淺析文書檔案管理在健康科普工作中的作用

陳宇娟

（福建省級(jí)機(jī)關(guān)醫(yī)院，福建 福州 350001）

如今健康是廣大民眾最為關(guān)心的話題，醫(yī)院則是健康科普最好的宣傳陣地，國(guó)家衛(wèi)健委宣傳司健康促進(jìn)處處長(zhǎng)姜雯曾這樣描述：“醫(yī)院宣傳是健康科普的最大陣地，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該成為主力軍，發(fā)揮其專業(yè)權(quán)威的價(jià)值”。國(guó)家衛(wèi)健委規(guī)劃發(fā)展與信息化司司長(zhǎng)毛群安也表示，科學(xué)研究表明，健康教育最好的切入點(diǎn)是患者在尋求醫(yī)療服務(wù)的時(shí)候，如果醫(yī)務(wù)人員能在患者就醫(yī)時(shí)適時(shí)提供一些健康生活方式倡議，健康教育工作往往會(huì)事半功倍。隨著當(dāng)前衛(wèi)生體制改革的不斷深入、人民群眾對(duì)醫(yī)療需求的日益增長(zhǎng)，以及健康中國(guó)戰(zhàn)略的部署實(shí)施，醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)取得積極成效的同時(shí)，醫(yī)學(xué)健康科普教育工作也被逐漸重視起來。

為落實(shí)健康中國(guó)戰(zhàn)略實(shí)施，進(jìn)一步指導(dǎo)醫(yī)院各級(jí)各部門科學(xué)、規(guī)范地做好健康科普教育工作，筆者醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)班子迅速做出相關(guān)工作部署，全院醫(yī)教、護(hù)理部門全面貫徹落實(shí)醫(yī)學(xué)健康科普基地建設(shè)工作要求，抓實(shí)抓細(xì)各項(xiàng)科普宣教措施，期間醫(yī)教、護(hù)理部門積極下發(fā)相關(guān)文件指導(dǎo)醫(yī)學(xué)科普工作，形成了大量反映健康科普教育工作情況的文件檔案。

1 相關(guān)文件類別

以筆者醫(yī)院為例，自2018年以來，醫(yī)院各部門共收發(fā)78份健康教育工作相關(guān)文件。筆者將其進(jìn)行分類，主要有以下幾類：

1）關(guān)于醫(yī)學(xué)健康科普工作的各項(xiàng)政策和工作部署等公告、通報(bào)文件材料。

2）醫(yī)院建立健康科普基地工作機(jī)構(gòu)、協(xié)調(diào)機(jī)制形成的文件 材料。

3）上級(jí)部門對(duì)健康科普工作的指導(dǎo)等文件材料。

4）院內(nèi)召開的各種健康教育科普基地建設(shè)工作會(huì)議材料。

5）院內(nèi)開展健康教育科普基地建設(shè)形成的規(guī)定、辦法、意見、通知等文件材料。

6）綜合協(xié)調(diào)健康科普文稿等文件材料。

7）上級(jí)部門下發(fā)的針對(duì)本單位的健康教育工作有關(guān)文件材料。

原料：大米 25 g，黑米 25 g，大豆 25 g，紅豆 25 g，核桃仁 25 g，花生 25 g，紅棗 15 g，桂圓 10 g（2人份）。

2 健康科普文書檔案在醫(yī)院科普建設(shè)工作中的意義

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和醫(yī)學(xué)模式的變化，影響廣大民眾身體健康的疾病譜也在悄然發(fā)生著轉(zhuǎn)變。歷史發(fā)展以來，傳染病、寄生蟲病等原本是嚴(yán)重威脅著大眾的健康的首要疾病，而現(xiàn)在，惡性腫瘤、糖尿病、高血壓、心腦血管病等慢性、非傳染性的疾病和老年病已經(jīng)發(fā)展成為威脅人類健康的主要疾病。同時(shí)，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究表明，這些惡性腫瘤、糖尿病、高血壓、心腦血管病等慢性、非傳染性的疾病的致病因素多與人們的心理因素、生活行為方式以及外界環(huán)境因素有關(guān)。如此以來，通過教育的手段，幫助公眾樹立正確的衛(wèi)生觀念，改變不科學(xué)的生活方式成為現(xiàn)代健康教育科學(xué)的宗旨。

健康科普文件材料是映射各級(jí)醫(yī)院貫徹落實(shí)上級(jí)部門健康中國(guó)的決策部署，是健康科普基地建設(shè)工作過程中產(chǎn)生的極其富有價(jià)值的珍貴資料，對(duì)統(tǒng)籌建立院內(nèi)健康教育者服務(wù)陣地，逐步引導(dǎo)科普宣教服務(wù)融入醫(yī)院常規(guī)醫(yī)療服務(wù)，進(jìn)而系統(tǒng)化地開展具有醫(yī)院特色的健康教育服務(wù)具有極其重要的查考和借鑒作用，也是醫(yī)學(xué)教育、臨床醫(yī)療和科學(xué)研究的寶貴教材。

1）指導(dǎo)臨床科室開展醫(yī)療科普系列公益活動(dòng)。醫(yī)院宣傳是健康科普的最大陣地，科普文件材料具有標(biāo)準(zhǔn)性，在圍繞科學(xué)預(yù)防、精準(zhǔn)科普的主旋律下，總結(jié)成功改變不良生活習(xí)慣案例的科普經(jīng)驗(yàn)，可規(guī)范指導(dǎo)當(dāng)下科普宣教的開展。通過文件要求及標(biāo)準(zhǔn)，促使醫(yī)務(wù)人員成為主力軍，發(fā)揮其專業(yè)權(quán)威的價(jià)值，以患者的健康咨詢需求為導(dǎo)向，積極落實(shí)最新版科普預(yù)防方案，科學(xué)篩選采用最適合大眾化的科普方式，促進(jìn)科普宣教方案同質(zhì)化、規(guī)范化，更加助力健康中國(guó)建設(shè)。

2）考核培訓(xùn)作用。根據(jù)文件，開展醫(yī)學(xué)科普相關(guān)知識(shí)如現(xiàn)場(chǎng)成人心肺復(fù)蘇操作流程標(biāo)準(zhǔn)、常見急癥、公共場(chǎng)所避震、創(chuàng)傷救護(hù)（止血、包扎、骨折固定、搬運(yùn)）、意外傷害與避險(xiǎn)逃生等方面的急救相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)、考核，可進(jìn)一步提高醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員及社會(huì)上“第一目擊者”的自我安全意識(shí)和自救互救能力，也為廣大民眾在遇到突發(fā)事件時(shí)能夠迅速進(jìn)行有效處置發(fā)揮積極作用。

3）記錄重大事件。無記錄，不發(fā)生。健康科普文件檔案建設(shè)在將來，可以追溯對(duì)本系統(tǒng)內(nèi)健康教育科普基地建設(shè)的全面歷史記錄，這些記錄包括對(duì)院內(nèi)醫(yī)療、院感、護(hù)理協(xié)調(diào)等各項(xiàng)工作質(zhì)量的評(píng)定，以及在科普建設(shè)過程中出現(xiàn)一些不足的原因分析和記載。借助這些方面的具體記載，可以十分全面及快捷地了解到醫(yī)院科普基地建設(shè)工作的狀況。

3 健康科普文書檔案管理存在的問題

1）收發(fā)不及時(shí)。部分檔案工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，健康科普文書檔案的再利用意識(shí)不高，沒有認(rèn)識(shí)到醫(yī)院健康科普文書檔案的管理、利用在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要作用，導(dǎo)致有些非班內(nèi)的文件簽收不及時(shí)，從而出現(xiàn)材料遲收、漏收的情況。

2）檔案材料收集不完整。部分機(jī)構(gòu)由于未采取“專人收文，專地下載”的做法，不同的人下載的文件分散在不同的地方存儲(chǔ)，導(dǎo)致相關(guān)文件收集歸檔不完整；此外，上級(jí)不同的處室下發(fā)的文書歸檔科不同主辦科室，未統(tǒng)一下發(fā)至院辦公文信息發(fā)布平臺(tái)，如護(hù)理健康教育基地建設(shè)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)一般文件會(huì)下發(fā)至護(hù)理部門，健康教育建設(shè)實(shí)施方案會(huì)下發(fā)至醫(yī)務(wù)部門等，這些職能科室工作人員多數(shù)為非檔案專業(yè)人員，不具有檔案收集意識(shí)及經(jīng)驗(yàn)，在辦理的過程中，容易導(dǎo)致一些文件遺失、丟漏，未被及時(shí)收集歸檔。

4 對(duì)策

健康教育文書檔案的規(guī)范有效管理對(duì)推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化管理建設(shè)發(fā)展有著重要的作用，筆者醫(yī)院高度重視健康教育科普文件材料的收集及歸檔工作，自申請(qǐng)建立省級(jí)健康教育科普基地以來，院黨政領(lǐng)導(dǎo)班子就特別在科普教育專題會(huì)議、院行政周會(huì)上指出，院辦公室應(yīng)采取積極有效的措施，指派專人，明確職責(zé)，按照檔案工作規(guī)范，統(tǒng)籌做好健康教育文件材料的收集整理工作，確保相關(guān)健康科普文件的各項(xiàng)材料在第一時(shí)間、第一現(xiàn)場(chǎng)，得到第一響應(yīng)，做到規(guī)范、有效收集和整理歸檔。為有效開展現(xiàn)代化醫(yī)院精細(xì)化管理工作，加強(qiáng)醫(yī)院在健康教育基地建設(shè)檔案管理方面的規(guī)范性管理，不妨考慮從以下幾點(diǎn) 切入。

1）增加值班備勤收發(fā)文強(qiáng)度。文件收發(fā)不及時(shí)有可能導(dǎo)致健康教育基地建設(shè)的重要通知、工作預(yù)案等未能及時(shí)下達(dá)，致使工作可能出現(xiàn)紕漏，故應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，可配備專人負(fù)責(zé)，增加值班備勤強(qiáng)度，尤其是在節(jié)假日，更應(yīng)加強(qiáng)班外時(shí)間收發(fā)材料、匯總數(shù)據(jù)材料，做好文件的及時(shí)上傳下達(dá)工作，要求工作時(shí)間以外必須到辦公室收發(fā)文件、匯總數(shù)據(jù)，并及時(shí)逐級(jí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批閱。

2）聯(lián)動(dòng)各部門配備專人負(fù)責(zé)。應(yīng)充分完善常態(tài)化收發(fā)機(jī)制，健康教育文書檔案收集的過程中若發(fā)生應(yīng)收未收，應(yīng)歸未歸導(dǎo)致文件不完整，將最終影響后續(xù)檔案查閱利用的有效性及科學(xué)性。因此，各科各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)相關(guān)文件收集，來自各部門的專人聯(lián)動(dòng)為健康教育科普文書收文小組，每星期將所有文件梳理并統(tǒng)一規(guī)整至院辦公室分類、歸檔。

3）加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和再教育。不同科室和部門當(dāng)中的管理人員中大部分缺乏檔案管理的意識(shí)，為確保檔案收集的制度得到切實(shí)的落實(shí)，可嘗試采用不定期和定期相聯(lián)合的形式由醫(yī)院推薦選派檔案人員前往參加國(guó)家級(jí)或省、地市、縣級(jí)的各層別培訓(xùn)，也可以由醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理的部門按計(jì)劃對(duì)工作人員統(tǒng)一進(jìn)行分層次的檔案知識(shí)培訓(xùn)講座。做到源頭把關(guān)，系統(tǒng)開展，以督促各部門在健康教育科普文書收發(fā)時(shí)都能規(guī)范執(zhí)行。

4）召開質(zhì)控考評(píng)分析會(huì)。為樹立規(guī)范收集健康教育檔案文書意識(shí)，并加強(qiáng)科室人員教育，確保健康教育基地建設(shè)檔案管理方面的規(guī)范性管理不流于形式，定期進(jìn)行健康科普文書檔案管理質(zhì)控考評(píng)，檔案工作小組成員可在醫(yī)院的例行周會(huì)、行政職能會(huì)后，針對(duì)管理檢查結(jié)果開展討論，分析、總結(jié)好的措施與挖掘不力的反面案例，收集、匯總考評(píng)結(jié)果并上報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)，聽取各科行政工作人員對(duì)檔案收集、管理工作的意見和建議，以確保文件收集歸檔工作的持續(xù)改進(jìn)。

5）健全健康科普檔案收發(fā)系統(tǒng)監(jiān)管機(jī)制。為進(jìn)一步加強(qiáng)健康科普檔案的管理與利用，各職能科室工作人員，尤其是綜合檔案管理部門應(yīng)筑牢思維、牢固樹立監(jiān)管意識(shí)，通過優(yōu)化科內(nèi)文件檢索、強(qiáng)化文件管理安全等各項(xiàng)措施，落實(shí)科室責(zé)任人是第一負(fù)責(zé)人的制度，建立檔案收集經(jīng)辦人--科負(fù)責(zé)人--檔案部門管理人員層層把關(guān)機(jī)制，規(guī)范監(jiān)督健康教育相關(guān)文件收集質(zhì)量和服務(wù)工作。進(jìn)一步強(qiáng)化監(jiān)管，要求節(jié)假日期間值班人員要切實(shí)履行職責(zé)，堅(jiān)守崗位，及時(shí)收發(fā)，從收發(fā)健康教育科普文件過程的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，落實(shí)定期監(jiān)督，檢查每個(gè)環(huán)節(jié)可能存在的薄弱環(huán)節(jié)，及時(shí)響應(yīng)處理未及時(shí)收發(fā)的案例，對(duì)出現(xiàn)的問題詳細(xì)分析，并采取一系列有效措施加以預(yù)防和糾正，以不斷改進(jìn)文書檔案的規(guī)范性和有效性。

5 總結(jié)

健康問題關(guān)乎著千家萬戶的幸福安寧，而提高群眾對(duì)疾病危險(xiǎn)因素的重視和控制，將疾病防治的關(guān)口前移，為建設(shè)“健康中國(guó)”助力是新形勢(shì)下面臨的壓力和挑戰(zhàn)，也是醫(yī)務(wù)工作者們優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)內(nèi)涵不斷深化和延伸的體現(xiàn)。近幾年，筆者醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)過程中，經(jīng)過不斷嘗試、評(píng)估、改進(jìn)、完善，通過規(guī)范收集健康科普文書檔案并合理利用，系統(tǒng)化地開展具有特色的健康教育服務(wù)，在健康教育科普宣教服務(wù)活動(dòng)中，不但感受到了群眾對(duì)健康知識(shí)的渴望，也看到了健康教育文書檔案在慢病防治工作中發(fā)揮著重要的作用。院檔案管理部門應(yīng)切實(shí)提高政治站位，以健康為宗旨，以廣大群眾需求為導(dǎo)向，以群眾接受為前提，高度重視健康教育文件材料的收集歸檔工作，構(gòu)建健康科普文件規(guī)范收集體系，落實(shí)第一手寶貴的文檔資料，真正將健康教育工作落實(shí)做細(xì)，不斷增進(jìn)醫(yī)患之間的和諧互動(dòng)，促進(jìn)社會(huì)的和諧穩(wěn)定。