新時(shí)代下高職院校學(xué)生檔案管理面臨的問題及對策探究

龔 晨

（湖南食品藥品職業(yè)學(xué)院，湖南 長沙 410208）

現(xiàn)社會(huì)大眾對于國內(nèi)教育事業(yè)的開展及發(fā)展情況有了越來越高的重視，在面對于社會(huì)大眾對于教育事業(yè)相關(guān)因素所針對性提出的要求，現(xiàn)國內(nèi)教育部門正不斷努力進(jìn)行國內(nèi)教育標(biāo)準(zhǔn)、教育理念、教育開展方式等多方面的調(diào)整與改革。以高職院校為例，高職院校內(nèi)所必須有效開展的檔案管理工作對于高職院校內(nèi)教學(xué)活動(dòng)的開展有著一定的影響。為了保障高職院校所開展的學(xué)生檔案管理工作在當(dāng)前新時(shí)代下能夠得到進(jìn)一步的發(fā)展與革新，進(jìn)而能夠更好地服務(wù)于校內(nèi)師生，在新時(shí)代到來的大背景下引入計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)至學(xué)生檔案管理工作中去是非常必要的，但目前部分高職院校內(nèi)所開展的新時(shí)代下學(xué)生檔案管理工作還存在有一定的問題，本文將圍繞于此展開分析。

1 高職院校學(xué)生檔案的功能

高職院校中所開展的學(xué)生檔案管理工作是高職院校內(nèi)整個(gè)校級(jí)管理體系中較為重要的組成部分之一，因此從高職院校管理體系層面出發(fā)，高職院校學(xué)生檔案管理工作的有效落實(shí)能夠?yàn)楦呗氃盒Ｕ麄€(gè)管理體系的穩(wěn)定開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。就學(xué)生檔案出發(fā)，學(xué)生檔案作為記錄學(xué)生政治、思想、學(xué)習(xí)、生活等多方面信息的重要主體，被分類記錄于學(xué)生檔案之中的相關(guān)信息能夠給教師、家長乃至用人單位實(shí)現(xiàn)對于學(xué)生的了解提供足夠的參考信息，同時(shí)，學(xué)生檔案的存在能夠讓學(xué)生從自身出發(fā)進(jìn)行行為的規(guī)范。而高職院校內(nèi)所開展的檔案管理工作還包含有檔案的記錄工作，而檔案記錄工作的存在與實(shí)施能夠基于檔案管理工作的開展來讓高職院校內(nèi)的學(xué)生依舊保持有規(guī)范個(gè)人行為的思想與能力，除此之外，高職院校內(nèi)所開展的學(xué)生檔案管理工作之所以有如此重要性且被學(xué)生、教師乃至家長所重視，主要是因?qū)W生檔案的存在不僅因?yàn)槠涫墙處煂?shí)現(xiàn)對于學(xué)生的進(jìn)一步了解及家長實(shí)現(xiàn)對于學(xué)生就學(xué)習(xí)層面的進(jìn)一步了解的主要途徑，更是因?yàn)閷W(xué)生檔案所被記錄的信息會(huì)影響學(xué)生在校內(nèi)的評(píng)優(yōu)及步入社會(huì)進(jìn)行工作時(shí)作為用人單位在擇優(yōu)聘用的參考信息。絕大多數(shù)學(xué)生在清楚了解到學(xué)生檔案內(nèi)所記錄的信息將會(huì)對自己產(chǎn)生何種影響后將會(huì)更為奮發(fā)圖強(qiáng)，希望通過在校內(nèi)的努力學(xué)習(xí)或活動(dòng)的參與來在學(xué)生檔案中留下“濃墨重彩”的記錄，進(jìn)而為自己的就業(yè)奠定基礎(chǔ)。

2 高職院校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

我國近年來綜合國力的不斷增強(qiáng)代表著國內(nèi)多個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展有了顯著的發(fā)展成效，其中工業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展作為推動(dòng)國家發(fā)展的重要推動(dòng)力之一，因國內(nèi)工業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展，現(xiàn)國內(nèi)各行各業(yè)對于專業(yè)性技術(shù)人才的需求量日益提升。而高職院校作為培養(yǎng)專業(yè)性技術(shù)人才的主體，現(xiàn)社會(huì)大眾對于高職院校所開展教學(xué)有了越來越高的重視。面對社會(huì)對于專業(yè)性技術(shù)人才的需求量增多這一情況，現(xiàn)階段我國國內(nèi)高職院校的辦學(xué)規(guī)模、招生數(shù)量、專業(yè)的開設(shè)均有了明顯的增加，而被成功培養(yǎng)的專業(yè)性技術(shù)人才大軍也正不斷地在不同的行業(yè)中實(shí)現(xiàn)能力的發(fā)揮，進(jìn)而讓行業(yè)的發(fā)展出現(xiàn)大跨步式的進(jìn)步，由此而出現(xiàn)的“良心循環(huán)”在推動(dòng)國家發(fā)展的同時(shí)也讓高職院校的整體水平實(shí)現(xiàn)了長足的進(jìn)步。但正如上一大點(diǎn)所提到的，學(xué)生檔案管理工作作為高職院校整個(gè)校級(jí)管理體系中較為重要的組成部分之一，做好學(xué)生檔案管理工作的開展是非常重要的。

在新時(shí)代下，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作的開展已經(jīng)無法為高職院校的管理工作或教師提供較為有價(jià)值的服務(wù)，且整體管理質(zhì)量亦隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模、招生數(shù)量等多個(gè)因素的發(fā)展而出現(xiàn)不足。除此之外，著眼于現(xiàn)階段部分高職院校領(lǐng)導(dǎo)工作人員對于學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)知可以發(fā)現(xiàn)，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)工作人員雖意識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的開展成效會(huì)對整個(gè)高職院校的管理體系的正常運(yùn)作產(chǎn)生影響，但從經(jīng)濟(jì)效益出發(fā)，學(xué)生檔案管理工作的開展并不能夠產(chǎn)生實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益，這就導(dǎo)致多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到了學(xué)生檔案管理工作的重要性卻依舊不愿意讓在新時(shí)代下所出現(xiàn)的全新學(xué)生檔案管理方式與技術(shù)實(shí)現(xiàn)校內(nèi)的引入應(yīng)用。

3 現(xiàn)今高職院校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題

3.1 學(xué)生檔案管理工作模式不適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求

新時(shí)代的到來所帶來的信息技術(shù)開始改變了人們的生活，而著眼于現(xiàn)今高職院校學(xué)生檔案管理模式可以發(fā)現(xiàn)，新時(shí)代的到來所帶來的信息技術(shù)開始讓現(xiàn)今高職院校所沿用的傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式中所存在不足與漏洞開始逐漸顯露出來，且傳統(tǒng)的檔案管理模式已然不能夠?yàn)楦呗氃盒Ｌ峁┳銐虻膶W(xué)生檔案管理服務(wù)來，這是因?yàn)樵谛聲r(shí)代下信息技術(shù)的到來讓各類終端設(shè)備與相關(guān)應(yīng)用軟件開始步入到人們的生活當(dāng)中，例如微信、QQ等。而傳統(tǒng)的高職院校檔案管理模式并無法基于此類新興軟件進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁N合發(fā)展，若進(jìn)行具體分析可知部分高職院校對于學(xué)生檔案管理工作的重視程度還不夠高，同時(shí)也讓在檔案管理工作中必備的相關(guān)規(guī)章制度沒有得到較為完善的制定，進(jìn)而導(dǎo)致傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作在面對于高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、招生數(shù)量增多的情況時(shí)難以與校內(nèi)其他部門實(shí)現(xiàn)高效率的檔案收集，最終高職院校的學(xué)生檔案管理工作從缺乏重視到未根據(jù)新時(shí)代的到來而革新傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理方式，進(jìn)而導(dǎo)致高職院校的學(xué)生檔案管理工作的開展存在問題。

3.2 學(xué)生檔案管理工作信息化程度不適合新時(shí)代的發(fā)展需要

信息技術(shù)所帶有的強(qiáng)大功能從人們生活的方方面面出發(fā)改變了人們的生活，就以高職院校學(xué)生檔案管理工作的開展所需要涉及的辦公軟件來看，信息技術(shù)的到來讓越來越多工作的開展方式轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等進(jìn)行電子文件形式的辦公。而不論是電子文件還是進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)操作都能讓現(xiàn)階段多數(shù)工作的開展變得更為智能且更為高效，而這些信息技術(shù)在學(xué)生檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用亦為其帶來了新的開展方式與新的考驗(yàn)。而就新的開展方式與新的考驗(yàn)進(jìn)行分析，新的開展方式即指代全新的學(xué)生檔案管理工作的開展方式不同于傳統(tǒng)那般需要進(jìn)行紙質(zhì)記錄，電子文檔的記錄展現(xiàn)了文檔的快速傳輸與占用空間小等多個(gè)優(yōu)勢，讓需要面對更多學(xué)生的學(xué)生檔案管理工作的開展變得更為高效；新的考驗(yàn)即指代現(xiàn)階段多數(shù)高職院校還未就電子文檔來進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作的開展進(jìn)行相關(guān)工作及工作開展方式的同步調(diào)整，這就使得多數(shù)時(shí)候電子文檔還需要打印為紙質(zhì)文檔進(jìn)行處理和保存，面對于此，如何轉(zhuǎn)變這一更為繁瑣的工作方式則是現(xiàn)今高職院校所需要進(jìn)行攻破的考驗(yàn)且此類情況亦是現(xiàn)今高職院校學(xué)生檔案管理工作中存在問題。

3.3 檔案管理硬件、軟件建設(shè)不適宜新時(shí)代的發(fā)展速度

信息技術(shù)的飛速發(fā)展除了能夠從其帶給人們更為便利的功能可感知到外，還可從基于信息技術(shù)而被發(fā)明制造出的硬件、軟件的“更新?lián)Q代”所感知到。從高職院校學(xué)生檔案管理工作基于信息技術(shù)而開展的實(shí)際情況來看，現(xiàn)階段多數(shù)高職院校在結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作的開展后沒有及時(shí)地根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展去科學(xué)地將相關(guān)硬件或軟件進(jìn)行更新，這就導(dǎo)致了原有的軟件系統(tǒng)不能夠滿足于硬件的配套使用功能或其他情況的出現(xiàn)，而這極大的影響了高職院校學(xué)生檔案管理工作基于信息技術(shù)的有效開展，令相關(guān)工作的開展存在滯后的問題。

4 新時(shí)代下高職院校檔案管理工作的開展對策

4.1 運(yùn)用科學(xué)的理念管理，加大信息化投入

現(xiàn)階段多數(shù)高職院校內(nèi)學(xué)生檔案管理工作因高職院校領(lǐng)導(dǎo)工作人員甚至是師生對于此的理念還較為落后，導(dǎo)致了學(xué)生檔案管理工作的開展處于較為緩慢的狀態(tài)之中。為了讓這一情況的存在得到進(jìn)一步的消除，引導(dǎo)師生、校內(nèi)管理工作人員進(jìn)行理念的轉(zhuǎn)變是非常重要的。通過讓科學(xué)理念被師生或校內(nèi)管理人員所熟知與理解，進(jìn)而讓學(xué)生檔案管理工作的開展能夠基于科學(xué)理念而得到開展。

當(dāng)相關(guān)科學(xué)理念被應(yīng)用于學(xué)生檔案管理工作中后，學(xué)校可以科學(xué)地結(jié)合信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作開展方式的轉(zhuǎn)變，而為了實(shí)現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案管理工作的開展能夠結(jié)合信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，高職院校定要加大信息化投入，讓學(xué)生檔案管理工作的開展能夠有足夠的設(shè)備來實(shí)現(xiàn)開展。

4.2 保障檔案管理人員隊(duì)伍有序發(fā)展，健全繼續(xù)培訓(xùn)

新時(shí)代下所開展的學(xué)生檔案管理工作因結(jié)合于信息技術(shù)而實(shí)現(xiàn)開展，這就使得相關(guān)工作人員需要具備有一定的基礎(chǔ)操作能力才可得到實(shí)現(xiàn)。而學(xué)生檔案管理工作的開展本就需要具備有專業(yè)知識(shí)的人才來進(jìn)行開展才能夠得以成功的開展，但著眼于現(xiàn)階段多數(shù)高職院校內(nèi)檔案管理工作人員的實(shí)際情況來看可以發(fā)現(xiàn)多數(shù)檔案管理工作人員并未具備有足夠的專業(yè)素養(yǎng)?；诖?，為了保障檔案管理人員隊(duì)伍整體能夠具備有足夠的軟硬件操作能力與檔案管理專業(yè)知識(shí)，高職院校應(yīng)要加強(qiáng)檔案管理人員的在職培訓(xùn)等活動(dòng)，最終讓學(xué)生檔案管理工作的開展能夠從實(shí)際工作人員出發(fā)保障該工作的穩(wěn)定且符合于新時(shí)代所提出的要求進(jìn)行開展。

4.3 適當(dāng)寬裕的投入

針對目前國內(nèi)部分高職院校還依舊沿用的紙質(zhì)檔案管理工作角度出發(fā)，面對于高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，現(xiàn)所需實(shí)現(xiàn)管理的學(xué)生檔案數(shù)量相較于曾經(jīng)而言有著幾何倍數(shù)的增多，而為了讓紙質(zhì)學(xué)生檔案管理工作的開展質(zhì)量得到保障，加大對校內(nèi)檔案室的建設(shè)投入并在基于國標(biāo)施工要求的基礎(chǔ)上讓原有檔案室的規(guī)模得到進(jìn)一步擴(kuò)大是非常重要的。其次，檔案室作為保存數(shù)量龐大的學(xué)生檔案并開展相關(guān)管理工作的主要場所，在檔案室內(nèi)實(shí)現(xiàn)硬件層面的進(jìn)一步投入來讓計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)及重要防火設(shè)備等相關(guān)硬件得到引入與增多，從而來為檔案管理工作的開展奠定硬件基礎(chǔ)。而針對依舊實(shí)施紙質(zhì)檔案管理工作的高職院校，在檔案室內(nèi)引入檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)器等信息化設(shè)備能夠有效地促進(jìn)檔案管理工作的改革，讓檔案管理能夠邁向新 時(shí)代。

檔案管理工作人員作為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的主體，高職院校加大檔案管理人才的投入是較為重要的。在人才的投入得到切實(shí)落實(shí)后，為了防止人才出現(xiàn)流失的情況，高職院校定要針對進(jìn)行檔案管理工作的工作人員進(jìn)行詳細(xì)且具體的薪酬體系的創(chuàng)設(shè)，進(jìn)而從待遇層面的保障來留住人才。

5 結(jié)語

學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)具有基礎(chǔ)性、系統(tǒng)性、前瞻性的工作，為順應(yīng)信息化和以人為本的新時(shí)代，高職院校定要加強(qiáng)對于學(xué)生檔案管理工作的重視，學(xué)生檔案管理工作人員也應(yīng)更加積極探索更新更好的管理方式和服務(wù)模式，以此為學(xué)生檔案管理工作不斷創(chuàng)新與發(fā)展奠定基礎(chǔ)，讓檔案管理工作開展更具成效。