數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用探究

袁永峰

（通榆縣社會(huì)救助事業(yè)中心，吉林 白城 137200）

事業(yè)單位是為社會(huì)服務(wù)的關(guān)鍵組織機(jī)構(gòu)，其具有較強(qiáng)的社會(huì)服務(wù)職能，在單位長(zhǎng)期發(fā)展運(yùn)行中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資源，其涉及人事管理、單位運(yùn)行、基層生產(chǎn)以及黨政工作等多個(gè)方面，是一種具有真實(shí)性、參考性和借鑒性的寶貴資源，對(duì)于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展具有重要價(jià)值。但是當(dāng)前受到諸多因素的影響，檔案管理依然采用以往的固化模式，不利于管理效率的提升，同時(shí)，隨著多媒體的發(fā)展，檔案類型也呈現(xiàn)多元化，包括文字資源、影像資源以及圖片資源等，為管理工作增添一定難度。在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位要積極引入數(shù)字化技術(shù)，加速管理改革進(jìn)程，切實(shí)發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，提升其共享程度和利用效率。

1 事業(yè)單位應(yīng)用數(shù)字化檔案管理的價(jià)值

1）提升利用效率。檔案資源是社會(huì)進(jìn)步和單位發(fā)展中誕生的寶貴文件，是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，本身就具有較高的參考價(jià)值，通過(guò)對(duì)檔案的合理利用，能夠幫助單位領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)決策、合理選拔干部、確保單位運(yùn)行。但是目前管理工作主要以保存和整理為主，忽視了檔案的利用，而導(dǎo)致這一情況的原因較多，檔案共享程度低、查詢難度大是最為主要的原因。引入數(shù)字技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)異地隨時(shí)查詢檔案，使用者不需要親自來(lái)到檔案室，只需要一臺(tái)終端設(shè)備就可以完成異地查詢，為使用提供了巨大便捷，可以顯著提升利用效率。

2）降低管理成本。檔案是事業(yè)單位日常運(yùn)行管理的基礎(chǔ)性工作，在以往以紙質(zhì)檔案為主的管理模式下，每年事業(yè)單位都需要投入一定的資源確保管理的正常運(yùn)行，例如設(shè)置獨(dú)立檔案室、加強(qiáng)紙質(zhì)檔案維護(hù)等，需要消耗大量資源。通過(guò)數(shù)字化管理能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文檔，利用計(jì)算機(jī)建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，基于數(shù)字化技術(shù)下保證檔案的可靠性和安全性，不需要單位投入大量資源，進(jìn)而降低管理成本。

3）釋放人力資源。人資管理是保證事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，基于檔案管理崗位的重要性，在人資配備方面需要滿足管理需求。檔案管理屬于一項(xiàng)復(fù)雜而長(zhǎng)期的工作，管理人員的崗位內(nèi)容和工作任務(wù)較為繁重，需要處理大量的文檔資源，包括信息收集、核實(shí)內(nèi)容、整理文檔、歸檔保存等。通過(guò)引入數(shù)字化技術(shù)能夠減少人員工作量，緩解人員的緊張情緒和工作壓力，具有釋放人力資源的作用。

4）保證資源安全。以往紙質(zhì)檔案主要保存在檔案室內(nèi)，但是在長(zhǎng)期保存和使用中，受到環(huán)境潮濕、蟲蛀、人為使用以及火災(zāi)事故等因素的影響，檔案資源容易出現(xiàn)破損或者丟失等情況，為事業(yè)單位造成一定損失。檔案屬于一種無(wú)形資產(chǎn)，其是單位多年生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中積累下的珍稀資源，其安全性是管理的核心以及重點(diǎn)。引入數(shù)字化技術(shù)，能夠利用計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)完成檔案的安全保管，在提升檔案保存效率的同時(shí)，還可以確保保密性、安全性。

2 優(yōu)化數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用策略

1）轉(zhuǎn)變數(shù)字觀念。數(shù)字化技術(shù)與以往的檔案管理技術(shù)存在較大差異，其以現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)為支撐，在具體應(yīng)用中需要大量的硬件設(shè)備和軟件支持，單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)化和管理價(jià)值，樹(shù)立新型的數(shù)字化觀念，確保各項(xiàng)管理工作的有序落實(shí)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合自身具體管理情況，添置相關(guān)硬件設(shè)備，為數(shù)字化管理營(yíng)造良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，包括管理所需的計(jì)算機(jī)、多媒體、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等，重視設(shè)備維護(hù)和保養(yǎng)工作，保證其處于正常狀態(tài)下；其次，在軟件建設(shè)方面，事業(yè)單位要積極探索適合自己的管理軟件，同時(shí)還可以與當(dāng)?shù)氐能浖髽I(yè)進(jìn)行合作，共同研發(fā)新型的管理軟件；最后，在單位內(nèi)部做好宣傳工作，讓廣大員工認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，促使數(shù)字檔案深入人心，積極配合檔案部門開(kāi)展各項(xiàng)工作，為檔案信息的收集、整理以及保存提供便捷。

2）構(gòu)建管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)是確保數(shù)字化管理有序落實(shí)的平臺(tái)保障，在數(shù)字化平臺(tái)的支撐下，管理人員能夠快速完成檔案從收集到歸檔的相關(guān)工作，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤操作，導(dǎo)致信息遺漏或者丟失，因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)數(shù)字管理系統(tǒng)建設(shè)，并且在各項(xiàng)工作的開(kāi)展中不斷優(yōu)化和完善平臺(tái)。首先，轉(zhuǎn)變以往重視保存而忽視使用的固化思維，積極建設(shè)數(shù)字資源庫(kù)，將更多的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，按照既定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案分類，為檔案檢索和利用提供便捷；其次，在構(gòu)建管理系統(tǒng)中，要對(duì)所有數(shù)字檔案的格式進(jìn)行統(tǒng)一處理，做好檔案分類保存和查詢工作，確保檔案檢索的針對(duì)性和指向性，信息輸出和信息輸入要進(jìn)行對(duì)稱處理；最后，對(duì)管理系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，對(duì)于保密程度較低的檔案資源，內(nèi)部員工在利用口令登錄后即可查閱，對(duì)于機(jī)密性較高的檔案資源，要實(shí)行加密管理和專人管理，利用密匙技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，全面落實(shí)檔案的維護(hù)和安全工作，防止檔案出現(xiàn)外泄或者丟失等問(wèn)題。

3）強(qiáng)調(diào)規(guī)范管理。基于數(shù)字管理的特點(diǎn)，事業(yè)單位要通過(guò)制定各項(xiàng)規(guī)章、制度以及細(xì)則，促使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。首先，在建設(shè)制度體系中，制度要涉及檔案管理的諸多方面，包括檔案收集、內(nèi)容保密、系統(tǒng)維護(hù)、人員操作以及設(shè)備采購(gòu)等，確保所有工作都在制度的約束和規(guī)范下進(jìn)行，嚴(yán)禁管理人員憑借經(jīng)驗(yàn)操作；其次，在完成制度體系建設(shè)后，事業(yè)單位要根據(jù)制度執(zhí)行的效率，對(duì)制度和細(xì)則進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化和改進(jìn)，確保制度具有較強(qiáng)的操作性以及針對(duì)性；最后，對(duì)考核制度、激勵(lì)制度、責(zé)任制度以及薪酬制度進(jìn)行科學(xué)分析，將制度體系與管理需求充分結(jié)合，根據(jù)需求調(diào)整制度。

4）加強(qiáng)安全防護(hù)。數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)具有一定的開(kāi)放性，這一特點(diǎn)雖然為管理工作提供了便捷，但同時(shí)也為檔案安全埋下隱患，如果系統(tǒng)遭受病毒、黑客以及木馬的攻擊，容易導(dǎo)致重要的檔案資源丟失或者外泄，因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)數(shù)字檔案安全防護(hù)。首先，管理人員要樹(shù)立科學(xué)的防護(hù)意識(shí)，正確進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，嚴(yán)禁存在違規(guī)行為，定期使用市面上有效的殺毒軟件對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺；其次，在開(kāi)展檔案資源管理中，可使用先進(jìn)的防護(hù)技術(shù)，包括新型防火墻技術(shù)和密匙技術(shù)；最后，對(duì)于重要的、保密性較高的檔案資源，要及時(shí)備份并且分開(kāi)保存，避免由于系統(tǒng)故障或者黑客入侵而導(dǎo)致檔案遺失。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案作為一種寶貴的珍稀資源，其在事業(yè)單位發(fā)展中扮演了關(guān)鍵角色，單位領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認(rèn)知和重視程度，積極引入現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)輔助管理，提升檔案共享程度和利用效率，實(shí)現(xiàn)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。