地勘單位干部人事檔案管理工作分析

黃燕珍

（廣東省地質(zhì)局第五地質(zhì)大隊(duì)，廣東 肇慶 526060）

地勘單位干部人事檔案，是收錄所屬地勘單位工作人員的綜合信息，包括基本信息、工作履歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職業(yè)道德水平、工資晉級(jí)等。做好干部人事檔案管理工作能夠提升地勘單位的專業(yè)化管理與發(fā)展尤為重要。如何提升干部人事檔案管理的有效性，更好發(fā)揮人力資源的價(jià)值，為地勘單位服務(wù)，是地勘單位人力資源管理部門需要考慮的問題。

1 地勘單位干部人事檔案管理的意義

干部人事檔案具有真實(shí)性、全面性、客觀性。規(guī)范化管理地勘單位干部人事檔案管理工作，需要提升管理質(zhì)量與效果 ，保證人力資源得到合理配置，可以在根本上提升人力資源利用率，促進(jìn)地勘單位工作效率。隨著地勘單位發(fā)展，需擁有大量專業(yè)化人才隊(duì)伍做支撐，在地勘單位干部人事檔案管理工作上，要不斷轉(zhuǎn)變思想理念，做到與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理手段，利用檔案如實(shí)反映地勘單位各項(xiàng)工作的開展現(xiàn)狀，充分開發(fā)和利用地勘單位資源。

2 地勘單位干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 人事檔案管理意識(shí)薄弱

一部分地勘單位受到傳統(tǒng)觀念的影響和制約，沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，不能與地勘單位業(yè)務(wù)同發(fā)展、同規(guī)劃、同執(zhí)行，檔案意識(shí)不強(qiáng)，欠缺對(duì)檔案工作的宣傳與教育，導(dǎo)致單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)混亂不堪；由于檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，在開展工作時(shí)，檔案管理停留在只保管紙質(zhì)文件上，沒有充分利用信息化手段，查閱難、工作效率低下。

2.2 人事檔案管理制度不夠完善

“沒有規(guī)矩不能成方圓”，地勘單位干部人事檔案管理也需要完善的制度，對(duì)人事檔案管理規(guī)范化、制度化，這需要頂層設(shè)置具有針對(duì)性的制度體系來管理地勘單位人事檔案，目前，很多地勘單位部門沒有形成體系規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理無章可循，各自為戰(zhàn)，也沒有先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌騾⒖?，缺乏?guī)范性。

2.3 檔案專業(yè)人員結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

地勘單位人事檔案管理人員大多身兼數(shù)職，專業(yè)能力不強(qiáng)，精力不足，缺乏檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍，管理能力不足，對(duì)人事檔案科學(xué)性的認(rèn)識(shí)不足，尤其在信息時(shí)代，當(dāng)前檔案數(shù)字化進(jìn)程的不斷發(fā)展背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用、人事檔案的管理創(chuàng)新與發(fā)展都迫在眉睫。

2.4 人事檔案資料存在缺失內(nèi)容和完整性，檔案收集工作欠缺

地勘單位大多對(duì)于人事檔案的管理意識(shí)淡薄，對(duì)人事檔案工作不夠重視，甚至有些人認(rèn)為是“養(yǎng)老辦”，認(rèn)為工作沒有難度，導(dǎo)致管理工作開展時(shí)缺乏專業(yè)管理意識(shí)，檔案資料收集不夠完整，應(yīng)入檔案的沒有催交、補(bǔ)充，個(gè)人檔案內(nèi)容缺失，增加了人力資源的開發(fā)難度，直接影響單位內(nèi)部人力資源開發(fā)利用的正常開展。

3 做好地勘單位干部人事檔案管理工作的建議

3.1 健全檔案管理制度

要建立一個(gè)專門針對(duì)人事檔案文件的管理系統(tǒng)，從生成文件數(shù)據(jù)的收集和歸檔到檔案室的統(tǒng)一管理以及文件的日常存儲(chǔ)，借用和使用，必須制定嚴(yán)格的系統(tǒng)。優(yōu)化干部人事檔案收集系統(tǒng)，身份檔案系統(tǒng)，搜索（借閱）系統(tǒng)，文件傳輸系統(tǒng)，保密系統(tǒng)等。檔案管理人員利用信息化來更好地進(jìn)行信息的識(shí)別，保證真實(shí)性。檔案管理人員必須堅(jiān)決恪守自己的行為，即無推薦信，無非正式黨員，不參與調(diào)查，不涉及家庭成員的調(diào)查，沒有領(lǐng)導(dǎo)者不檢查；不借用相關(guān)文件；個(gè)人文件不轉(zhuǎn)移，不轉(zhuǎn)移命令，不轉(zhuǎn)移身份信息，不轉(zhuǎn)移相應(yīng)的資料，從而更好地保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確度和提高工作效率。

3.2 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

要加強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)觀念。因?yàn)榈乜眴挝坏陌l(fā)展，離不開專業(yè)的人才隊(duì)伍，干部人事檔案管理工作是單位發(fā)展中人力資源開發(fā)、利用最基礎(chǔ)性工作。一是地勘單位要建立健全檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，投入一定的人力、物力、財(cái)力，給予檔案工作者平臺(tái)開展工作、發(fā)揮作用；二是檔案工作者要不斷進(jìn)行自我提升，從思想上提高檔案工作認(rèn)識(shí)和管理理念，明確自身的崗位職責(zé) ，樹立服務(wù)意識(shí)；三是不斷豐富檔案專業(yè)知識(shí)，提升專業(yè)素質(zhì)與水平，定期參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)管理技能，提高工作效率。

3.3 加快地勘單位干部人事檔案管理信息化的進(jìn)程

要充分意識(shí)到地勘單位干部人事檔案管理信息化的意義，意識(shí)到把信息化管理應(yīng)用到檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中的重要性。對(duì)于管理人員來說，一定要改變傳統(tǒng)的管理思想，對(duì)于當(dāng)今時(shí)代之下的信息化技術(shù)要有一定程度上的了解，并且要看到信息化技術(shù)給檔案管理所帶來的便捷性，提高地勘單位干部人事檔案管理的效率和管理水平。

地勘單位管理人員一定要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，同時(shí)采取多樣、多元化的檔案管理方式，結(jié)合當(dāng)今時(shí)代之下最流行的信息化建設(shè)，對(duì)地勘單位的檔案管理進(jìn)行良好的管理和監(jiān)督。

3.4 加強(qiáng)檔案安全建設(shè)

“安全第一”不管在哪個(gè)行業(yè)都是一個(gè)非常重要的理念。一是保護(hù)紙質(zhì)檔案的安全，二是在大數(shù)據(jù)時(shí)代的環(huán)境之下，保護(hù)檔案信息系統(tǒng)的安全。因此，想要做好地勘單位檔案管理的安全性管理，就要從加強(qiáng)硬件設(shè)施和軟件兩方面共同努力，才能確保地勘單位干部人事檔案管理的安全性。檔案庫房的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是有效保護(hù)紙質(zhì)檔案安全存放環(huán)境的基本因素；依托計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，安裝安全防護(hù)軟件，增強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性與可靠性，確保人事檔案數(shù)據(jù)安全。

4 結(jié)語

地勘單位的干部人事檔案管理人員需要加強(qiáng)日常檔案工作的管理力度，提升對(duì)現(xiàn)代科技的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變落后的思想理念，加強(qiáng)培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，充實(shí)自己，提升業(yè)務(wù)水平，為地勘單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，推動(dòng)人事檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。