保密檔案管理工作中存在的問題及對策研究

鄒昊軒

（國網(wǎng)東北分部，遼寧 沈陽 110180）

時(shí)代的發(fā)展促進(jìn)了信息的傳播，人們能夠在家中知曉當(dāng)前的時(shí)事新聞。而技術(shù)的更新?lián)Q代也為不法分子提供了便利，他們通過竊取信息來進(jìn)行牟利，從而給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。保密檔案都是一些非常重要的文件，可能涉及未被發(fā)布的條例或者企業(yè)簽署的合同信息。如果沒有建立起相關(guān)的檔案管理體系，就會在日常的工作中出現(xiàn)紕漏，從而造成機(jī)密信息的大規(guī)模泄露。這種情況也會對企業(yè)的公關(guān)形象造成影響，使企業(yè)在同行業(yè)的競爭當(dāng)中處于下風(fēng)，所獲得的市場收益遭受巨大的沖擊。

1 影響當(dāng)前保密工作開展的問題

1.1 保密檔案管理的方式太過陳舊

雖說時(shí)代在不斷地的發(fā)展和進(jìn)步，但是受到傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制的影響，有很多的事業(yè)單位沒有做出相關(guān)的改革，仍然是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行保存。如果在工作中需要調(diào)用這些檔案，所要查閱的數(shù)量實(shí)在是太大了，會消耗大量的時(shí)間去翻閱查詢，與當(dāng)前部門應(yīng)有的工作效率標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)重不符。這樣效率極低的檔案管理模式，雖說在之前的行政單位中扮演著較為重要的角色，隨著時(shí)代的發(fā)展已經(jīng)被淘汰了。事業(yè)單位的保密檔案管理工作應(yīng)該尋求向上發(fā)展，不應(yīng)該停留在一成不變的傳統(tǒng)模式上。而且保密檔案中所包含的內(nèi)容都很重要，這種管理模式容易出現(xiàn)文件的損壞和丟失，阻礙了事業(yè)單位保密檔案管理工作的進(jìn)行。

1.2 保密檔案管理人員沒有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)能力作為基礎(chǔ)

檔案管理工作并沒有想象中的那么簡單，它是需要有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)知識作為基礎(chǔ)的。顧名思義保密檔案中涵蓋的都是非常重要的信息，如果稍有不慎就會造成這些信息的泄露，造成難以估計(jì)的經(jīng)濟(jì)損失和負(fù)面影響。如果檔案信息的管理人員專業(yè)能力不夠強(qiáng)，在遇到突發(fā)情況時(shí)難以及時(shí)做出應(yīng)對。因?yàn)闄n案管理人員的專業(yè)水平與檔案質(zhì)量相掛鉤，如果檔案的管理人員沒有足夠的工作經(jīng)驗(yàn)，或者是自己的專業(yè)能力達(dá)不到要求，就會嚴(yán)重阻礙保密檔案管理工作的進(jìn)行。包括檔案信息管理人員的理論知識水準(zhǔn)，以及是否擁有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)都是應(yīng)該考慮的，否則就會給不法分子留下可乘之機(jī)。

1.3 目前的檔案保密管理技術(shù)手段存在著很大的隱患

隨著信息時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，電子政務(wù)的建設(shè)速度非?？?，檔案管理也逐漸進(jìn)入到電子信息階段。由于機(jī)密信息的運(yùn)行方式發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案資料的載體也變得更加多樣化和數(shù)字化，在一定程度上拔高了對檔案管理工作的技術(shù)要求。雖說在檔案保密方面的技術(shù)已經(jīng)有所突破，但是在辦公自動化設(shè)備中的應(yīng)用并不完善，還有著很多的問題尚未解決。一旦工作人員出現(xiàn)了疏忽大意的情況，就會為這些機(jī)密資料的安全埋下隱患，出現(xiàn)嚴(yán)重的信息泄露狀況。目前有些單位只顧進(jìn)行新聞宣傳，對于網(wǎng)上所發(fā)布的信息沒有仔細(xì)地進(jìn)行審核，很容易就會將一些敏感信息夾雜著發(fā)布出來。對于互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的使用不當(dāng)也會引起泄密，給黨和國家造成非常大的損失。

1.4 管理人員沒有形成相關(guān)的防范意識

檔案管理工作涉及的領(lǐng)域非常廣泛，主要是依托于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇胧ο嚓P(guān)信息進(jìn)行保密。有些單位的防范意識并不強(qiáng)，對自身檔案的信息管理保密工作敷衍了事，將檔案管理工作視為無關(guān)緊要的事情，沒有歸類在重點(diǎn)工作的范疇中。領(lǐng)導(dǎo)者任務(wù)檔案只要安排專人進(jìn)行管理就夠了，存放在檔案室是不會出現(xiàn)問題的，在需要的時(shí)候能進(jìn)行查閱就可以了。這也造成了檔案管理人員的保密意識淡薄，并沒有意識到自己所肩負(fù)的職責(zé)。而且對于檔案資料的保密協(xié)議也不夠健全，會在檔案的儲存過程中出現(xiàn)魚目混珠的情況。部分單位沒有把機(jī)密文件篩選出來，出現(xiàn)了大量的資料丟失和內(nèi)容泄露現(xiàn)象。

2 如何針對目前的保密檔案管理工作作出改進(jìn)

2.1 在單位內(nèi)部加強(qiáng)檔案保密工作的宣傳

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使保密工作的形勢變得更加嚴(yán)峻，隨著自媒體的廣泛普及和應(yīng)用，在不經(jīng)意之間就會發(fā)生信息泄露的情況。因此要增強(qiáng)工作人員對于保密法治的認(rèn)知，并在單位內(nèi)部大力開展相關(guān)的檔案保密宣傳工作。各級政府和行政機(jī)關(guān)也要進(jìn)行大力支持，只有不斷推進(jìn)保密法規(guī)的宣傳，讓檔案管理人員認(rèn)識到保密工作的重要性，才能引導(dǎo)檔案管理工作人員做出正確的判斷。

2.2 使保密檔案管理制度能夠得到落實(shí)

俗話說無規(guī)矩不成方圓，一定要在事業(yè)單位的行政工作中落實(shí)管理制度。而在目前的保密檔案管理過程中，難免會有部分員工玩忽職守。當(dāng)一些機(jī)密的檔案信息遭到破壞和泄露時(shí)，對事業(yè)單位所造成損失是無法估量的。保密檔案管理工作的核心就是工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，只有員工的態(tài)度足夠端正才不容易出現(xiàn)紕漏。所以在事業(yè)單位行政崗位的選拔過程中，一定要篩選掉那些粗心大意的人。只有落實(shí)相關(guān)的檔案管理體制，狠抓員工工作態(tài)度不端正的情況，不定期地對檔案管理工作抽查考核，才能夠有效地改善當(dāng)前保密檔案管理中的不足。

2.3 不斷對檔案保密管理的技術(shù)手段進(jìn)行更新

我國的信息技術(shù)研究在近些年取得了很大的突破，檔案管理的形式也逐漸更新。例如多媒體和電子檔案的保存不再受到局限，存儲在硬盤或者相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)服務(wù)器，在需要的時(shí)候能夠在最短的時(shí)間進(jìn)行調(diào)閱。而為了應(yīng)對日漸猖獗的高技術(shù)竊密手段，相關(guān)單位要切實(shí)對保密技術(shù)做出調(diào)整，以此來實(shí)現(xiàn)保密工作的現(xiàn)代化發(fā)展。管理人員還要增加在保密硬件方面的投入，對檔案監(jiān)控設(shè)備和保密專用檢查工具進(jìn)行創(chuàng)新，為機(jī)密文件提供更加可靠的安全保障。同時(shí)要在相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備中安裝安全系統(tǒng)，通過這些措施來設(shè)置文件訪問的權(quán)限，以此來避免檔案資料受到不法分子的竊取。

2.4 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

檔案信息的管理人員工作在事業(yè)單位信息管理的前線，他們的素質(zhì)和質(zhì)量不僅僅決定了檔案管理工作的可靠性，還與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化能否順利實(shí)現(xiàn)息息相關(guān)。在傳統(tǒng)體制下，職位晉升的條件是擁有出色的業(yè)務(wù)能力，達(dá)到足夠的資歷閱歷，再經(jīng)過一段時(shí)間的試煉以后，就可以晉升為管理者和領(lǐng)導(dǎo)人。這種管理人員的選用很不嚴(yán)謹(jǐn)，而且具有很大的弊端。這些員工沒有受到相應(yīng)的檔案信息管理方面的教育，沒有管理經(jīng)驗(yàn)，也沒有經(jīng)過相應(yīng)的長期培訓(xùn)，就這樣擔(dān)任單位的管理人員是不行的。而且這樣會讓有能力的年輕人變得很少，限制了人才資源的利用。沒有合理的引進(jìn)人才制度，缺乏高新技術(shù)人才的局面難以得到改善，就無法利用新的科技手段緊跟發(fā)展的潮流。

3 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的不斷更新發(fā)展，人們對于檔案保密工作的要求越來越高。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展可謂是一把雙刃劍，在提升檔案管理效率的同時(shí)也埋下了很多的隱患，機(jī)密文件的保存面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。因此檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)做出調(diào)整，針對目前的保密檔案管理狀況制定計(jì)劃，不斷提高自己的檔案保密工作管理水平。