賀 敏
(湖南省第一測(cè)繪院,湖南 長(zhǎng)沙 410004)
在檔案管理進(jìn)行智能化,信息化的過程中,保存方式的轉(zhuǎn)變?yōu)橹行?,將檔案室的檔案從傳統(tǒng)的實(shí)體保存的方法轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息保 存[1]。這樣的保存方法有利于彌補(bǔ)傳統(tǒng)實(shí)體保存方法的不足,可以更長(zhǎng)時(shí)間的有效保存檔案信息,有利于避免檔案信息的缺失,還可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,可以更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值,提高檔案管理水 平[2]。目前,檔案管理的智能化,信息化建設(shè)還存在一些問題,需要使用解決的策略,從而提高檔案管理水平,最大化利用檔案資源。
在新時(shí)期,智能化,信息化技術(shù)在很多領(lǐng)域中應(yīng)用。在檔案管理中應(yīng)用較多。傳統(tǒng)的檔案管理的模式無法滿足發(fā)展的需要,需要進(jìn)行智能化,信息化建設(shè),提高檔案管理的效率,有利于提高人們查閱檔案的速度,促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展[3]。
目前,很多領(lǐng)導(dǎo)人員沒有全面、充分的了解到傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題以及不足,對(duì)于檔案智能化,信息化建設(shè)對(duì)適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的重要性,也沒有了解智能化,信息化建設(shè)在應(yīng)用檔案中的優(yōu)勢(shì),從而不利于檔案管理水平提高。
在傳統(tǒng)的檔案管理模式中,對(duì)檔案管理人員的要求較低,很多檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)較差,無法熟練進(jìn)行相關(guān)的操作,對(duì)于檔案智能化,信息化管理的專業(yè)知識(shí)了解較少。在智能化,信息化建設(shè)中,檔案管理人員無法有效將實(shí)體的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息,不利于檔案智能化,信息化建設(shè)的發(fā)展。
在檔案智能化,信息化建設(shè)中,僅僅使用現(xiàn)代化的技術(shù),沒有與自身的情況,建立自身特色的檔案管理模式。由于檔案智能化,信息化建設(shè)中,缺乏標(biāo)準(zhǔn)化體系,缺乏明確規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),沒有制定相關(guān)規(guī)章制度,從而影響檔案智能化,信息化建設(shè)[4]。
很多檔案室中的檔案管理水平較低,沒有科學(xué)運(yùn)用檔案智能化,信息化系統(tǒng),還停留在紙質(zhì)資料上,不利于檔案的查找,降低檔案智能化,信息化的管理效率。
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域逐漸進(jìn)入智能化,信息化,大大提高工作效率。在檔案管理中也積極進(jìn)行智能化,信息化的建設(shè),有利于提高檔案管理水平,提高檔案應(yīng)用效果以及效率[5]。在檔案智能化,信息化建設(shè)中需要優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),需要加大資金投入,對(duì)檔案智能化,信息化的重視,完善基礎(chǔ)設(shè)施,才能保證檔案智能化,信息化管理進(jìn)行。還需要加強(qiáng)檔案智能化,信息化管理的系統(tǒng)的研發(fā),加強(qiáng)后期的維護(hù)以及建設(shè)。在進(jìn)行檔案智能化,信息化管理中,需要加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度,購(gòu)買較好的硬件,軟件,并及時(shí)更換滯后的管理軟件以及設(shè)備,保證檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施符合新時(shí)期發(fā)展的要求。在檔案智能化,信息化建設(shè)中需要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,還需要提高數(shù)據(jù)庫的安全性,促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的發(fā)展,增加檔案管理的投入,購(gòu)買齊全的硬件,加強(qiáng)對(duì)管理系統(tǒng)的投入,從而提高系統(tǒng)智能化水平,有利于提高查找信息的速度。
檔案智能化,信息化建設(shè)中需要利用信息化,智能化技術(shù)提供足夠的支持。促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展。根據(jù)檔案室中的具體情況,制定合適的檔案管理制度,對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化,并對(duì)檔案資料的歸檔時(shí)間,保存資料的情況,保存時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)的說明。檔案室可以選擇購(gòu)買或者自己研發(fā)檔案管理系統(tǒng),可以進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息化,智能化建設(shè)以及管理技術(shù),提高檔案管理水平。在整理以及保管檔案資料過程中,需要制定規(guī)范,合適的工作程序,對(duì)檔案管理人員的責(zé)任需要進(jìn)一步明確,對(duì)檔案管理方面的需要進(jìn)行挖掘,對(duì)檔案工作方法需要進(jìn)一步創(chuàng)新。建立科學(xué)合理檔案管理體系,提高存檔的效率,充分運(yùn)用檔案資料,整合檔案的資源,可以減少檔案管理中出現(xiàn)錯(cuò)誤的次數(shù),還可以提高檔案工作的效率。
在新時(shí)期科學(xué)技術(shù)的發(fā)展較快,檔案信息資源的安全性具有重要的意義。因此,在建立檔案信息化,智能化過程中,需要高度重視檔案的信息的安全性,將保證檔案信息的安全性放在重要的位置上,具體保護(hù)檔案信息安全時(shí)需要注重幾個(gè)方面[6]。首先,對(duì)于檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密,需要通過特定的公式算法加密重要的檔案,從而更好的保護(hù)檔案信息安全,只有輸入正確的密碼在可以進(jìn)行使用以及查閱檔案信息。其次,還需要設(shè)置訪問的權(quán)限,對(duì)瀏覽的用戶的情況進(jìn)行層次分級(jí),從而在開放的情況下更好的保證檔案信息的安全。再次,需要在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置防火墻,避免外來的病毒對(duì)系統(tǒng)造成影響,從而提高管理的效果以及水平,最后,需要加強(qiáng)檔案信息備份,將重要的檔案信息進(jìn)行備份,避免發(fā)生損壞以及丟失的情況。
在檔案智能化以及信息化建設(shè)以及管理過程中會(huì)直接受到檔案管理人員素質(zhì)的影響,因此,需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì),從而提高檔案管理的水平。首先,需要改變檔案管理人員的管理理念,需要使用創(chuàng)新的管理方法,學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念,更好的滿足檔案管理的需要。檔案工作不僅需要較強(qiáng)服務(wù)性,還需要具有足夠的專業(yè)性,檔案管理人員需要具有較強(qiáng)的管理技能,從而提高自己,適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。檔案管理人員需要積極提高自身的綜合素質(zhì),從而更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,不僅需要提高工作能力,學(xué)習(xí)新的檔案管理相關(guān)知識(shí),還需要在工作中進(jìn)行有效的運(yùn)用,從而提高檔案智能化,信息化建設(shè) 水平。
在新時(shí)期,傳統(tǒng)的檔案管理方法不能滿足人們的需要,需要建立智能化,信息化的檔案管理。檔案室的管理人員需要充分了解到檔案信息化,智能化建設(shè)的重要性,分析在目前檔案智能化,信息化管理中存在的問題,使用解決策略,適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展,充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。