醫(yī)院物資采購(gòu)管理系統(tǒng)的應(yīng)用與實(shí)踐探究

周杰紅 劉亞梅* 北京市垂楊柳醫(yī)院信息中心

關(guān)鍵字：物資采購(gòu) 系統(tǒng)管理 應(yīng)用研究

現(xiàn)有醫(yī)療行業(yè)高速發(fā)展的情況下，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有國(guó)家對(duì)醫(yī)療行業(yè)嚴(yán)加管控及高要求的情況下，利用現(xiàn)有計(jì)算機(jī)手段，通過信息化管理將對(duì)醫(yī)院醫(yī)療物資采購(gòu)流程進(jìn)行全面規(guī)范化管理將對(duì)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療物資的安全采購(gòu)及保障及時(shí)性發(fā)揮了積極作用。醫(yī)院面臨的重要問題是耗材的管理，從采購(gòu)入庫(kù)到出庫(kù)記帳等整體流程沒有控制及監(jiān)管，造成管理漏洞頻出，是目前亟待信息化管理解決的重要問題。這些年，我國(guó)醫(yī)院物資采購(gòu)大多采用了計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，對(duì)提高物資采購(gòu)效率及保證物資采購(gòu)的有效性發(fā)揮了積極作用。以下將對(duì)醫(yī)院物資采購(gòu)系統(tǒng)設(shè)計(jì)及應(yīng)用相關(guān)情況進(jìn)行說明，具體如下：

一、醫(yī)院物資采購(gòu)系統(tǒng)說明及分析

結(jié)合現(xiàn)有醫(yī)院常用的采購(gòu)系統(tǒng)，其主要的功能及目的在于實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院物資采購(gòu)過程的系統(tǒng)化及規(guī)范化管理。即系統(tǒng)在現(xiàn)有醫(yī)院物資采購(gòu)的基礎(chǔ)上，對(duì)其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了細(xì)化，從招標(biāo)、采購(gòu)及入庫(kù)驗(yàn)收、出庫(kù)，二級(jí)庫(kù)房管理、記費(fèi)等實(shí)現(xiàn)了全過程的控制與管理，同時(shí)也使得整個(gè)物資采購(gòu)實(shí)現(xiàn)了各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控，極大的提高了采購(gòu)效率并保證了物資的采購(gòu)質(zhì)量。結(jié)合現(xiàn)有醫(yī)院所使用的物資采購(gòu)系統(tǒng)而言，其主要包括采購(gòu)目錄管理、計(jì)劃、訂單、入庫(kù)、申領(lǐng)、出庫(kù)等環(huán)節(jié)。為保證系統(tǒng)的正常維護(hù)，配置了系統(tǒng)查詢統(tǒng)計(jì)及維護(hù)等功能。如下圖1所示：

圖1 醫(yī)院物資采購(gòu)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

二、醫(yī)院物資采購(gòu)系統(tǒng)主要功能介紹及說明

結(jié)合以上所述的醫(yī)院物資采購(gòu)系統(tǒng)，該系統(tǒng)通過對(duì)物資進(jìn)行全方面的管理控制，可實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)過程的全方面管控，具體而言，各個(gè)管理模塊及功能主要包括以下幾個(gè)方面：

1、采購(gòu)目錄管理；醫(yī)療物資采購(gòu)目錄管理主要是對(duì)醫(yī)院醫(yī)療物資的中標(biāo)目錄、采購(gòu)目錄和供應(yīng)商目錄進(jìn)行維護(hù)與管理，是整個(gè)軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)。該目錄是整個(gè)醫(yī)院醫(yī)療物資采購(gòu)管理流程的基礎(chǔ)，通過對(duì)目錄的管理，避免目錄外醫(yī)療物資違規(guī)采購(gòu)，杜絕目錄內(nèi)醫(yī)療物資屬性的隨意更改，實(shí)現(xiàn)了對(duì)醫(yī)療物資采購(gòu)范圍與采購(gòu)?fù)緩降挠行Ч芸亍?/p>

2、采購(gòu)計(jì)劃管理；該模塊主要包含醫(yī)療物資采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)與審批兩大功能。根據(jù)臨床科室的醫(yī)療物資實(shí)際使用情況，對(duì)采購(gòu)目錄范圍內(nèi)的醫(yī)療物資庫(kù)存量進(jìn)行上下限定義，使醫(yī)療物資采購(gòu)人員制定出計(jì)劃內(nèi)醫(yī)療物資采購(gòu)計(jì)劃單，同時(shí)還可以因突發(fā)情況緊急制定出臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃單，從而大大提高了采購(gòu)員的工作效率。同時(shí)還可以根據(jù)審批級(jí)別權(quán)限查看計(jì)劃單當(dāng)前處于何種狀態(tài)或計(jì)劃單已審批至什么程度，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療物資采購(gòu)計(jì)劃審批的流程化與自動(dòng)化。

3、采購(gòu)訂單管理；該功能模塊主要是將審批完成后的采購(gòu)計(jì)劃按供應(yīng)商進(jìn)行自動(dòng)歸類生成采購(gòu)訂單，借助手機(jī)短信或電子郵件將采購(gòu)訂單信息分發(fā)給物資供應(yīng)商.使其能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的掌握所需采購(gòu)醫(yī)療物資的信息。并做出快速響應(yīng)。改變了以往靠電話或郵寄訂單的傳統(tǒng)模式，提高了工作效率與準(zhǔn)確率.同時(shí)還可以追溯采購(gòu)訂單分發(fā)時(shí)的供應(yīng)商回復(fù)情況.避免了雙方因溝通不暢而相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象。

4、采購(gòu)入出庫(kù)管理；當(dāng)供應(yīng)商將醫(yī)療物資組織完成并送達(dá)至醫(yī)院后，醫(yī)療物資庫(kù)管員根據(jù)送貨單或發(fā)票信息將所有采購(gòu)來(lái)的醫(yī)療物資.包括名稱、規(guī)格、單位、批次、數(shù)量等信息錄入到醫(yī)療物資庫(kù)房管理系統(tǒng)中，由于工作量大、責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致醫(yī)療物資庫(kù)存信息更新不及時(shí)，嚴(yán)重影響了病人的臨床應(yīng)用。該模塊針對(duì)上述問題，通過由庫(kù)管員核對(duì)并確認(rèn)送貨單與采購(gòu)訂單一致后，將訂單自動(dòng)轉(zhuǎn)成采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行人庫(kù)處理，同時(shí)更新醫(yī)療物資庫(kù)存信息，解決了醫(yī)療物資庫(kù)房系統(tǒng)中采購(gòu)入庫(kù)手工錄入的弊端，減少了物資手工錄入所出現(xiàn)的差錯(cuò)，提高了工作效率。

5、高值材料追溯管理

從高值耗材的申請(qǐng)準(zhǔn)入到使用，實(shí)行全過程審批跟蹤管理，跟蹤到最終患者的使用環(huán)節(jié)，并做到同醫(yī)囑核銷?？山Y(jié)合病人可承受能力等，支持科室對(duì)高值耗材的使用提出反饋意見，能算出目前醫(yī)療材料比值，規(guī)范管理。

6、系統(tǒng)查詢統(tǒng)計(jì)；該模塊主要提供醫(yī)療物資采購(gòu)、供應(yīng)商目錄查詢。醫(yī)療物資庫(kù)存、上下限量查詢，醫(yī)療物資采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)單、審批單、訂購(gòu)單狀態(tài)查詢，以及醫(yī)療物資人、出庫(kù)單據(jù)查詢等功能。各級(jí)用戶可以根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置進(jìn)行信息瀏覽和數(shù)據(jù)查詢，同時(shí)系統(tǒng)還根據(jù)不同的用戶與醫(yī)院管理者的需要自動(dòng)定期生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，將各類錯(cuò)綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)通過匯總、篩選、透視的方式展現(xiàn)在用戶面前。該功能的實(shí)施將對(duì)采購(gòu)人員、倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)、對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)將具有積極意義。

7、系統(tǒng)設(shè)置維護(hù)；為了提高系統(tǒng)的可維護(hù)性和可擴(kuò)展性，便于用戶操作使用，設(shè)置用戶權(quán)限分配、公共字典 維護(hù)、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)管理以及數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。通過使用該模塊可以使用戶快速完成系統(tǒng)初始設(shè)置與日常運(yùn)行維護(hù)工作。同時(shí)，利用該系統(tǒng)，在具體實(shí)施中可通過權(quán)限設(shè)置對(duì)使用流程進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)系統(tǒng)的自動(dòng)化管理及優(yōu)化采購(gòu)具有積極效果。

三、應(yīng)用效果及分析

結(jié)合現(xiàn)有醫(yī)院物資采購(gòu)管理，我國(guó)一些醫(yī)院普遍采用信息化采購(gòu)管理系統(tǒng)，對(duì)規(guī)范醫(yī)院采購(gòu)流程、保證物資的及時(shí)供應(yīng)及實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過程的信息化智能管理發(fā)揮了積極的作用。我院在2018年引入信息化采購(gòu)管理系統(tǒng)后，使得物資采購(gòu)流程得到了有效優(yōu)化。與以往采購(gòu)相比，我院引進(jìn)采購(gòu)系統(tǒng)后，采購(gòu)效率有了顯著提升。與此同時(shí)，該系統(tǒng)的引進(jìn)，使得我院物資采購(gòu)過程的審批變得更加的快捷，更符合現(xiàn)有大力提倡的無(wú)紙化辦公的要求。利用該系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)情況的快速查詢，高值耗材全過程跟蹤。也使得采購(gòu)相關(guān)人員及時(shí)掌握物資信息并提出采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)起到了積極保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，從醫(yī)院采購(gòu)管理而言，及時(shí)有效對(duì)物資實(shí)施采購(gòu)將對(duì)醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)及保證服務(wù)質(zhì)量具有積極意義。面對(duì)現(xiàn)有醫(yī)院采購(gòu)物資種類多及采購(gòu)量大等特點(diǎn)，采取先進(jìn)的采購(gòu)技術(shù)對(duì)物資進(jìn)行采購(gòu)將具有積極意義。本文結(jié)合現(xiàn)有情況，以我院為例，對(duì)我院所采用物資采購(gòu)系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)及特點(diǎn)進(jìn)行了介紹，并在此基礎(chǔ)上對(duì)物資采購(gòu)實(shí)施該采購(gòu)系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)及效果進(jìn)行了分析，其目的在于優(yōu)化醫(yī)院物資采購(gòu)管理過程，并對(duì)該系統(tǒng)更好的使用提供參考及借鑒。