網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理工作的安全防護

◎張莉

網(wǎng)絡技術在檔案領域的深入應用，對原有的管理形式造成了一定的沖擊，管理部門為更好地應對改革浪潮、抓住創(chuàng)新機遇，應從檔案實踐管理面臨的現(xiàn)實問題出發(fā)，合理引進現(xiàn)代檔案管理理念，依托數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化技術，搭建動態(tài)檔案服務平臺，在提升檔案處理規(guī)范性與效率性的同時，滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案工作轉型的新要求。

一、以網(wǎng)絡安全為核心的信息化檔案機制建設的新標準

1.以網(wǎng)絡平臺為依托拓展信息交互的渠道。

檔案工作的信息交互是重點管理內容，信息采集與反饋是表現(xiàn)信息價值的關鍵，因此，新時期檔案信息化全面推進應以拓展交互渠道為主要方向，為信息管理、資源開發(fā)、數(shù)據(jù)利用等檔案工作提供可靠的保障。為保證信息交互渠道的安全性與穩(wěn)定性，工作人員應依照檔案開發(fā)、服務規(guī)范，提升資源實際利用效率，增強管理隊伍的創(chuàng)新意識，全面融入信息技術理念，提升信息敏感度，為檔案價值的深入、有效開發(fā)奠定基礎。

2.立足工作實際，創(chuàng)新服務體系。

檔案服務的對象是社會公眾，是人力資源深入開發(fā)與社會保障規(guī)劃調整、完善的重要內容。信息化機制的構建首要前提是轉變工作人員的服務意識，管理部門應從工作實際出發(fā)，平穩(wěn)度過檔案系統(tǒng)的技術創(chuàng)新過渡時期，順應信息時代的檔案開發(fā)實際要求，提高政府部門檔案資源的綜合利用水平，以檔案資源為基礎創(chuàng)造更高的社會、經(jīng)濟效益。

3.實現(xiàn)傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代檔案管理的對接。

新時期的檔案工作在服務、開發(fā)、處理、利用等方面的實際工作要求不同，管理理念與技術應用標準也存在差別。全面落實現(xiàn)代檔案管理機制的關鍵點是在保留傳統(tǒng)檔案管控制度中優(yōu)勢部分的同時，對不符合時代發(fā)展的管理內容進行革新，在創(chuàng)新融入現(xiàn)代檔案理念的同時，實現(xiàn)技術接軌，為檔案部門現(xiàn)代管理機制的全面落實提供安全保障。

二、創(chuàng)新網(wǎng)絡時代檔案管控模式的有效途徑

網(wǎng)絡技術浪潮的影響下，以信息資源為核心的檔案管理需要創(chuàng)新融合現(xiàn)代檔案管理理念，注重檔案管理的客觀性、完整性、邏輯性，拓展信息交互的渠道，及時對檔案進行更新，健全網(wǎng)絡檔案服務功能，為新時期檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展奠定基礎。當前階段，檔案工作創(chuàng)新形式主要表現(xiàn)為兩方面：

1.建立信息共享工作平臺。

網(wǎng)絡時代的信息表現(xiàn)形式越發(fā)復雜，數(shù)據(jù)的流動性、交互性特征，一方面拓展了信息傳遞的平臺，使信息的開發(fā)不再局限于單一的渠道，檔案服務更貼近人們的現(xiàn)實需求；另一方面，共享性的信息也對數(shù)據(jù)安全防護提出了更專業(yè)化的要求。社會知識、信息總量的大幅度增加，使得檔案管理的人力、物力、財力成本攀升，利用有限的資源實現(xiàn)管理效益最大化，成為事業(yè)單位檔案開發(fā)的改革重點。建立檔案信息共享工作平臺，不僅可以打破部門之間的管理壁壘，更好的協(xié)調相關部門的實踐工作，同時，也是建立檔案一體化管理機制的重點內容，是實現(xiàn)管理資源高效、合理配置的重要基礎。

2.提供多樣化的檔案服務形式。

檔案內容、組成形式、服務的對象等決定了檔案性質的復雜化管理特征，檔案信息不僅收錄了人們生產(chǎn)實踐、社會變革、基礎建設、科技研發(fā)等方面的內容，還涉及生活變化、制度改革、經(jīng)濟發(fā)展等領域，信息資源的實際利用形式也有著一定的差異。為保證檔案服務的高效性、穩(wěn)定性，優(yōu)化檔案資源的實踐管理形式，應面向工作人員、社會服務對象提供更多樣化的檔案服務形式，將傳統(tǒng)的檔案文件、圖書資料與視頻、音頻等形式結合起來，通過便捷的服務平臺滿足公眾差異化的信息服務需求。在這一過程中，檔案管理者應注意服務權限的劃分，在提升檔案開發(fā)意識、服務意識的同時，保證信息安全。

三、提升新時期檔案管理整體防護水平的具體對策

1.確保信息風險防護機制的有效性與全面性。

事業(yè)單位在檔案實際管理的過程中，面臨著海量的數(shù)據(jù)，工作量較大。與此同時，檔案信息不是一成不變的，還需要結合實際情況進行數(shù)據(jù)更改與變動，數(shù)據(jù)之間有著一定的系統(tǒng)性、邏輯性特征。在進行數(shù)據(jù)更新的過程中，數(shù)據(jù)間的邏輯關系會轉移到數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)段之間，共同組成數(shù)字檔案的存儲系統(tǒng)。因此，保證數(shù)據(jù)的邏輯性、完整性，是防護機制構建的重要任務。具體倆講，防護機制應對數(shù)據(jù)管理進行全面監(jiān)控，保證數(shù)據(jù)記錄、更新的有效性，管理人員應對數(shù)據(jù)間的邏輯性有著一定的了解，依照防護機制進行程序檢測，對數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)的異常數(shù)據(jù)反饋進行及時更正、維護等處理，確保數(shù)據(jù)存儲安全。

2.保證數(shù)字檔案的格式統(tǒng)一。

在網(wǎng)絡條件下，檔案信息的保存需要通過通用的甚至是統(tǒng)一的格式才能進行，只有這樣，才能使現(xiàn)在的檔案信息資源能夠為相關的計算機操作系統(tǒng)和相關的應用軟件（比如辦公自動化工具等）兼容，為此，需要在對檔案信息進行保存時，其格式應保存為與計算機操作系統(tǒng)兼容的模式，這樣方便讀取和使用。如果操作系統(tǒng)處于更新的時期，還需要對檔案支持軟件進行及時的更新，是兼容長期處于一個動態(tài)的過程之中，檔案信息的完整性、真實性和有效性都會因此而得到保證。

3.合理選擇檔案管理的軟件與硬件系統(tǒng)。

網(wǎng)絡模式下的檔案管理工作需要面臨更加復雜的安全性問題。對檔案管理而言，網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全指的是檔案信息資源能夠通過網(wǎng)絡軟、硬件系統(tǒng)的合理設計，使檔案信息能夠在良好的狀態(tài)上正常的運行，長期有效地發(fā)揮其應有的功能，為社會公眾提供必要的信息服務。因此，為了實現(xiàn)這一點，需要在利用、管理和保護網(wǎng)上檔案信息資源的過程中，保障檔案信息資源的有效存儲和傳輸安全。

結語：檔案管理作為信息時代資源開發(fā)的重要內容，涉及社會生活中的方方面面，在政府單位檔案管理全過程中運用信息化、數(shù)字化技術，不僅可以提升數(shù)據(jù)管理的實效性，提升信息服務的整體質量，同時，對檔案事業(yè)的現(xiàn)代化建設也有著十分突出的作用。以信息安全為基礎建立檔案全面、動態(tài)管理機制，需要管理部門從實踐工作出發(fā)，轉變檔案管控工作理念，搭建信息共享服務平臺，為檔案服務質量的整體提升提供保障。