新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作的有效途徑

張 淼

（西安醫(yī)學(xué)院，陜西 西安 712000）

高質(zhì)量的檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位健康發(fā)展的重要保障，能夠提高企業(yè)內(nèi)部管理水平，促進(jìn)企業(yè)在管理方式上創(chuàng)新發(fā)展，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化有著關(guān)鍵的作用。當(dāng)下檔案管理環(huán)節(jié)思想觀念陳舊，管理人才缺乏，管理不夠規(guī)范，檔案管理工作未能得到有效開展。所以在新時(shí)期下探討如何高效地進(jìn)行檔案管理工作有著重要的價(jià)值。

1 重要意義

1）提高管理水平。在企業(yè)的經(jīng)營管理環(huán)節(jié)中，檔案管理工作有著重要的意義，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康發(fā)展的重要保障。通過檔案管理工作的有效開展，能夠提高企業(yè)內(nèi)部管理水平。良好的檔案管理工作，可以讓企業(yè)負(fù)責(zé)人能夠更好地對(duì)公司之前發(fā)展過程中存在的問題有更加深入的理解，更加有利于企業(yè)負(fù)責(zé)人規(guī)劃公司后期的經(jīng)營發(fā)展情況。相關(guān)管理人員通過對(duì)檔案的查詢亦可以使其更好地制定本部門的管理方案，提高工作中的效率，避免之前出現(xiàn)的工作問題。在檔案管理工作開展的環(huán)節(jié)中，企業(yè)通過不斷對(duì)相關(guān)管理制度的更新，進(jìn)行流程再造，使管理工作的效率大大地提高，促進(jìn)了公司在管理方式上的創(chuàng)新發(fā)展。

2）加強(qiáng)檔案利用。通過開展檔案管理工作可以加強(qiáng)檔案的利用。進(jìn)行檔案管理工作最重要的就是通過對(duì)檔案的分析利用，為企業(yè)單位的發(fā)展提供技術(shù)性參考，將檔案管理的價(jià)值最大化。隨著信息時(shí)代的到來，通過檔案獲取相應(yīng)的信息資源已經(jīng)成為主要的方式。通過規(guī)范化的檔案管理工作可以加強(qiáng)檔案的利用，對(duì)檔案的收集、歸類、分析進(jìn)行不斷地創(chuàng)新優(yōu)化，使得信息獲取更加的便捷高效，更加有利于不同企業(yè)之間進(jìn)行合作發(fā)展。便捷高效地獲取檔案信息使企業(yè)能夠及時(shí)地對(duì)經(jīng)營戰(zhàn)略進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，同時(shí)進(jìn)一步促進(jìn)了企業(yè)利用檔案資料進(jìn)行分析處理經(jīng)營管理問題。只用將檔案更好地利用才是實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值所在。

2 現(xiàn)存問題

1）思想觀念陳舊。在傳統(tǒng)的觀念中檔案管理工作是一項(xiàng)無關(guān)緊要的工作。檔案管理人員在日常工作中所作的內(nèi)容就是將企業(yè)中的檔案文件做好收集、分類存放。對(duì)如何更好地在企業(yè)經(jīng)營中使用這些檔案資料，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新提供技術(shù)資料沒有引起高度的重視，檔案管理工作成為一種形式，沒有充分發(fā)揮其重要的價(jià)值。在當(dāng)下的社會(huì)環(huán)境中，企業(yè)單位需及時(shí)地掌握公司目前經(jīng)營中存在問題，做出更加有利于企業(yè)發(fā)展的決定。如果僅僅只是將企業(yè)檔案進(jìn)行分類存放不能將其更好地使用服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作就失去了實(shí)際應(yīng)用的價(jià)值。

2）管理人才缺乏。在檔案管理工作的實(shí)際開展過程中，由于管理人員自身業(yè)務(wù)技能問題給檔案管理工作帶來了極大的不便。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下對(duì)檔案管理的需求，龐大的檔案信息資料需要更加高效合理的管理方式進(jìn)行管理。然而目前大多數(shù)檔案管理人員所掌握的技能并不足以使其能夠更好地處理當(dāng)下所面對(duì)問題。管理環(huán)節(jié)中不僅需要管理人員掌握專業(yè)的技術(shù)能力而且仍需其通過采取更加有效的管理方法提高員工對(duì)檔案管理工作的重視程度，主動(dòng)積極地參與檔案管理。然而大多數(shù)管理人員在實(shí)際工作中往往沒有根據(jù)實(shí)際情況對(duì)自身的管理方式進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理工作未能取得預(yù)期成果。

3）管理不夠規(guī)范。目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作不夠規(guī)范，雖然企業(yè)的文件制度對(duì)管理工作進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，然而在實(shí)際的運(yùn)行環(huán)節(jié)中管理人員往往對(duì)文件規(guī)定的內(nèi)容沒有足夠重視，更嚴(yán)重的根本沒有執(zhí)行相關(guān)管理事項(xiàng)。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因是管理文件在制定的過程中沒有結(jié)合檔案管理過程中的實(shí)際情況，使得管理可操作性極差，部分管理措施根本無法應(yīng)用到實(shí)際工作中。無法更好地使用管理方式管理人員便不再重視對(duì)文件的執(zhí)行，形成一種惡性循環(huán)。除此之外管理人員在發(fā)現(xiàn)員工工作中存在的問題時(shí)未能及時(shí)進(jìn)行處理，加強(qiáng)員工對(duì)檔案管理所需技能的培訓(xùn)，導(dǎo)致員工在檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種錯(cuò)誤。

3 工作策略

1）重視管理工作。檔案管理能否實(shí)現(xiàn)其重要的價(jià)值意義與檔案管理環(huán)節(jié)中每個(gè)參與人員的重視程度緊密相關(guān)。在實(shí)際的工作化解中部分員工沒有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，未能主動(dòng)積極地參與到管理環(huán)節(jié)中。為了更好地進(jìn)行檔案管理，需要提高員工對(duì)檔案管理的意識(shí)，只有員工重視該項(xiàng)工作時(shí)其自身會(huì)更加投入到日常的工作中，避免工作中出現(xiàn)低級(jí)的失誤，并且員工能夠主動(dòng)反思總結(jié)檔案管理過程中存在的問題更好地結(jié)合實(shí)際情況提出自己的建議，促進(jìn)了管理制度的創(chuàng)新。員工的重視程度提高有利于更好地執(zhí)行企業(yè)單位的文件制度，使檔案管理工作能夠高效地開展。

2）提高員工素質(zhì)。員工的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作在具體執(zhí)行環(huán)節(jié)能否取得好的效果起著決定性作用。隨著信息數(shù)據(jù)的急劇擴(kuò)增對(duì)檔案管理員工所需的技能要求越來越高，需要員工不斷地學(xué)習(xí)努力提高自身的專業(yè)技能才能在當(dāng)前的環(huán)境中更好地完成檔案管理工作。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)員工技能的培訓(xùn)，通過內(nèi)部的專業(yè)技能分享或者聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員對(duì)員工進(jìn)行專項(xiàng)指導(dǎo)。員工需結(jié)合自身工作中面臨的實(shí)際情況有針對(duì)性地選擇相應(yīng)的培訓(xùn)課程。企業(yè)單位需定期開展對(duì)員工專業(yè)技能的考核，使員工在考核的過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身所欠缺的專業(yè)技能，并進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練提高。除了在專業(yè)技能上對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)提高，還應(yīng)加強(qiáng)員工的個(gè)人修養(yǎng)讓員工在與同事之間的工作配合上能夠更加順暢，在對(duì)管理人員制定的工作內(nèi)容上能夠堅(jiān)決執(zhí)行，并積極主動(dòng)地參與到檔案管理工作中。

3）創(chuàng)新管理方式。當(dāng)前檔案管理過程中面對(duì)的信息數(shù)據(jù)類型更加多樣復(fù)雜，只有結(jié)合目前檔案管理過程中存在的實(shí)際問題對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新才能夠使檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)單位的發(fā)展。面對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及數(shù)字化信息數(shù)據(jù)需采取不同的管理方式，在檔案的收集、分類、分析、使用環(huán)節(jié)中選擇更加適合的管理方法提高各環(huán)節(jié)的工作效率，減少工作中出現(xiàn)問題的概率。創(chuàng)新管理方式使管理人員能夠更加高效地對(duì)過程中的問題進(jìn)行管控約束，能夠制定更加有利于員工綜合素質(zhì)提升的管理規(guī)范，使員工的主人翁意識(shí)得到提高，員工更加主動(dòng)參與到檔案管理環(huán)節(jié)中為檔案管理提出更加結(jié)合實(shí)際的創(chuàng)新建議。

3 結(jié)束語

在新時(shí)期下通過重視管理工作、提高員工素質(zhì)、創(chuàng)新管理方式，有助于更好地進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)而提高企業(yè)單位內(nèi)部管理水平，使管理工作的效率大大地提高，促進(jìn)了企業(yè)單位在管理方式上的創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)單位更好地使用檔案管理工作所產(chǎn)生的實(shí)際價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。