食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理問題及對(duì)策分析

王 延

（承德市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心，河北 承德 067000）

作為食品藥品安全監(jiān)管技術(shù)支撐部門的食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)，事實(shí)上已被推向監(jiān)管前沿，越來越成為確保公眾飲食用藥安全的第一道屏障。作為食品藥品安全監(jiān)管技術(shù)支撐部門的食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)，事實(shí)上已被推向監(jiān)管前沿，越來越成為確保公眾飲食用藥安全的第一道屏障。本文將分析食品藥品檢驗(yàn)檔案管理的必要性以及現(xiàn)狀，探討如何利用檔案開展食品藥品檢驗(yàn)檔案的管理措施。

1 食品藥品檢驗(yàn)中檔案管理實(shí)施的重要意義

在進(jìn)行食品藥品檢驗(yàn)過程中，會(huì)產(chǎn)生較多的檔案資料，其內(nèi)容比較復(fù)雜，并且專業(yè)性較強(qiáng)，就檢驗(yàn)檔案來講，其主要內(nèi)容時(shí)檢驗(yàn)管理與檢驗(yàn)業(yè)務(wù)，規(guī)范化檔案的建立，能夠使人們的健康安全和生命安全得到比較充分的保證。因此檔案管理工作的實(shí)施，能夠使人們的用藥安全與用餐安全得到比較充分的保證，同時(shí)也能促進(jìn)人們防范意識(shí)的形式。除此之外，食品藥品規(guī)范化檔案的建立，能夠?qū)︶t(yī)藥發(fā)展與中華飲食做出貢獻(xiàn)，醫(yī)藥科研在實(shí)施過程中能夠有所依據(jù)。

2 存在于食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理中的不足

2.1 沒有對(duì)于檔案管理工作系統(tǒng)性的規(guī)劃

由于個(gè)別部門并沒有清晰的認(rèn)識(shí)到食品藥品檔案的重要性，只是把檔案單純的認(rèn)為是記錄信息的文件，沒有對(duì)檔案管理的系統(tǒng)性規(guī)劃和應(yīng)用，并且不同區(qū)域的檢驗(yàn)部門沒有相同的管理方法，使得檔案的流通性差，交流不方便。同時(shí)也沒有對(duì)于檔案的時(shí)效性管理，許多檔案應(yīng)該長(zhǎng)期保存，然而現(xiàn)實(shí)情況是一部分檔案會(huì)因?yàn)橐幌盗性驅(qū)е氯笔?，并且不能分清檔案的有效性與重要性，導(dǎo)致檔案因沒有明確的分類而導(dǎo)致管理混亂，使得這些食品藥品檢驗(yàn)檔案失去了它們的 作用。

2.2 人員技術(shù)檔案的信息化不足，利用率不高

大部分人員技術(shù)檔案管理工作還是手工登記或簡(jiǎn)單使用Excel表格統(tǒng)計(jì)，導(dǎo)致內(nèi)容簡(jiǎn)單、數(shù)據(jù)分散、無法對(duì)機(jī)構(gòu)人才使用情況做出全面的評(píng)價(jià)，不利于對(duì)專技人員的管理和對(duì)優(yōu)秀檢驗(yàn)人才的挖掘。面對(duì)信息技術(shù)的快速發(fā)展和食藥監(jiān)管新形勢(shì)新情況，食藥檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)通過建設(shè)食藥檢驗(yàn)專技人員技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)來完善人員技術(shù)檔案管理工作，以滿足人員管理和科研工作的需要。

3 加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理的方法

3.1 對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)性的規(guī)劃

制定對(duì)檔案管理的科學(xué)性的規(guī)章制度，保證檔案管理工作從收集到整理每一步都可以有條不紊，制定食品藥品檢驗(yàn)檔案分級(jí)制度，將不同等級(jí)的檔案按級(jí)貯存，以確保重要的檔案可以長(zhǎng)時(shí)間的有效存儲(chǔ)，同時(shí)引進(jìn)新時(shí)代的貯存技術(shù)，將檔案進(jìn)行電子存檔，以便可以更好地管理和查詢使用。要定期的對(duì)檔案進(jìn)行檢查分析，在這些檔案中找出工作上的不足與教訓(xùn)，通過這種自查手段使檢驗(yàn)人員做到三省吾身，從而提高檢驗(yàn)人員的專業(yè)性和素質(zhì)水平。

3.2 建立“一人一檔”原則

為便于檔案管理，盡可能了解每一位食品藥品檢驗(yàn)技術(shù)人員，應(yīng)給每名從事食品藥品檢驗(yàn)人員建立技術(shù)檔案，主要包括專業(yè)人員學(xué)歷學(xué)位證書、學(xué)習(xí)專業(yè)、工作履歷、專業(yè)技能、技術(shù)職稱等，參加各種科技研討會(huì)、專業(yè)技術(shù)會(huì)議、出國(guó)考察、進(jìn)修學(xué)習(xí)、各類培訓(xùn)的記錄。檔案管理人員應(yīng)逐人逐項(xiàng)進(jìn)行收集、整理、歸檔，整理完成的技術(shù)檔案材料要及時(shí)存放至本人檔案盒歸檔。

3.3 打造高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

檔案管理工作的重要性可見一斑，對(duì)檔案管理工作專業(yè)人員的需求也隨之增長(zhǎng)，基于人性化管理下的檔案管理工作，必須要打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，為用戶提供更高的服務(wù)質(zhì)量。可以從以下兩方面參考，如何打造一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先，建立一套完善的績(jī)效考評(píng)機(jī)制，明確劃分職責(zé)崗位，將職責(zé)具體到個(gè)人，有獎(jiǎng)有懲，關(guān)注工作人員的工作能力與工作態(tài)度，切實(shí)將其福利待遇與薪酬制度聯(lián)系在一起，增強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)，提高員工的工作熱情。其次，在單位內(nèi)部要定期開展培訓(xùn)工作，努力提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，以匹配當(dāng)前的人性化檔案管理工作的需求。

3.4 強(qiáng)化信息化建設(shè)

在強(qiáng)化信息化建設(shè)時(shí)，可以從以下幾方面進(jìn)行：首先，將信息化視為管理中的重要基礎(chǔ)，在管理體系上進(jìn)行創(chuàng)新，在此過程中，需構(gòu)建比較科學(xué)、完善的管理體系和相關(guān)制度，這樣才能使新時(shí)期的實(shí)際需求得到更好滿足，因此需在管理中進(jìn)行不斷創(chuàng)新，并且對(duì)食品藥品檢驗(yàn)中檔案管理的實(shí)施制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)管理措施，促進(jìn)檔案管理和食品藥品檢驗(yàn)工作的同步實(shí)施。其次，在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，可以運(yùn)用分階段建立和完善的方式，檔案部門實(shí)際上是食品和藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中的數(shù)據(jù)中心，數(shù)據(jù)使機(jī)構(gòu)中的核心內(nèi)容，這主要是由于在數(shù)據(jù)中心當(dāng)中，能夠?qū)Σ煌块T和不同機(jī)構(gòu)中的資源進(jìn)行整合，進(jìn)而使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)適時(shí)更新。同時(shí)在數(shù)據(jù)中心當(dāng)中，能夠構(gòu)建相應(yīng)管理系統(tǒng)，并且管理系統(tǒng)的制定能夠和食品藥品機(jī)構(gòu)情況符合，覆蓋分類、加工、歸檔、編目等多項(xiàng)內(nèi)容，使數(shù)據(jù)真實(shí)性得到充分保證。除此之外，在數(shù)據(jù)中心當(dāng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)區(qū)域食品藥品檢驗(yàn)系統(tǒng)的構(gòu)建，進(jìn)而使其檢驗(yàn)效率和質(zhì)量獲得比較明顯的提升。

3.5 加大電子檔案管理投入，提高創(chuàng)新力

第一，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)。食品藥品電子檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以分為三個(gè)方面，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、專業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是食品藥品監(jiān)督管理部門的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，便于部門內(nèi)部的信息查找和使用；專業(yè)網(wǎng)絡(luò)是負(fù)責(zé)對(duì)食品藥品檢驗(yàn)結(jié)果的驗(yàn)收和信息交付業(yè)務(wù)，是需要相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行核對(duì)錄入，進(jìn)行專業(yè)分類的；公共網(wǎng)絡(luò)是面向大眾的，將不涉密的檢驗(yàn)結(jié)果向大眾公布公開，便于公眾查詢，想公眾提供查詢和瀏覽服務(wù)。第二，基礎(chǔ)設(shè)施的投入建設(shè)。電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案的建設(shè)和運(yùn)行是目前食品藥品檢驗(yàn)檔案信息的基本組成。隨著大數(shù)據(jù)信息的需求，要求檔案管理硬件要具有高性能、大容量存儲(chǔ)設(shè)備、流暢的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、信息資源庫、告訴網(wǎng)絡(luò)家換季、安全設(shè)備等硬件設(shè)施。第三，升級(jí)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理工作首先要有一套完善的檔案管理軟件系統(tǒng)，系統(tǒng)軟件主要是建立操作平臺(tái)，便于工作人員按要求錄入信息，正確分類歸檔，適應(yīng)硬件與系統(tǒng)的配合，完成系統(tǒng)指令。其次是應(yīng)用軟件，在處理檔案文件時(shí)，會(huì)有不同的情況發(fā)生，升級(jí)應(yīng)用軟件，可以促使電子檔案管理工作事半功倍。如圖像處理、校對(duì)、質(zhì)量檢驗(yàn)等一系列專用軟件。

4 結(jié)語

綜上所述，食品問題和藥品問題一直是社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)，但是在嚴(yán)格監(jiān)管的情況下，也會(huì)出現(xiàn)部分人獲得更多利益，出售和生產(chǎn)偽劣食品與藥品。而針對(duì)這此種問題，相關(guān)部門需注重對(duì)食品和藥品的檢驗(yàn)，并做好檔案管理工作，進(jìn)而使市場(chǎng)環(huán)境得以優(yōu)化，市場(chǎng)秩序得以規(guī)范。