醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及建議

戎 煜

（首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京婦產(chǎn)醫(yī)院，北京 100026）

2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過(guò)了新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，這是檔案法自1988年1月1日施行以來(lái)的首次修訂。新法強(qiáng)調(diào)推動(dòng)檔案開(kāi)放與利用，并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。新增設(shè)的“檔案信息化建設(shè)”這一專章，標(biāo)志著檔案工作又有了新的變革與轉(zhuǎn)型，同時(shí)對(duì)檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展也有了更高的要求。檔案對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)是關(guān)鍵資源，是各項(xiàng)管理工作運(yùn)行的基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案室作為存儲(chǔ)醫(yī)院進(jìn)行各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)的真實(shí)的原始記錄的重地，檔案信息化建設(shè)工作勢(shì)在必行。

1 醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)的重要性

隨著時(shí)代的進(jìn)步，醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，新醫(yī)改工作的有效推進(jìn)，近年來(lái)醫(yī)院日常處理的文件量與日俱增，這給檔案室檔案管理工作帶來(lái)了前所未有的壓力。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案室檔案的存儲(chǔ)量加大也使檔案在提供利用方面增加了不少阻礙。文件資料種類繁多，檔案又多是紙質(zhì)載體，在檢索查閱過(guò)程中就會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這樣的提供利用服務(wù)往往都是事倍功半的。因此將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子文件存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)中或上傳至云端，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料能夠快捷便利的傳遞與共享，這樣不僅能為檔案工作者和查閱者節(jié)約了成本，也對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展給予了強(qiáng)有力的支持和保障。

2 醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）醫(yī)院管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)意識(shí)薄弱。近些年來(lái)，“檔案”一詞逐漸進(jìn)入大眾的視野，各行各業(yè)開(kāi)始加強(qiáng)開(kāi)展檔案管理工作，招納引進(jìn)檔案管理專業(yè)人士，人們對(duì)檔案的管理慢慢重視起來(lái)。但是“檔案信息化建設(shè)”一詞對(duì)于大部分人來(lái)說(shuō)還是個(gè)新概念，畢竟是今年新加入到檔案法中的一部分內(nèi)容，甚至很多人對(duì)于檔案怎樣信息化、怎樣建設(shè)、如何去實(shí)現(xiàn)都一籌莫展，非專業(yè)人士必然會(huì)輕視檔案信息化建設(shè)工作。在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，一些領(lǐng)導(dǎo)只注重紙質(zhì)檔案的保護(hù)和保管，常常忽視了電子檔案的重要性。紙質(zhì)檔案沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)化存儲(chǔ)，電子計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境是否適宜、設(shè)備是否符合現(xiàn)代化要求、信息化系統(tǒng)是否匹配本院的工作模式等問(wèn)題都沒(méi)有考量，檔案信息化建設(shè)并沒(méi)有實(shí)際運(yùn)行起來(lái)，種種問(wèn)題的擱置嚴(yán)重影響著醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度。

2）檔案信息化建設(shè)人員配備不足，缺乏專業(yè)素質(zhì)能力。盡管很多管理者對(duì)于檔案專業(yè)開(kāi)始招賢納士，重視檔案的專業(yè)、有序、規(guī)范保管，但仍有不少醫(yī)院檔案室（館）的專職人員并非科班出身，很多醫(yī)院檔案管理人員都是從別的崗位調(diào)崗或是借調(diào)到醫(yī)院檔案室工作的，他們對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不夠、專業(yè)素質(zhì)水平不高、知識(shí)儲(chǔ)備不足，并不具備開(kāi)展檔案信息化管理的要求。檔案管理者對(duì)于醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，在主觀因素上，最需要的就是檔案管理人員的整體素質(zhì)的專業(yè)化[1]。沒(méi)有專業(yè)化的知識(shí)儲(chǔ)備和思維能力，很難發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，更難解決問(wèn)題，只是一味的在做最基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案歸檔整理工作，早已無(wú)法滿足當(dāng)今社會(huì)的檔案工作需求。另一方面，經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)與經(jīng)營(yíng)，很多醫(yī)院的規(guī)模已經(jīng)不容小覷，相對(duì)應(yīng)的其檔案室室存檔案量也已逐漸趨于飽和，但是檔案室配備人員數(shù)量卻嚴(yán)重不足。這種情況下，沒(méi)有足夠的人力和物力，更沒(méi)有專業(yè)的技術(shù)和硬件支持，檔案信息化建設(shè)寸步難行。

3）醫(yī)院檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，制度不健全。醫(yī)院屬于醫(yī)療機(jī)構(gòu)，它不同于傳統(tǒng)的事業(yè)單位，但在檔案管理工作中的各項(xiàng)制度方針政策都是參照機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案準(zhǔn)則進(jìn)行的。而對(duì)于醫(yī)院這一龐大的機(jī)構(gòu)體系，沒(méi)有明確的制度規(guī)定，沒(méi)有屬于醫(yī)院行業(yè)的檔案歸檔范圍和保管期限表，更沒(méi)有檔案信息化準(zhǔn)則和信息安全保障，各家醫(yī)院只能按照本院的工作習(xí)慣和性質(zhì)特色自行制定，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作水平參差不齊、管理混亂。

3 醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)建議

1）加強(qiáng)醫(yī)院檔案室軟硬件設(shè)施建設(shè)。為做好檔案信息化建設(shè)工作，醫(yī)院管理者應(yīng)加大醫(yī)院檔案室硬件設(shè)施資金投入。在電子設(shè)備方面，應(yīng)購(gòu)置配置高、處理速度快、安全性強(qiáng)的專用電腦，并配備清晰度高、快速便捷的彩色掃描打印一體機(jī)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在最短時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子檔案，在確保信息安全、數(shù)字化檔案完整性的前提下，盡快落實(shí)檔案信息化工作。其次，可外聘或?qū)で髮I(yè)的軟件制作公司根據(jù)醫(yī)院自身特性和需求訂制檔案信息化管理系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)的內(nèi)容院內(nèi)互通有無(wú)、交流共享，不斷挖掘和利用電子檔案其中的價(jià)值。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，查檔檢索也變得更加簡(jiǎn)單容易，節(jié)省了時(shí)間，也減少了大量的翻找查閱工作，既能提高效率，又能保證質(zhì)量，還能節(jié)省成本，降低人員的工作強(qiáng)度。

2）引進(jìn)檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才，加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)力度。醫(yī)院可以通過(guò)多種專業(yè)渠道獲取檔案信息化管理人才資源，經(jīng)過(guò)層層選拔擇優(yōu)吸納最符合醫(yī)院檔案信息化建設(shè)方向的高端人才進(jìn)入本院檔案管理團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍的過(guò)程中可以重點(diǎn)選拔那些具備檔案管理知識(shí)和信息化操作技能的復(fù)合型人才，也可以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)來(lái)提高他們的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)更多優(yōu)秀的檔案管理人才[2]。定期組織安排各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涉及檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，最前沿的檔案訊息、管理模式和信息化管理技術(shù)等，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)各項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)人員的專業(yè)素養(yǎng)及保密意識(shí)，提高管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)技術(shù)水平，鍛煉檔案管理人員對(duì)于檔案信息化工作的創(chuàng)新思維和處事能力，從多方面多角度不斷提升醫(yī)院檔案室檔案管理人員的職業(yè)水平。

3）完善檔案管理制度，制定并落實(shí)檔案信息化工作流程。醫(yī)院為達(dá)到檔案數(shù)字化資源信息共享利用的目標(biāo)，應(yīng)開(kāi)展相應(yīng)的研究討論，結(jié)合醫(yī)院自身特性和工作模式統(tǒng)籌考慮，要明確醫(yī)院檔案管理流程，制定檔案信息化管理步驟和方法，并依照相應(yīng)的規(guī)則貫徹落實(shí)，保證醫(yī)院管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行，確保管理制度及方法長(zhǎng)期有效。在檔案文件管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要以《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，并將其貫穿到醫(yī)院的檔案管理制度建設(shè)與工作流程中，使醫(yī)院檔案管理人員在工作中做到有據(jù)可依[3]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)對(duì)于醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著不可忽視的重要意義，因此，醫(yī)院需要切實(shí)做好各項(xiàng)內(nèi)容確保信息化工作的順利進(jìn)行。在今后的檔案管理工作中，醫(yī)院管理者要重視檔案信息化工作，加大檔案建設(shè)資金投入，引進(jìn)專業(yè)人才，注重培訓(xùn)培養(yǎng)，建立健全制度規(guī)則，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，從而最終提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展貢獻(xiàn)力量?？偠灾?，信息化建設(shè)在當(dāng)下已經(jīng)成為一種必需的工作，醫(yī)院檔案室管理人員勢(shì)必要挑起這份責(zé)任負(fù)重前行。