔案管理人員的工作態(tài)度和專業(yè)水平是影響事業(yè)單位檔案管理能力的重要因素。目前事業(yè)單位的檔案管理人員在工作中存在諸多問題，例如工作不積極，態(tài)度不端正，對檔案管理工作認知不夠，沒有進取心，檔案分類不及時，信息發(fā)布遲緩等。正是這些原因，導致事業(yè)單位檔案數字化建設發(fā)展遲緩。此外，隨著社會科學技術的快速發(fā)展，對檔案管理人員的專業(yè)素質要求也隨之提高，這就要求檔案工作人員具備較高的專業(yè)水平，不僅要掌握傳統(tǒng)的紙質版檔案整理方式，同時還要學會利用現代化技術手段對檔案進行管理。目前，大多數的檔案管理人員仍然處于傳統(tǒng)檔案管理工作階段，這對檔案數字化建設的發(fā)展是不利的。

3）檔案數字化建設資金落實不到位。事業(yè)單位人事檔案數字化建設是一個漫長的過程，不僅需要很長的建設時間，同時還要投入足夠的建設資金，很多事業(yè)單位都存在投入資金不足的現象。如果資金落實不到位，將導致事業(yè)單位不具備檔案數字化建設的運行條件，檔案管理人才的缺失，設備體系的匱乏，最終會導致檔案數字化建設的失敗。

3 人事檔案管理數字化建設采取的相應措施

1）加強事業(yè)單位對檔案數字化建設的重視。事業(yè)單位檔案數字化建設的首要工作是提高對數字化建設的重視程度，調動檔案管理人員的積極性，并明確每一位管理人員在檔案數字化建設中的工作任務及職責。管理者根據事業(yè)單位的實際情況，樹立目標，并以目標為主體開展檔案數字化建設工作。作為管理者，要提高對檔案管理工作的認知，了解檔案數字化建設的價值意義所在，才能在后續(xù)工作中明確工作的方向。

2）提高事業(yè)單位檔案管理人員素質。人才是企業(yè)運行的重要保障。事業(yè)單位在進行檔案數字化建設過程中，應重視對檔案管理人員的專業(yè)素質的培養(yǎng)。如果一個事業(yè)單位沒有一支專業(yè)的人才隊伍，即便具有先進的硬件設備，也是無用的。在設備儀器等硬件設備落實到位后，需要進行檔案管理人員的配備，正所謂十年樹木，百年樹人，檔案管理人員的培養(yǎng)并不是一朝一夕能實現的，培養(yǎng)人才要進行長期的專業(yè)培訓。檔案管理人員要掌握基本的知識及技能，為了適應時代的發(fā)展，還要求檔案管理人員在工作中不斷提高自身的學習能力，刻苦鉆研，一步步成為檔案數字化管理的人才。檔案管理部門根據崗位的需求，制定出科學的培訓計劃，確保檔案管理人員的配備[3]。除此之外，當今的計算機網絡發(fā)達，黑客是檔案管理數字化運行中最大的威脅因素，機密檔案文件如果受到黑客的攻擊，就會導致檔案泄露或丟失，所以檔案管理的安全問題不容忽視。面對互聯(lián)網層出不窮的挑戰(zhàn)，檔案管理人員要未雨綢繆，排查檔案數字化建設中存在的安全隱患，提高檔案數字化管理系統(tǒng)的安全指標，這樣才能使檔案管理工作有序進行。

3）建立科學的檔案數字化運行管理系統(tǒng)。在進行檔案的數字化建設時，首先要引進硬件設備，然后進行系統(tǒng)軟件開發(fā)，在后續(xù)的工作過程中，還要實時更新管理系統(tǒng)，并進行系統(tǒng)維護，這樣才能使檔案數字化建設的更長久更科學。事業(yè)單位提高檔案管理工作效率的必要條件是建立檔案數字化管理系統(tǒng)。檔案管理工作并不是傳統(tǒng)意義上單純地對檔案進行收集、記錄，更重要的一點是為人民群眾提供快捷、高效的檔案服務。通過檔案數字化系統(tǒng)的建立，打破一成不變的管理理念，提高檔案管理的工作效率，以滿足廣大人民群眾的實際需求。在進行檔案分類時，可以根據檔案的屬性進行合理設置，例如在處理一般的檔案文件時，事業(yè)單位的檔案工作人員可直接登陸系統(tǒng)查閱資料，并進行下載，實現了在檔案數字化管理模式下的資源共享，節(jié)省了不必要的浪費時間，大大提高了工作效率。對于一些機密檔案資料，檔案管理人員要進行加密處理，防止重要檔案文件的泄露。事業(yè)單位通過數字化檔案系統(tǒng)的建設運行，提高檔案所具有的社會效益，發(fā)揮出檔案最重要的價值。

4 結論

在當今的互聯(lián)網時代下，事業(yè)單位人事檔案數字化建設是適應社會發(fā)展的必然趨勢。在檔案的數字化建設過程中，管理者要樹立科學的管理理念，建立數字化建設的思想意識，提高對檔案數字化建設的認知。站在檔案工作長遠發(fā)展的角度，積極優(yōu)化資源配置，落實檔案數字化建設的資金，以此保證檔案數字化建設的有效性和科學性。同時檔案管理部門要重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，提高人員素質，建立完整的數字化運行體系，才能使此項工作順利完成并得到持續(xù)發(fā)展。