企業(yè)聲像檔案的管理與保護探討

李 瓊

（貴州烏江水電開發(fā)有限責任公司，貴州 貴陽 550000）

企業(yè)當中，聲像檔案使用壽命和檔案庫房自然環(huán)境有緊密相連，此類檔案屬于利用磁性、感光等材料為載體制作而成，可能受到環(huán)境因素發(fā)生失真問題，導致檔案失去價值。因此，需要管理人員明確檔案特點，做好對應管理工作，立足于檔案工作發(fā)展，積極探索檔案信息化的管理策略，促使檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。

1 聲像檔案的類型介紹

1.1 聲音檔案

聲音檔案主要是通過錄音的形式將價值信息錄制下來并存儲，通常使用磁性材料完成記錄和重現。主要包括：和單位建設相關的聲音材料，重要會議聲音材料，上級領導視察調研聲音材料，大型文娛活動聲音材料等等。使用磁性材料記錄檔案信息資料，在傳遞方面能重復進行、記錄頻率大、可消除、失真度小。對比純文字類型檔案內容，聲音檔案更加客觀和真實，可以與照片、文字等檔案相互結合，組成有機整體，和其他檔案互相補充。此外，此類檔案還存在如下不足之處，即容易受到外界環(huán)境影響，出現磁化、發(fā)霉或者磨損等問題，為管理工作帶來不便[1]。

1.2 圖像檔案

圖像檔案主要是通過圖像方式記錄有價值的檔案信息。主要包括領導視察調研、榮譽實物、大型文娛或者體育活動錄像、相片等檔案信息。圖像檔案也有兩種類型，即磁性、非磁性兩種。此類檔案最初目的為記錄歷史重要事件，為相關領域建設提供價值信息。

1.3 數字化檔案

數字化檔案是利用計算機，經過數字化加工，將圖文、動畫、聲音的信息融合成多媒體信息。數字化檔案管理轉變了以往檔案管理封閉性工作特點，推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。對比于以往的文字檔案，依托于信息技術，產生的聲像檔案特征更加明顯。和傳統(tǒng)錄像帶以及錄音聲像檔案對比，在互聯網技術的支持下，檔案信息呈現出數字化特點。因此，對于實物載體依賴性逐漸減弱，可通過云存儲方式完成檔案管理。因此，可通過信息化方式，創(chuàng)新聲像檔案的管理形式，促使檔案管理向信息化方向發(fā)展[2]。

2 聲像檔案管理和保護策略

2.1 制定檔案管理制度

完善的管理制度是聲像檔案管理的重要依據，因此，需要建立完善的制度，才能保證管理工作的高效性。如：聲像檔案的統(tǒng)計方面，需要將檔案移出、檔案收進、保存情況、庫存量、利用效率等統(tǒng)計工作信息加以明確。為高效利用聲像檔案，還需為其編制檢索工具，可使用卡片形式或者目錄形式。在聲像檔案的借閱方面，需要將審批手續(xù)和利用制度加以明確，結合企業(yè)內部聲像檔案機密等級，對其使用范圍加以明確。只有將聲像檔案的管理制度加以落實，才可保證檔案管理工作的規(guī)范性。

2.2 聲像檔案管理流程

2.2.1 收集加工

聲像檔案內容珍貴，制作流程相對復雜，載體價格昂貴，因此在收集過程中，需要做好加工及整理工作，若收集過程存在不理想之處，需要及時更改。對于需要永久保存的聲像檔案，應及時刻錄成光盤或者轉化成數字化檔案，確保檔案信息收集完整，為其高效利用和安全保存提供基礎。

2.2.2 入庫存儲

聲像檔案種類多，并且部分檔案載體具有易燃、易變質等特點，需要在入庫階段做好對應檢查工作。重點對檔案載體進行檢查，若存在污漬，需要清理干凈，之后入庫；如果存在嚴重損壞，難以修復，則禁止入庫。對于入庫檔案，需要分類存放，分別保管。檔案利用需制定嚴格管理制度，防止使用期間由于人為因素對檔案信息造成 損壞。

2.2.3 日常維護

檔案入庫以后，還需展開長期管理，鑒于其存在怕光、怕火、怕潮等特點，需要管理人員及時做好日常巡檢工作，觀察檔案是否存在受潮或者發(fā)霉等問題，不可置于陽光下暴曬。如果存在凝結水或者受潮，可使用棉布輕輕擦拭，并對聲像檔案是否失真、發(fā)生化學變化等展開檢查。

2.3 聲像檔案信息化管理

2.3.1 建立存儲標準

將聲像檔案數字化處理，需要依托信息及多媒體等技術。處理過程，由于文件格式、數字化標準等方面差異，對于聲像檔案的處理質量有重要影響。因此，信息化管理的重要前提是做好存儲標準的建設工作。第一，需要將檔案存儲格式統(tǒng)一化，如果照片信息達到存檔級別，可利用tiff.格式進行存儲，此格式能夠存儲彩色圖像或者灰度圖像，方式靈活。當前，部分相機照片為jpeg.格式，也可直接存檔。對于視頻圖像，為保證其使用過程能夠直接播放、編輯等，可利用mpeg標準。音頻文件可利用VAV.格式完成存儲，可保證采樣率充足，對聲音準確記錄。只有建立標準數據庫，才能對聲像檔案進行統(tǒng)一化管理。

比如：針對聲像檔案拍攝時間、標題名稱、案卷號和文件號等內容，應該使用統(tǒng)一格式。高效的存儲，保證聲像檔案順利被應用和傳輸，不斷提高檔案利用效率。經過標準化改革之后，將聲像檔案的管理融合于其他信息化管理系統(tǒng)中，不斷拓寬檔案管理范圍，提高檔案利用效率和管理水平。

2.3.2 完善檔案運用

對聲像檔案展開信息化管理，需要結合檔案信息特點，將其數字化處理，為檔案信息的高效利用奠定良好基礎。將檔案資源的使用價值挖掘出來，提高其利用效率。具體可從聲像檔案內容深度入手，提高檔案價值。比如：針對已完成錄像資料展開數字化處理，可通過專題形式呈現處理效果，保證檔案內容高效保存。還可結合內容主題，制作畫冊、組織展覽等，向使用者直觀呈現其中內容。除此之外，還需制定完善檔案使用流程，必要檔案可在網絡中公布，便于相關人員利用平臺查找檔案信息，高效利用。經過數字化處理之后，需要及時公布，監(jiān)督使用者按照對應流程，完成各項管理，提高檔案的利用途徑及效率。

2.3.3 管理信息安全

加快進程將聲像檔案向數字化檔案轉化，針對轉化以后的聲像檔案進行網絡式管理，利用信息化管理系統(tǒng)，針對聲像檔案重要程度，實施分級別管理，最大限度保證聲像檔案信息的安全性。與此同時，還需加大力度保護管理系統(tǒng)軟件和硬件設備，重點落實計算機殺毒工作，建立安全的管理體系，定期監(jiān)測管理系統(tǒng)，針對重要聲像檔案，采取備份措施。還需對管理、維護等人員權限加以明確，以免重要檔案出現丟失問題。針對機密檔案，嚴格限制訪問對象，并對IP范圍進行設置，落實用戶登記，只有具備權限人員才可查閱此類檔案[3]。

2.4 聲像檔案的保護策略

對于入庫的聲像檔案需要長期存放的，將其怕光、怕潮和怕熱等特點考慮其中，需要管理人員做好聲像檔案日常保護有關工作，對于檔案室隨時檢查，重點檢查內部設施是否存在問題，保證檔案安全，延長聲像檔案的儲存年限。

首先，針對已經入庫的檔案，重點對其是否存在發(fā)霉、受潮以及積塵等問題進行檢查，如果檔案受潮導致外部凝結成小水滴，可使用棉花、絨布等擦拭干凈，嚴禁將聲像檔案置于陽光之下暴曬。聲像檔案受到日光照射，可能導致存儲載體發(fā)生質變。因此，需要保證使用之后，及時存放在避光處，還可使用遮光板遮擋陽光，檔案庫房內不可使用日光燈。部分磁性材料具備吸水性，如果環(huán)境濕度過大，就會導致材料變形或者膨脹；環(huán)境過分干燥，材料容易碎裂。與此同時，在高溫環(huán)境下，會對磁性物質分布和排列造成影響，導致聲像檔案出現噪聲問題。因此，需要確保聲像檔案庫房之內，環(huán)境濕度在50%左右，溫度處于10～20℃之間。

其次，對于聲像檔案磁帶等是否存在“失真”問題進行檢查，觀察圖像信息是否存在紊亂現象，檔案存儲材料是否發(fā)生了化學變化等，防止由于材料老化，導致存儲重要資料的檔案信息丟失。同時，聲像檔案受到灰塵影響，可能導致檔案損壞、信息丟失等問題，對其使用壽命造成嚴重影響。因此，需要做好庫房防塵工作，要求管理人員戴手套、穿工作服，并經過灰塵處理才可進入檔案室內。

最后，通常而言，聲像檔案能夠保存20年時間，因此，對于企業(yè)內部具有較高價值的聲像檔案，可先將其刻錄成為光盤，或者向信息化系統(tǒng)內部檔案數據庫中存儲，并做好備份工作，在檔案信息調取使用時，只能將復制品借出，并要求借用結束之后及時歸還。

3 結束語

總之，新時代，要做好聲像檔案管理工作，需要兼顧檔案環(huán)境、管理流程、檔案安全等方面的內容。與此同時，還需積極探索信息化管理之路，將聲像檔案價值挖掘出來，高效利用，為行業(yè)建設與發(fā)展提供支持，促使檔案管理工作更加規(guī)范與科學。