新時代檔案工作管理體制與機(jī)制的改革與創(chuàng)新

張 紅

（豐縣范樓鎮(zhèn)人民政府，江蘇 徐州 221742）

史蒂文·盧巴曾說過“檔案是一種權(quán)力。生成檔案就意味權(quán)力的產(chǎn)生，利用檔案也是如此。”檔案是社會發(fā)展過程的真實(shí)記錄和憑證，也是我們了解和認(rèn)識歷史、掌握規(guī)律的重要依據(jù)。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作重要的組成部分，也是確保機(jī)關(guān)工作效率，提升工作質(zhì)量的基礎(chǔ)和保證。隨著政府管理體制的不斷改革，經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，目前檔案管理卻跟不上發(fā)展的形勢，還存在許多問題。在新形勢新時期下，進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的管理改革與創(chuàng)新，具有十分重要的作用。

1 目前檔案管理工作存在的問題

1）不重視檔案管理工作。單位檔案是單位機(jī)關(guān)在公共行政管理活動中所直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等多種形式的歷史記錄，是單位工作的寶貴信息資源。但是，由于機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)，抓政績上，對檔案管理重視程度不足，認(rèn)為這與業(yè)務(wù)沒有什么關(guān)系的，可有可無，沒有認(rèn)真抓這項工作。缺少各種收發(fā)登記、借閱登記、文件材料歸檔制度、崗位責(zé)任制的管理和約束，文書處理不規(guī)范，造成各門類檔案材料分散保管，歸檔文件不齊全或遲遲得不到歸檔。 2）檔案管理信息化不足。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，發(fā)展迅猛，現(xiàn)代化程度日趨提高，諸如全國聯(lián)網(wǎng)通存通兌、電子化公文傳輸、無紙化辦公等已普遍或逐步得到推廣。目前，檔案管理還處于半自動化狀態(tài)，有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。同時，傳統(tǒng)的立卷方法嚴(yán)重束縛了計算機(jī)等辦公自動化設(shè)備在機(jī)關(guān)檔案部門的發(fā)展與應(yīng)用，亟待改革。 3）檔案利用工作水平較低。在檔案管理過程中，對于檔案收集整理、鑒別保管等這些環(huán)節(jié)是關(guān)系到檔案管理和利用的水平，檔案收集整理歸類規(guī)范、鑒別保管完善，可以更好地為檔案資料使用者提供有效檔案資料，這有助于提高檔案利用的效率和水平。從目前檔案管理情況來看，檔案管理工作只是注重檔案的管理，并沒有去做好檔案利用工作，對于如何發(fā)揮檔案在推動機(jī)關(guān)工作效率推動作用，沒有更深入的思考和拓展，缺乏對檔案價值的開發(fā)和宣傳，沒有引導(dǎo)大家對檔案資料的查閱和使用，這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，影響了檔案的利用率和利用效果，檔案的作用沒有不能完全發(fā)揮作用。人們對于長期處于“機(jī)關(guān)化、半封閉”的檔案管理缺乏了解，在查閱資料的時候也不會第一時間想到查閱檔案，而是想到圖書館。

2 檔案工作管理體制與機(jī)制的改革與創(chuàng)新

1）提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的認(rèn)識。提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的認(rèn)識，把做好檔案管理工作當(dāng)作改革開放、發(fā)展經(jīng)濟(jì)服務(wù)的重大舉措為抓。主要要做到以下三個方面：一要把檔案工作列為重要工作組成部分。要專門成立檔案管理小組，設(shè)在本單位辦公室，由辦公室的負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，并且落實(shí)崗位有人，將檔案管理工作納入年度考核、晉升考核、優(yōu)秀考核等的依據(jù)，引起機(jī)關(guān)單位對檔案管理的重視，以依法治檔為已任，保證經(jīng)費(fèi)，切實(shí)解決檔案工作實(shí)際問題，確保檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。使檔案管理工作真正發(fā)揮作用和價值，為本單位的改革發(fā)展作貢獻(xiàn)。二要做好檔案立卷歸檔工作。要求各部門在處理對口部門（辦公室、綜合部門）把好公文的收發(fā)、閱辦關(guān)。使公文處理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。并登記好“帳外”文件的管理工作。三要建立健全和完善檔案材料歸檔制度，建立各職能科室檔案管理的兼職人員，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)格化的管理。此外，加強(qiáng)檔案管理人員創(chuàng)新能力的培訓(xùn)。自主創(chuàng)新是發(fā)展的靈魂，隨著檔案管理工作的不斷公開化、透明化，檔案的服務(wù)也由單一性服務(wù)本機(jī)關(guān)單位向服務(wù)多元化、社會化服務(wù)的轉(zhuǎn)變。因此，檔案管理也需要有創(chuàng)新能力，要加強(qiáng)檔案管理人員創(chuàng)新能力的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員創(chuàng)新能力，解放思想、更新觀念、開拓創(chuàng)新，提高創(chuàng)造性工作能力，并能夠結(jié)合工作實(shí)際，開辟新途徑，鉆研新技術(shù)方法，探索新問題，走出新路子。2）加快檔案管理信息化的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)迫在眉睫。因為計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)迫在眉睫。因為計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，機(jī)關(guān)單位基本都實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率。因此，我們要利用信息技術(shù)的發(fā)展，加快檔案管理信息化的建設(shè)。一方面，將檔案信息化建設(shè)納入系統(tǒng)、單位信息化總體規(guī)劃。檔案管理系統(tǒng)要規(guī)范，方便實(shí)用，納入單位的辦公自動化系統(tǒng)，統(tǒng)一設(shè)計，同步建設(shè)。進(jìn)一步完善文件歸檔辦法，規(guī)范電子文件歸檔管理體系，認(rèn)真做好電子文件的收集、積累、整理、保管和利用工作，重視電子文件的備份，確保數(shù)字檔案的安全。另一方面，要重視檔案管理人員專業(yè)能力和知識的建設(shè)，目前隨著科學(xué)技術(shù)的月新日異，檔案管理的手段和技術(shù)也不斷創(chuàng)新和更新，這對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)又提出了新的要求，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅要掌握本職崗位所必需的文件檔案管理知識，更要掌握市場經(jīng)濟(jì)、法律、歷史、計算機(jī)技術(shù)、電子檔案管理等知識，從而適應(yīng)社會對檔案工作越來越高的要求。3）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化。開展機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理定級升級活動，是依法管理機(jī)關(guān)檔案工作，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)辦法，也是加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)的一項重要舉措。在廣泛開展建檔的工作基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，積極開展機(jī)關(guān)檔案綜合管理達(dá)標(biāo)升級活動。通過達(dá)標(biāo)升級活動，能使檔案的意識、檔案的安全保管條件、檔案的規(guī)章制度、檔案的規(guī)范化管理、檔案的開發(fā)利用等方面的水平明顯完善和提高。此外，要加強(qiáng)檢查督促，清理材料的整理裝訂工作政策性強(qiáng)，工作量大，我們要做到“抓進(jìn)度、抓質(zhì)量、抓落實(shí)”，經(jīng)常下基層檢查情況，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，明確裝訂要求，統(tǒng)一裝訂標(biāo)準(zhǔn)，使檔案達(dá)到美觀、整齊、實(shí)用，既方便保管，又提高了工作效率。同時，在機(jī)關(guān)檔案管理過程中，嚴(yán)格按照“分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)每個案卷都做到“全、細(xì)、準(zhǔn)、美”，即在檔案材料的收集上強(qiáng)調(diào)一個“全”字，在檔案材料的鑒定上做到一個“細(xì)”字，在檔案材料的分類上抓住一個“準(zhǔn)”字，在檔案材料的裝訂上力求一個“美”字。4）加大對檔案管理的宣傳力度。做好宣傳工作，使人們充分認(rèn)識檔案工作的重要性，要加大檔案管理的宣傳力度。主要可以做好以下幾方面：一是充分利用檔案優(yōu)勢搞好檔案宣傳，定期或不定期地將檔案工作情況進(jìn)行通報。二是加強(qiáng)檔案工作為黨和國家工作大局服務(wù)的宣傳。根據(jù)實(shí)際情況舉辦檔案展覽，將室藏的文件檔案中的專題檔案、照片檔案中的榮譽(yù)檔案等所有能開放的檔案開放展覽，使員工認(rèn)識檔案、了解檔案，學(xué)會利用檔案，達(dá)到檔案工作與整個經(jīng)營工作息息相關(guān)的目的。三是鼓勵在相關(guān)報刊上發(fā)表理論文章。鼓勵檔案管理人員在訂閱的《中國檔案報》等報刊的同時，要勤奮寫理論性的文章，鼓勵檔案管理人員投稿，盡量提高檔案管理的意識。

總之，檔案管理是機(jī)關(guān)單位工作的重要組成部分，我們要重視機(jī)關(guān)檔案的管理，圍繞單位工作中心，提高檔案管理的重視程度，加大檔案管理的力度，規(guī)范檔案管理的基礎(chǔ)工作，創(chuàng)造性地開展檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案和檔案工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、鄉(xiāng)村振興、脫貧攻堅等方面發(fā)揮應(yīng)有的貢獻(xiàn)。