基于供應(yīng)鏈的醫(yī)院采購管理探討

■陳文婷

（安徽省合肥市第三人民醫(yī)院）

引 言

研究表明，很長一段時間內(nèi)，醫(yī)院普遍存在將醫(yī)療服務(wù)視為工作重心，卻忽略了物流管理與成本控制重要性的情況，不規(guī)范的管理模式，成為庫存大量積壓的主要原因，由此而引發(fā)的問題，還包括管理效率難以提升和經(jīng)營成本不斷增加，要想使此問題得到有效解決，關(guān)鍵是創(chuàng)新物資采購所適用管理模式，本文所研究課題的價值，自然不言而喻。

1 采購供應(yīng)鏈的內(nèi)涵概述

供應(yīng)鏈指的是消費(fèi)者獲得商品前，此項品所流經(jīng)環(huán)節(jié)的銜接，具體來說，就是以核心企業(yè)為依托，全面把控資金流、物流與信息流，以材料采購為開端、消費(fèi)者獲得商品為結(jié)束，對制造商、供貨商等參與主體進(jìn)行銜接，最終得到的網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)。本文所研究的采購供應(yīng)鏈，通常以消費(fèi)者視角為切入點(diǎn)，通過企業(yè)協(xié)作的方式，達(dá)到使供應(yīng)鏈更貼近理想狀態(tài)的目的。

在醫(yī)改持續(xù)深入的當(dāng)下，醫(yī)院內(nèi)部所開展管理工作的精細(xì)水平，較之前有所提高，這就要求醫(yī)院對現(xiàn)代管理策略進(jìn)行引入，加大管理物資采購及相關(guān)工作的力度，為醫(yī)療安全與質(zhì)量提供有力保障，當(dāng)然，這樣做對醫(yī)院管理質(zhì)效的提升，同樣具有較為突出的意義。另外，集成供應(yīng)鏈強(qiáng)調(diào)以信息技術(shù)為依托，整合供應(yīng)鏈成員所開展業(yè)務(wù)，確保各項業(yè)務(wù)均可協(xié)調(diào)、有序的開展，其中，需要引起重視的業(yè)務(wù)，主要有財務(wù)、采購及生產(chǎn)。政府采購所強(qiáng)調(diào)內(nèi)容，可被概括為“政府投資設(shè)備進(jìn)行采購，由采購部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)工作的開展”，在條件允許的情況下，醫(yī)院還可經(jīng)由直接采購的方式，獲取部分所需物資[1]。

2 醫(yī)院采購管理的常見問題

2.1 采購流程及制度不規(guī)范

醫(yī)院所采購物資，通常由多個部門負(fù)責(zé)管理，采購工作也是分別開展。各部門往往會以自身需求為依據(jù)，對管理策略、操作流程進(jìn)行制定，無論是一致性還是協(xié)調(diào)性，均無法達(dá)到預(yù)期。這樣做所帶來的影響，主要是臨床科室難以適應(yīng)此模式，所開展各項工作均存在效率低下的情況。另外，尚未做到完全透明和公開的采購流程，使尋租行為擁有了生存的空間。

2.2 物資供需矛盾始終存在

一方面，常規(guī)采購模式將庫存視為采購導(dǎo)向，負(fù)責(zé)采購的部門，通常存在對臨床需求認(rèn)知不全面的情況，而臨床科室往往無法從繁忙的工作中抽身，對自身需求進(jìn)行準(zhǔn)確且及時的傳達(dá)，以庫存、科室所提出申請為依據(jù)，對計劃進(jìn)行擬定，自然難以保證所擬定計劃與實際需求高度契合，這也是導(dǎo)致應(yīng)急采購量居高不下的原因。另一方面，醫(yī)院內(nèi)部參與使用和采購物資工作的部門較多，各部門的溝通存在滯后性，有關(guān)人員既收不到物資，又無法獲得采購部門的回應(yīng)，長此以往，各部門對此項工作的認(rèn)可度不斷降低，這并不利于工作的開展。

2.3 未對技術(shù)進(jìn)行實時更新

物資采購?fù)ǔＲ蛑T多部門提出相關(guān)申請，其中，以申領(lǐng)物資、處理訂單為代表的部分環(huán)節(jié)，仍然對紙質(zhì)單據(jù)流傳模式進(jìn)行沿用，人工處理相關(guān)參數(shù)，不僅要花費(fèi)大量精力與時間，還存在錯誤率居高不下的可能[2]。由此可見，對技術(shù)進(jìn)行實時更新，提升信息技術(shù)的應(yīng)用頻率，具有重要價值。

2.4 供應(yīng)商的管理存在漏洞

醫(yī)院往往要對多種物資進(jìn)行采購，供應(yīng)商分散不同行業(yè)，若醫(yī)院未對評價體系進(jìn)行建立，所開展管理工作的質(zhì)效，自然無法獲得保障。調(diào)查結(jié)果表明，多數(shù)醫(yī)院存在采購、使用物資的信息，未能得到及時反饋與溝通的問題，一旦有問題出現(xiàn)，參與方推諉責(zé)任的情況較為常見，物資供應(yīng)所表現(xiàn)出協(xié)調(diào)性與理想狀態(tài)相距甚遠(yuǎn)。除此之外，臨時買賣關(guān)系極易使供應(yīng)商出現(xiàn)短視行為，若醫(yī)院缺少擁有良好專業(yè)水平的管理人員，針對供應(yīng)商所開展管理的效果，就難以得到保障。

3 基于供應(yīng)鏈的醫(yī)院采購管理模式構(gòu)建

3.1 完善采購流程與結(jié)構(gòu)

物資供應(yīng)鏈強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)控制資金流、物流與信息流，確保三者可被整合為一個整體，通過對采購部門進(jìn)行設(shè)立的方式，為集成管理助力。由研究可知，獨(dú)立采購可使醫(yī)院擁有更加理想的捕捉信息的能力，無論是采購成本還是運(yùn)作成本，均會因此而得到大幅降低，總體成本自然可獲得全面控制。某醫(yī)院以自身所存在采購問題為依據(jù)，對原有架構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整，具體表現(xiàn)為設(shè)立負(fù)責(zé)招標(biāo)、采購物資的采購部門，待采購流程和主體明確后，有關(guān)人員提出了如下建議：首先，設(shè)立負(fù)責(zé)對決策進(jìn)行制定的委員會，通過建立專家?guī)斓姆绞?，確保醫(yī)院擁有輔助招評標(biāo)工作開展的專業(yè)人員；其次，將信息、設(shè)備及總務(wù)部門打造成管理部門，負(fù)責(zé)審批和管理物資的采購工作；最后，由紀(jì)檢監(jiān)察室對招投標(biāo)、采購過程進(jìn)行監(jiān)督，突出采購、管理部門的橫向制約關(guān)系，嚴(yán)格把控物資驗收有效性，為采購質(zhì)量提供保障[3]。

3.2 對采購職責(zé)加以明確

由上文分析可知，醫(yī)院往往要采購大量種類不同的物資，若醫(yī)療業(yè)務(wù)量出現(xiàn)明顯波動，醫(yī)院對物資的需求也會出現(xiàn)明顯波動，對大量庫存進(jìn)行堆積，極易導(dǎo)致物資被浪費(fèi)的問題發(fā)生，庫存不足往往會導(dǎo)致物資無法得到及時供應(yīng)。在開展日常管理工作時，多數(shù)醫(yī)院均未對倉儲引起重視，由此而引發(fā)的問題，主要是大量物資被浪費(fèi)，對采購職責(zé)加以明確的價值，自然不言而喻。除了上文提到的對采購部門進(jìn)行設(shè)立外，可使采購職責(zé)以更明確的方式展現(xiàn)在有關(guān)人員眼前的方式，還有對崗位責(zé)任制、物資管理制進(jìn)行落實。具體來說，就是對不同崗位的權(quán)限與職責(zé)加以明確，并對物資采購流程加以明確，在此基礎(chǔ)上，將不相容職務(wù)徹底分離，例如，招標(biāo)和復(fù)核，保管和驗收，通過細(xì)化崗位權(quán)責(zé)的方式，加大監(jiān)管力度，以此來保證物資采購的任意環(huán)節(jié)，均處于人員控制下。此模式對日常管理、物資采購進(jìn)行了分離，這也是導(dǎo)致各部門無法做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一的主要原因，要想使上述問題得到有效解決，最有效的策略便是以明確職責(zé)為前提，加大統(tǒng)籌協(xié)調(diào)力度，此模式對人員所提出要求較常規(guī)模式更高，只有定期組織培訓(xùn)，確保人員素質(zhì)及水平得到顯著提升，才能將不必要問題出現(xiàn)的幾率降至最低。

3.3 視情況引入信息技術(shù)

對信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行建立，可為供應(yīng)鏈的有效運(yùn)行提供保障。研究表明，要想使供應(yīng)鏈效能得到發(fā)揮，關(guān)鍵是利用信息技術(shù)，全面管控由采購到倉儲再到管理的全過程，這就要求醫(yī)院以SPD為依托，通過引入信息技術(shù)的方式，完成改造采購過程的工作。落實此項工作的思路如下：以供應(yīng)鏈視角為切入點(diǎn)，利用信息技術(shù)對物流進(jìn)行一體化管理，確保各環(huán)節(jié)信息高度一致，另外，資金流應(yīng)滿足可控、可視的要求，只有這樣才能達(dá)到閉環(huán)管理的效果。例如，某醫(yī)院選擇定期維護(hù)供應(yīng)商、采購價格及物資字典，在梳理采購全過程的前提下，對下列模塊進(jìn)行上線。

第一，采購計劃。對采購計劃進(jìn)行制定，是采購管理的第一步。有關(guān)人員應(yīng)確保所設(shè)計系統(tǒng)，具備以物資需求、庫存狀況為依據(jù)，對采購計劃進(jìn)行制定的功能。另外，此系統(tǒng)還應(yīng)對相關(guān)報表進(jìn)行提供，例如，預(yù)算執(zhí)行情況。

第二，訂單管理。此模塊強(qiáng)調(diào)以訂單管理為依托，向有關(guān)人員提供查詢、修改和打印功能，提升信息精確度，即便有問題出現(xiàn)，也可做到及時發(fā)現(xiàn)并處理。

第三，財務(wù)管理。事實證明，定期處理數(shù)據(jù)庫信息，可使操作更具效率性及準(zhǔn)確性，采購周期自然會縮短。此系統(tǒng)可根據(jù)業(yè)務(wù)類型、財庫及物資類別，對匯總表進(jìn)行制作，并確保所制作匯總表內(nèi)容明晰。另外，此系統(tǒng)還支持對物資儲存、ABC成本進(jìn)行分析，以及對賬表進(jìn)行生成，這樣做可使成本核算、會計記賬等工作所提出要求得到應(yīng)有滿足。

第四，庫存管理。此模塊通常由物資盤點(diǎn)、調(diào)撥與庫存管理構(gòu)成，與此同時，還可為針對物資積壓、安全庫存及保質(zhì)期所開展預(yù)警管理提供幫助。某醫(yī)院便借助信息技術(shù)，對庫存管理質(zhì)效進(jìn)行了提升，其中，發(fā)揮重要作用的技術(shù)，主要有倉庫管理系統(tǒng)、條形碼技術(shù)，隨著二者得到有效整合，供應(yīng)鏈產(chǎn)生庫存費(fèi)用大幅減少，各部門及倉庫的管理和調(diào)配，均表現(xiàn)出了更為理想的效果，并且有關(guān)人員可對物流信息進(jìn)行實時追蹤。

第五，供應(yīng)商管理。要想使供應(yīng)商得到有效管理，醫(yī)院應(yīng)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立，錄入廠商、產(chǎn)品所涉及信息，達(dá)到全面管理廠商、供應(yīng)商和耗材證件的目的，并使預(yù)警提醒成為現(xiàn)實，而供應(yīng)商被賦予權(quán)力，主要是在客戶端對證件進(jìn)行修改或增刪。網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)有利于醫(yī)院對供應(yīng)商情況進(jìn)行實時了解，同時還有利于供應(yīng)商開展對賬及打印條碼的工作。當(dāng)然，管理平臺的價值，還體現(xiàn)在為供貨商提供入庫查詢及發(fā)貨渠道的方面，醫(yī)院所獲得供貨服務(wù)，自然更加穩(wěn)定并及時。

3.4 加大供應(yīng)商管理力度

常規(guī)采購模式將供應(yīng)商和醫(yī)院定位成商業(yè)競爭與買賣關(guān)系，二者更傾向于博弈而非合作，一旦有問題出現(xiàn)，往往會出現(xiàn)推諉責(zé)任的情況，從而使問題進(jìn)一步發(fā)酵，由此可見，對新型管理模式進(jìn)行構(gòu)建，加大供應(yīng)商管理力度，具有重要意義。一方面，醫(yī)院應(yīng)針對供應(yīng)商評價工作制定相應(yīng)的管理辦法，建立評分系統(tǒng)及信用檔案，定期評估供應(yīng)商資質(zhì)與水平，淘汰評分低的供應(yīng)商，將評分高、信譽(yù)優(yōu)的供應(yīng)商作為首選合作對象。另一方面，在條件允許的前提下，醫(yī)院可對綜合管理機(jī)制進(jìn)行構(gòu)建，全面驗收供應(yīng)商對采購合同的履行情況，確保服務(wù)、貨物和工程，均滿足所簽訂合同提出的要求。復(fù)雜采購項目及大型采購項目，應(yīng)邀請獲得國家和行業(yè)認(rèn)可的檢測機(jī)構(gòu)，對工作完成度進(jìn)行檢測與驗收。在日常采購環(huán)節(jié)，醫(yī)院應(yīng)以透明、公開為原則，完成選定供應(yīng)商的工作，并對服務(wù)、價格與質(zhì)量評估進(jìn)行整合。在開展管理工作時，有關(guān)人員應(yīng)對以下內(nèi)容引起重視：其一，定期收集供應(yīng)商信息與資料，以評估結(jié)果為參考，確定合作伙伴的人選；其二，以物資采購所表現(xiàn)出特點(diǎn)為依據(jù)，以政府所制定政策為指導(dǎo)，對合作伙伴進(jìn)行選擇，達(dá)到降低成本和提升效率的目的。

4 結(jié) 論

綜上所述，醫(yī)院采購的綜合性極強(qiáng)，對其進(jìn)行高效管理，可使支出得到顯著減少，經(jīng)濟(jì)效益自然會得到提升，另外，這樣做所帶來積極影響，還包括使醫(yī)院所提供服務(wù)的質(zhì)效得到保障。若以集成供應(yīng)鏈為核心，醫(yī)院采購所依托主體應(yīng)為信息技術(shù)，以優(yōu)化常規(guī)管理模式為前提，對合作模式進(jìn)行重塑，以此來確保采購管理獲得符合預(yù)期的成效。