淺談建立數(shù)字化檔案管理體系的方法策略

蔣瑩瑩

（臨清市婦幼保健計劃生育服務(wù)中心，山東 臨清 252600）

隨著科技不斷發(fā)展，信息技術(shù)普及范圍也越來越廣泛，將其應(yīng)用到檔案管理工作中，已經(jīng)成為企事業(yè)單位改革創(chuàng)新的必然趨勢。通過建立數(shù)字化檔案管理體系，不僅可以提高檔案管理效率和管理質(zhì)量，還能夠保證檔案資源的安全性和完整性[1]。然而，現(xiàn)階段雖然越來越多的企事業(yè)單位認(rèn)識到了建立數(shù)字化檔案管理體系的重要性，但是在實踐過程中仍然存在一些問題亟待解決，嚴(yán)重阻礙了企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新步伐。由此可見，本文結(jié)合建立數(shù)字化檔案管理體系的方法和策略進(jìn)行分析，對促進(jìn)企事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展而言具有重要意義。

1 建立數(shù)字化檔案管理體系中存在的問題

1.1 缺乏健全的檔案管理機(jī)制

新時期背景下，企事業(yè)單位面臨的市場競爭壓力與日俱增，為了提高自身核心競爭力，越來越多的企事業(yè)單位認(rèn)識到了信息化建設(shè)的重要性。而結(jié)合實際情況來看，大部分企事業(yè)單位在信息化建設(shè)過程中，普遍將重點(diǎn)放在提高生產(chǎn)效率和降低經(jīng)濟(jì)成本，沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。導(dǎo)致企事業(yè)單位檔案管理工作沒能充分做到與時俱進(jìn)，缺乏健全的管理機(jī)制和管理方案，最終造成檔案資源大量丟失，不利于為單位發(fā)展提供保障。

1.2 缺乏專業(yè)的管理隊伍

數(shù)字化檔案管理體系既需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的配合，也離不開人才隊伍的支撐。因此，企事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)過程中，不僅要配備完善的器材設(shè)備，還要建立專業(yè)的人才隊伍，保證管理人員在具備豐富管理經(jīng)驗的同時，能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)。然而，結(jié)合企事業(yè)單位實際情況來看，由于培訓(xùn)方式滯后，導(dǎo)致人才隊伍信息化水平普遍較低。加上企事業(yè)單位檔案管理涉及內(nèi)容較為復(fù)雜，相關(guān)工作分配不合理，導(dǎo)致管理隊伍在執(zhí)行工作時存有“多一事不如少一事”的心理，一旦檔案管理出現(xiàn)問題，則會出現(xiàn)管理人員互相推諉的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致檔案管理效率降低，不利于充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理體系的作用和功能。除此之外，部分企事業(yè)單位為了節(jié)約檔案資源管理成本，在檔案管理過程中臨時調(diào)用其他部門人員執(zhí)行相關(guān)工作，由于缺乏專業(yè)知識和技能，導(dǎo)致管理工作落實不到位，嚴(yán)重阻礙了企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展[2]。

1.3 沒有認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)安全管理的重要性

雖然數(shù)字化檔案管理體系能夠有效提高檔案管理效率和管理水平，但是凡事有利必有弊，由于網(wǎng)絡(luò)資源具有信息共享特點(diǎn)，其中存在諸多漏洞，容易受病毒、黑客等攻擊造成信息丟失或泄露。一旦企事業(yè)單位中的機(jī)密檔案受到侵害，將會造成不可預(yù)估的損失。而結(jié)合企事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀分析，普遍存在兩個問題：第一，部分企事業(yè)單位沒有設(shè)置防火墻體系，導(dǎo)致檔案資源受到嚴(yán)重的病毒侵?jǐn)_或惡意攻擊，最終丟失或泄露。第二，單位內(nèi)部缺乏規(guī)范的檔案資源管理體系，導(dǎo)致檔案資源使用者沒能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范查詢和獲取檔案信息。如帶檔案原件復(fù)印，導(dǎo)致檔案原件丟失，或檔案信息傳輸過程中系統(tǒng)任意修改，導(dǎo)致檔案信息失真。

2 建立數(shù)字化檔案管理體系的方法策略

2.1 強(qiáng)化電子文件歸檔管理水平

當(dāng)前，大部分企事業(yè)單位在檔案管理過程中，均采用紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理兩種模式。相對于電子檔案管理而言，管理人員在紙質(zhì)檔案管理方面更加有經(jīng)驗，已經(jīng)形成了較為成熟的管理體系。而在電子檔案管理方面，卻存在一定風(fēng)險問題。為了避免管理人員在電子檔案歸納過程中，將檔案資源歸納為一般電子信息，需要企事業(yè)單位設(shè)置專業(yè)的檔案歸納小組，并結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足之處進(jìn)行分析，建立定期檢查匯總制度。另外，管理小組需要明確電子檔案與企業(yè)發(fā)展以及相關(guān)活動之間存在的關(guān)聯(lián)性，保證電子檔案管理工作具有安全性、真實性和及時性，從而保證檔案資源充分利用。

2.2 做好電子檔案鑒定工作

管理人員在電子檔案歸檔前，需要認(rèn)真做好檔案鑒定工作。這對檔案資源中存在的遺漏、錯誤等內(nèi)容，需要及時糾正和處理。而針對檔案資源中已經(jīng)被替換或沒有任何價值的信息，需要將原始文件刪除或者存在硬盤中備用，通過鑒定，保證檔案信息真實性和完整性。另外，上文提到，電子檔案管理工作具有復(fù)雜性特點(diǎn)，所以鑒定工作不可或缺，需要管理人員重視鑒定電子檔案的保存時效、審閱期限等。為了提高鑒定效率，管理人員可以建立電子檔案保管期限表，如此能夠減少檔案篩選時間，文件一旦生成，會自動提醒保管期限。針對需要長期保管的電子檔案，需要對其進(jìn)行歸類，并按照系統(tǒng)提示對檔案信息進(jìn)行修正。

2.3 做好電子檔案維護(hù)管理工作

企事業(yè)單位在發(fā)展過程中，產(chǎn)生的電子檔案資源會越來越多。不可避免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)、文字、圖像錯位等問題。因此，做好電子檔案維護(hù)管理工作至關(guān)重要。首先，做好設(shè)備器材管理維護(hù)工作，保證其運(yùn)行環(huán)境溫濕度正常，并做好除塵、減震等工作，同時要避免設(shè)備器材長時間受陽光直射，保證電源安全運(yùn)行[3]。其次，針對重要檔案文件，需要做好備份，并設(shè)置復(fù)雜密碼加密文件。最后，管理人員應(yīng)定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行病毒監(jiān)測，避免系統(tǒng)受黑客攻擊或病毒侵入造成檔案資源丟失或泄露。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文結(jié)合數(shù)字化檔案體系建立中存在的問題進(jìn)行分析，并針對性提出解決策略，希望能夠為相關(guān)人士提供參考借鑒。