有效提高工程檔案管理水平的思考

范豫峰

（廣州市重點(diǎn)公共建設(shè)項(xiàng)目管理中心，廣東 廣州 510000）

檔案，作為國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，具有重要的情報(bào)價(jià)值和憑證價(jià)值。在一定程度上加強(qiáng)工程檔案管理工作，可以有效的保證企業(yè)、單位、公司的運(yùn)轉(zhuǎn)；并對(duì)于經(jīng)濟(jì)方面、管理方面、發(fā)展方面都有著極其重要的意義。同時(shí)對(duì)于已經(jīng)進(jìn)入信息化的21世紀(jì)來(lái)說(shuō)，工程項(xiàng)目參建單位工程檔案管理方面存在的部分問(wèn)題，也是其需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題之一。

1 工程檔案管理概述

1.1 工程檔案

所謂的工程檔案，從一定程度上來(lái)說(shuō)，就是從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工到工程驗(yàn)收全過(guò)程所形成的文字、圖片、表格、聲音等多種形式的工程有關(guān)資料。工程檔案是工程管理中重要的環(huán)節(jié)之一。在實(shí)際的工程驗(yàn)收階段中也會(huì)對(duì)于相應(yīng)的工程檔案進(jìn)行一定的調(diào)用和參考；工程檔案與實(shí)際的工程存在差別較大的情況時(shí)，對(duì)于實(shí)際的工程順利驗(yàn)收也會(huì)產(chǎn)生一定的影響，甚至不能完成相應(yīng)的驗(yàn)收、結(jié)算 工作[1]。

1.2 工程檔案管理

所謂的工程檔案管理，就是對(duì)工程資料進(jìn)行相應(yīng)的收集、整理、編輯、保管、提供利用等工作。工程檔案管理的主要對(duì)象是對(duì)文字、圖片、表格、聲音等具體介質(zhì)的管理；同時(shí)，工程檔案需要建成相應(yīng)的管理體系，完善工程建設(shè)維護(hù)以及相應(yīng)的現(xiàn)場(chǎng)資料收集整理工作，為項(xiàng)目工程的正常實(shí)施以及后期驗(yàn)收提供相應(yīng)的保證。另外，有效的工程檔案管理也有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)中實(shí)際出現(xiàn)的問(wèn)題，繼而在實(shí)際施工過(guò)程中采取相應(yīng)調(diào)整的重要措施，以在最大程度上保證工程項(xiàng)目的順利實(shí)施與完工。由此可見(jiàn)，有效的工程檔案管理對(duì)于參建工程項(xiàng)目的有關(guān)企業(yè)，都具有極其深遠(yuǎn)的意義。

2 工程檔案管理水平低下的原因

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

實(shí)際工程建設(shè)過(guò)程，許多企業(yè)往往僅重視工程項(xiàng)目的進(jìn)度、投資、安全文明施工管理等工作，而對(duì)于工程檔案的管理常常處于疏忽的狀態(tài)。企業(yè)的高層和管理層對(duì)于工程檔案管理方面重視不夠，檔案管理滯后，投入資源不足，檔案信息化管理也未做到普及。從而導(dǎo)致在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，部分工程檔案資料存在相應(yīng)的丟失或者遺漏狀況，以至于制約阻礙了工程項(xiàng)目建設(shè)工作。

2.2 檔案制度不健全

對(duì)于行業(yè)上的某些企業(yè)或者是工程單位而言，其檔案管理制度存在著一定的落后情況，相應(yīng)的制度不健全，不規(guī)范等現(xiàn)象頻發(fā)[2]。在實(shí)際的工程建設(shè)過(guò)程中，未能形成有效的制度約束力；從而導(dǎo)致在實(shí)際的信息收集過(guò)程中對(duì)于重要信息遺漏，片面，錯(cuò)誤的情況?？此剖占嗽S多的信息，但實(shí)際上用處較小，無(wú)效信息過(guò)多。往往出現(xiàn)按照城建檔案管理部門(mén)要求，需歸檔的資料未收集齊全；而未在歸檔范圍的資料，卻保存了一大堆。后期在使用及保存過(guò)程中也未明確相應(yīng)的規(guī)定，檔案的丟失，遺失以及保存差的狀況頻繁；對(duì)于相應(yīng)的工程項(xiàng)目企業(yè)或者是單位未來(lái)發(fā)展有著極其嚴(yán)重的阻礙。

2.3 缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)人才

在上述的問(wèn)題中，我們也提到，由于相關(guān)工作人員對(duì)工程檔案工作的不重視，從側(cè)面可以看出檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)水平不高，缺乏專(zhuān)業(yè)的管理技能，從而也會(huì)間接的導(dǎo)致其檔案管理工作達(dá)不到社會(huì)的需求。由于相關(guān)工作單位并沒(méi)有對(duì)管理檔案的工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，就直接影響工作人員的技能、專(zhuān)業(yè)知識(shí)與工作崗位的要求不匹配。另外，從事檔案管理工作者，許多企業(yè)并沒(méi)有安排專(zhuān)業(yè)人員參與管理，而是讓其他的工作人員兼任，由于兼任人員在檔案管理專(zhuān)業(yè)水平及工作經(jīng)驗(yàn)不足，從而也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作效率下降。

3 提高工程檔案管理水平的策略

3.1 轉(zhuǎn)變思想；重視管理

要想有效提升工程檔案管理水平，就需要從思想上做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要正確意識(shí)到工程檔案對(duì)于實(shí)際項(xiàng)目工程的意義和重要性。首先需要領(lǐng)導(dǎo)帶頭轉(zhuǎn)變觀念，高度重視，對(duì)于工程檔案管理工作投入更多的關(guān)注和相應(yīng)的資產(chǎn)投入。其次是在制度上需要進(jìn)行相應(yīng)的完善，需強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，對(duì)于檔案工作的嚴(yán)格性、規(guī)范性需要進(jìn)一步加強(qiáng)。最后是整體塑造企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度，做到工程檔案與實(shí)際工程的密切聯(lián)系；從而確保檔案管理工作可以真正的發(fā)揮作用，起到對(duì)于工程整體的監(jiān)督與管理效能[3]。

3.2 完善檔案制度，做好落實(shí)工作

建立并完善工程檔案管理制度體系；是有效提升檔案管理水平的有效措施，也是有效提升檔案管理水平的保障。建立并完善工程檔案管理制度體系，需要做好以下的工作：

首先是需要建構(gòu)制度體系；參考相應(yīng)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案行政管理部門(mén)相關(guān)文件要求，結(jié)合工程實(shí)際，開(kāi)展檔案制度體系建立工作。從工程的立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、移交等全過(guò)程都需要做好相應(yīng)的科學(xué)化、規(guī)范化、全面化的規(guī)劃，加強(qiáng)全生命周期管理。其次是需要將工程檔案管理責(zé)任落實(shí)到位，需要設(shè)立專(zhuān)人、專(zhuān)職、專(zhuān)責(zé)的機(jī)制，將具體的管理任務(wù)分派到具體個(gè)人手中，明確崗位分工及責(zé)任。

3.3 提升檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)

采用信息化的方式開(kāi)展檔案管理，一定會(huì)是今后的發(fā)展趨勢(shì)。隨著信息化的不斷發(fā)展，伴隨著無(wú)紙化辦公的日趨普及，也就會(huì)使檔案的內(nèi)容和載體變得更加豐富，電子檔案的數(shù)量也會(huì)不斷的增加，對(duì)于工程檔案管理方面就會(huì)出現(xiàn)載體多樣化的情況，這也就對(duì)檔案管理的工作人員的專(zhuān)業(yè)技能水平及相關(guān)知識(shí)提出了更高的要求[4]。所以要想提高工程檔案管理水準(zhǔn)就需要對(duì)人員的綜合水平進(jìn)行培養(yǎng)，有關(guān)單位及企業(yè)需要增強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍，以保障能夠適應(yīng)未來(lái)的工程檔案管理需求。檔案管理人員也需要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，要不斷提升自身的技能、豐富自身的知識(shí)體系。另外，有關(guān)單位還要對(duì)檔案管理工作人員開(kāi)展一系列的相關(guān)培訓(xùn)或是講座，并提供多方位的視角，結(jié)合工作實(shí)際從多個(gè)學(xué)科之中進(jìn)行培訓(xùn)，以進(jìn)一步的提升檔案工作人員的操作技能，端正良好的工作態(tài)度，以達(dá)到培養(yǎng)的最終目的。最后，有關(guān)單位及企業(yè)要重視檔案管理專(zhuān)業(yè)相關(guān)人才的引進(jìn)，積極建設(shè)工程檔案管理的隊(duì)伍。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，工程檔案的有效管理對(duì)于工程項(xiàng)目全生命周期管理來(lái)說(shuō)，具有極其重要的意義和作用；有效的提升工程檔案的管理水平就需要從意識(shí)、管理層、制度、人才等方面做好相應(yīng)的工作；隨著社會(huì)信息化水平的提升，只有將檔案管理傳統(tǒng)的思想和模式進(jìn)行一定的升級(jí)改造，才能在工程檔案的管理水平上得到有效的提升。