芻議紙質(zhì)科技檔案頁碼編制方法與策略

陳銀娥

（湖南省衡東縣水利局，湖南 衡陽 421400）

科技檔案即科學(xué)技術(shù)檔案，主要是對于生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等具有科技性質(zhì)活動中形成的一些需要歸檔的材料、圖表、證書、圖紙等文件性的材料?？萍紮n案包括有電子檔案、紙質(zhì)檔案等，具有一定的專業(yè)性、多樣種類性質(zhì)等，能夠在生產(chǎn)過程中指導(dǎo)生產(chǎn)力的發(fā)展等。所以，對于紙質(zhì)科技檔案的頁碼編制就顯得十分重要，也是一項較為復(fù)雜的工作，檔案管理員要運用科學(xué)、有效的頁碼編制方法對其進(jìn)行編制，使得紙質(zhì)科技檔案的管理更加的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展[1]。

1 紙質(zhì)科技檔案頁碼編制的基本原則

紙質(zhì)科技檔案主要是以紙張作為信息記錄的基本進(jìn)行歸檔的，基本上是一些具有查考利用價值的文件收集，然后將文件按照文件與文件之間的來源、時間等聯(lián)系進(jìn)行分類歸檔。因此，在紙質(zhì)檔案的頁碼編制過程中，要遵循一定的基本原則，才不至于在編制過程中出錯。

1.1 頁碼編制應(yīng)遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行紙質(zhì)科技檔案的頁碼編制時。一定要遵循一定的編制標(biāo)準(zhǔn)，在頁碼編制的方法、編制的工具、編制的位置等，都應(yīng)該按照統(tǒng)一的技術(shù)編制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不可以按照自身的方式隨意進(jìn)行。紙質(zhì)科技檔案要求準(zhǔn)確性，頁碼編制過程中一定要注意編制的規(guī)范性，保證頁碼編制的有效性與科學(xué)性。頁碼編制還要求真實性，因此，編制過程中不可以沒有依據(jù)隨便進(jìn)行編制，編制數(shù)據(jù)要具體、詳細(xì)以及真實，保障紙質(zhì)科技檔案的可考究的性質(zhì)。

1.2 不同的頁碼編制運用不同的方法

紙質(zhì)科技檔案的期限以及內(nèi)容不同，所以檔案員在進(jìn)行頁碼編制時，不同的期限要利用不同的編制工具進(jìn)行編制；不同內(nèi)容的編制，放于不同的位置；對于頁碼的錯誤修正，不同的錯誤運用不同的修正方法；在檔案的性質(zhì)、規(guī)格、特點以及原頁碼方面，檔案所屬不一樣，也要采取不同的檔案編制的方法進(jìn)行頁碼編制?？傊堎|(zhì)科技檔案的編制要根據(jù)檔案的所有性質(zhì)進(jìn)行，針對不同的性質(zhì)、內(nèi)容等科技檔案，運用相對應(yīng)的檔案編制方法[2]。

1.3 頁碼編制不能損壞檔案原件

在科技檔案頁碼的編制中，一定要注意頁碼編制的過程中不可以損壞檔案的原件，這是最基本的頁碼編制要求以及原則。一般情況下，檔案內(nèi)的每份文件的頁碼編制都進(jìn)行了正確的編制，最后頁數(shù)相加時，要在最后一頁標(biāo)注清楚總頁數(shù)。而且，檔案內(nèi)的文件在原始目錄頁文件封底等地方進(jìn)行頁碼編制，有助于計算檔案的總頁數(shù)，可以促進(jìn)在備考表中進(jìn)行準(zhǔn)確的說明。所以，頁碼編制要多關(guān)注編制過程中，不可以出現(xiàn)損壞原件的問題產(chǎn)生，檔案編制人員一定要以謹(jǐn)慎、認(rèn)真的工作態(tài)度面對科技檔案頁碼編制的工作。

1.4 頁碼編制要保持一定的穩(wěn)定

科技檔案的頁碼編制較為冗雜，檔案人員在進(jìn)行頁碼編制后，不可以隨意進(jìn)行更改，不會因一切的因素，而造成頁碼編制的問題?？萍紮n案的管理人員在頁碼編制后，要保存管理好科技檔案，不能因任何原因修改頁碼數(shù)據(jù)等內(nèi)容。在同一類型的頁碼編制時，頁碼編制的方法也要保持一定的穩(wěn)定性，使得科技檔案的頁碼編制愈加的規(guī)范[3]。

2 針對紙質(zhì)科技檔案頁碼編制的注意事項

在進(jìn)行頁碼編制時，編制人員一定要按照規(guī)范去進(jìn)行編制，依據(jù)科技檔案頁碼編制的注意事項或者基本要求進(jìn)行編制。

2.1 頁碼編制位置要依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定

根據(jù)19年的國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定單面書寫的科技文件材料是在右下角進(jìn)行編寫頁號的，雙面書寫的文件材料要在右下角的背面的左下角進(jìn)行頁號的編寫；01年頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定單面書寫的頁號在右下角，雙面書寫的頁號編制在正面的右下角，如果是背面，在其左下角進(jìn)行頁號編制；根據(jù)09年的國家標(biāo)準(zhǔn)中，沒有明確頁號的編制，但是，編制人員仍然要注意頁號的編制，使得頁碼編制更加的標(biāo)準(zhǔn)，符合頁碼編制的原則。

2.2 頁碼有效頁的判斷應(yīng)準(zhǔn)確分析

在國家標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定頁碼應(yīng)該編制在“有效頁”面，因此，在頁碼編制時要注意有效頁的判斷。有效頁的判斷依據(jù)應(yīng)該根據(jù)文件頁面的圖表、數(shù)據(jù)等內(nèi)容進(jìn)行判斷，空白頁不作為判斷的內(nèi)容；而且，判斷時應(yīng)該根據(jù)整個檔案的主要內(nèi)容涵蓋進(jìn)行判斷文件頁面的內(nèi)容的重要性，從而判斷有效頁；有效頁的判斷應(yīng)該將文件的目錄頁等頁面作為有效頁的編制頁碼；最后，作為查找依據(jù)的導(dǎo)引頁、彩色隔頁等，不能作為有效頁。

3 紙質(zhì)科技檔案頁碼編制的工具

紙質(zhì)科技檔案的頁碼編制在運用的工具方面是有一定要求的，因為紙質(zhì)材料的特殊性，在進(jìn)行頁碼編制時要采用易于保存的編制工具進(jìn)行頁碼編制。因此，檔案的頁碼編制應(yīng)該運用鋼筆進(jìn)行編制，所要用的墨水要選擇保存持久性較強的墨水，易于頁碼編制能夠永久進(jìn)行保存，切忌使用圓珠筆等不易留存字跡的工具；其次，在一些不太確定的頁碼編制時，編制人員可以考慮用鉛筆進(jìn)行編制，便于頁碼編制出錯時進(jìn)行修改，但是所要用到的鉛筆一定是黑色的鉛筆之類的，不可以用彩鉛進(jìn)行頁碼的編制，造成一定的頁碼編制問題；在一些打印設(shè)備方面，頁碼編制前要確認(rèn)打號機以及打印機的完好，避免使用過程中出現(xiàn)一定的故障，導(dǎo)致頁碼編制出現(xiàn)問題。

4 紙質(zhì)科技檔案頁碼編制方法以及存在的問題

4.1 進(jìn)行檔案的裝訂

在進(jìn)行頁碼編制時，需要裝訂的一些卷案要按照期限一定的期限運用合適的編制工具進(jìn)行編制，確認(rèn)其頁號的位置，使用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行頁碼編制，按順序從1開始到檔案的最后1頁，保證檔案頁碼編制的準(zhǔn)確順序性。并且，在編制過程中要注意檔案的書面整潔性、數(shù)字的清晰性以及不能夠出現(xiàn)重復(fù)或者遺漏的問題，注意新的頁碼編制不可以將原頁碼覆蓋，一定要清晰分明，便于分辨[4]。

4.2 針對不裝訂的檔案的方法

在檔案的裝訂中，有部分檔案不需要裝訂，但在頁碼編制時一定要注意編制方法。不裝訂的檔案頁碼編制應(yīng)該以件作為單位進(jìn)行頁碼編制，對于每個文件的頁碼跟裝訂的一樣，從1一直到文件的最后一頁，用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行書寫，而且要注意在文件的首頁蓋上歸檔章。對于收文箋應(yīng)該將其放在文件的首頁，發(fā)文箋以及底稿應(yīng)該放于正文的后面。除了以上的要求之外，不裝訂的檔案與裝訂檔案的頁碼編制是一樣的。

4.3 其他頁碼編制的方法

在對于一些篇幅較大的頁碼編制，要先應(yīng)用折疊方式，將其折疊整齊后在其右下角的標(biāo)題欄的空白地方進(jìn)行頁碼的編制，編制結(jié)束將其折到外側(cè)；對于一些筒子頁的頁碼編制，應(yīng)該在其右下角空白的地方進(jìn)行編制頁碼，將其頁碼折向外側(cè)；針對一些不規(guī)則的小的歸檔文件，要按一頁進(jìn)行編制計算，并在備考表寫清楚黏貼的個數(shù)；在折子頁的頁碼編制上，只需要按照一頁進(jìn)行編制。

5 針對紙質(zhì)科技檔案頁碼編制的策略

在進(jìn)行紙質(zhì)科技檔案的頁碼編制時經(jīng)常會出現(xiàn)一定的問題，如空白頁、無效頁進(jìn)行了頁碼編制、有時候會出現(xiàn)遺漏頁碼編制、頁碼編制重復(fù)、頁碼編制錯編等的問題，為了能夠更好地將紙質(zhì)科技檔案的頁碼編制做好，一定要運用良好的策略改善頁碼編制的問題，不斷完善科技檔案的頁碼編制。

5.1 加強空白頁、無效頁、未編制頁碼情況的頁碼編制

在頁碼編織過程中，對于空白頁的頁碼編織，一定要注意盡可能將空白的頁面去除，對于不能夠去除的空白頁面，應(yīng)該在其上面做好標(biāo)記或者蓋上“此頁空白”的章子，不對空白頁進(jìn)行頁碼編織；對于無效頁的頁碼編織，應(yīng)該在編制時注意蓋上“此頁無效”的章子進(jìn)行與編制頁碼區(qū)分，也不對其進(jìn)行頁碼的編制；未編制頁碼主要是對于材料的插入部分，可以將圖片放置在材料的后面，對于圖片進(jìn)行頁碼編制。

5.2 運用分段編制的方式，避免漏編、錯編等情況

在頁碼編制過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)頁碼編制漏編、錯編、重編等情況的產(chǎn)生。對于一些書刊的編制，它的前置部分主要包括扉頁、摘要等，編制過程中要運用很多種的數(shù)字格式進(jìn)行編制。在其正文的部分一般是用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編制的，插入的部分不需要進(jìn)行頁碼編制，書刊的后置部分是采用正常的頁碼編制方式進(jìn)行編制。對于前置部分的頁碼編制可以運用分段編制的方式進(jìn)行，正文的編制不動，后置的部分連接正文的編制頁碼，插入的部分再連接后置的部分進(jìn)行頁碼編制，最后在備考表中注釋清楚即可。對于已經(jīng)發(fā)生的漏編的情況，例如如果將25頁和26頁之間的漏編了一頁，可以將25修改為25-1，把漏編的那一頁改為25-2，并且在備考表中寫清楚25頁是兩頁，然后在本檔案的總頁數(shù)后面加上1頁；對于已經(jīng)錯編的情況，例如39頁以后錯編了，本來是39，錯編成了40，可以將39改為39-49，備考表中寫清楚39-49是1頁，最后在總頁數(shù)中減去10即可。

6 結(jié)束語

紙質(zhì)科技檔案的頁碼編制較為復(fù)雜，編制人員在進(jìn)行頁碼編制的過程中一定要保持一定的耐心，本著負(fù)責(zé)、認(rèn)真的態(tài)度在頁碼編制的工作中做到事無巨細(xì)，使得紙質(zhì)科技檔案的頁碼編制更加的規(guī)范、 標(biāo)準(zhǔn)。