■師 慧
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國有企業(yè)作為我國建設(shè)體系的重要組成部分,在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展與國家經(jīng)濟(jì)安全中發(fā)揮著基石性的作用。當(dāng)前,我國已經(jīng)步入信息時(shí)代,信息技術(shù)在社會(huì)發(fā)展中的地位與作用日益顯著,信息化則成為各行各業(yè)的重要任務(wù)。新世紀(jì)以來,國資委多次召開中央企業(yè)信息化工作會(huì)議,明確了國有企業(yè)信息化的任務(wù)、方向與目標(biāo),極大地加速了國有企業(yè)信息化的進(jìn)程。信息化對國有企業(yè)意義重大,不僅是創(chuàng)新企業(yè)管理,提供產(chǎn)品信息附加值的重要手段,在提升國有企業(yè)集團(tuán)化、集約化、精細(xì)化發(fā)展方面也發(fā)揮著重要作用[1]。財(cái)務(wù)信息化是國有企業(yè)信息化的重要一環(huán),而財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)則是當(dāng)前國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化管理中的主要任務(wù)。
財(cái)務(wù)管理的重要性決定了財(cái)務(wù)信息化在企業(yè)信息化中占據(jù)著特殊地位,不僅是企業(yè)信息化建設(shè)的開端,對其他環(huán)節(jié)的信息化也有著深刻的影響。國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化始于上世紀(jì)末,至今已有二十年左右的歷史。從財(cái)務(wù)信息化的進(jìn)程來看,國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化大致可以分為三個(gè)階段:第一階段,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電子化。財(cái)務(wù)管理涉及到大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),如銷售數(shù)據(jù)、成本數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)等。傳統(tǒng)的手工記賬不僅效率低下,且易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤?;A(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電子化以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的電子錄入為主要內(nèi)容,雖然簡單,卻是國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化“從無到有”的歷史性轉(zhuǎn)變;第二階段,管理模塊多元化。從財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容、目標(biāo)出發(fā),不斷增加管理軟件模塊,設(shè)置模塊的操作流程,并增加相應(yīng)的財(cái)務(wù)表單,不僅可以“固化工程流程和思路,更能夠自上而下地調(diào)整工作模式”[2];第三階段,財(cái)務(wù)整合階段。以財(cái)務(wù)信息化為中心,打破以往財(cái)務(wù)管理中各分公司、子公司以及各部門分散、獨(dú)立的管理模式,采用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算軟件以及財(cái)務(wù)報(bào)送口徑,整合企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù),推動(dòng)財(cái)務(wù)管理向業(yè)財(cái)一體化轉(zhuǎn)變,一方面,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理從事后管理向事中控制的轉(zhuǎn)變,另一方面強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理的增值作用。當(dāng)前,絕大部分國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化已經(jīng)完成第二階段的內(nèi)容,大型國有企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化,如央企等企業(yè),也已完成第三階段的內(nèi)容。中廣核集團(tuán)目前完成了預(yù)算控制、資金計(jì)劃、商務(wù)管理、銀行結(jié)算、信息報(bào)告等系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享核心系統(tǒng)的集成,實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制,授權(quán)控制,合同控制,預(yù)算控制的電子化與自動(dòng)化。 中興通訊建立了基于財(cái)務(wù)共享的全球財(cái)經(jīng)管理體系,900余名財(cái)務(wù)人員中,財(cái)務(wù)共享中心人員300人,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)450人,戰(zhàn)略財(cái)務(wù)150人。因此,緊扣信息技術(shù)的發(fā)展態(tài)勢以及財(cái)務(wù)管理的實(shí)際需求,推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化的深層次開展就成為國有企業(yè)的重要任務(wù)。
新時(shí)期國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化有兩大顯著特征,第一、從財(cái)務(wù)領(lǐng)域向其他領(lǐng)域延伸。企業(yè)財(cái)務(wù)信息化全面融入到企業(yè)信息化中,與財(cái)務(wù)管理的上、下游工作深度融合;第二、財(cái)務(wù)管理的價(jià)值增值作用凸顯。借助財(cái)務(wù)信息化,各類財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)得到更充分的應(yīng)用,成為輔助企業(yè)決策的重要參考。其中,財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)居于至關(guān)重要的地位,是當(dāng)前國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的重點(diǎn)任務(wù)。“財(cái)務(wù)共享中心是企業(yè)發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物[3]。”隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大與經(jīng)營業(yè)務(wù)的日益多元,財(cái)務(wù)管理的工作量大為提升。國有企業(yè)財(cái)務(wù)管理中存在許多低附加值、高重復(fù)性的內(nèi)容。財(cái)務(wù)共享中心獨(dú)立于企業(yè)各分支機(jī)構(gòu),能夠?qū)Υ祟惞ぷ鬟M(jìn)行歸集與統(tǒng)一處理,極大地提升了財(cái)務(wù)工作的處理效率。財(cái)務(wù)共享中心具有非常重要的功能,比如,營造良好的財(cái)務(wù)環(huán)境。財(cái)務(wù)共享中心能夠從企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā),制定財(cái)務(wù)管理的工作目標(biāo)與規(guī)則,為財(cái)務(wù)人員創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境與工作氛圍。
模式定位是國有企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的起點(diǎn),對財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)形態(tài)以及預(yù)期作用有著根本性的影響。從當(dāng)前財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)現(xiàn)狀來看,主要模式有兩種,第一種為管控型模式,注重基礎(chǔ)財(cái)務(wù)處理以及財(cái)務(wù)監(jiān)督職能的整合,是強(qiáng)化企業(yè)對財(cái)務(wù)工作管控力度的載體,第二種為服務(wù)型模式,以構(gòu)建基于財(cái)務(wù)管理的服務(wù)平臺為目標(biāo),致力于發(fā)揮財(cái)務(wù)管理工作的價(jià)值增值作用。兩種模式有著不同的建設(shè)路徑和應(yīng)用價(jià)值,國有企業(yè)需要結(jié)合自身財(cái)務(wù)信息化的實(shí)際情況以及財(cái)務(wù)管理的目標(biāo),科學(xué)定位模式。但在實(shí)際的建設(shè)中,模式定位風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的問題,最為典型的便是主觀性風(fēng)險(xiǎn)。國有企業(yè)的管理層在財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)中脫離了企業(yè)財(cái)務(wù)管理資源、管理水平,致使企業(yè)的管理基礎(chǔ)根本無法支撐財(cái)務(wù)共享中心,既影響了財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)進(jìn)度,也增加了財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的成本[4]。
組織架構(gòu)設(shè)計(jì)是財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。組織架構(gòu)設(shè)計(jì)和財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)模式有關(guān)。不同的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)模式,對組織架構(gòu)設(shè)計(jì)的要求也不盡相同。管控型模式以強(qiáng)化企業(yè)對財(cái)務(wù)管理的管控力度為目標(biāo),因而組織架構(gòu)設(shè)計(jì)要立足于管控的范圍以及管控的要求,打造管控智能模塊,并且,在每個(gè)管控智能模塊下,更要設(shè)置二級組織架構(gòu)以及相應(yīng)的工作單元。相比之下,服務(wù)型模式的組織架構(gòu)設(shè)計(jì)較為簡單,多采用扁平化結(jié)構(gòu),以總賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款為主要模塊,配套相應(yīng)的支撐模塊,具有工作單元清晰,操作便捷的特點(diǎn)。在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中,組織架構(gòu)設(shè)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為兩點(diǎn),第一、組織架構(gòu)設(shè)計(jì)與模式相脫節(jié)。組織架構(gòu)設(shè)計(jì)沒有從共享財(cái)務(wù)中心建設(shè)模式出發(fā),特別是在管控型模式的組織架構(gòu)設(shè)計(jì)中,風(fēng)險(xiǎn)更為突出;第二、職能模塊不明晰。職能模塊是支撐組織架構(gòu)的基礎(chǔ),也是財(cái)務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理功能的依據(jù)。組織架構(gòu)設(shè)計(jì)沒有在明晰職能模塊的基礎(chǔ)上開展,導(dǎo)致職能模塊無法對組織架構(gòu)形成有效的支撐,既影響了業(yè)務(wù)開展的順暢性,也產(chǎn)生了權(quán)責(zé)不清的問題。
管理流程風(fēng)險(xiǎn)是國有企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中的常見風(fēng)險(xiǎn),也是制約財(cái)務(wù)共享中心價(jià)值的主要風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心的管理流程與原有的財(cái)務(wù)管理流程有著很大的差別,國有企業(yè)首先要對共享的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理,提高共享業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化程度,再對共享業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化與再造,推動(dòng)所有共享業(yè)務(wù)流程的集成化管理,從而實(shí)現(xiàn)流程化管理的目標(biāo)。流程化管理是財(cái)務(wù)共享中心共享服務(wù)開展的基本條件,在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中具有重要的作用,而其復(fù)雜性則在于,流程化管理不可避免地會(huì)沖擊到國有企業(yè)下屬企業(yè)的自主權(quán),因此,管理流程的風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為下屬企業(yè)的抵觸風(fēng)險(xiǎn)。在傳統(tǒng)的管理模式下,下屬企業(yè)均有一定的業(yè)務(wù)獨(dú)立管理權(quán),并且,下屬企業(yè)在同一業(yè)務(wù)的開展中也存在開展方式與管理習(xí)慣的差異性。財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)改變了財(cái)務(wù)管理的模式,下屬企業(yè)具有個(gè)性化特征的管理方式在新的管理模式中缺乏生存空間,這使得下屬企業(yè)對財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)存在一定的抵觸情緒。更深層次地講,下屬企業(yè)的抵觸情緒不僅僅源自財(cái)務(wù)共享中心的收權(quán),也和財(cái)務(wù)共享中心模式與企業(yè)原有的管理方式存在結(jié)構(gòu)性矛盾有關(guān)。
作為新時(shí)期國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化管理中的重點(diǎn)任務(wù),財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)具有系統(tǒng)性、長期性、全面性的特點(diǎn),除了涉及到硬件層面的建設(shè)內(nèi)容外,對人力資源,尤其是財(cái)務(wù)部門的人力資源也提出了新的要求,這導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心在建設(shè)中存在一定程度的人力資源風(fēng)險(xiǎn)。首先,工作能力風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心雖然屬于財(cái)務(wù)信息化的范疇,但與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門相比,無論是工作模式,亦或是工作內(nèi)容,均顯示出很強(qiáng)的獨(dú)特性,因而,對員工專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)的要求也有別于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員。國有企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)之初,員工多來自于財(cái)務(wù)部門,不少員工存在不適應(yīng)的現(xiàn)象,這對財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作以及財(cái)務(wù)信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)帶來了風(fēng)險(xiǎn)。其次,工作積極性風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心的工作分為塊狀和點(diǎn)狀兩種基本形式,前者以財(cái)務(wù)管理中的模塊內(nèi)容為工作對象,如應(yīng)收賬款等,后者以單一工作為內(nèi)容。以點(diǎn)狀工作為例,員工需要長期、重復(fù)操作某項(xiàng)工作,不僅存在極大的枯燥性,也使得員工無法全面掌握財(cái)務(wù)管理的知識、技能,不利于員工的職業(yè)發(fā)展。久而久之,員工很容易出現(xiàn)懈怠感,而這也變相增加了員工的流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)。此外,共享中心的建立,在不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)管理工作的同時(shí),也出現(xiàn)裁撤基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作人員的問題,從而會(huì)引發(fā)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)問題。
模式定位錯(cuò)誤,或者模式定位模糊,是國有企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中的常見問題,導(dǎo)致國有企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的職能無法有效實(shí)現(xiàn)。因此,國有企業(yè)在財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)中必須以精準(zhǔn)定位共享中心建設(shè)模式為前提,首先,深入分析財(cái)務(wù)信息化需求。在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)已經(jīng)取得巨大成績的今天,國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的需求也發(fā)生了深刻的變化,逐漸向業(yè)財(cái)一體化與財(cái)務(wù)管理價(jià)值增值延伸。財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)要立足于當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的需求;其次,深入分析財(cái)務(wù)管理?xiàng)l件。財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)要緊扣企業(yè)財(cái)務(wù)管理的實(shí)際情況,否則很容易出現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理資源與財(cái)務(wù)管理水平無法支撐財(cái)務(wù)共享中心的問題。國有企業(yè)要將財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的需求分析與條件分析結(jié)合起來,以此定位建設(shè)模式;最后,與下屬企業(yè)進(jìn)行充分溝通。財(cái)務(wù)共享中心對下屬企業(yè)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)開展影響巨大,很容易導(dǎo)致下屬企業(yè)產(chǎn)生抵觸現(xiàn)象,因而,共享中心的建設(shè)必須以加強(qiáng)溝通交流為基礎(chǔ),了解各下屬企業(yè)對財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的意見,整合下屬企業(yè)的意見,精準(zhǔn)定位建設(shè)模式。
組織架構(gòu)既是建設(shè)模式的外部體現(xiàn),也是流程安排的基礎(chǔ)工作,在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中占據(jù)著重要的位置。針對當(dāng)前組織架構(gòu)設(shè)計(jì)中存在的風(fēng)險(xiǎn),國有企業(yè)需要從以下三點(diǎn)出發(fā),采取好有效的風(fēng)險(xiǎn)管控措施,提高風(fēng)險(xiǎn)管控的水平。首先,明確設(shè)計(jì)內(nèi)容。以企業(yè)模式定位為出發(fā)點(diǎn),從企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)模式出發(fā),明確組織架構(gòu)設(shè)計(jì)的內(nèi)容。其次,定期調(diào)整組織架構(gòu)。財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu)設(shè)計(jì)并非一勞永逸的工作,相反,需要結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)管理的需要,不斷地調(diào)整、優(yōu)化,即便是服務(wù)型組織架構(gòu),也要為管控職能的拓展與升級預(yù)留空間。國有企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心工作的評估機(jī)制,動(dòng)態(tài)化反饋財(cái)務(wù)共享中心的職能履行情況,以此為依據(jù)調(diào)整、優(yōu)化組織架構(gòu)。最后,做好組織架構(gòu)的監(jiān)督控制。組織架構(gòu)內(nèi)部同樣存在風(fēng)險(xiǎn),其中,既有傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理中的風(fēng)險(xiǎn),也有財(cái)務(wù)信息化管理中特有的風(fēng)險(xiǎn)。國有企業(yè)要將不相容職務(wù)分離作為風(fēng)險(xiǎn)控制的重點(diǎn),并做好信息系統(tǒng)管理崗位的權(quán)限設(shè)置,對信息使用管理崗位分級,明確每一級管理員的權(quán)限,如查閱權(quán)限、修改權(quán)限等。
財(cái)務(wù)共享中心是為整個(gè)企業(yè)服務(wù)的,每個(gè)部門的財(cái)務(wù)信息都可以在這個(gè)平臺中找到。[5]因此,管理流程的科學(xué)性與標(biāo)準(zhǔn)性就成為財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的基本要求。針對當(dāng)前管理流程中存在的風(fēng)險(xiǎn),國有企業(yè)需要從以下兩點(diǎn)采取好措施,首先,構(gòu)建系統(tǒng)全面的財(cái)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范流程?!皼]有規(guī)矩,不成方圓”,對財(cái)務(wù)管理信息化而言,規(guī)范化的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與流程是業(yè)務(wù)部門的工作依據(jù)。國有企業(yè)要從財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的要求出發(fā),進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)管理制度,并將財(cái)務(wù)管理制度的內(nèi)容嵌入到信息系統(tǒng)中,根據(jù)內(nèi)部管理的要求以及外部環(huán)境的變化,持續(xù)優(yōu)化作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與流程;其次,加強(qiáng)操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)?;谪?cái)務(wù)共享中心的管理模式,與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式有著很大的差別,國有企業(yè)要對下屬企業(yè)以及新接收財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的流程加以標(biāo)準(zhǔn)化,一方面,深入分析下屬企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程差異化的表現(xiàn)與成因,將非標(biāo)準(zhǔn)流程單獨(dú)收集,另一方面,以內(nèi)部改進(jìn)或者外部溝通的形式來消除不符合財(cái)務(wù)共享中心需求的非標(biāo)準(zhǔn)流程,逐步構(gòu)建統(tǒng)一高效的標(biāo)準(zhǔn)化流程。
筆者所在的集團(tuán)公司,在推行“財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心”前期,做了大量深入全面的調(diào)研工作,收集集團(tuán)內(nèi)各行業(yè)的審批流程、管理制度、結(jié)算方式等信息,整合形成標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程,同時(shí),在集團(tuán)主業(yè)公司率先推行上線,并在實(shí)踐的過程中不斷優(yōu)化,不斷補(bǔ)充,逐漸向全集團(tuán)各行業(yè)進(jìn)行推廣執(zhí)行。
財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)對財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求,財(cái)務(wù)人員能否適應(yīng)財(cái)務(wù)共享中心的工作特點(diǎn)直接關(guān)系到財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)效益。因此,針對當(dāng)前財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中存在的人力資源風(fēng)險(xiǎn),國有企業(yè)要從以下四點(diǎn)來強(qiáng)化人力資源培訓(xùn),首先,完善人才引入機(jī)制。國有企業(yè)要從財(cái)務(wù)共享中心長遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā),完善人才引入機(jī)制,加大優(yōu)秀人才的引入力度,提升中心人才的整體層次。其次,構(gòu)建內(nèi)部培訓(xùn)體系?!皩τ谪?cái)務(wù)共享服務(wù)中心,構(gòu)建培訓(xùn)教育體系,為企業(yè)發(fā)展培養(yǎng)儲備人才”[6]財(cái)務(wù)共享中心的工作內(nèi)容與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門有一定的差別,國有企業(yè)要根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心的崗位設(shè)置,因崗制宜地設(shè)計(jì)人力資源培訓(xùn)方案,全面提升從業(yè)人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng),并且,職業(yè)培訓(xùn)需要和激勵(lì)機(jī)制結(jié)合起來,克服財(cái)務(wù)共享中心中存在的人員流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。最后,推動(dòng)校企合作。院校作為現(xiàn)代化財(cái)務(wù)人才培養(yǎng)的搖籃,在助力國有企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。此外,針對裁撤基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作人員風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)需要不斷鞭策,提升現(xiàn)有財(cái)務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)能力,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)由“核算型”轉(zhuǎn)換為“管理型”。
從新世紀(jì)以來國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化管理的發(fā)展態(tài)勢來看,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)同時(shí)受到兩個(gè)方面因素的制約,一是信息技術(shù)自身的發(fā)展水平,二是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的需求,前者從技術(shù)層面規(guī)定了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的門檻,后者則從企業(yè)發(fā)展的角度明確了財(cái)物信息化的方向。財(cái)務(wù)共享中心是當(dāng)前國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的重點(diǎn)任務(wù),國有企業(yè)要從模式定位、架構(gòu)設(shè)計(jì)、流程管理與人員培訓(xùn)等角度采取好措施。