文書檔案數(shù)字化歸檔管理模式的思考

于 威

（灌南縣自然資源和規(guī)劃局，江蘇 連云港 222500）

辦公自動化技術(shù)在信息化、數(shù)字化技術(shù)的大力支持下得到顯著改進(jìn)，文書檔案的數(shù)字化歸檔管理如今廣泛普及。它有利于長期保存、便捷查詢、高效管理各種文書檔案，削減文書檔案占用的物理空間。因此深化對文書檔案的數(shù)字化歸檔管理，具有重要意義。

1 文書檔案數(shù)字化歸檔管理的優(yōu)勢

1）管理數(shù)字化。文書檔案的數(shù)字化管理，有利于把實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的優(yōu)勢結(jié)合起來。利用辦公自動化軟化和云端存儲軟件，可以快速修改、完善這些電子化的文書檔案。它順應(yīng)著虛擬化發(fā)展的歷史趨勢，人們借助數(shù)字技術(shù)與計(jì)算機(jī)，實(shí)體檔案能夠強(qiáng)化用戶的視聽交互體驗(yàn)。用戶登錄檔案應(yīng)用軟件后即可準(zhǔn)確而合理地管理這些數(shù)字化檔案。

2）資料共享化。文書檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化歸檔管理后，檔案管理單位能夠發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢，打破時空要素的束縛，傳輸、利用、共享這些檔案信息資源。它有利于文書檔案在行業(yè)間、區(qū)域間、國家間的實(shí)時共享和協(xié)作管理。選擇兼容性較好、易于接入數(shù)據(jù)接口的軟件系統(tǒng)，大力推進(jìn)機(jī)讀目錄和著錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。完整及時地把數(shù)字資源轉(zhuǎn)換到更多的新環(huán)境中，讓數(shù)字資源更有效地被檢索、被識別、被獲取等，是共建共享信息資源的歷史潮流和必然趨勢。

3）檢索便捷化。文書檔案的保存價(jià)值在于隨時翻閱、取用和參考，但數(shù)量眾多的紙質(zhì)檔案加大了查閱、找尋文書檔案的難度。文書檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化歸檔后，相關(guān)方能夠借助檔案管理軟件、信息技術(shù)等，構(gòu)建基于全文檢索的文書檔案檢索系統(tǒng)。它利用條件設(shè)置、屬性檢索、模糊記憶、邏輯計(jì)算等手段，只需嵌入若干關(guān)鍵詞就能從云端存儲的海量信息中快速檢索到相關(guān)文書檔案信息，實(shí)現(xiàn)快速檢索文書檔案資源的目標(biāo)。

2 文書檔案數(shù)字化歸檔管理的指導(dǎo)原則

1）安全性。以數(shù)字化方式對文書檔案進(jìn)行歸檔管理，有利于永久保存紙質(zhì)檔案，化解了庫房、材質(zhì)等領(lǐng)域的安全隱患。然而數(shù)字化存儲、管理的風(fēng)險(xiǎn)仍然比較大，它必須依賴高度發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，發(fā)揮數(shù)字軟件的識別、生成、應(yīng)用與傳遞功能。計(jì)算機(jī)或文書檔案的數(shù)字化管理軟件如存在這樣那樣的故障，文書檔案的利用與查詢就會陷于困境。因此要定期保養(yǎng)、檢修計(jì)算機(jī)或數(shù)字化管理軟，以保障數(shù)字文書檔案的可靠性與安全性。

2）保真性。保真原則亦被稱為真實(shí)性原則。它指的是管理數(shù)字化文書檔案的過程中，應(yīng)保障和恢復(fù)紙質(zhì)文書檔案的實(shí)際面貌。為此，要將其存儲為數(shù)字圖像，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫鏡像，如今這方面的技術(shù)實(shí)現(xiàn)不存在難度。只需借助檔案管理軟件和掃描設(shè)備對文書檔案信息實(shí)施掃描處理或數(shù)碼照相，將其存儲到相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，并做好數(shù)據(jù)庫信息的保存，把它們存貯到充足的計(jì)算機(jī)空間，

3）合法性。文書檔案數(shù)字化技術(shù)的利用有利于永久性存儲的實(shí)現(xiàn)，避免了紙質(zhì)檔案因長期使用而易于破損等多種弊端。利用數(shù)字化讀取軟件能夠允許不特定群體利用、搜索到、獲取相關(guān)文書檔案。由此引申出非常關(guān)鍵的法律問題，即如何有效保護(hù)其他著作權(quán)人的知識產(chǎn)權(quán)、著作權(quán)和隱私權(quán)等。故此，以數(shù)字化方式管理相關(guān)文書檔案時要恪守合法性原則。

3 文書檔案數(shù)字化歸檔管理模式的構(gòu)建與完善

1）確定數(shù)字化歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)與范圍。以數(shù)字化方式管理文書檔案，牽涉到它的范圍與標(biāo)準(zhǔn)問題。其中涉及的系列化理論問題和技術(shù)實(shí)現(xiàn)措施均應(yīng)得到妥善處置，否則會對文書檔案的數(shù)字化歸檔管理的效果、效率、利用和共享造成不利影響。要開展全方位的實(shí)驗(yàn)和研究活動，實(shí)施合理化、科學(xué)化的方法，擬訂與執(zhí)行數(shù)字化歸檔管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。必須明確以數(shù)字化方式對文書檔案進(jìn)行歸檔管理的范圍與標(biāo)準(zhǔn)。確定信息化加工規(guī)范、數(shù)字化存儲標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)化管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化安全標(biāo)準(zhǔn)考核等。要改進(jìn)和完善文書檔案數(shù)字化歸檔管理、信息化標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的制度，切實(shí)提升文書檔案法制化、信息化水平。要推動相關(guān)方完善和實(shí)施針對性較強(qiáng)的配套制度和管理規(guī)章，有條不紊地實(shí)施文書檔案資源的數(shù)字化歸檔管理工作。

2）對文書檔案實(shí)施數(shù)字化歸檔的操作內(nèi)容。在此過程中，紙質(zhì)的文書檔案經(jīng)過必要的掃描或拍照后轉(zhuǎn)換為數(shù)字化文書檔案。所以，對文書檔案實(shí)施數(shù)字化管理時，要借助文化檔案的專業(yè)化、數(shù)字化管理軟件，以統(tǒng)一格式來著錄每份文書檔案，為文書檔案建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，把掃描后的各份文件轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的數(shù)字圖像，并設(shè)計(jì)出全文數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過掃描和著錄后，系統(tǒng)存儲的文書檔案信息能夠自動生成目錄，并開展檔案統(tǒng)計(jì)活動，切實(shí)增強(qiáng)了檔案的數(shù)字化管理和利用效率。首先要進(jìn)行掃描。利用掃描儀把文書檔案轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)能夠識別的數(shù)字圖形，再通過OCR識別和必要的校對后，轉(zhuǎn)換成能夠編輯、修繕的數(shù)字化文書檔案。其次是信息存儲。全文圖像的掃描存儲為樹形結(jié)構(gòu)的文件夾，案卷級全文圖像存儲為三層文件夾目錄，依次是案卷號、目錄號與全宗號。全文圖像以卷為單位的文件級，涵蓋了四層目錄：順序號、卷案號、目錄號與全宗號。文件級全文圖像以件為單位時，文件夾目錄同樣為四層：為件號、全宗號、問題或機(jī)構(gòu)代碼、保管期限與年度代碼。借助軟件處理后存儲為圖像存時，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注數(shù)字化信息的統(tǒng)一性、安全性、順序性和唯一性。再次是發(fā)布模塊。為了確保數(shù)據(jù)錄入的完整性與有效性，通過數(shù)據(jù)發(fā)布工具的相應(yīng)處理后，能夠生成便于用戶使用、獲取的文書檔案數(shù)據(jù)庫資源。第四是服務(wù)模塊。文書檔案被以數(shù)字化形式存儲在數(shù)據(jù)庫資源中。為了及時提升檢索、查詢、參考的速度，要對其實(shí)施計(jì)算機(jī)標(biāo)引。在此基礎(chǔ)上，讀者可以檢索、調(diào)閱、使用被電子化處理的文書檔案全文信息和所有數(shù)據(jù)。與此同時，應(yīng)設(shè)置各類用戶享用不同的使用權(quán)限，并針對級別不同的檔案設(shè)置相應(yīng)級別的下載、全文調(diào)閱和檢索權(quán)限和功能。此外還要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，做好針對性連接。紙質(zhì)文書檔案被轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的圖像后，要構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行有效連接，為用戶的網(wǎng)絡(luò)查詢奠定基礎(chǔ)。而且，數(shù)據(jù)庫版塊的管理管理模塊面向用戶查詢、獲取、使用和修改文書檔案的整個過程，涵蓋了密級管理、用戶管理與模塊發(fā)布等。

4 結(jié)語

總之，現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和各種科技的持續(xù)演變，越來越多的數(shù)字化、信息化技術(shù)被用到文書檔案的管理和規(guī)范之中。相關(guān)方應(yīng)在不斷使用這些技術(shù)的過程中推動文書檔案的數(shù)字化歸檔管理工作，提升文書檔案的信息化、數(shù)字化、規(guī)范化建設(shè)。便利于受眾獲得高質(zhì)量、高效率的信息資源需求與文書檔案服務(wù)。