加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的分析研究

徐加華

（莒縣興源水務(wù)有限公司，山東 日照 276500）

1 企業(yè)發(fā)展中檔案管理所發(fā)揮的重要意義

在當(dāng)下日益激烈的市場競爭下，企業(yè)想要獲得長久穩(wěn)定的發(fā)展，只僅僅憑借對生產(chǎn)力的提升來增加企業(yè)的盈利，這種方法是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)下企業(yè)的發(fā)展需要的。所以說企業(yè)的工作管理對企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的意義，企業(yè)想要得到更好的發(fā)展，需要充分對企業(yè)的情況進(jìn)行綜合的考慮，然而，在企業(yè)管理中企業(yè)的檔案管理工作占據(jù)著重要的地位，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提升有著積極的促進(jìn)作用。企業(yè)檔案管理水平也是對企業(yè)管理整體水平的反映。企業(yè)檔案管理是對企業(yè)發(fā)展史的紀(jì)錄，為企業(yè)在未來的發(fā)展中提供管理的依據(jù)。當(dāng)下，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理的方式也發(fā)生了很大的變化，以往傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)下的檔案管理工作需求，因此，想要讓企業(yè)的檔案管理工作能夠在企業(yè)的綜合管理中發(fā)揮出其積極的作用，就需要對當(dāng)下企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中的特點(diǎn)以及規(guī)律進(jìn)行充分的掌握。然后結(jié)合當(dāng)下的信息技術(shù)，對檔案管理工作的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。目前，人們的辦公方式已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榱藷o紙化辦公和自動化辦公的形式，與傳統(tǒng)的辦公形式相比較，在這環(huán)境下的檔案管理工作中真多諸多文件的起草、歸檔等都與傳統(tǒng)的檔案管理方法有著很大的區(qū)別。當(dāng)下檔案的管理的工作主要依托的是磁盤進(jìn)行保存。在后期的查閱中企業(yè)也可以通過終端設(shè)備輕松調(diào)取。

2 企業(yè)檔案管理存在問題的原因

2.1 檔案管理工作中缺乏專業(yè)的人才

從當(dāng)下的企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀不難看出，很多的企業(yè)檔案管理崗位的工作人員都不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，自身也并不具備專業(yè)的檔案管理理論知識。還有些企業(yè)甚至存在檔案管理是兼職人員負(fù)責(zé)的，這些原因都會導(dǎo)致在企業(yè)的實(shí)際檔案管理工作中，由于缺乏專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理混亂，很多企業(yè)存在著檔案管理分散、查閱困難等問題，這就使得企業(yè)的檔案管水平被大打折扣。例如，某企業(yè)檔案管理工作的負(fù)責(zé)人為項目部門領(lǐng)導(dǎo)，各個部門整合自身的檔案。因為存在分散管理，使得檔案間的制約性和聯(lián)系性較差，無形中加劇了檔案流失 問題。

2.2 由于企業(yè)的日常辦事流程中的自主性較大，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理政策性失控問題

由于各個企業(yè)其自身有著自己的特殊性，不乏很多企業(yè)由于效率因素而在一些重要事項中采用先審批進(jìn)行辦理。之后再對相關(guān)的手續(xù)資料進(jìn)行補(bǔ)錄登記。這種情況下，往往會出現(xiàn)由于審批手續(xù)不齊全，造成企業(yè)檔案資料不完備遺失以及漏記的現(xiàn)象。對企業(yè)的方案管理工作帶來不良的影響。

3 提升企業(yè)檔案管理的有效措施

3.1 對檔案管理的專業(yè)人才進(jìn)行培養(yǎng)

首先，企業(yè)要積極的對相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培養(yǎng)，積極的對當(dāng)下信息技術(shù)發(fā)展背景下的信息化檔案管理工作進(jìn)行適應(yīng)，在企業(yè)的檔案管理崗位招聘的過程中，盡可能的聘請相關(guān)檔案管理專業(yè)或者計算機(jī)專業(yè)的一些專業(yè)技術(shù)人才，再通過在企業(yè)內(nèi)部組織檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)工作，使得企業(yè)檔案管理人員可以盡快的對企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行熟悉，掌握企業(yè)的信息化檔案管理流程。與此同時也要積極的對企業(yè)的在職員工進(jìn)行當(dāng)干管理專業(yè)技能的不斷提升，企業(yè)要給予資金支持，和政策引導(dǎo)。要能給員工在第一時間進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)，結(jié)合企業(yè)自身的檔案管理短板，組織有針對性的培訓(xùn)工作。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，要注意教學(xué)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，使員工可以學(xué)以致用，將理論與實(shí)踐進(jìn)行結(jié)合，調(diào)動學(xué)院的學(xué)習(xí)積 極性。

3.2 對企業(yè)檔案管理的信息化管理機(jī)制進(jìn)行構(gòu)建

第一，建立檔案組織管理結(jié)構(gòu)，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理的時候，要建立獨(dú)立的管理部門，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的配合和協(xié)調(diào)，需要嚴(yán)格按照檔案管理過長制度進(jìn)行管理工作，檔案管理人員要積極旅行其職責(zé)，企業(yè)檔案管理部門是企業(yè)的重要信息集成中心，對企業(yè)檔案管理相關(guān)信息的錄入、管理流程等工作進(jìn)行量化標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案管理中的訪問權(quán)限以及訪問密碼設(shè)置等工作要有一個嚴(yán)格的管路制度，依靠合理科學(xué)的管理制度來開展企業(yè)的信息化檔案管理工作，同時，企業(yè)的檔案管理工作要服從企業(yè)主體，因此檔案管理工作的開展，要以企業(yè)為核心，與企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行協(xié)調(diào)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的 發(fā)展。

3.3 在企業(yè)檔案管理工作中要積極培養(yǎng)員工的創(chuàng)新意識

企業(yè)檔案管理部門是企業(yè)管理中的重要組成部分，因此，必須要具備創(chuàng)新精神，樹立創(chuàng)新意識。在適應(yīng)當(dāng)下信息化發(fā)展要求的背景下，企業(yè)的檔案管理者要對本企業(yè)的檔案管理制度進(jìn)行完善、不斷的對其進(jìn)行創(chuàng)新。以期更好的適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，重組文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程，同時有效地監(jiān)督文件形成和維護(hù)，從而實(shí)現(xiàn)對電子文件的超前控制和全過程管理。保證企業(yè)項目檔案清晰地排列在系統(tǒng)中，可以方便快捷地供企業(yè)查詢使用，為企業(yè)通過高效率地使用項目檔案提高企業(yè)工作效率進(jìn)而提高經(jīng)濟(jì)效益，最終促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)下的信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，積極的做好企業(yè)的檔案管理工作，可以更好的推動企業(yè)的檔案管理不斷向著合理化、規(guī)范化的發(fā)展方向發(fā)展，對企業(yè)的管理經(jīng)營質(zhì)量進(jìn)行提升，從而使得企業(yè)的市場競爭力增強(qiáng)，在企業(yè)檔案管理工作中，首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，要提升檔案管理的重視程度，積極搭建企業(yè)檔案管理信息化的工作平臺，同時，要度檔案管理的制度不斷進(jìn)行完善，不斷的對企業(yè)檔案管理的人才隊伍進(jìn)行加強(qiáng)，做好員工的培訓(xùn)和培養(yǎng)，不斷對員工的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能進(jìn)行提升。從而對企業(yè)的檔案管理工作提供動力支持。充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的工作職能，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。