基于交通運輸部門檔案管理中信息化建設(shè)分析

陳 琪

（圍場縣交通運輸局，河北 承德 068450）

就目前來說，我國已經(jīng)逐漸進入了信息化時代，而信息技術(shù)的崛起，掀起了以數(shù)字革命為特征的信息技術(shù)浪潮，這種信息化的社會狀態(tài)，不僅轉(zhuǎn)變了人們對時空的概念和思維方式，也對我國各行各業(yè)的發(fā)展起到了極大的影響，而這種影響蔓延到社會的各個部門與角落，成為我國市場發(fā)展必不可少的一項技術(shù)。交通運輸部門的檔案管理工作是一項十分重要的內(nèi)容，相關(guān)工作人員需要盡可能保障我國的交通運輸管理質(zhì)量，盡可能將信息化技術(shù)應(yīng)用于交通運輸?shù)臋n案管理中，這樣能夠使交通部門的檔案呈現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，使我國交通管理工作能夠更為順利的進行。

1 交通運輸檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1）信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施中包含信息技術(shù)的硬件與軟件，而這也是開展我國信息化建設(shè)的必要條件，其中涉及的內(nèi)容必不可少。信息化基礎(chǔ)建設(shè)是開發(fā)利用檔案信息和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心涉及的內(nèi)容為檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這也是保障我國交通管理部門能夠進行有效的檔案保存與傳輸?shù)谋匾侄?。其中的軟件?nèi)容包含現(xiàn)代市場上應(yīng)用較為廣泛的各種有專業(yè)軟件開發(fā)商所開發(fā)的檔案管理軟件，而硬件內(nèi)容則包含交通運輸部門的各種電腦以及數(shù)據(jù)庫等。相關(guān)工作人員需要意識到軟硬件在目前市場上的缺失并選擇合適的管理方案，這樣才能有助于提升最終的管理質(zhì)量。

2）檔案信息的資源建設(shè)。但信息資源是現(xiàn)代國民經(jīng)濟和社會發(fā)展戰(zhàn)略資源的一項重要組成部分，而對于檔案信息資源開發(fā)與利用時涉及的內(nèi)容較多，也是檔案信息化建設(shè)的一個核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)能否取得實際效果的關(guān)鍵，其中涉及的檔案信息資源包含我國交通運輸管理中的人力資源和物理資源等，涉及的信息也較為復(fù)雜，相關(guān)工作人員需要意識到其中存在的差異和特點，選擇合適的管理方案，這樣才能有助于使我國交通運輸檔案管理信息化建設(shè)更為 完善。

3）檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)。檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)是建立現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)的一個主要方向，其中涉及的內(nèi)容較多，包含電子信息的歸檔和電子檔案管理的多項內(nèi)容，而為了保證其質(zhì)量相關(guān)工作人員需要意識到其中存在的問題。檔案資料的管理包含的步驟較多，而每一個步驟均有可能發(fā)生問題，其中包含檔案的資源識別、掃描、儲存以及查詢使用等多個方面。

4）檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。但信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)能夠為信息資源的開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供良好的技術(shù)保障信息技術(shù)在應(yīng)用時涉及的范圍較廣，并且工作人員想要達到良好的工作效果，涉及的工作量也較大，對于信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量來說，均有一定的影響，這是我國檔案在進行信息化建設(shè)時的集中體現(xiàn)。

5）信息化人才隊伍的建設(shè)。信息化人才隊伍的建設(shè)，涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，這種建設(shè)內(nèi)容直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)能否成功應(yīng)用于信息管理中，這也決定了我國的信息化管理工作能否順利進行，總體來說，人才隊伍是對最終建設(shè)結(jié)果造成影響的關(guān)鍵所以我國交通運輸部門在進行信息化管理時，想要達到良好的管理質(zhì)量，首先就需要對人才隊伍的素質(zhì)和水平進行提升，這樣才能使檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量得到進一步的改善。

2 強化交通運輸部門的檔案信息化建設(shè)的對策

1）做好檔案信息化的整體規(guī)劃工作。想要使檔案信息化建設(shè)工作更為順利的進行，首先就需要對其進行一個總體的規(guī)劃，工作人員需要深入分析交通運輸部門的特點和發(fā)展目標(biāo)，并對其進行有效的調(diào)查論證，使相關(guān)工作能夠符合交通運輸部門的實際狀況，并且建立可行性的長遠管理計劃，在交通運輸部門中形成規(guī)?；木W(wǎng)絡(luò)管理模式。再進行大信息化的應(yīng)用建設(shè)時，一定需要做好相應(yīng)的管理工作，注重系統(tǒng)的整體實效性考慮系統(tǒng)在開展過程中是否能夠支持運輸部門的信息服務(wù)目標(biāo)，除此之外也需要盡可能重視系統(tǒng)的靈活性和可拓展性，拓展足夠的未來發(fā)展空間，這樣才能做好有效的信息化規(guī)劃。

2）做好檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。想要使檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量得到提升，首先就需要建立完善的檔案信息資源的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，這是開展信息數(shù)據(jù)的管理的前提，也是其基礎(chǔ)。檔案的數(shù)字化主要是指應(yīng)用先進的技術(shù)手段，將交通運輸檔案傳統(tǒng)的物質(zhì)載體形式，例如紙、音頻和檔案等資料加工為數(shù)字化的信息并建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，在進行管理時，將信息檔案直接發(fā)布于數(shù)據(jù)庫中，相關(guān)工作人員就能夠進行有效的查閱和使用。

3）強化檔案管理工作的教育以及認知。在進行管理時，相關(guān)工作人員的人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)由管理人員自身進行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關(guān)管理工作人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責(zé)任感，使其在工作時保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的人事檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責(zé)任，強化其工作意識。

4）建立完善的管理制度。在進行相關(guān)制度和條例的建設(shè)時，工作人員可以借鑒國內(nèi)外的先進管理經(jīng)驗，對已經(jīng)歸檔的工作人員進行電子文件的管理時，應(yīng)當(dāng)嚴格按照相關(guān)規(guī)章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。而如果某一類電子文件檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應(yīng)當(dāng)應(yīng)用安全的保密措施，并且對涉及隱秘的電子文件進行全面的密碼管理，嚴禁在外網(wǎng)上開放，并且定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和計算機系統(tǒng)進行檢測，避免出現(xiàn)黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進行體制建設(shè)時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進行流程完善，使各項管理工作都能夠參考對應(yīng)的管理制度進行，避免由于員工工作疏漏出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象。

5）注重交通運輸部門檔案的管理人才培養(yǎng)以及設(shè)備升級。大數(shù)據(jù)背景下管理人才的培養(yǎng)工作十分重要，交通運輸部門內(nèi)部的人事檔案管理人員需要不斷更新自身的認知體系和管理理念，接受現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息培訓(xùn)活動。交通運輸部門內(nèi)部需要注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的專業(yè)化培養(yǎng)，在檔案管理模式傳統(tǒng)與現(xiàn)代轉(zhuǎn)變過程中，我國的交通運輸部門的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)型人才還較為缺乏，所以需要積極引進網(wǎng)絡(luò)專業(yè)和計算機專業(yè)的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作要求管理人員需要具備專業(yè)的人事檔案管理知識，還需要具備二次處理技術(shù)、信息挖掘技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識。

3 總結(jié)

強化信息化的檔案建設(shè)，能夠有助于提高我國的交通運輸管理水平，對于我國的交通運輸狀況和促進我國交通經(jīng)濟發(fā)展來說極為重要應(yīng)用計算機和互聯(lián)網(wǎng)的先進技術(shù)，對檔案信息進行有效的管理，能夠使相關(guān)部門對信息資源的獲取、利用和加工得到提升，有助于降低部門的管理成本使我國的交通運輸業(yè)呈現(xiàn)快速發(fā)展的趨勢。