信息時(shí)代檔案職業(yè)發(fā)展面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

劉 瀟

（對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)，北京 100029）

1 概論

高校檔案工作綜合性、系統(tǒng)性強(qiáng)，在不同時(shí)期對(duì)于高校檔案工作者的工作能力有不同要求。在信息時(shí)代，“檔案+信息化”是檔案職業(yè)發(fā)展的新特點(diǎn)。

1.1 “檔案+信息化”職業(yè)發(fā)展要求的充分性——國(guó)家政策的支持

黨的十八大以來(lái)，以習(xí)近平總書記為核心的黨中央加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化各方面工作，實(shí)踐證明，五年來(lái)數(shù)字中國(guó)建設(shè)發(fā)展取得了歷史性成就，發(fā)生了歷史性變革。黨的十九大指出，將繼續(xù)加快數(shù)字中國(guó)建設(shè)，以信息化培育新動(dòng)能，用新動(dòng)能推動(dòng)新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌。檔案數(shù)字化作為國(guó)家數(shù)字化建設(shè)的一部分，將乘著數(shù)字中國(guó)這一列車快速發(fā)展。高校檔案工作者也應(yīng)抓住該機(jī)遇，在政策、資金、環(huán)境友好的條件下，努力提高自身信息化能力，為推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份 力量。

1.2 “檔案+信息化”職業(yè)發(fā)展要求的必要性——信息化時(shí)代的需要

高校檔案是高等學(xué)校歷史發(fā)展的產(chǎn)物，是學(xué)校各方面工作的長(zhǎng)期積累，記錄著學(xué)校在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的重要文件，對(duì)學(xué)校的發(fā)展而言具有重要意義。傳統(tǒng)的高校檔案以紙質(zhì)形式存在與保存，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校管理引入了現(xiàn)代化信息技術(shù)用于日常運(yùn)營(yíng)。高校在行政管理、教學(xué)科研等一系列活動(dòng)中均會(huì)產(chǎn)生電子文件與數(shù)據(jù)資源，高校檔案已不再僅僅指?jìng)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是包括了紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種類型。高校檔案管理形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的雙套制歸檔和雙軌制運(yùn)行管理狀態(tài)[1]，目前這種雙套雙軌制模式仍是絕大部分檔案機(jī)構(gòu)所采取的模式。在該模式下，各高校加大力度進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)是以資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)的一項(xiàng)重要工作[2]，利用信息化技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行有序化儲(chǔ)存、整合，從而大幅提高高校檔案管理的效率并使之成為一種信息資源來(lái)更好地服務(wù)社會(huì)[3]。隨著高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與不斷深入，工作中出現(xiàn)的問(wèn)題也日益突出，傳統(tǒng)檔案職業(yè)所掌握的知識(shí)、技能、管理方法已無(wú)法應(yīng)對(duì)，檔案信息化對(duì)檔案從業(yè)者的能力不斷提出新的要求，檔案工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

2 信息時(shí)代檔案工作難點(diǎn)

2.1 電子檔案收集任重而道遠(yuǎn)

目前，高校各歸檔部門電子文件歸檔意識(shí)薄弱。高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)歸檔過(guò)程是直接由歸檔單位將上一年度本單位產(chǎn)生的紙質(zhì)文件進(jìn)行排序編碼等整理工作后交到檔案管理部門，能夠較好的做到應(yīng)歸盡歸。但囿于傳統(tǒng)觀念，在電子文件產(chǎn)生的越來(lái)越多的今天，大部分歸檔單位并形成沒(méi)有電子文件的歸檔意識(shí)及習(xí)慣，誤認(rèn)為電子文件無(wú)法成為檔案而忽視其歸檔，從而造成電子文件的流失?；蛴捎陔娮游募w檔依賴于計(jì)算機(jī)等輔助設(shè)備的使用，對(duì)于不熟悉電子文件歸檔規(guī)范和流程的傳統(tǒng)檔案工作者而言，與紙質(zhì)文件歸檔相比，電子文件歸檔需要耗費(fèi)更多的時(shí)間精力，因怕增加工作量往往容易產(chǎn)生畏難情緒，不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作。

另一方面，電子數(shù)據(jù)獲取困難因?yàn)槟壳拔覈?guó)大部分高校數(shù)字化校園建設(shè)還處于起步階段，沒(méi)有建立一個(gè)統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)校各部門擁有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)及各自的數(shù)據(jù)庫(kù)，在進(jìn)行電子數(shù)據(jù)歸檔時(shí)困難重重。首先，檔案信息系統(tǒng)與其他部門信息系統(tǒng)若配置數(shù)據(jù)庫(kù)不同，在接口調(diào)用、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、編碼規(guī)則上均會(huì)有所差異，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)同步性差、進(jìn)行增刪改等操作后留下“死數(shù)據(jù)”等后果。其次，業(yè)務(wù)部門在系統(tǒng)進(jìn)行更新迭代后，并沒(méi)有較為完整的保留下舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，如學(xué)生處重點(diǎn)關(guān)注的是在校生的相關(guān)信息，對(duì)于已畢業(yè)學(xué)生的信息不做過(guò)多關(guān)注，那么在學(xué)生管理系統(tǒng)進(jìn)行更新迭代時(shí)，原數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的畢業(yè)生信息因不那么重要在處理時(shí)可能存在遺失的風(fēng)險(xiǎn)，這對(duì)于電子檔案而言是一大損失。最后，由于整體電子文件歸檔意識(shí)薄弱，在各部門業(yè)務(wù)獨(dú)立，系統(tǒng)分散的情況下，出于部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保密或進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接需耗費(fèi)一定人力物力等各種原因，對(duì)接部門往往產(chǎn)生畏難情緒，不愿開放本部門數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，從而信息資源不能充分利用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的最終目的——數(shù)據(jù)共享。因此，高校檔案館工作者首先需幫助各單位檔案員樹立電子文件歸檔意識(shí)，掌握電子文件歸檔方法，才能有效開展電子文件歸檔工作。

2.2 電子檔案保護(hù)技術(shù)要求高

相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案的保護(hù)在觀念、方法、技術(shù)等方面均存在著不同。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，檔案管理者需要做的是對(duì)檔案載體——紙張進(jìn)行在防霉防蛀、修裱加固等保護(hù)。而電子檔案由于其結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性及其物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離性, 要保護(hù)電子檔案的內(nèi)容, 主要是保護(hù)其邏輯結(jié)構(gòu)不要受其物理結(jié)構(gòu)變化的影響[4]，即檔案管理者在保護(hù)電子檔案時(shí)，既需要對(duì)其載體進(jìn)行保護(hù)，又需要對(duì)其內(nèi)容本身進(jìn)行保護(hù)。對(duì)于電子文件載體而言，多為磁盤、磁帶、光盤等化學(xué)磁性材料，除了與紙質(zhì)檔案保護(hù)需要同樣的防霉、防潮、防強(qiáng)光等等，還特別需要防磁性，且溫濕度要求較高，一旦電子文件載體受到物理?yè)p壞，里面的內(nèi)容也不復(fù)存在，因此，定期進(jìn)行磁盤備份，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的轉(zhuǎn)化及進(jìn)行系統(tǒng)軟件升級(jí)對(duì)于電子檔案保護(hù)十分重要。同時(shí)，信息時(shí)代電子檔案的存儲(chǔ)、利用均需要計(jì)算機(jī)軟、硬件的支持，電子檔案保護(hù)工作涉及技術(shù)防范、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、平臺(tái)安全隱患排查以及漏洞彌補(bǔ)等各方面。在日常工作中，檔案工作者需定期進(jìn)行服務(wù)器殺毒，檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)備份，構(gòu)建數(shù)字化防火墻做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)來(lái)應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒、硬盤受損、黑客入侵等各種情況。同時(shí)建立應(yīng)急響應(yīng)制度，在發(fā)生信息安全事件時(shí)，迅速對(duì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行完全備份，然后速度通知相關(guān)的機(jī)構(gòu)或人員請(qǐng)求協(xié)助。以上措施均要求檔案工作者具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)威脅采取措施從而有效止損。

2.3 電子檔案資源利用不充分

電子檔案資源服務(wù)離不開信息技術(shù)。區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的借閱、復(fù)印，電子檔案資源利用方式更加多樣化，包括檔案目錄檢索、檔案全文檢索、電子原文瀏覽、網(wǎng)上預(yù)約查檔等。但在實(shí)際工作中，電子檔案資源并沒(méi)有得到充分利用。首先，目前國(guó)家并沒(méi)有一套標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)供各檔案管理單位使用，市場(chǎng)中檔案管理系統(tǒng)開發(fā)公司參差不齊。大部分高校檔案館從市場(chǎng)中采購(gòu)大眾版的檔案管理系統(tǒng)，可能存在的問(wèn)題是該檔案系統(tǒng)無(wú)法完美契合學(xué)校檔案業(yè)務(wù)需求，僅能完成普通的如檔案錄入，卷內(nèi)目錄打印，檔案條目檢索等簡(jiǎn)單功能，對(duì)于進(jìn)一步的業(yè)務(wù)需求需要再次進(jìn)行開發(fā)，然而系統(tǒng)開發(fā)人員對(duì)于檔案業(yè)務(wù)不熟悉，檔案工作人員對(duì)于技術(shù)水平不了解，二次開發(fā)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。其次，部分高校的檔案管理系統(tǒng)與檔案利用平臺(tái)僅可通過(guò)學(xué)校局域網(wǎng)進(jìn)行訪問(wèn)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中信息使用權(quán)限具有一定的限制性。如此一來(lái)，畢業(yè)生、社會(huì)人事及離開局域網(wǎng)范圍的師生均無(wú)法進(jìn)行檔案查詢，今時(shí)今日，數(shù)據(jù)獲取無(wú)法做到隨時(shí)隨地，便已是落后于時(shí)代。為了使高校師生及其他檔案利用者在享受到信息時(shí)代檔案資源利用的便捷性的同時(shí)，又保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，是高校檔案工作者需要解決的一個(gè)難題。

3 信息時(shí)代檔案工作對(duì)策

信息時(shí)代，檔案職業(yè)客體發(fā)生變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)展為紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。檔案工作者需要正視該客觀情況的變化，樹立新意識(shí)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，利用新的技術(shù)手段保護(hù)檔案資源，并加以利用，促進(jìn)檔案職業(yè)更好的發(fā)展。

3.1 高校檔案工作者應(yīng)成為檔案的宣傳者

在信息時(shí)代，檔案工作者要樹立“數(shù)據(jù)既檔案”的意識(shí)，收集一切檔案數(shù)據(jù)，意識(shí)到遍布于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)和神經(jīng)末梢的信息數(shù)據(jù)也是高校檔案的一部分，需要及時(shí)抓取歸檔。這就要求檔案工作者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的歸檔意識(shí)，從被動(dòng)等待歸檔單位歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極與之溝通，主動(dòng)服務(wù)，并加大電子文件歸檔宣傳力度，提升高校檔案信息化管理的全民意識(shí)，這樣才能提升我國(guó)高校檔案信息化管理的軟實(shí)力。一方面，高校檔案館可以利用檔案網(wǎng)站這一平臺(tái)，搭建檔案工作宣傳窗口，如將部分已歸檔的電子文件、電子照片、錄音檔案等組合加工，在檔案館網(wǎng)站進(jìn)行特色電子檔案展覽；又因高校各部門的兼職檔案員接受過(guò)檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)較少, 缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能，檔案館可依照國(guó)家電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，分解細(xì)化規(guī)則，制定適合高校自身情況的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)與電子文件歸檔方法，印制學(xué)習(xí)手冊(cè)發(fā)放至各歸檔單位學(xué)習(xí)并定期進(jìn)行培訓(xùn)，或者利用微信公眾號(hào)、微博等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，日常推送檔案歸檔相關(guān)知識(shí)，樹立學(xué)校各部門電子文件歸檔意識(shí)，更好的指導(dǎo)其進(jìn)行電子文件歸檔。另一方面，搭建電子文件開放利用窗口，提供網(wǎng)上檔案查詢利用服務(wù)。為每個(gè)師生建立一個(gè)賬號(hào)，院校、教師、學(xué)生皆可運(yùn)用智能終端進(jìn)行便操作，通過(guò)該系統(tǒng)查詢、參加各種活動(dòng), 查詢個(gè)人檔案信息。讓大家在利用過(guò)程中感受到電子檔案的重要性，從而重視電子文件歸檔。

3.2 高校檔案工作者應(yīng)成為信息技術(shù)的利用者

高校檔案工作者面對(duì)龐雜的電子檔案，需要更加專業(yè)化地管理檔案信息資源。首先為管好檔案信息資源，檔案工作者除了收集整理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，接收檔案信息資源并提供利用外，還應(yīng)該積極建立本校檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，網(wǎng)上運(yùn)作行為法律準(zhǔn)則等，來(lái)規(guī)范指導(dǎo)本校各歸檔部門的電子文件歸檔行為。其次高校檔案工作者應(yīng)主動(dòng)參與檔案管理軟件的設(shè)計(jì)開發(fā)，設(shè)計(jì)符合本館業(yè)務(wù)需要的檔案管理系統(tǒng)，要有較強(qiáng)的安全控制能力，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)，具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力；了解系統(tǒng)運(yùn)作規(guī)則，學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)操作語(yǔ)言，在檔案系統(tǒng)使用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，若系統(tǒng)銷售公司無(wú)法對(duì)問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)反饋，檔案工作者可自行通過(guò)進(jìn)入后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)與問(wèn)題處理。另外，檔案工作者還應(yīng)密切關(guān)注信息發(fā)展技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展情況，如利用區(qū)塊鏈技術(shù)的時(shí)間戳特性，能夠有效地解決檔案信息防偽與數(shù)據(jù)追蹤難題[5]；利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)與云存儲(chǔ)技術(shù)，在全校范圍內(nèi)部署云存儲(chǔ)空間，從而完成檔案信息的歸檔建檔工作[6]。高校檔案工作者及時(shí)了解信息前沿技術(shù)，可以結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案信息化方案進(jìn)行切實(shí)可行的調(diào)整以及對(duì)未來(lái)信息化建設(shè)方向有更加明確的把握。

3.3 高校檔案工作者應(yīng)成為檔案資源的挖掘者

傳統(tǒng)的檔案工作者主要是收集、整理、保護(hù)檔案及為利用者提供檔案查詢借閱服務(wù)，而如今，面對(duì)龐大的電子數(shù)據(jù)檔案，簡(jiǎn)單的提供利用已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，高校檔案工作者在通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)手段為利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)時(shí)，也應(yīng)積極參與開發(fā)挖掘信息，使自己真正成為信息的提供者、決策的參與者。一方面，為了更好的向利用者提供服務(wù)，高校檔案工作者要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檢索工具有清晰的了解及熟練的使用，及時(shí)更新迭代檢索篩選方式，更好的引導(dǎo)利用者快捷檢索、精準(zhǔn)檢索。同時(shí)，檔案工作者可根據(jù)日常檔案利用情況，調(diào)查現(xiàn)有檔案資源情況，了解學(xué)校各部門的實(shí)際需求，有目的有針對(duì)性的制訂檔案利用計(jì)劃，提高檔案利用效率。另一方面，高校檔案工作者需充分、全面的了解檔案信息資源，提高自身檔案編研能力。編研工作的基本任務(wù)就是對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、檢索并提供相應(yīng)的信息產(chǎn)品服務(wù)[7]。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的編研工作，可以充分利用信息技術(shù)，深層次的挖掘檔案所蘊(yùn)藏的信息潛能，如利用數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)對(duì)大量學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、在線分析處理，找到其中規(guī)律，更好的指導(dǎo)今后的學(xué)生工作。

4 結(jié)論

隨著信息技術(shù)地不斷發(fā)展和高校數(shù)字校園建設(shè)的日趨成熟，將會(huì)有越來(lái)越多的信息技術(shù)運(yùn)用到高校的檔案管理工作之中，信息化背景下檔案職業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作者的從業(yè)能力要求越來(lái)越高。高校檔案中大量檔案數(shù)據(jù)的處理和利用依靠硬件設(shè)備如計(jì)算機(jī)、綜合檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，但更重要的是依靠檔案管理員。因此高校檔案管理者需要同時(shí)具備專業(yè)的檔案知識(shí)及相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，對(duì)知識(shí)管理、數(shù)據(jù)挖掘、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等具體技能在檔案工作中的應(yīng)用較為熱衷和重視, 才能較好的完成從電子數(shù)據(jù)的收集、數(shù)據(jù)對(duì)接，檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)搭建、運(yùn)行、維護(hù)到實(shí)體檔案數(shù)字化加工、數(shù)字圖像掛接、數(shù)字資源備份及檔案系統(tǒng)安全運(yùn)行等工作，從而保障傳統(tǒng)檔案與電子檔案同步管理規(guī)范化與秩序化?？傃灾?，檔案工作者應(yīng)結(jié)合傳統(tǒng)檔案工作經(jīng)驗(yàn)，在檔案信息化建設(shè)的浪潮中，積極提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理能力和新技術(shù)新媒體運(yùn)用能力，學(xué)習(xí)檔案信息化知識(shí)，成為“檔案+信息化”復(fù)合型人才，才能使高校檔案工作獲得長(zhǎng)足發(fā)展。