信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用探討

張慶英

（新疆第十師北屯高級(jí)中學(xué)，新疆 北屯 836000）

學(xué)校檔案記載了一個(gè)學(xué)校的歷史及其進(jìn)步的所有過(guò)程，不單單囊括了學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案、教學(xué)治理檔案，同時(shí)也囊括了所有教職工進(jìn)行教育行動(dòng)的記錄，是權(quán)衡辦學(xué)質(zhì)量的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，是學(xué)校歷史進(jìn)步的實(shí)際記錄。由于信息技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)的使用越來(lái)越多，在信息技術(shù)的幫助下，學(xué)校檔案管理就能夠完成信息化治理，提升檔案治理質(zhì)量，從而展現(xiàn)學(xué)校檔案的實(shí)際作用。

1 學(xué)校檔案管理作用

學(xué)校檔案對(duì)學(xué)校過(guò)往的起著見證作用，在學(xué)校進(jìn)步過(guò)程中展現(xiàn)著無(wú)比重要的作用。而學(xué)校檔案管理是保證學(xué)校檔案作用更好展現(xiàn)的方式方法。增大檔案管理力度有著無(wú)比顯著的功效。檔案作為學(xué)校教職工考核與審計(jì)的憑證，經(jīng)過(guò)檔案管理，能夠保證學(xué)校教職工考核與審計(jì)的合理性、公平性，進(jìn)而更完美地引發(fā)教職工的工作上進(jìn)心和自主性；檔案作為學(xué)?？偨Y(jié)工作的根本，經(jīng)過(guò)檔案管理，能夠?qū)﹃P(guān)于學(xué)校每項(xiàng)工作實(shí)施比較解析，發(fā)現(xiàn)學(xué)校工作進(jìn)行中發(fā)生的不好之處，進(jìn)而制定改正工作的方案，提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。此外，學(xué)校檔案記載了學(xué)生在校期間的所有表現(xiàn)，經(jīng)過(guò)檔案管理，能夠更完善地管理學(xué)生，讓學(xué)生知道它在學(xué)校期間的所有表現(xiàn)全部有記錄在檔案之中，進(jìn)而更加完美管理學(xué)生的自身行為。

2 學(xué)校檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)的作用

學(xué)校檔案在學(xué)校進(jìn)步歷程中起著無(wú)比關(guān)鍵的作用，在學(xué)校成立的起點(diǎn)，學(xué)校檔案就應(yīng)運(yùn)而生了，它是學(xué)校發(fā)展史的完整寫照。學(xué)校作為教書育人的上層建筑，學(xué)校檔案既囊括了學(xué)生檔案，也囊括教育者檔案與學(xué)校各式教育教學(xué)、治理活動(dòng)的檔案。但是就如今學(xué)校檔案管理進(jìn)程來(lái)講，依舊在使用老舊的檔案管理方法，在老舊的檔案管理方法下，檔案安全系數(shù)極差，檔案素材丟失概率極大，檔案使用時(shí)，需要耗費(fèi)極長(zhǎng)的精力，影響到了學(xué)校的良性進(jìn)步。而信息技術(shù)的產(chǎn)生，完善了老舊檔案管理方式方法的不足，在學(xué)校檔案管理過(guò)程中，運(yùn)用信息技術(shù)有著重要意義。首先，能夠節(jié)約人力物力，老舊學(xué)校檔案管理過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量的人力去進(jìn)行，可在信息技術(shù)的幫助下，學(xué)校檔案管理全部的工一個(gè)人局能夠?qū)崿F(xiàn)，極大程度地減輕人力物力壓力，長(zhǎng)久以往，使學(xué)校檔案管理的成本降低了很多，其次，提升檔案管理工作質(zhì)量。在老舊檔案管理方式下，大部分是人工進(jìn)行，效率不高，而在信息技術(shù)的幫助下，學(xué)校檔案管理體系擁有儲(chǔ)存基數(shù)大、處理速度快、查閱方便等長(zhǎng)處。信息技術(shù)能夠運(yùn)用各種各樣的處理程序，運(yùn)用表格、圖形等方法把檔案進(jìn)行分類的治理。這樣做的就可以在查閱、加載、修正等方面十分快捷，不單單便捷了治理工作人員，更可以便捷學(xué)校及時(shí)使用檔案。此外，信息技術(shù)的運(yùn)用極大地提升了學(xué)校檔案的保密性。經(jīng)過(guò)信息技術(shù)，學(xué)校檔案治理人工作員能夠讓學(xué)校關(guān)鍵性的檔案信息更具嚴(yán)密性，使其擁有備份，極大程度地增加了檔案的保密性能。

3 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

3.1 檔案管理思想的革新

信息化技術(shù)的運(yùn)用讓學(xué)校檔案管理形式發(fā)生了革新，提升了學(xué)校檔案管理質(zhì)量。為了能夠更加完美地展現(xiàn)學(xué)校檔案的功能，在檔案管理工作過(guò)程里，檔案管理人員需要主動(dòng)的革新管理思想，要綜合時(shí)代潮流，在加強(qiáng)效率管理的同時(shí)，不能忽略安全系數(shù)管理，加大信息化管理思想和安全管理思想，要?jiǎng)?chuàng)立現(xiàn)代化管理思想，進(jìn)而促使檔案管理工作的嚴(yán)格正規(guī)化進(jìn)步。

3.2 設(shè)立信息化管理體系

學(xué)校檔案是學(xué)校進(jìn)步歷程的最佳記錄者，在提升教學(xué)水平、展開教學(xué)探索、教職工評(píng)估等方面展現(xiàn)著關(guān)鍵作用。而信息技術(shù)的運(yùn)用解決了老舊檔案管理的不足，有效地提升了檔案管理水平，確保了學(xué)校檔案的整體性。所以，在學(xué)校檔案管理過(guò)程中，學(xué)校需要著重進(jìn)行信息技術(shù)的運(yùn)用，要加強(qiáng)信息技術(shù)融入，建設(shè)出一致的信息化管理體系。在檔案信息記錄入庫(kù)時(shí)，要改變以前的手動(dòng)方式，要運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)施檔案信息的記入，對(duì)已然在錄的檔案材料，能夠使用信息化技術(shù)實(shí)施分類管理，按照年月日的區(qū)別等數(shù)據(jù)實(shí)施有效的入檔，繼而便于檔案信息的使用與查閱。

3.3 規(guī)范檔案信息的收錄與整理

在老舊檔案管理方式下，學(xué)校檔案的錄入和治理方法比較陳舊，沒有達(dá)到新標(biāo)準(zhǔn)，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠更加完善學(xué)校檔案材料的錄入和治理。在信息技術(shù)的幫助下，檔案管理工作人員能夠把現(xiàn)實(shí)檔案材料錄入計(jì)算機(jī)體系之中，遵從檔案治理的嚴(yán)格化目標(biāo)實(shí)施操作，讓計(jì)算機(jī)技術(shù)代替手動(dòng)方式。檔案管理工作人員也能夠經(jīng)過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案實(shí)施準(zhǔn)確治理，依據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的管理、入檔方式，保證檔案信息錄入的整體性，進(jìn)而提升檔案管理工作水平。

3.4 檔案管理工作人與自身素質(zhì)提升

在學(xué)校檔案管理運(yùn)用信息技術(shù)的實(shí)踐中，對(duì)檔案管理工作人員的自身素質(zhì)也提出了更有難度的需求，在以前，需要檔案管理工作人員可以寫，但在信息技術(shù)的幫助下，不單單需要檔案管理工作人員了解檔案管理相關(guān)知識(shí)，不錯(cuò)的書寫力量，同時(shí)還一定了解計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，擁有純熟的計(jì)算機(jī)使用技巧。進(jìn)而提升學(xué)校檔案管理質(zhì)量，在運(yùn)用信息技術(shù)的實(shí)踐中，學(xué)校要主動(dòng)地增強(qiáng)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)使用技巧的培訓(xùn)，加強(qiáng)專業(yè)水平養(yǎng)成，提升工作者專業(yè)能力，繼而更完美地幫助學(xué)校檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理進(jìn)程，提升檔案治理水平。

3.5 增大投入

在學(xué)校檔案管理運(yùn)用信息現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)踐中，資金是基本保證，為了讓信息技術(shù)更好地體現(xiàn)，學(xué)校需要適當(dāng)增加資金投入，為學(xué)校檔案管理及時(shí)更新新型設(shè)備，更新基礎(chǔ)設(shè)施。完善管理工作者的工作環(huán)境，繼而更加地容易展開檔案管理任務(wù)。

3.6 做好檔案安全管理工作

信息技術(shù)的運(yùn)用革新了學(xué)校檔案管理的陳舊方式，提升了學(xué)生檔案管理質(zhì)量，可是在現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助下，學(xué)校檔案的安全性管理也得到了注重，要想保障學(xué)校檔案的整體性，學(xué)校就一定要弄好檔案的安全性管理工作。首先，要安排專業(yè)的人員對(duì)學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行實(shí)時(shí)保護(hù)，無(wú)關(guān)人員不可以輕易打開學(xué)校檔案，其次，在運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)施學(xué)校檔案治理時(shí)，要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全科學(xué)技術(shù)的使用，提升學(xué)校檔案管理體系的保密性，保障學(xué)校檔案信息的完整性。此外，檔案管理的工作人員要有規(guī)律的對(duì)檔案管理體系實(shí)施垃圾清理，保證檔案管理體系的保全性，無(wú)多余垃圾滯留。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)的運(yùn)用改變了學(xué)校檔案管理的實(shí)際工作形式，在信息技術(shù)的幫助下。學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量得到顯著的提升，能夠更加完善學(xué)校檔案在學(xué)校進(jìn)步過(guò)程之中起到的效果。學(xué)校要正確意識(shí)到信息技術(shù)的運(yùn)用重要性，在使用信息技術(shù)的實(shí)踐中，要注重檔案信息的隱私管理，加強(qiáng)檔案管理工作人員的隱秘意識(shí)，以最新的技術(shù)為基礎(chǔ)，提升學(xué)校檔案信息的完整性，保障學(xué)校檔案的安全性，促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)的良性進(jìn)步。