對(duì)公文檔案管理工作的研究以及探索

梁彥俠

（廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司中山南區(qū)供電分局，廣東 中山 528455）

1 引言

新時(shí)期社會(huì)伴隨著經(jīng)濟(jì)進(jìn)步而發(fā)展，各類新技術(shù)的投入使用都離不開數(shù)據(jù)和資料，這就極大提升了各單位檔案工作的業(yè)務(wù)量。特別是對(duì)于公文業(yè)務(wù)而言，必須要結(jié)合時(shí)代發(fā)展與技術(shù)進(jìn)步，提升業(yè)務(wù)效率解決傳統(tǒng)模式下存在的問題，輔助業(yè)務(wù)改革。

2 公文檔案管理工作存在的問題

在上個(gè)時(shí)期各地區(qū)的公文檔案管理工作整體上獲得了長足的進(jìn)步，無論是在概念上還是在實(shí)際落實(shí)，相比于過去都有所發(fā)展。特別是伴隨著理論研究者的深入，和各類研究結(jié)論的提出。不過，需要注意的是，檔案管理工作依舊存在很多問題，制約改革業(yè)務(wù)推進(jìn)發(fā)展。以筆者實(shí)際的從業(yè)積累，和大量調(diào)研后歸納，大體包括以下幾個(gè)方面。

第一，檔案管理工作的理念不夠新穎。檔案管理工作所涉及的數(shù)據(jù)是大量的，業(yè)務(wù)量也是眾多的。各項(xiàng)業(yè)務(wù)推進(jìn)過程中，必須有專業(yè)、新穎的理念作指導(dǎo)，才可以保證業(yè)務(wù)和時(shí)代結(jié)合緊密，各項(xiàng)新措施能夠按著預(yù)期來推進(jìn)。不過，在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式下，很多公文檔案管理工作所持理念，依舊是按著傳統(tǒng)方式在執(zhí)行，無論是在管理上、還是在業(yè)務(wù)歸納上、亦或是在技術(shù)落實(shí)上，都存在不少影響，這對(duì)于整體效率和質(zhì)量都是不利的。

第二，檔案管理工作的人員素質(zhì)有待提升。在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式下，很多公文檔案管理工作者都是兼職的，或者是部分臨退休人員、以及企業(yè)家屬來負(fù)責(zé)。這就會(huì)極大影響整體業(yè)務(wù)的推進(jìn)，對(duì)改革也是十分不利的。很顯然，檔案管理工作涉及很多新技術(shù)，是需要有專業(yè)積累。不過由于過去很多人對(duì)此不重視，以至于派遣了很多非專業(yè)人士從事，這就會(huì)導(dǎo)致問題發(fā)生；此外，在人員招聘、考評(píng)、晉升方面，也存在很多問題，這也會(huì)極大地打擊相關(guān)從業(yè)者的積極性，使得有技術(shù)的人不愿意從事相關(guān)工作，出色的工作者也很難獲得合理的評(píng)價(jià)和晉升渠道。

第三，是整體的制度存在漏洞，導(dǎo)致管理效率低下。正如上文所述的那樣，公文檔案管理工作涉及很多環(huán)節(jié)、大量部門、海量數(shù)據(jù)，所以在業(yè)務(wù)處理和管理上，需要有完善制度與之適配，只有這樣才可以指引各業(yè)務(wù)按著預(yù)期涉及推進(jìn)。不過，以筆者觀察來看在很多企業(yè)，都存在制度的缺乏問題，導(dǎo)致問題出現(xiàn)后沒有制度指導(dǎo)，檔案管理也缺乏合理的保。各部門之間也存在比較嚴(yán)重的壁壘，這都是需要解決的問題。

3 公文檔案管理工作創(chuàng)新的意義

結(jié)合時(shí)代發(fā)展來看，檔案對(duì)企業(yè)的重要性越來越大，是企業(yè)整個(gè)發(fā)展過程中的歷程和各項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，也是如實(shí)的記錄，進(jìn)而在決策制定時(shí)給出合理、可靠地依據(jù)。對(duì)于企事業(yè)單位，這也是重要數(shù)據(jù)信息，如果出現(xiàn)糾紛或者是各類問題，可以有效起到保護(hù)企業(yè)的目的，給企業(yè)權(quán)益保障提供支持；此外，檔案還記錄了企業(yè)發(fā)展過程中，人物力資源的實(shí)際使用情況，以及項(xiàng)目推進(jìn)安排等，因此在查閱和數(shù)據(jù)分析過程中，也可以給予幫助。

新時(shí)期信息技術(shù)迅速發(fā)展，使得各領(lǐng)域都在向著符合時(shí)代最新要求的方向轉(zhuǎn)變，這對(duì)于傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式下存在的各項(xiàng)問題改變，是很好幫助，也可以提升整體業(yè)務(wù)效率質(zhì)量。所以對(duì)檔案管理工作者，也必須要結(jié)合自身問題及時(shí)調(diào)整，做出合理創(chuàng)新滿足最新需求。

4 問題解決策略

結(jié)合上述問題來看，可以從以下幾個(gè)角度入手來解決問題。

第一，提升檔案管理工作者的個(gè)人實(shí)力。在公文檔案管理工作中，個(gè)人實(shí)力的高低將會(huì)直接決定業(yè)務(wù)質(zhì)量，所以在具體改革中，必須要以提升個(gè)人實(shí)力為基礎(chǔ)，具體帶動(dòng)整體業(yè)務(wù)進(jìn)步。公文檔案管理是需要細(xì)致、專業(yè)、耐心的工作，是需要負(fù)責(zé)人有極好心態(tài)和專業(yè)素養(yǎng)，在歸納和整理分解過程中傾盡全力。所以，各單位在管理中要提升招聘門檻，將那些具有專業(yè)素質(zhì)的人員都加入到工作隊(duì)伍中來，結(jié)合專業(yè)培訓(xùn)和自我學(xué)習(xí)模式，打造新的團(tuán)隊(duì)，使得傳統(tǒng)模式下存在的專業(yè)實(shí)力不足問題、人員招聘問題等得到真正的解決。

此外，要加大思想培訓(xùn)力度，使得實(shí)際從業(yè)者可以認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，進(jìn)而樂意于投入其中，做到專業(yè)而負(fù)責(zé)。在企業(yè)中也應(yīng)由高層領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)，來推進(jìn)對(duì)于這項(xiàng)業(yè)務(wù)的重視度，在個(gè)人薪酬分配和晉升渠道方面重新設(shè)計(jì)好，使得實(shí)際從業(yè)者會(huì)有干勁，可以為目標(biāo)而奮斗。

第二，要提升管理實(shí)力，做好制度完善設(shè)計(jì)。公文檔案管理的整體發(fā)展水平還相對(duì)比較低，特別是對(duì)于那些規(guī)模較小的企業(yè)、和經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)而言更是如此。在制度和監(jiān)管力度上，也是比較缺乏適配的，所以必須要做出解決。首先，對(duì)單位而言，必須要健全規(guī)章和制度，進(jìn)而給實(shí)際業(yè)務(wù)的推進(jìn)帶來保障。其次，要合理設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的時(shí)間鏈條，提升業(yè)務(wù)效率質(zhì)量；對(duì)不可以歸檔的及時(shí)處理，對(duì)可以歸檔的即使入庫，規(guī)避忽略遺忘問題。再次，要在制度設(shè)計(jì)中規(guī)范好各部門的職責(zé)，落實(shí)到個(gè)人，使得部門之間、人物力資源安排都可以有據(jù)可循，這對(duì)于業(yè)務(wù)完整度和準(zhǔn)確性保障，都十分有利，也可以輔助處理海量數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮出技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

第三，要重視基礎(chǔ)工作和平日積累。對(duì)公文檔案管理而言，很多都是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，是需要平日積累的，所涉及的文書、檔案類別也相對(duì)比較多。所以，實(shí)際從業(yè)者需在日常工作中做好積累，就材料的相同之處及時(shí)地歸納好，在業(yè)務(wù)推進(jìn)中努力構(gòu)建起好習(xí)慣，進(jìn)而在材料搜集、梳理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)可以做到降低壓力，真正腳踏實(shí)地的完成業(yè)務(wù)。

此外，還要在考評(píng)環(huán)節(jié)重新設(shè)計(jì)，和實(shí)際業(yè)務(wù)掛鉤。由于目前很多企業(yè)在公文檔案管理工作中的專業(yè)人員相對(duì)是比較少的，所以在招聘上是不夠?qū)I(yè)的，還需要有很多的培訓(xùn)和自我學(xué)習(xí)，以提升專業(yè)素質(zhì)和思想素質(zhì)。所以在評(píng)價(jià)體系設(shè)計(jì)上，也需要跟隨招聘制度的改變精進(jìn)，來做出調(diào)整，使得業(yè)務(wù)人員各項(xiàng)工作都能和薪酬掛鉤，都可以和自己職業(yè)生涯掛鉤適配上、這對(duì)于個(gè)人工作積極性提升很有幫助。

企業(yè)在信息技術(shù)引入上，也需要下大力度。這是信息時(shí)代也是數(shù)據(jù)時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域的改革都離不開新技術(shù)的輔助和加入，對(duì)公文檔案管理工作也是如此。引入新平臺(tái)和數(shù)據(jù)分解系統(tǒng)，將會(huì)極大輔助實(shí)際業(yè)務(wù)從事者提升業(yè)務(wù)效率，也會(huì)輔助解決傳統(tǒng)模式下存在的各類問題。不過，需要注意的是無論是平臺(tái)建設(shè)，還是系統(tǒng)購置以及軟件安裝，都需要充分考慮企業(yè)實(shí)際情況、以基礎(chǔ)調(diào)研為依據(jù)來推進(jìn)。否則，將不會(huì)起到最初的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)效果。

5 結(jié)語

整體來看新時(shí)期對(duì)公文檔案管理工作者而言，需充分結(jié)合最新需求，結(jié)合社會(huì)發(fā)展來引入各類新技術(shù)和新理論，解決傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式下存在的各項(xiàng)問題，提升業(yè)務(wù)效率和實(shí)際質(zhì)量，給企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)步以及管理水平提高帶來幫助。