王 瑜
(承德市口腔醫(yī)院,河北 承德 067000)
檔案是事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展過程中產(chǎn)生的重要資料,包括文件、圖片、視頻、音頻等,以這些資料為依據(jù),可以更好地規(guī)范事業(yè)單位經(jīng)營行為,推動事業(yè)單位更好發(fā)展。然而就目前來看,事業(yè)單位對檔案管理工作還不夠重視,檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)模式下,缺乏專業(yè)的檔案管理人才,以至于檔案的利用率不高。檔案管理是事業(yè)單位實現(xiàn)高效、協(xié)調(diào)發(fā)展的重要保障,面對日益嚴峻的社會發(fā)展形勢,事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變觀念,重視起檔案管理工作,加大檔案管理的創(chuàng)新,不斷提高檔案管理水平。
1)檔案管理意識淡薄。現(xiàn)階段來看,許多事業(yè)單位卻在思想層面上都沒有認識到檔案管理工作的重要性,不管是領導層,還是管理層,都沒有準確估量檔案管理工作所帶來的經(jīng)濟效益。由于事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視,這也造成事業(yè)單位許多檔案信息收集不及時、不全面,檔案得不到高效利用,從而嚴重阻礙了事業(yè)單位的 發(fā)展。
2)檔案管理手段落后。當前,事業(yè)單位檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)管理模式下,檔案信息的收集、存儲、調(diào)用依然是靠人工方式,這種方式不僅效率低,而且很容易造成檔案信息的失真。同時,事業(yè)單位的檔案主要以紙質(zhì)檔案為主,這種紙質(zhì)檔案多次使用后容易出現(xiàn)損毀情況,進而影響到檔案價值。另外,我國大部分事業(yè)單位中的檔案管理設施建設都存在差異,軟硬件設施標準不一,沒有形成統(tǒng)一的標準,再加上我國事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴大,檔案資料的不斷增加,這種傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理工作需求,迫切需要創(chuàng)新。
3)檔案管理機制不完善。管理制度是檔案管理工作開展的依據(jù)和保障,管理制度完善與否直接影響到了檔案管理工作實效。當前,事業(yè)單位的檔案管理制度存在許多問題,檔案管理工作中的權責關系沒有明確,檔案工作中缺少有效的監(jiān)督機制,從而使得檔案管理工作比較混亂。另外,我國大部分事業(yè)單位中存留朝令夕改問題,使得檔案管理人員整理檔案時無從下手。
4)專業(yè)的檔案管理人才不足。檔案管理是一項專業(yè)性的工作,對檔案管理人員的能力素養(yǎng)有著一定的要求。但是就目前來看,事業(yè)單位檔案管理人員大多不夠?qū)I(yè),多為兼職人員。在實際工作中,檔案管理人員無法嚴格按照相關要求來辦事,無法從標準化、規(guī)范化檔案管理過程中獲得有效信息。另外,事業(yè)單位檔案管理人員工作不夠主動,缺乏“工匠”精神,總是抱著完成任務的心態(tài)去工作,不注重檔案的真實性、完整性,從而影響到檔案管理質(zhì)量。
1)提高檔案管理意識。檔案是事業(yè)單位發(fā)展的真實記錄,檔案管理水平直接影響到了事業(yè)單位的生存發(fā)展,因此,事業(yè)單位必須高度重視檔案管理工作[1]。首先,領導層要樹立正確的檔案管理意識,加大檔案管理工作的宣傳,提高各部門管理者對檔案工作的認識,使他們積極配合檔案管理工作;其次,明確檔案管理工作的地位,將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度,與事業(yè)單位的發(fā)展結(jié)合起來,全面抓好檔案管理工作[2]。
2)檔案管理方式的創(chuàng)新。現(xiàn)行社會形勢下,事業(yè)單位規(guī)模不斷擴大,檔案信息數(shù)量也不斷增加,這也決定了傳統(tǒng)的檔案管理方式不適用。信息時代里,計算機網(wǎng)絡的出現(xiàn)為事業(yè)單位檔案管理工作的高效開展提供了保障。借助計算機網(wǎng)絡,可以將事業(yè)單位各部門有效聯(lián)系起來,實現(xiàn)內(nèi)部信息的共享,從而提高檔案管理效率。鑒于此,事業(yè)單位要加大計算機網(wǎng)絡的應用,構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng),以信息技術推進檔案工作的有效開展[3]。如,事業(yè)單位可以利用專門的檔案管理軟件,構(gòu)建相應的檔案目錄,對檔案目錄和目錄下的相關信息進行歸類,然后輸入計算機系統(tǒng),用軟件對錄入的內(nèi)容進行統(tǒng)一規(guī)整。同時,在計算機技術的支持下,事業(yè)單位還可以建立現(xiàn)代化的檢索窗口,檔案使用者只需要輸入關鍵詞或相關名稱,就可以快速找到檔案所在位置及簡要概括,進而提高檔案的利用率。
3)完善檔案管理制度。事業(yè)單位只有建立起完善的檔案管理制度,才能更好地約束和規(guī)范檔案管理工作行為,促進檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。首先,按照國家相關規(guī)定,設置科學的檔案管理機制,從制度層面對檔案的收集、存儲、調(diào)用等各個環(huán)節(jié)作出全面的規(guī)定,確保檔案工作有序、高效進行;其次,建立審查機制,對事業(yè)單位經(jīng)營過程中產(chǎn)生的檔案資料要反復核對,確認檔案信息真實、完整后再歸檔;再者,落實責任制,將檔案管理工作相關職責落實到具體部門、具體人身上,從而更好地規(guī)范檔案管理工作[4]。另外,事業(yè)單位要建立有效的激勵機制,通過各種激勵手段來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性,使其主動投入到檔案管理工作中去,從而提高檔案管理實效。
4)強化專業(yè)檔案管理人員的培訓。檔案管理人員作為檔案管理工作的主體,其業(yè)務能力直接影響到了檔案管理水平。因此,事業(yè)單位要加強專業(yè)檔案管理人員的培訓。首先,對待引進專業(yè)的檔案管理人員,在引進人才時,要注重人才的考核,包括人才的專業(yè)知識、管理能力以及檔案管理技術實力等,確保引進的人才能夠滿足事業(yè)單位檔案管理工作需要;其次,定期對檔案管理人員的培訓,向檔案管理人員傳輸新知識、新技術,確保檔案管理人員能夠跟上時代步伐[5]。另外,為了留住人才,事業(yè)單位需要設置完善的福利制度,提供具有吸引力的福利政策。
5)加強檔案信息安全管理。檔案的價值是建立在檔案信息完整、真實的基礎上的,因此,事業(yè)單位要高度注重檔案信息安全管理,確保檔案信息不被惡意篡改或竊取。首先,在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)時,要加大信息安全技術的應用,確保檔案信息安全、可靠;其次,注重檔案信息的檢查,確保檔案信息真實、完整[6]。另外,事業(yè)單位要注重檔案工作環(huán)境的管理,確保檔案工作環(huán)境穩(wěn)定。
綜上,事業(yè)單位檔案管理工作至關重要,做好檔案管理工作,有利于檔案的開發(fā)利用,更好地服務事業(yè)單位發(fā)展。新形勢,事業(yè)單位經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了變化,這種變化要求事業(yè)單位必須創(chuàng)新檔案管理方法,不斷完善檔案管理制度,強化檔案管理人員的培訓,從而提高檔案管理實效,促進檔案作用的高效發(fā)揮。