計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用

◎成博

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用廣泛，全面促進(jìn)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化質(zhì)量與效率的提升。如今計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在社會(huì)發(fā)展領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，為社會(huì)經(jīng)營(yíng)發(fā)展活動(dòng)高效性提升提供顯著的積極作用。企業(yè)也積極的建設(shè)信息化自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，充分應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，減少了企業(yè)辦公人員的工作量，對(duì)企業(yè)工作成效以及工作服務(wù)水平，為企業(yè)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，提供動(dòng)力。因而對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用進(jìn)行深入研究具有重要意義。

一、現(xiàn)代辦公自動(dòng)化運(yùn)行的基本特征

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化是新時(shí)期的辦公理念，辦公自動(dòng)化主要是指利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)，來(lái)開(kāi)展辦公的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)簡(jiǎn)化辦公模式和程序，讓所有工作都依靠技術(shù)手段來(lái)完成，從而全面提升辦公的工作效率和質(zhì)量?，F(xiàn)代辦公自動(dòng)化運(yùn)行包含的技術(shù)種類較多，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)完成圖像、視頻、音頻、文字等數(shù)據(jù)信息的處理?，F(xiàn)代辦公自動(dòng)化主導(dǎo)者為工作人員，計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)是輔助辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行的主要工具。目前現(xiàn)代辦公自動(dòng)化運(yùn)行水平雖然在持續(xù)上升，但是可待提升的空間還較大，通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得現(xiàn)代辦公自動(dòng)化更加智能化，辦公業(yè)務(wù)處理均能夠應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行高效的處理。而其辦公自動(dòng)化具有集成特性，將軟件、硬件技術(shù)與辦公人員形成協(xié)調(diào)的整體結(jié)構(gòu)，整體現(xiàn)代辦公自動(dòng)化運(yùn)行呈現(xiàn)高效、有序和便捷的狀態(tài)。

二、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的具體運(yùn)用

1.辦公自動(dòng)化軟件的運(yùn)用。

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用，是采用各項(xiàng)自動(dòng)化的設(shè)備開(kāi)展業(yè)務(wù)辦理，辦公自動(dòng)化不需要辦公人員手動(dòng)完成工作操作。具體來(lái)說(shuō)，是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行辦公數(shù)據(jù)信息的處理，包括圖片、文字等數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)信息利用階段是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸或打印、復(fù)印成紙質(zhì)文件，自動(dòng)化辦公完全應(yīng)用自動(dòng)化軟件和設(shè)備完成資料的處理與運(yùn)用，工作效率大幅度提升。

2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)平臺(tái)的應(yīng)用。

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建了統(tǒng)一的辦公信息系統(tǒng)平臺(tái)，將辦公自動(dòng)化的數(shù)據(jù)信息集中在統(tǒng)一的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的交互共享。這樣辦公自動(dòng)化工作開(kāi)展能夠保持良好通常的溝通，辦公人員可以隨時(shí)的交流，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行資料的實(shí)時(shí)傳輸。而且利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)組建辦公工作成員群組，讓辦公人員可以就工作問(wèn)題進(jìn)行交流和討論，自動(dòng)化辦公的最新工作任務(wù)和政策都可以通過(guò)通訊群組或平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布，讓工作人員及時(shí)的了解和掌握。這樣一來(lái)，辦公自動(dòng)化運(yùn)行協(xié)調(diào)性有效提升，各項(xiàng)工作的銜接更加順暢，溝通更加充分，促進(jìn)了工作質(zhì)量的提升。

3.微軟辦公智能化系統(tǒng)的應(yīng)用。

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中的應(yīng)用依然非常廣泛，多種計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)應(yīng)用于數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)處理當(dāng)中，形成了辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，大幅度的降低了辦公工作人員的工作量，并且計(jì)算機(jī)智能化系統(tǒng)的運(yùn)行，簡(jiǎn)化工作流程，降低了辦公業(yè)務(wù)開(kāi)展的難度。微軟辦公智能化系統(tǒng)是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化運(yùn)行系統(tǒng)的主要形式，具備智能化功能，軟件操作便捷性與高效性顯著。微軟辦公智能化系統(tǒng)操作還具有精準(zhǔn)、精細(xì)的特點(diǎn)，能夠根據(jù)辦公要求對(duì)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行精細(xì)化的處理完成，工作準(zhǔn)確性和質(zhì)量能夠得到有效的保證。

4.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的具體運(yùn)用。

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的運(yùn)用是辦公自動(dòng)化運(yùn)行的主體結(jié)構(gòu)，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)能夠?qū)Σ煌问降臄?shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的處理，具體包括以下幾種：

（1）數(shù)據(jù)處理技術(shù)，在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化當(dāng)中，數(shù)據(jù)處理技術(shù)是根據(jù)辦公的需求，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、查詢、篩選、利用、輸入、輸出等操作處理，還可以根據(jù)需要將處理后的數(shù)據(jù)以報(bào)表的形式進(jìn)行呈現(xiàn)。數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用的數(shù)據(jù)信息查找便捷、快速，根據(jù)要求能夠準(zhǔn)確輸出數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)的獨(dú)立性，能夠全面滿足自動(dòng)化辦公的需求。

（2）辦公文字處理技術(shù)，在現(xiàn)代化辦公當(dāng)中文字是重要的樹(shù)立內(nèi)容，計(jì)算機(jī)當(dāng)中的word文檔軟件，能夠進(jìn)行快速的文字編輯、修改、刪除與儲(chǔ)存等，并且文字處理完成后可以自動(dòng)生成文字文件。文字文件的名稱和文件夾設(shè)置，可以根據(jù)辦公需求進(jìn)行靈活的處理。文字處理技術(shù)應(yīng)用簡(jiǎn)單、方便，提高了辦公文字處理的效率。

（3）表格處理技術(shù)，單位或企業(yè)在辦公運(yùn)行期間，數(shù)據(jù)信息較多，每一階段都需要對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整合，生成報(bào)表。這就需要利用表格處理技術(shù)，表格處理技術(shù)能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、刪除、設(shè)計(jì)等操作，還能夠利用函數(shù)工具進(jìn)行數(shù)據(jù)的核算分析，表格數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性高，處理便捷度也大幅度提升。

（4）多媒體文件處理，針對(duì)語(yǔ)音、視頻等影音文件，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠發(fā)揮其重要的作用。運(yùn)用語(yǔ)音識(shí)別軟件能夠?qū)Σ煌穆曇暨M(jìn)行合成以及剪輯，還能實(shí)現(xiàn)文件的加密以及識(shí)別。另外運(yùn)用PS等軟件處理圖像，完成圖文的設(shè)計(jì)美化，廣告宣傳等，將原圖片渲染美化，形成當(dāng)下所需要的圖片文件。運(yùn)用打印機(jī)以及掃描儀等，實(shí)現(xiàn)文字轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)資料，或者是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成為等比例圖片，完成圖文存儲(chǔ)。運(yùn)用3DMAX等實(shí)現(xiàn)視頻制作、剪輯以及合成，完成企事業(yè)單位的宣傳視頻制作，制度宣傳等。

（5）信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，如今社會(huì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備能夠讓工作開(kāi)展的更加便捷和高效。在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)人員可以通過(guò)建立的一體化計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，就能夠?qū)k公人員工作開(kāi)展進(jìn)行實(shí)時(shí)的管理和監(jiān)督。而辦公管理人員能夠利用信息化技術(shù)來(lái)在短時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，提高管理工作效率，管理的相關(guān)信息可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和接收，郵件、傳真、QQ等都是主要的信息交流傳輸途徑。并且信息化管理技術(shù)能夠保證數(shù)據(jù)信息的安全性，防止數(shù)據(jù)信息損壞或丟失。

（6）計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，也將辦公會(huì)議開(kāi)展的便捷性提高，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行視頻會(huì)議、電話會(huì)議，遠(yuǎn)程開(kāi)展辦公會(huì)議。辦公人員即使不在同一區(qū)域也能夠同時(shí)參與會(huì)議，大大提高了辦公的效率。