事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)分析

許 堯

（臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心蘭山區(qū)中心，山東 臨沂 276000）

檔案對(duì)每個(gè)公民來(lái)說都非常重要，檔案中詳細(xì)記錄了個(gè)人的學(xué)歷、受教育程度、婚姻狀況、家庭狀況等等，可以說檔案詳細(xì)記錄了一個(gè)人的生活、工作，對(duì)一個(gè)人的人生發(fā)展有重要的意義。事業(yè)單位人事檔案中詳細(xì)記錄了每一位職工的個(gè)人履歷，對(duì)職稱評(píng)定、崗位晉升、社保等都是重要的參考依據(jù)和憑證，所以必須要妥善保管好人事檔案。雖然檔案在原則上都是紙質(zhì)文件，但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案資料可以通過利用計(jì)算機(jī)保存到電腦當(dāng)中，這樣既可以節(jié)省空間，又可以提高檔案管理效率。但在很多事業(yè)單位中，人事檔案管理信息化過程中仍然存在一些問題，信息化運(yùn)用程度沒有達(dá)到理想狀態(tài)，比較形式化和隨意化。

1 人事檔案信息化管理對(duì)事業(yè)單位運(yùn)行的重要性

首先：人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理發(fā)展，是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展到一定階段的必然選擇，是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理的創(chuàng)新，體現(xiàn)了我國(guó)政府勇于創(chuàng)新的發(fā)展精神。不僅克服了傳統(tǒng)人事檔案管理中時(shí)間、空間局限的問題，方便檔案管理與調(diào)動(dòng)，更是創(chuàng)新了檔案存儲(chǔ)方式，讓檔案工作可以通過線上來(lái)實(shí)現(xiàn)。其次：事業(yè)單位雖然是政府職能機(jī)構(gòu)，但與企業(yè)相同，同樣要服務(wù)于員工，信息化的人事檔案管理，更有利于事業(yè)單位做好對(duì)職工的服務(wù)工作，作為政府單位，體現(xiàn)以人為本的服務(wù)精神更為重要，這是確保我黨先進(jìn)性和科學(xué)性的客觀要求，通過信息化檔案管理更好地給單位職工進(jìn)行檔案管理與服務(wù)則體現(xiàn)了這一精神。最后：信息化人事檔案管理，也有利于社會(huì)人力資源的整合，中國(guó)發(fā)展建設(shè)，對(duì)人才的依賴在不斷加強(qiáng)，人才強(qiáng)國(guó)發(fā)展戰(zhàn)略越來(lái)越重要。事業(yè)單位通過對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理便是對(duì)人力資源進(jìn)行整合這樣一個(gè)過程，為事業(yè)單位人力資源管理提供了更好地保證。

2 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中遇到的阻力有哪些

1）部分事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理信息化認(rèn)識(shí)與重視程度不高。事業(yè)單位發(fā)展中，工作環(huán)節(jié)較多，工作部門也比較多，所以總會(huì)有側(cè)重點(diǎn)，一般來(lái)說，人事檔案管理工作往往得不到單位領(lǐng)導(dǎo)和職工的認(rèn)可與重視，這是當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中最容易被忽視，也是最大的一個(gè)阻礙我認(rèn)為。不重視，往往就無(wú)法對(duì)這項(xiàng)工作有一個(gè)客觀的認(rèn)知，所以在實(shí)際發(fā)展中就抓不住工作重心與工作重點(diǎn)，對(duì)人事檔案信息化建設(shè)就容易出問題。此外，由于單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視與不理解，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)中無(wú)論是在資金保障，還是在人才搭建、平臺(tái)構(gòu)建上都存在滯后性，降低了建設(shè)效率。

2）事業(yè)單位人事檔案管理的信息化體系仍需完善。首先：部分事業(yè)單位雖然已經(jīng)開始實(shí)施人事檔案管理的信息化辦公，但執(zhí)行效果不佳，很難落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中，使得很多事業(yè)單位的人事檔案信息化管理形式化作風(fēng)盛行，在加上部分單位中人事檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)層次不合理，老職工較多，他們對(duì)新事物的接受程度要遠(yuǎn)低于年輕人，這與事業(yè)單位人資結(jié)構(gòu)長(zhǎng)期不合理有直接的關(guān)系，需要格外注意這一點(diǎn)。其次：事業(yè)單位人事檔案管理信息化系統(tǒng)仍需完善，有的事業(yè)單位的人事檔案管理信息化系統(tǒng)覆蓋面不夠，沒有將單位的各個(gè)部門的人事信息及時(shí)錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，還有的事業(yè)單位的人事檔案管理信息化系統(tǒng)安全性不高，極易遭受外部攻擊與入侵，事業(yè)單位人事檔案中記錄了每一位職工的個(gè)人信息，如果丟失或者被盜取，很容易帶來(lái)嚴(yán)重的后果。

3）事業(yè)單位人事檔案管理從業(yè)人員能力水平需要提高。前很多事業(yè)的那位的人事檔案管理人員都達(dá)不到工作要求，造成這一結(jié)果的原因有很多。首先：部分事業(yè)單位長(zhǎng)期忽視對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)與考核，沒有構(gòu)建完備的人事檔案管理培訓(xùn)機(jī)制與考核機(jī)制，使得事業(yè)單位人事檔案管理人員的能力始終原地踏步，很難得到提升，尤其是隨著信息化人事檔案管理工作對(duì)從業(yè)人員的能力要求進(jìn)一步提高的背景下，事業(yè)單位人事檔案管理隊(duì)伍能力上的不足逐漸被放大了。其次：近幾年，我國(guó)對(duì)事業(yè)單位編制進(jìn)行了相應(yīng)的改革與調(diào)整，使得事業(yè)單位的編制有所縮減，這就導(dǎo)致事業(yè)單位某些工作崗位可能會(huì)出現(xiàn)捉襟見肘的情況。此外，很多事業(yè)單位職工的工作態(tài)度與認(rèn)識(shí)有一定的問題，存在所謂的鐵飯碗認(rèn)識(shí)偏差，所以在工作當(dāng)中容易有所懈怠，缺少上進(jìn)精神與奉獻(xiàn)精神等，表現(xiàn)在工作中就是工作不積極。

3 建設(shè)對(duì)策

1）提高重視。事業(yè)單位想要做好人事檔案管理的信息化建設(shè)，必須要提高對(duì)信息化技術(shù)及信息化應(yīng)用的重視。首先：事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，作為單位發(fā)展的領(lǐng)頭人，其一舉一動(dòng)、一言一行，都會(huì)影響到事業(yè)單位職工工作態(tài)度與工作表現(xiàn)，所以事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要從自身做起，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，積極引領(lǐng)事業(yè)單位各部門職工參與到人事檔案管理的信息化建設(shè)中來(lái)。其次：建立良好的發(fā)展氛圍與溝通機(jī)制，這就要求事業(yè)單位要多組織在職職工學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)、培養(yǎng)在職職工檔案意識(shí)，讓單位的各個(gè)部門職工都能夠有效的參與到人事檔案信息化管理交流、學(xué)習(xí)當(dāng)中，提高單位整體的檔案管理意識(shí)與氛圍。

2）夯實(shí)事業(yè)單位人事檔案管理隊(duì)伍。首先：事業(yè)單位要根據(jù)信息化人事檔案管理的需要，進(jìn)一步完善人事檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，制定符合單位檔案管理需要及信息化發(fā)展需要的培訓(xùn)計(jì)劃，增強(qiáng)培訓(xùn)的針對(duì)性與效率性，從而不斷提高事業(yè)單位人事檔案管理隊(duì)伍的能力水平，尤其要注重對(duì)其的信息化運(yùn)用能力培訓(xùn)。其次：事業(yè)單位人事檔案管理人員一定要建立科學(xué)的工作態(tài)度與工作認(rèn)識(shí)，剔除不好的工作理念與行為，積極投身到人事檔案管理的信息化建設(shè)工作中去，在實(shí)踐中不斷提高自身的信息化水平與檔案管理水平。

3）構(gòu)建完備的事業(yè)單位人事檔案管理信息化體系。首先：落實(shí)信息化檔案管理工作，肯定信息化檔案管理對(duì)單位建設(shè)的重要性與價(jià)值，積極促成單位人事檔案信息化管理平臺(tái)的落成，要組織專人嚴(yán)抓此項(xiàng)工作，必須要發(fā)揮黨員干部帶頭精神、實(shí)踐精神、落實(shí)人事檔案信息化體系搭建工作。其次：信息化技術(shù)的運(yùn)用雖然有很多益處，但風(fēng)險(xiǎn)卻是無(wú)法回避的一個(gè)話題，要客觀的對(duì)待信息化風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)中的安全防御能力，對(duì)各種殺毒軟件、攔截軟件等要定期的及時(shí)更新，做好系統(tǒng)的維護(hù)，從而提高單位人事檔案信息系統(tǒng)的安全性，防止人事檔案信息丟失，捍衛(wèi)每一位單位職工的合法權(quán)益。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理的信息化建設(shè)是事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展到一定階段的必然選擇，也是推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)步的科學(xué)手段，所以事業(yè)單位必須要重視這項(xiàng)工作建設(shè)。