人工智能嵌入檔案管理的邏輯與特征

徐 媛

（中化二建集團(tuán)有限公司，山西 太原 030000）

1 國內(nèi)外的研究

1）人工智能的概念。對于人工智能來講，在不同的情況下有著不同的深刻含義，主要與其目標(biāo)有關(guān)。有的學(xué)者認(rèn)為人工智能是能夠讓機(jī)器智能化的活動，智能則是在生活中有預(yù)見的、能夠適當(dāng)采取應(yīng)對的行動。國外機(jī)器百年計(jì)劃的學(xué)者認(rèn)為人工智能與人類的神經(jīng)系統(tǒng)相關(guān)，是一門科學(xué)和一系列的計(jì)算，能夠采用類似人們的神經(jīng)系統(tǒng)對環(huán)境進(jìn)行感知，并學(xué)習(xí)和推理。國內(nèi)的學(xué)者認(rèn)為：人工智能就是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息乃至神經(jīng)學(xué)科等科學(xué)上研究形成的全新科學(xué)領(lǐng)域，是多種科學(xué)的集合。可以看出，國內(nèi)外的學(xué)者認(rèn)為人工智能是一種新型的技術(shù)科學(xué)，能夠?qū)ξ磥硇纬芍卮笥绊?，因此有很大的期望?/p>

2）人工智能在檔案管理中的作用。國外當(dāng)前已經(jīng)把先進(jìn)的AI技術(shù)應(yīng)用在檔案管理過程當(dāng)中，部分專家甚至能夠使用機(jī)器學(xué)習(xí)的系統(tǒng)進(jìn)行檔案的數(shù)字化、信息提取和檔案的自動分類。一些學(xué)者把機(jī)器的學(xué)習(xí)技術(shù)應(yīng)用在電子郵件管理中，創(chuàng)新了檔案管理專家的評估和分類。英國的工業(yè)記憶項(xiàng)目利用了機(jī)器的學(xué)習(xí)能力和自動分類技術(shù)，對長達(dá)100萬字的報(bào)告進(jìn)行了動態(tài)呈現(xiàn)，對機(jī)器學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)處理的先進(jìn)和準(zhǔn)確性進(jìn)行了分類。

國內(nèi)的檔案和實(shí)踐證明了人工智能融入檔案管理的理論和實(shí)踐能力，隨著自動化和現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，研究了人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，基于自動化的背景對人工智能檢索的智能化進(jìn)行了分析，提出了人工智能在檔案工作中的應(yīng)用包括的具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含智能鑒定、智能保管和智能利用等，研究焦點(diǎn)轉(zhuǎn)為在人工智能背景下對檔案從業(yè)人員進(jìn)行發(fā)展趨向和能力的要求。當(dāng)前人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理的轉(zhuǎn)型，提升了管理的效益。隨著新技術(shù)與檔案管理的進(jìn)一步結(jié)合，可能會產(chǎn)生一定的悖論和矛盾，所以還需要對技術(shù)的本質(zhì)和邏輯進(jìn)行研究。

2 人工智能嵌入檔案管理的理論

人工智能能否在檔案管理的領(lǐng)域長期發(fā)展下去取決于人工智能嵌入檔案管理的邏輯。在檔案學(xué)總，人工智能嵌入檔案管理表現(xiàn)在幾個方面。

1）人工智能的價值是否符合檔案管理的主觀需求。人工智能有巨大的價值，能夠顛覆傳統(tǒng)的技術(shù)領(lǐng)域，人工智能從價值論的課題來看，固有的屬性和功能可以成為人工智能嵌入檔案管理的基礎(chǔ)。從價值論的主題角度來講，人工智能作為客體能夠滿足檔案管理主體需要的價值。人工智能嵌入檔案管理之后，不僅僅需要受到內(nèi)部邏輯的限制，還要受到經(jīng)濟(jì)、文化和社會政治的影響呈現(xiàn)出相應(yīng)的特征。比如人工智能在檔案管理的不同領(lǐng)域能夠根據(jù)檔案管理主體的衡量形成不同的特征。比如恒大集團(tuán)的檔案平臺基于檔案管理的保密形成了專業(yè)的語料庫，滿足了安全方面的要求；科大的語音識別技術(shù)針對檔案的搜集、管理進(jìn)行了技術(shù)調(diào)整實(shí)現(xiàn)了音頻和口述文本的實(shí)施輸出，滿足了檔案管理主體在檔案智能化和信息開發(fā)方面的需求。

2）信息技術(shù)進(jìn)步是人工智能嵌入檔案管理的基礎(chǔ)。人類社會的歷代技術(shù)成果形成了龐大的技術(shù)世界，檔案管理和技術(shù)世界并不平行，而是互相輔助的，科學(xué)的動態(tài)管理表現(xiàn)為20世紀(jì)中期，電子文件的發(fā)展給檔案管理的發(fā)展帶來了機(jī)遇，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的進(jìn)步是重要的推動作用。隨著人工智能的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的智能化不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)成為幫助人類決策的助手，信息技術(shù)的進(jìn)步成為人工智能嵌入檔案管理的基礎(chǔ)。當(dāng)前的檔案管理有走向檔案數(shù)據(jù)管理的趨勢。大數(shù)據(jù)帶領(lǐng)著人工智能的發(fā)展，是人工智能發(fā)展的基礎(chǔ)，因此為人工智能嵌入檔案管理的過程提供了優(yōu)秀的數(shù)據(jù)和資源。

3）政策的推動。當(dāng)前我國國務(wù)院發(fā)布了《人工智能發(fā)展規(guī)劃》，對人工智能的基礎(chǔ)和關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行了探討，自然語言的處理和跨媒體分析推理能夠促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)得發(fā)掘和分析。國家檔案局也與科大公司簽署了戰(zhàn)略合作歇息，在人工智能方面互相合作發(fā)展。在管理實(shí)踐方面，江蘇省檔案學(xué)會對管理創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新進(jìn)行了探討，積極尋求與智能企業(yè)之間的合作，探索檔案管理的實(shí)踐，當(dāng)前的人工智能嵌入檔案管理實(shí)踐方面，一些檔案管理的專利相繼公開，推動了檔案管理智能化的過程。

3 人工智能嵌入檔案管理的應(yīng)用

人工智能不僅僅存在于技術(shù)層面，還帶動著政府的決策。人工智能的嵌入反映了社會的技術(shù)擴(kuò)散和革新，對檔案管理的轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新有著深刻的影響，主要特征表現(xiàn)在下面三個方面。

1）技術(shù)擴(kuò)散與檔案管理的主體。人工智能嵌入檔案管理的首要表現(xiàn)就是技術(shù)擴(kuò)散，一種技術(shù)離開而另一種技術(shù)在場。技術(shù)擴(kuò)散表現(xiàn)為技術(shù)的傳播，或者主體A轉(zhuǎn)變?yōu)橹黧wB，人工智能的嵌入會造成檔案管理領(lǐng)域的技術(shù)規(guī)則、理論和工作變化，因此有利于構(gòu)建新的技術(shù)范式，繼續(xù)推動檔案管理的升級。人工智能的嵌入促進(jìn)了檔案管理的主體更新和反思，重新界定了人工智能的邊界。一些省份推動了檔案管理的技術(shù)和數(shù)據(jù)的融合，實(shí)現(xiàn)了檔案館從手工刀計(jì)算機(jī)智能管理的轉(zhuǎn)變。從創(chuàng)新的思路出發(fā)，借助檔案智能管理的經(jīng)驗(yàn)，推動了智能化的發(fā)展。其次通過智慧檔案平臺等辦公平臺推動了業(yè)務(wù)的協(xié)同合作，為人工智能嵌入檔案管理提供實(shí)踐基礎(chǔ)。最后，技術(shù)支撐了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，也推動了深層次的人工智能與檔案管理的融合，給與了人工智能明確定位。

2）技術(shù)革新對檔案管理的凸顯。技術(shù)革新是人工智能嵌入檔案管理的體現(xiàn)，檔案管理的場景通過計(jì)算機(jī)的輔助能夠轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C(jī)協(xié)作。檔案管理途徑中機(jī)器能夠成為管理的主體，有能力和有權(quán)形成機(jī)器為主要的管理，使得檔案管理中技術(shù)的應(yīng)用更加多元化，通過多元技術(shù)融合和跨越機(jī)構(gòu)的合作推動檔案管理的轉(zhuǎn)型。在實(shí)踐中，江蘇省電力公司檔案智能管理中心打造了高度智能化的館庫管理系統(tǒng)，研發(fā)出了檔案智能管理機(jī)器人，實(shí)現(xiàn)了人工智能技術(shù)在電力檔案管理中的融合。證券公司利用語言和識別實(shí)現(xiàn)了合同的簽名比對掃描工作，也提升了識別的準(zhǔn)確度。另外，利用機(jī)器的學(xué)習(xí)和編研工作，實(shí)現(xiàn)了對視頻中重要人物的圖像智能識別。

3）拓寬檔案管理職業(yè)的邊界。人工智能嵌入檔案管理的時代表現(xiàn)是技術(shù)的不斷演進(jìn)，從技術(shù)發(fā)展的過程來講，檔案職業(yè)是有邊界的，但是這個邊界隨著技術(shù)的不斷演進(jìn)而拓寬。在人工智能嵌入檔案管理后，檔案工作人員進(jìn)一步提升了技能，通過改變角色的定位和升級職業(yè)技能的途徑實(shí)現(xiàn)了職業(yè)邊界的拓寬。人工智能時代中智能只是最微不足道的，只有引發(fā)的社會影響才是不容忽視的。人工智能給檔案管理帶來了新的機(jī)遇，在檔案管理職業(yè)培訓(xùn)方面，通過交流見學(xué)、交叉任職和專家傳授等方法，按照術(shù)業(yè)有專攻的原則，能夠打造出一流的檔案管理隊(duì)伍。在檔案教育方面，很多企業(yè)開設(shè)了相關(guān)的人工智能課程，相關(guān)人員做好了新的要求，幫助檔案工作人員適應(yīng)業(yè)務(wù)電子化、檔案數(shù)據(jù)化和管理智能化等新要求，做好了新的角色定位和智能轉(zhuǎn)型。

4 結(jié)語

2020年的新一屆國際檔案大會主題為“賦能知識社會”，其中的熱門議題就是人工智能，人工智能已經(jīng)成為當(dāng)前最重要的內(nèi)容，對當(dāng)前以及未來幾年的社會和工作環(huán)境造成深刻的影響。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在接納新技術(shù)的同時不斷打破傳統(tǒng)的限制，對人工智能進(jìn)行反思，并在技術(shù)潮流中堅(jiān)持創(chuàng)新與傳統(tǒng)的統(tǒng)一，積極學(xué)好技術(shù)，不斷拓寬職業(yè)邊界。