探析檔案信息化建設(shè)有效措施

張 晶

（吉林省梨樹縣經(jīng)濟(jì)信息中心，吉林 四平 136500）

在信息化時(shí)代，盡管擁有越來越現(xiàn)代化的手段，但信息化建設(shè)面臨的仍將是艱苦的工作，如組織、建庫、保密、標(biāo)準(zhǔn)化等問題。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息化需要強(qiáng)有力的保障措施。檔案信息是社會信息的原生信息源。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人類社會進(jìn)入了信息化時(shí)代，人們對信息的獲取和傳遞方式發(fā)生了革命性變革，它改變著社會生產(chǎn)，生活的方方面面，也成為實(shí)現(xiàn)國家現(xiàn)代化的通途.信息化時(shí)代的到來，對檔案信息的收 集，管理和開發(fā)，利用提出了劃時(shí)代的要求。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和意義

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、多媒體技術(shù)等眾多高新科技成果通過網(wǎng)絡(luò)將計(jì)算機(jī)、存儲設(shè)備、圖形顯示器組合成為現(xiàn)代檔案管理中心，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化。

作為人類從事社會、生產(chǎn)、科研等活動形成的有價(jià)值信息載體，檔案是人類最為寶貴的精神財(cái)富之一。而隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作面臨著全新的局面，傳統(tǒng)的管理技術(shù)和方法無法滿足當(dāng)前需要，必須利用最新的技術(shù)和方法進(jìn)行檔案管理，通過檔案信息化建設(shè)提高檔案管理水平。

檔案信息化建設(shè)不僅能夠提高檔案工作者進(jìn)一步開發(fā)檔案資源的意識，還能夠增強(qiáng)社會檔案意識，更能夠有效提高檔案人才隊(duì)伍建設(shè)水平，從而大力推動我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)的要求

第一，協(xié)調(diào)于信息需求，即檔案信息化建設(shè)應(yīng)針對社會對信息的實(shí)際需求來進(jìn)行信息化建設(shè)，關(guān)注社會需求的變化，考慮信息技術(shù)發(fā)展的水平，使檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)于社會需求并協(xié)調(diào)于技術(shù)發(fā)展，選擇成熟的技術(shù)和可發(fā)展的技術(shù)，以確保信息化建設(shè)的可行性、穩(wěn)定性和先進(jìn)性、可拓展性，第二，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化是信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)需要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化，強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)制定和有效實(shí)行，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需要具備兼容性和可拓展性，提供標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的平臺實(shí)現(xiàn)寬泛的接合，通過制定并推行網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、信息管理規(guī)范等保障信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，第三，安全性，由于信息技術(shù)的發(fā)展十分快，需要注意檔案信息的安全性，避免因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全等方面存在的問題而導(dǎo)致檔案信息得不到應(yīng)有的保障，甚至造成巨大的損失，另外還要在保障基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境維護(hù)、檔案信息管理等環(huán)節(jié)的安全性基礎(chǔ)上，力求信息化建設(shè)能夠具備前瞻性。

3 檔案信息化建設(shè)需具備的保障措施

結(jié)合檔案信息化建設(shè)的要求，可知其需要宣傳、資金、政策、法規(guī)等一系列保障措施的支持，具體的內(nèi)容有以下方面。

第一，加大宣傳力度，檔案信息化建設(shè)需要通過多種渠道來進(jìn)行宣傳，以提高檔案工作者與社會的檔案信息化意識，使其能夠正視工作面臨的挑戰(zhàn)和壓力，深刻理解信息化建設(shè)的意義和作用，檔案部門需要將檔案信息化建設(shè)當(dāng)作檔案工作的重要內(nèi)容來管理，將信息化建設(shè)融于執(zhí)法檢查、業(yè)務(wù)監(jiān)督、目標(biāo)管理等活動中。

第二，檔案部門必須將檔案信息化建設(shè)積極納入總體的信息化建設(shè)之中，納入檔案事業(yè)總體規(guī)劃之中，為檔案信息化建設(shè)提供足夠的財(cái)政資金支持，根據(jù)建設(shè)需要和國民經(jīng)濟(jì)增長情況保持一定的資金增長比例，緩解信息化建設(shè)供需矛盾等方面的問題。另外，檔案部門應(yīng)認(rèn)真做好立項(xiàng)工作，將信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算之中，并加強(qiáng)對資金的合理使用，做好前期研究工作和可行性論證，發(fā)揮信息化工程監(jiān)理的作用，提高資金的使用效益。

第三，加強(qiáng)政策法規(guī)建設(shè)，檔案信息化建設(shè)離不開相關(guān)政策法規(guī)的支持，必須加快政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的研究和完善，以健全的信息技術(shù)人才、應(yīng)用軟件開發(fā)等方面的政策保障信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。一方面，需要深入學(xué)習(xí)電子商務(wù)、政務(wù)公開、電子政務(wù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息產(chǎn)權(quán)、信息產(chǎn)品論文范文、信息交換、信息安全等政策和法律，并在此基礎(chǔ)上建立能夠有效保障信息化建設(shè)的政策法規(guī)體系，營造良好的法制環(huán)境，以完善的保障體系推動信息化建設(shè)工作，另一方面，需要加強(qiáng)軟科學(xué)課題研究，發(fā)揮相關(guān)團(tuán)體、學(xué)會、機(jī)關(guān)的作用，邀請專家、顧問等科技人員研究信息化發(fā)展所需的思路、體制、法制、系統(tǒng)安全等內(nèi)容。

第四，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、檢查與督導(dǎo)，檔案部門需要切實(shí)認(rèn)識到信息化建設(shè)的地位和作用，將信息化工作與辦公自動化有效結(jié)合，爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，并發(fā)揮信息部門的作用，以專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)落實(shí)信息化建設(shè)工作。另外，還需加強(qiáng)信息溝通，以準(zhǔn)確、及時(shí)掌握信息化建設(shè)情況，并將其納入檔案年檢、工作評估等考核內(nèi)容中，做好定期或不定期的評估與檢查。

第五，做好隊(duì)伍建設(shè)，檔案信息化建設(shè)對檔案工作者提出了更高的要求，檔案人員隊(duì)伍不僅要有大量專業(yè)的信息處理、分析、研究和數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)、計(jì)算機(jī)軟件、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、信息服務(wù)等人員，還要求這些人員的專業(yè)水平隨著信息技術(shù)的發(fā)展而及時(shí)得到提高，以滿足信息化建設(shè)的實(shí)際需要。因此，檔案人員隊(duì)伍建設(shè)不僅要優(yōu)化結(jié)構(gòu)，合理配置人員比例，更要重視人員的專業(yè)水平，確保檔案人員及時(shí)接受深造或培訓(xùn)等形式的教育，使檔案人員隊(duì)伍有信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等各個(gè)相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)人才，檔案人員由其是骨干人員具備計(jì)算機(jī)、信息管理等相關(guān)知識和技術(shù)。

第六，做好安全保障工作，檔案部門必須重視檔案信息的安全，將安全放在信息化建設(shè)的突出位置，保證系統(tǒng)安全、可靠，避免信息丟失、失密。首先，檔案部門必須嚴(yán)格遵守國家制定的相關(guān)法規(guī)，完善安全管理體制，制定安全應(yīng)急預(yù)案，落實(shí)安全責(zé)任制度，加強(qiáng)對管理、安全人員的考核、培養(yǎng)，以保證系統(tǒng)安全，其次，針對計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行分類的安全管理，建立安全保障系統(tǒng)，采取脫機(jī)備份、身份認(rèn)證等措施加強(qiáng)軟硬件的安全管理，保證信息傳輸、存儲、使用安全，最后，加強(qiáng)信息安全教育和法制教育，樹立信息安全意識，打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪等違法行為。

隨著我國科學(xué)技術(shù)的繁榮發(fā)展，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。當(dāng)今時(shí)代，各行各業(yè)為了提高辦事效率，采用計(jì)算機(jī)和自動化辦公模式已經(jīng)形成大趨勢，檔案信息管理者也逐漸認(rèn)識到數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性，為了推動數(shù)字檔案的高速發(fā)展，我們就要認(rèn)識到數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的問題，只有積極解決這些問題，我們才能正確的將現(xiàn)代高科技運(yùn)用到數(shù)字檔案建設(shè)中，才能充分、有效地發(fā)揮數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要作用。綜上所述，檔案信息化建設(shè)必須在充分認(rèn)識其內(nèi)容和意義的同時(shí)，了解信息化建設(shè)的要求，才能采取各種有效的措施保障信息化建設(shè)的順利開展。在信息化建設(shè)中，需要避免步入重建設(shè)、重進(jìn)度、重獨(dú)立創(chuàng)新的誤區(qū)，應(yīng)考慮實(shí)際應(yīng)用，重視質(zhì)量，加強(qiáng)合作推廣，才能真正提高信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。