教師教學(xué)檔案數(shù)字化管理與探討

林 霞

（廣東省肇慶市工業(yè)貿(mào)易學(xué)校，廣東 肇慶 526000）

1 教學(xué)檔案的分類和特點(diǎn)

1）教學(xué)檔案的分類。學(xué)校教學(xué)檔案指學(xué)校在實(shí)施教育職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。廣義上的學(xué)校教學(xué)檔案包括：規(guī)章制度類的教學(xué)檔案，教學(xué)保障類教學(xué)檔案，教學(xué)科研儀器檔案等。狹義的教學(xué)檔案主要指教學(xué)實(shí)踐類檔案，是教師在學(xué)科教學(xué)過(guò)程中的教材、教案、學(xué)案、課件、微課、試題等教學(xué)資源，以及教學(xué)活動(dòng)記錄、教學(xué)評(píng)價(jià)、分析報(bào)告、考核記錄等。目前大多數(shù)學(xué)校沒(méi)有將教學(xué)實(shí)踐類的材料進(jìn)行統(tǒng)一收檔管理。這些材料散落在眾多教職工中，有些是紙質(zhì)文檔、有些是電子文檔，隨著人員變動(dòng)、教學(xué)場(chǎng)所、辦公場(chǎng)所、教研活動(dòng)場(chǎng)所搬遷以及設(shè)備更新等，這些材料不斷失落，既讓教學(xué)檔案缺乏完整性，也阻礙了教學(xué)檔案資源的再利用，實(shí)在可惜。2）教學(xué)檔案的特點(diǎn)。一是教學(xué)檔案來(lái)源廣泛。教學(xué)檔案的提供者包括教學(xué)活動(dòng)組織者和教學(xué)活動(dòng)參與者。以普通高級(jí)中學(xué)為例，參與教學(xué)活動(dòng)的教職工少則幾十人，多則數(shù)百人甚至上千人，每位教職工幾乎每天都在從事教學(xué)活動(dòng)，不斷產(chǎn)生教學(xué)檔案。二是教學(xué)檔案形式多樣。教學(xué)活動(dòng)的多樣性決定了教學(xué)檔案的形式多樣，豐富多彩。根據(jù)其載體形式區(qū)分，就有文字性的材料、有音頻、視頻、圖片，還有實(shí)物等。三是教學(xué)檔案專業(yè)性強(qiáng)。教學(xué)檔案的產(chǎn)生主體是進(jìn)行創(chuàng)造性勞動(dòng)的教職工，勞動(dòng)設(shè)計(jì)、勞動(dòng)過(guò)程、勞動(dòng)結(jié)果都具有創(chuàng)造性，更何況教學(xué)檔案來(lái)自不同學(xué)科，各學(xué)科也有較強(qiáng)的專業(yè)型。檔案管理人員對(duì)具有保存價(jià)值的教學(xué)檔案進(jìn)行整理、分類、保存，需要專業(yè)知識(shí)背景，否則很可能出現(xiàn)整理混亂、分類不清、取用困難的局面。四是教學(xué)檔案運(yùn)用率高。學(xué)校教學(xué)活動(dòng)具有周期性、相似性強(qiáng)的特點(diǎn)，每屆教職工的工作開(kāi)展情況對(duì)后屆教職工都具有重要的參考和借鑒作用，如教學(xué)設(shè)計(jì)、教學(xué)資源、教研成果等這些教學(xué)檔案重復(fù)利用率高，保存價(jià)值大。

2 當(dāng)前教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

1）教學(xué)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。在當(dāng)前教育受到高度重視的形勢(shì)下，學(xué)校均比較注重教學(xué)實(shí)踐工具的方便快捷以及促進(jìn)教學(xué)效能提升方面，因而數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程相對(duì)較快，尤其是課室教學(xué)工具和教師辦公工具的使用更新方面。但在教學(xué)檔案的管理方面，因?qū)虒W(xué)檔案作用的重視程度相對(duì)較低，教學(xué)檔案數(shù)字化被忽視或者進(jìn)展非常緩慢，其發(fā)展的水平普遍較低。筆者調(diào)查本地四所大型普通中學(xué)，有三所學(xué)校目前沒(méi)有將教師教學(xué)資源、教研資料等列入教學(xué)檔案管理。只有一所學(xué)校將部分公開(kāi)課分享到內(nèi)部網(wǎng)站，卻沒(méi)有專人負(fù)責(zé)收集、存檔。2）教學(xué)檔案管理體系不完善。要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化，必須有完善的教學(xué)檔案管理體系。技術(shù)層面，有專門的渠道或?qū)ｉT的網(wǎng)絡(luò)，并有專門的技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)維護(hù)，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)渠道進(jìn)行調(diào)整；制度層面，應(yīng)該有完備的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度和收集存檔流程，由專人為教學(xué)管理者和參與者做數(shù)字化流程和方式方面的培訓(xùn)，并最終實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化。從筆者調(diào)查的情況看，絕大多數(shù)學(xué)校教學(xué)檔案的管理歸口在教務(wù)部門，教學(xué)檔案的收集整理僅限于教學(xué)常規(guī)，如課堂教學(xué)要求、課程安排、學(xué)科組工作計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)等。每到期末收集資料時(shí)對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)最繁瑣的事，一線教工沒(méi)有配合準(zhǔn)時(shí)上交，對(duì)教學(xué)檔案種類缺乏系統(tǒng)的梳理、對(duì)教學(xué)檔案管理責(zé)任缺乏明確的規(guī)范，造成了教學(xué)檔案收集不全，資料存儲(chǔ)混亂,管理人員無(wú)法準(zhǔn)時(shí)做好歸檔工作。3）配套技術(shù)和平臺(tái)較為滯后。教學(xué)檔案來(lái)自教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐一線，教學(xué)檔案的收集、存儲(chǔ)必須在存儲(chǔ)庫(kù)與檔案提供者（教學(xué)一線人員）之間建立聯(lián)系或平臺(tái)，然后通過(guò)該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學(xué)校教學(xué)檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)配套技術(shù)整體上比較落后。一方面，相當(dāng)一部分教學(xué)一線人員對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)不到位，他們將本應(yīng)歸類到教學(xué)檔案范疇的課件、教學(xué)數(shù)據(jù)分析材料等，放置在電腦存儲(chǔ)中，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間之后的電腦更新?lián)Q代，教學(xué)檔案丟失；另一方面，因?yàn)榧夹g(shù)平臺(tái)缺失，教學(xué)一線人員無(wú)法及時(shí)整理、上傳教學(xué)材料到檔案存儲(chǔ)庫(kù)，只能將教學(xué)檔案記錄在自己的電腦和筆記本里，無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，再利用率非常低。

3 教學(xué)檔案數(shù)字化管理的改進(jìn)舉措

1）規(guī)范教學(xué)檔案的收集范圍。一般來(lái)講，教學(xué)檔案的收集應(yīng)該全面、準(zhǔn)確，既要反映教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，又要注意把握歸檔文件的準(zhǔn)確、價(jià)值。其收集范圍一般包含上級(jí)教育行政部門下發(fā)的和學(xué)校制定的有關(guān)教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)的文件、教師個(gè)人形成的教學(xué)文件材料以及學(xué)生個(gè)人形成的學(xué)習(xí)材料，還有與教學(xué)相關(guān)的各種研究性、分析性總結(jié)或其他材料。通常情況下，規(guī)章制度類的教學(xué)檔案、教學(xué)組織與管理類的教學(xué)檔案、學(xué)生學(xué)業(yè)記錄類的教學(xué)檔案由教學(xué)管理部門分門別類進(jìn)行收集；教學(xué)實(shí)踐類的教學(xué)檔案，如課程標(biāo)準(zhǔn)、教材、教案、課件、講義、微課、錄課、題庫(kù)、試卷等由學(xué)科教研組（備課組）分學(xué)科收集整理；教學(xué)研究類的教學(xué)檔案由教師個(gè)人在相應(yīng)的平臺(tái)上傳，由教研管理部門進(jìn)行匯總。2）更新教學(xué)檔案的收集平臺(tái)。教學(xué)檔案種類多、數(shù)量大，學(xué)校應(yīng)研發(fā)專門的技術(shù)平臺(tái)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的收集整理，由教學(xué)一線人員在電子信息平臺(tái)上傳，教學(xué)管理部門、學(xué)科教研組和檔案專業(yè)人員審核發(fā)布。收集平臺(tái)可考慮劃分年度、類別和保管期限。內(nèi)容上可根據(jù)學(xué)校教學(xué)任務(wù)進(jìn)行區(qū)分，如教學(xué)常規(guī)、教學(xué)實(shí)踐、教研分享、課程資源中心等等。還可適當(dāng)增加專題類：如體藝教育專題、心理健康教育專題、高考研究專題等，在子欄目中又可根據(jù)學(xué)科進(jìn)行分類。平臺(tái)設(shè)計(jì)上要盡量考慮包容多種形式，如文檔、音頻、影像等。內(nèi)容全面、版式清晰、上傳方便應(yīng)是教學(xué)檔案收集平臺(tái)制作的重要原則?？紤]到部分檔案涉密，不可以對(duì)外公布，因此學(xué)校在更新收集平臺(tái)時(shí)，應(yīng)針對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)進(jìn)行完善，避免由網(wǎng)絡(luò)不安全所引起的檔案丟失現(xiàn)象出現(xiàn)，將校內(nèi)網(wǎng)與校外網(wǎng)進(jìn)行區(qū)分，構(gòu)建安全、有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)性以及規(guī)范性。3）提高對(duì)檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)。教學(xué)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)展與學(xué)校重視程度相關(guān)。一般情況下，學(xué)校越重視教學(xué)檔案及數(shù)字化工作，教學(xué)檔案管理的數(shù)字化程度和管理水平就越高，教學(xué)管理及教學(xué)實(shí)踐一線人員對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)也會(huì)較高，反之亦然。做好教學(xué)檔案數(shù)字化工作，學(xué)校在加強(qiáng)制度和平臺(tái)建設(shè)的同時(shí)，必須不斷加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的宣傳工作，比如在校園網(wǎng)站中設(shè)置宣傳欄，或者是定期召開(kāi)與教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的會(huì)議，讓管理層和一線人員充分意識(shí)到教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)于自身專業(yè)成長(zhǎng)和學(xué)校發(fā)展的重要意義。與此同時(shí)，還需要按照檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)要求，開(kāi)展相關(guān)的教育培訓(xùn)工作，讓學(xué)校教職工在教學(xué)實(shí)踐中深刻地感受到教學(xué)檔案數(shù)字化帶來(lái)的便利，他們才會(huì)更加積極主動(dòng)地配合到相關(guān)工作中來(lái)。4）加強(qiáng)對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)。檔案管理專業(yè)性強(qiáng)，除充分培訓(xùn)一線教學(xué)管理者和實(shí)踐者作為“兼職管理員”外，學(xué)校還必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)，不斷提高團(tuán)隊(duì)人員的檔案管理能力，從而加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。和一般性檔案相比，教學(xué)檔案的專業(yè)性還體現(xiàn)在學(xué)科專業(yè)知識(shí)等各個(gè)方面，因此專門的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)還要摸清教學(xué)檔案的載體形式和相應(yīng)的規(guī)律、要求。此外，學(xué)校還要對(duì)教學(xué)管理部門人員和學(xué)科教研組進(jìn)行檔案管理知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，促進(jìn)其及時(shí)審核確認(rèn)檔案內(nèi)容，并針對(duì)檔案存儲(chǔ)需要，提出平臺(tái)改進(jìn)方案或要求。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，教學(xué)檔案數(shù)字化管理對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展意義重大，學(xué)校要充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理體系，以保證教學(xué)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時(shí)，要認(rèn)真總結(jié)當(dāng)前教學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念、增加投入，對(duì)教學(xué)檔案的數(shù)字化管理模式進(jìn)行有效的健全和完善，讓教學(xué)檔案可以發(fā)揮更大的作用和價(jià)值。