企業(yè)電子檔案歸檔管理優(yōu)化策略探討

聶 虹

（天津泰達(dá)電力有限公司，天津 300457）

在企業(yè)管理中，檔案管理越來越受到重視，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展過程中不可忽視的重要管理內(nèi)容之一。檔案管理既包括企業(yè)員工的信息，也包括企業(yè)運營的機密資料，這對于企業(yè)整體發(fā)展來說至關(guān)重要，是不容出現(xiàn)一點差錯的。在信息化發(fā)展浪潮下，電子檔案管理逐漸成為多數(shù)企業(yè)運用的重要管理方式，不僅提高了檔案管理效率，而且增強了歸檔的準(zhǔn)確性和便捷性，使得企業(yè)檔案歸檔工作變得更加智能化，為企業(yè)發(fā)展提供了更好的檔案服務(wù)。

1 電子檔案歸檔概述

相比于傳統(tǒng)檔案管理方式，電子檔案是一種新型檔案管理方式，以電子文件的形式為依托，將企業(yè)相關(guān)資料進行分門別類的歸檔，不僅節(jié)省了大量的人力資源和歸檔時間，而且更易于存儲和使用。就歸檔方式而言，此種方式采用了電子編碼技術(shù)，需要經(jīng)過信息認(rèn)證等環(huán)節(jié)才能進行安全傳輸。國家為電子檔案管理制定了明確的通用標(biāo)準(zhǔn)，各企業(yè)以此為依據(jù)逐漸形成了本公司的電子檔案管理系統(tǒng)，提高了傳輸效率，使得檔案管理工作變得更加便捷。

2 企業(yè)電子檔案歸檔管理的問題剖析

1）難以保證電子檔案的安全性。電子檔案管理以互聯(lián)網(wǎng)為載體，利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進行歸檔，相比于傳統(tǒng)檔案歸檔方式來說，此種方式更容易受到網(wǎng)絡(luò)威脅。如果電子檔案系統(tǒng)出現(xiàn)問題或者管理人員操作錯誤，網(wǎng)絡(luò)病毒、電腦黑客就容易入侵系統(tǒng)，從而盜取企業(yè)資料，這會對電子檔案的安全性構(gòu)成極大的威脅，甚至?xí)p害企業(yè)的利益。2）電子檔案歸檔缺乏完整性。紙質(zhì)版檔案可以固定在某一個地方對其進行封閉式管理，但電子檔案是無法進行封閉式管理的，它的流動性較強，這既是電子檔案的優(yōu)勢，也是不足之處。電子檔案需要經(jīng)過系統(tǒng)處理進行歸檔，它的儲存形式多樣化，而且結(jié)構(gòu)較為多元，這就需要較高的技術(shù)管理水平。電子檔案在多次操作、信息不斷累積的情況下，極易出現(xiàn)文件缺失或者文件格式被破壞的現(xiàn)象，從而喪失了完整性。此外，在網(wǎng)絡(luò)信息不斷更新的過程中，企業(yè)電子檔案的流動性也在不斷增強，一旦管理人員未能及時收集相關(guān)信息，便會出現(xiàn)信息淹沒、丟失的不良現(xiàn)象。3）電子檔案的真實性有待考證。盡管電子檔案具備便捷、高效的優(yōu)勢，但卻缺少了傳統(tǒng)檔案管理的真實性。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)版的形式呈現(xiàn)，是管理人員精心收集、篩選、整理的成果，每一份檔案資料都是原始資料，可作為日后使用的重要依據(jù)。但電子檔案在傳輸過程中很容易被篡改，使得原始的電子檔案失真，這無疑加大了電子檔案的管理難度，也會讓人質(zhì)疑電子檔案的真實性?，F(xiàn)階段，各種電子編輯軟件層出不窮，雖然豐富了電子文件的形式，但也使得電子文件的真實性難以得到保證，對于管理人員來說，他們很難辨別電子檔案的真假性，這就會導(dǎo)致存儲的信息很難為企業(yè)發(fā)展提供有利的服務(wù)。4）電子檔案的長期可讀性不強。信息化技術(shù)具有生命周期較短的特點，電子檔案不僅具有流動性強的特征，而且更新周期較短。在此種情況下，不同時間段的電子檔案很容易出現(xiàn)“代溝”，沒辦法保證電子檔案的長期可讀性。目前，電子檔案的兼容性問題越來越突出。依托于計算機生成的電子檔案可以同時以不同的格式進行存儲，軟件的開發(fā)和利用往往以專業(yè)系統(tǒng)需求為主，在進行電子檔案的歸檔時會出現(xiàn)一些不適現(xiàn)象，即不通用或不兼容。

3 企業(yè)電子檔案歸檔管理的優(yōu)化策略

1）不斷完善電子檔案歸檔體系，形成規(guī)范的管理制度。需要從多個方面著手完善電子檔案歸檔體系，既要注重對專業(yè)性人才的培養(yǎng)，也要完善電子檔案歸檔的各項制度。電子檔案歸檔需要較強的技術(shù)性，因此，企業(yè)應(yīng)增強專業(yè)性人才隊伍建設(shè)意識，首先，組織定期培訓(xùn)，在培訓(xùn)中樹立管理人員的信息化意識。檔案管理工作較為繁瑣，不僅會耗費大量的人力物力，還需要足夠的時間，隨著企業(yè)檔案資料的不斷豐富，如果依舊沿用以往的檔案管理觀念，無疑會給管理人員增加大量的工作量，超負(fù)荷的工作量勢必會打擊管理人員的工作熱情，還會影響管理效率?？梢?，企業(yè)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理人員的檔案管理歸檔觀念，幫助其樹立信息化管理意識，正確并深入地認(rèn)識電子檔案歸檔的重要價值，同時，做好歸檔技術(shù)培訓(xùn)工作，以確保高效完成電子檔案歸檔工作。其次，構(gòu)建規(guī)范的電子檔案管理制度，規(guī)范的制度是有序開展電子檔案工作的重要前提，應(yīng)從電子檔案管理的各個方面制定制度，在確保工作效率的同時降低錯誤率。最后，在形成電子檔案歸檔管理制度后，要緊抓落實工作，同時做好監(jiān)管工作，真正將制度有效貫徹下去，避免出現(xiàn)敷衍了事的不良現(xiàn)象，以此真正發(fā)揮制度的優(yōu)越性。2）加強對電子文件存儲問題的重視，做好電子檔案檢測和維護工作。按照正常情況來說，電子文件是可以長期存儲的，這種無接觸式的讀取方式，一般是無損的。以化學(xué)磁性檔案資料為例，磁性材料特別容易受到外在環(huán)境的影響，如果存儲不當(dāng)，極易出現(xiàn)文件被損壞的現(xiàn)象。因此，在存儲此類材料時，必須定期挑選一些電子資料進行檢測，可以采用隨機抽樣、等距抽樣的方式，在檢測通過后，再將所有的電子檔案以此種形式進行存儲。既要做好對載體的例行檢查工作，避免其出現(xiàn)變形、損壞現(xiàn)象，也要對其進行邏輯檢測，利用檢測軟件做好校驗?？梢姡龊秒娮訖n案檢測和后續(xù)維護工作非常重要，可以有效防止操作失誤現(xiàn)象引起電子檔案的損壞，最大限度地將此方面的損失減到最小。3）研發(fā)新的存儲和維護電子檔案的操作方法，確保電子文件的可靠性。電子檔案的原始性或者真實性是非常重要的，因為這決定著電子檔案的可靠性。對于一些特殊格式的電子檔案，可以選擇以原始格式的方式進行還原。第一，將所運用的存儲軟件和相關(guān)系統(tǒng)存儲在相同的文件夾內(nèi)，同時，也要將電子檔案放在此文件夾中；第二，務(wù)必要獲取到電子檔案的原始圖像；第三，做好打印、輸出以及保存等。為了有效防止電子檔案被篡改，保證電子檔案的真實性，可以對其進行相應(yīng)的技術(shù)處理，將歸檔完畢的文件設(shè)置為“只讀”屬性，這樣可以在一定程度上保證電子文件不可更改，進而可以更好地保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，換句話說，更易于識別原始文件，更好地確保電子檔案的可靠性。

4 結(jié)論

依托信息化進行檔案歸檔是現(xiàn)代企業(yè)管理檔案歸檔的重要方式之一，也是比較高效的管理手段。電子檔案具有資產(chǎn)服務(wù)功能，對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，是企業(yè)最有保障的無形資產(chǎn)。為了更好地實現(xiàn)電子檔案的資產(chǎn)化，企業(yè)應(yīng)充分并科學(xué)使用電子檔案歸檔管理模式，不斷研發(fā)確保電子檔案真實性和可靠性的管理方法，逐漸提高電子檔案歸檔管理水平。