關(guān)于農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理的幾點(diǎn)思考

（北京市昌平區(qū)農(nóng)產(chǎn)品監(jiān)測檢測中心，北京 102200）

李艷迎

檔案管理是實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，為了確保能夠?qū)?shí)驗(yàn)過程進(jìn)行有效記錄的核心環(huán)節(jié)之一。想要做好實(shí)驗(yàn)室工作，并真正提高實(shí)驗(yàn)室管理水平，則需要確保實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作能夠得到有效落實(shí)，這樣才能夠?qū)z測工作細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，同時也能夠?qū)Ρ粰z測農(nóng)產(chǎn)品的相關(guān)信息進(jìn)行有效保存，以此才能夠在后續(xù)的服務(wù)過程中，通過對檔案價值的有效挖掘來實(shí)現(xiàn)推動農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量的不斷提升?；诖?，本文主要分析了農(nóng)產(chǎn)品在送檢后，其檔案管理的實(shí)際問題，同時也給出了相應(yīng)建議，這樣就能夠確保在后續(xù)服務(wù)的過程中，可以為農(nóng)產(chǎn)品檢測工作提供優(yōu)質(zhì)保障。

1 農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的重要性

首先，農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全質(zhì)檢站成立的目的就是針對轄區(qū)進(jìn)行蔬菜、水果、畜禽、水產(chǎn)品等各種食用農(nóng)產(chǎn)品進(jìn)行安全檢測，并通過獨(dú)立承擔(dān)第三方公正檢測來實(shí)現(xiàn)對農(nóng)產(chǎn)品安全的全面鑒定，這樣就可以確保在農(nóng)產(chǎn)品上市前，經(jīng)過科學(xué)檢測來實(shí)現(xiàn)驗(yàn)證產(chǎn)品的安全性。同時，大部分的農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全質(zhì)檢站可以對瓜果蔬菜的農(nóng)藥殘留以及重金屬殘留進(jìn)行定量檢測，在進(jìn)行檢測工作開展的過程中，也能夠?qū)崿F(xiàn)提高農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際管理水平。因此，農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案工作的全面落實(shí)，可以推進(jìn)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全質(zhì)檢站在其檢測的過程中對實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的收集和整理，并在后續(xù)應(yīng)用的過程中，對其檔案當(dāng)中有價值的信息進(jìn)行準(zhǔn)確提取，這樣就能夠有效推進(jìn)農(nóng)產(chǎn)品檢測工作不斷獲得全新的技術(shù)手段。

其次，農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案當(dāng)中的資料可以作為第一手參考資料對農(nóng)產(chǎn)品進(jìn)行認(rèn)證，而且其檢測數(shù)據(jù)可以直接反映檢測結(jié)果，該數(shù)據(jù)同時也具有原始性和憑證性，因此它是一種十分重要的產(chǎn)品信息。并且，管理好農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室的檔案數(shù)據(jù)，也能夠?qū)崿F(xiàn)推進(jìn)農(nóng)產(chǎn)品檢測方式和方法的不斷升級，在一定程度上提高實(shí)驗(yàn)室檢測水平，以此來逐步完善農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)測體系，精準(zhǔn)提升農(nóng)產(chǎn)品的質(zhì)量 安全。

最后，農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行檔案管理的過程中，如果其工作開展不順，則會直接影響到實(shí)驗(yàn)室整體的運(yùn)行，因此，農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)和發(fā)展一定首先需要確保其檔案管理工作能夠有效開展，而且檔案管理工作能夠直觀反映出實(shí)驗(yàn)室自身的檢測質(zhì)量和管理水平，所以在實(shí)際工作開展過程中，檔案管理不僅能夠確保送檢產(chǎn)品和檢測數(shù)據(jù)得以保存，還能夠針對實(shí)驗(yàn)室檢測、運(yùn)行過程中的檔案價值進(jìn)行挖掘，這樣也能夠在一定程度上提高實(shí)驗(yàn)室的檢測水平，并維護(hù)整個檢測單位的對外形象。

2 農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理的內(nèi)容

農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行檔案管理的過程中，必須要充分地反映出檔案管理工作的實(shí)際意義，也就是在實(shí)驗(yàn)室開展各類農(nóng)產(chǎn)品的檢測過程中，需要對實(shí)驗(yàn)室的工作情況進(jìn)行全面、準(zhǔn)確地記錄，同時也要為檢測工作的開展提供相應(yīng)的信息，這樣才能夠確保實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行管理的全面性。同時，農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行檔案管理的內(nèi)容劃分上，可以依據(jù)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際職能情況來進(jìn)行全面整合，這樣就能夠通過詳細(xì)的原始記錄來確保在后續(xù)檔案整理時對數(shù)據(jù)進(jìn)行及時準(zhǔn)確的收納。根據(jù)當(dāng)前對農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定的檔案標(biāo)準(zhǔn)要求而言，一般情況下在農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全質(zhì)檢站的檔案中需要包含組織機(jī)構(gòu)檔案、質(zhì)量管理體系檔案、儀器設(shè)備檔案、檢測人員的技術(shù)資質(zhì)能力檔案、文件控制和數(shù)據(jù)保護(hù)檔案、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法檔案、抽樣和樣品管理檔案、檢驗(yàn)報告和檢測原始數(shù)據(jù)檔案、人員培訓(xùn)考核檔案、質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量控制檔案、內(nèi)務(wù)設(shè)施環(huán)境檔案等。

3 農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作中存在的問題

3.1 意識不足且制度落實(shí)不到位

在過去幾年中，農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室只注重在檢測過程中，針對被檢樣品的實(shí)際檢測數(shù)據(jù)和檢測結(jié)果，而在后續(xù)進(jìn)行報告輸出和原始記錄的檔案管理過程中，卻忽略了對實(shí)驗(yàn)過程數(shù)據(jù)的全面收集。而且，在檔案整理時也不能通過歸檔和分析來實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容價值的有效探索，因此這也使得在進(jìn)行檔案管理的過程中，無法實(shí)現(xiàn)對檔案管理重要性的認(rèn)知獲得有效提升。此外，在相關(guān)部門文件下達(dá)時，針對實(shí)驗(yàn)室資料的收集、歸檔、整理工作其實(shí)有一定的規(guī)范指導(dǎo)意義，但是在基層實(shí)際工作中，由于檔案收集整理并沒有被工作人員所重視，所以在實(shí)際工作開展時，就沒有對其工作活動進(jìn)行全面記錄，這也使得在書面文字記載的材料當(dāng)中，僅僅只有被檢樣品的數(shù)據(jù)記錄被保存 下來[1]。

3.2 數(shù)字化程度較低

隨著科技的不斷發(fā)展，使得在當(dāng)前的企業(yè)建設(shè)過程中都會應(yīng)用數(shù)字化管理來確保檔案管理的便捷性和共享性，檔案利用獲得有效提升。但是，當(dāng)前很多農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行檔案管理的過程中，卻仍舊沿用紙質(zhì)檔案的管理，這使得在實(shí)際工作中如果管理不當(dāng)就會導(dǎo)致檔案資料的丟失和損毀。而且，即使部分單位采用了電子版檔案進(jìn)行管理，也僅僅是對紙質(zhì)檔案的編寫內(nèi)容進(jìn)行輸入，無法真正在查找的過程中，通過對檔案關(guān)鍵詞的搜索來實(shí)現(xiàn)對檔案的調(diào)用，這也導(dǎo)致了在進(jìn)行具體應(yīng)用時，電子版檔案只能夠作為儲存而使用。除此以外，由于設(shè)備因素干擾等問題的發(fā)生，也導(dǎo)致了在農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行檢測數(shù)據(jù)分析的過程中無法實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)化處理，這也加劇了檔案管理共享性不足的現(xiàn)象產(chǎn)生。

3.3 檔案收集不及時

在進(jìn)行農(nóng)產(chǎn)品檢測的過程中，其檔案資料必須要保證自身的全面性和原始性。但是，在當(dāng)前階段的檔案收集過程中，存在著不及時、不齊全的問題，這也使得在實(shí)際進(jìn)行數(shù)據(jù)收集時，就會導(dǎo)致后期應(yīng)用數(shù)據(jù)的效果不佳。比如，客戶想要詳細(xì)了解某種農(nóng)藥的降解期，以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)制定采摘計劃，則需要實(shí)驗(yàn)室在一段時間內(nèi)每天對該種農(nóng)藥在農(nóng)產(chǎn)品上的農(nóng)藥殘留數(shù)據(jù)進(jìn)行及時檢測和收集，但是此時如果只對客戶提供一次的檢測數(shù)據(jù)，那么就無法對其提出針對性的指導(dǎo)意見。

3.4 缺少專職檔案管理人員

檔案管理工作并不是一項輔助性工作，它是一項需要配備專職專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行管理的系統(tǒng)性工作。但是，在當(dāng)前大部分農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作中并沒有給其配備相應(yīng)的專職檔案管理人員，這就會導(dǎo)致檔案管理人員自身身兼多職，而且會存在檔案整理不專業(yè)不及時的問題。眾所周知，在實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系運(yùn)行的過程中，必然會出現(xiàn)眾多的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、原始記錄、影像資料和圖片等，如果對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意堆放，再加上長時間沒有專職人員對其進(jìn)行整理，勢必就會造成檔案的缺失和無序問題。而且，檔案管理人員如果身兼多職也會導(dǎo)致其精力有限，從而不能對資料進(jìn)行全面的收集和整理，最終必將導(dǎo)致在后期進(jìn)行檔案的檢索和利用中，無法對檔案進(jìn)行有效應(yīng)用。

4 有效提高農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理的方式

4.1 增強(qiáng)管理意識并落實(shí)管理制度

在當(dāng)前階段，為了確保農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作能夠得到全面落實(shí)，需要增強(qiáng)包括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)整個單位工作人員的檔案收集整理意識，并建立起農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室的整體發(fā)展機(jī)制，以確保在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室檔案管理的過程中，能夠通過管理制度的全面應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一體系的制定，從而使農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的開展可以實(shí)現(xiàn)完整化、制度化，最終才能確保其工作開展的秩序性[2]。同時，在后續(xù)開展檔案利用工作過程中，也要通過不斷實(shí)踐來對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，只有這樣才能夠真正提高農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的效果。

4.2 增加經(jīng)濟(jì)投入實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

時代的發(fā)展創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)了推動社會的全面發(fā)展，因此在進(jìn)行農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理的過程中，也需要加大經(jīng)濟(jì)投入來提高數(shù)字化設(shè)備的有效應(yīng)用，以此才能夠確保農(nóng)產(chǎn)品在進(jìn)行檢測的過程中，可以通過加強(qiáng)數(shù)字化的應(yīng)用來提高實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)檔案的收集歸類效果，從而也能夠在后續(xù)的查詢利用過程中，可以依據(jù)相關(guān)詞匯來對所有檔案資料進(jìn)行有效檢索和應(yīng)用，這樣才能夠使實(shí)驗(yàn)室工作開展的便捷性、快捷性和共享性得以實(shí)現(xiàn)。

4.3 全面、及時收集整理檔案

由于在進(jìn)行農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案管理的過程中，檔案管理人員對實(shí)驗(yàn)室檢測工作并不十分清楚，造成不能對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類和收集，所以這也導(dǎo)致在檔案資料查詢時，常常使得檔案資料具有不全面的性質(zhì)。對此，在當(dāng)前階段必須要依據(jù)質(zhì)量管理體系，明確檔案的收集范圍和時效，然后依據(jù)檔案收集目錄對檔案進(jìn)行及時有效地收納和整理，這樣才能夠使農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室的檔案完整，方便后續(xù)利用工作的開展。

4.4 設(shè)立單獨(dú)的管理人員

為了確保農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室檔案工作管理制度的全面落實(shí)，需要單獨(dú)設(shè)立專職檔案管理人員。畢竟，一人身兼多職其時間精力必然有限，難以實(shí)現(xiàn)工作的及時有效開展，所以只有通過專職檔案管理人員的人才培養(yǎng)，才能夠確保檔案管理人員可以高效履行自身的責(zé)任。首先，針對檔案管理人員而言，需要其自身能夠了解我國相關(guān)的檔案管理條例，這樣才能夠依據(jù)條例來進(jìn)行檔案管理工作的開展。其次，檔案管理人員必須要明確農(nóng)產(chǎn)品檢測工作的意義，這樣才能夠提高其自身的管理意識，從而通過自身職能的發(fā)揮來確保檔案管理工作的全面落實(shí)。最后，檔案管理人員也需要積極與實(shí)驗(yàn)室檢測人員進(jìn)行溝通配合，這樣才能夠在其實(shí)驗(yàn)過程中，能夠?qū)σ皇仲Y料進(jìn)行全面記錄，從而才能夠保證檔案的全面性。

5 總結(jié)

綜上所述，農(nóng)產(chǎn)品檢測實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行檔案管理的過程中，可以通過加強(qiáng)管理來提高實(shí)驗(yàn)室整體的管理水平。對此，為了確保其管理工作的全面落實(shí)，則需要做到與時俱進(jìn)，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理，并通過管理體系的有效建立來保證檔案管理工作的全面落實(shí)，這樣才能夠真正做到在管理的過程中，確保檔案管理的全面性和綜合性。