淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

高亢亢

（濟寧市食品藥品檢驗檢測中心，山東 濟寧 272000）

辦公室文書檔案收集與歸檔工作涉及會議記錄、談話以及決議等文件檔案的管理，對于企事業(yè)單位的管理至關(guān)重要。但是在傳統(tǒng)工作觀念中，檔案管理工作需要耗費大量的時間成本且檔案文件的翻閱頻率也相對較低，部分工作人員對歸檔管理工作缺乏足夠的耐心，導(dǎo)致檔案文件中的數(shù)據(jù)準確性和應(yīng)用價值都大打折扣。在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息化的歸檔管理模式簡化了辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理流程，也為其科學(xué)化和規(guī)范化管理提供了有效支持。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的作用和意義分析

辦公室文書檔案是企事業(yè)單位后續(xù)工作開展的重要依據(jù)，對其進行收集和歸檔管理，能夠有效節(jié)省調(diào)研工作量，提升企事業(yè)單位的該工作效率。辦公室文書檔案記錄了企事業(yè)單位會議內(nèi)容、談話內(nèi)容以及項目商榷內(nèi)容等，具有重要的參考價值。隨著企事業(yè)單位規(guī)模的不斷壯大，辦公室文書檔案數(shù)量和種類也日益增多，查找難度也越來越大，只有將這些文書檔案分門別類地進行歸檔管理，才能夠讓企事業(yè)單位工作人員在需要查閱歷史數(shù)據(jù)時能夠在最短的時間找到需要的文件資料。由此可見，辦公室文書檔案收集與歸檔工作的管理對于企事業(yè)單位各項工作的開展具有重要作用，對于其工作效率的提升具有促進作用。

2 傳統(tǒng)辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的不足

2.1 工作人員缺乏足夠的耐心和責(zé)任心，職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力無法達到文書檔案管理需要

企事業(yè)單位在多年的發(fā)展過程中，會積累大量的文書檔案，對其進行收集和歸檔管理需要耗費大量的時間成本，也要求工作人員擁有足夠的耐心和細心，才能夠保證數(shù)據(jù)收集的準確性和檔案文書管理的條理性。鑒于傳統(tǒng)企事業(yè)單位管理模式，辦公室文書檔案收集與歸檔工作并沒有得到足夠的重視，會議記錄等文件在事后鮮少有人再去查閱，這也導(dǎo)致負責(zé)辦公室文書檔案收集與歸檔工作的人員對此掉以輕心，數(shù)據(jù)收集也是應(yīng)付了事，導(dǎo)致文書檔案中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)大量紕漏，參考價值大打折扣。不僅如此，辦公室文書檔案工作在企事業(yè)單位中被視作“閑職”或者沒有技術(shù)含量的工作，工作人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力都無法達到文書檔案管理的需要，導(dǎo)致辦公室文書檔案收集與歸檔工作科學(xué)性和規(guī)范性不足，也對其應(yīng)用價值造成了直接影響。

2.2 管理工作片面追求形式，管理質(zhì)量不佳

辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理片面追求形式，實際管理質(zhì)量不佳的問題也對其作用和價值的發(fā)揮造成了直接影響。長久以來，企事業(yè)單位的各個部門對文書檔案收集和歸檔工作不關(guān)心也不積極，只是根據(jù)單位要求提交相關(guān)的資料，但是資料整合質(zhì)量和數(shù)據(jù)精準度等方面都無法保證。有的單位部門還不愿意配合文書檔案收集工作，給辦公室文書檔案收集與歸檔工作造成了嚴重的阻礙。只重形式不重質(zhì)量的辦公室文書檔案收集和歸檔工作喪失了其收集和歸檔管理價值，也會對企事業(yè)單位后續(xù)工作的開展產(chǎn)生潛在負面影響。

2.3 紙質(zhì)檔案數(shù)量眾多，信息化程度低

傳統(tǒng)辦公室文書檔案收集與歸檔工作主要采用人工收集方式，文書檔案也是以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案數(shù)量眾多，信息化程度低，在一定程度上影響了工作效率和查閱效率。首先，紙質(zhì)檔案數(shù)量眾多，需要耗費大量的人力成本和時間成本進行文書檔案的收集、整理和歸檔，管理難度相對較大。其次，紙質(zhì)檔案信息化處理難度大，尤其是對一些歷史比較長的文書檔案進行掃描處理。部分企事業(yè)單位辦公室工作人員會心存僥幸心理，忽視對這些文書檔案的掃描和信息化處理，為之后的工作埋下了隱患。最后，基于辦公自動化（OA）的應(yīng)用，傳統(tǒng)的辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理方式在一定程度上拖慢了工作進度，與信息化工作模式和工作節(jié)奏不相適應(yīng)。部分企事業(yè)單位在收集資料數(shù)據(jù)時還是采用紙質(zhì)材料提交的方式，辦公室工作人員還需要對這些資料文件進行重新整理錄入，無形中也增加了辦公室工作人員的工作負擔(dān)。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的優(yōu)化路徑分析

3.1 外引內(nèi)培，促進工作人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力提升

辦公室負責(zé)文書檔案收集與歸檔工作的人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力對這一工作的管理成效起著重要作用，針對傳統(tǒng)辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題，當(dāng)前最為緊要的是通過“外引內(nèi)培”的方式促進工作人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力的提升，打造專業(yè)化的文書檔案管理團隊。首先，針對辦公室文書檔案收集與歸檔工作人員中兼職人員多于專職人員的問題，需要通過招聘來增加專職人員數(shù)量，優(yōu)化文書檔案收集與歸檔工作團隊。在招聘過程中，需要根據(jù)當(dāng)前辦公自動化要求和文書檔案歸檔管理的現(xiàn)實需要，明確招聘條件，吸引高校的高素質(zhì)檔案管理畢業(yè)生加入進來，利用專業(yè)知識和能力來推動辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理質(zhì)量的提升。其次，針對當(dāng)前部分工作人員在慣性思維影響下不愿意接受新型工作模式或者在操作過程中不熟練的問題，需要通過系統(tǒng)化的信息技術(shù)培訓(xùn)以及專業(yè)知識培訓(xùn)，讓工作人員將自己多年的工作經(jīng)驗與當(dāng)前辦公自動化、檔案管理信息化需求結(jié)合在一起，主動提升自身專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。通過“外引內(nèi)培”，能夠有效優(yōu)化辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理，提升該項工作的精準度和相關(guān)檔案文書數(shù)據(jù)的參考價值。

3.2 做好管理機制構(gòu)建和管理制度優(yōu)化

在辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理中，需要做好管理機制構(gòu)建和管理制度的優(yōu)化，強化工作監(jiān)督和管理。首先，企事業(yè)單位需要充分重視辦公室文書檔案收集與歸檔工作，將這一工作與企業(yè)文化建設(shè)以及企業(yè)發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，提升各部門工作人員對文書檔案收集的配合度，為其收集資料和數(shù)據(jù)掃清障礙。其次，構(gòu)建辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理機制，設(shè)定監(jiān)督管理崗位，對工作人員的數(shù)據(jù)收集和檔案管理工作效果進行監(jiān)督，保證數(shù)據(jù)的精準度和文書檔案內(nèi)容的準確性，提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理成效。最后，針對部分工作人員態(tài)度不認真以及出錯率過高的問題，也需要設(shè)計相應(yīng)的管理制度，明確文書檔案收集與歸檔工作管理的責(zé)任以及獎懲措施，用制度來約束工作人員的行為，提升其對文書檔案管理工作的認知，也強化其思想意識，降低其在文書檔案收集與歸檔工作中的出錯率。

3.3 引入信息化文書檔案收集與歸檔工作方式，提升管理效率

互聯(lián)網(wǎng)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計算等信息化手段正在改變著傳統(tǒng)辦公環(huán)境和傳統(tǒng)辦公模式，在辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理中引入信息化的工作模式，不僅能夠提升管理效率，還能夠提升數(shù)據(jù)精準度和數(shù)據(jù)分析的參考價值。首先，辦公室需要在辦公自動化的基礎(chǔ)上構(gòu)建大數(shù)據(jù)庫以及相應(yīng)的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)企事業(yè)單位內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的線上傳播和合理共享。這樣一來，辦公室文書檔案收集與歸檔工作人員便可以通過連接各個部門的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)來快速高效地收集部門數(shù)據(jù)和相關(guān)信息，減少了數(shù)據(jù)重復(fù)合算和錄入的工作環(huán)節(jié)，溝通效率和工作效率都會大大提升。其次，依托云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠形成更為規(guī)范化和條理化的文書檔案管理模式，實現(xiàn)文書檔案等信息的自動歸檔管理等。智能化和自動化的工作模式能夠有效避免數(shù)據(jù)信息錯誤的情況出現(xiàn)，也便于后期文書檔案信息的查閱，大大減輕了工作人員的歸檔工作量。

4 結(jié)語

面對辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理效率不足以及歸檔方式傳統(tǒng)落后的問題，優(yōu)化其工作團隊和管理機制，在全單位范圍內(nèi)提升對文書檔案收集與歸檔工作的重視度，提升各部門在數(shù)據(jù)資料收集過程中的配合度，做好信息化建設(shè)，是推動其適應(yīng)新時代要求的必然 選擇。