信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的改革與創(chuàng)新

■魏 媛

（太原供水集團有限公司）

1 引 言

現(xiàn)階段諸多領域科學技術正處于快速更新迭代的黃金時期，很多先進成熟科學技術在很大程度上改變著人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活的方方面面，對于企業(yè)運營尤其是企業(yè)辦公室文書管理工作的影響比較顯著，而信息化智慧化相關科技技術的發(fā)展勢頭尤為迅猛，為社會各行各業(yè)的深入發(fā)展提供了新的機遇及可能，并且在很大程度上推動了整體經(jīng)濟社會的跨越式發(fā)展及整體人類的維度躍升，信息社會雛形已經(jīng)基本搭建完成，企業(yè)辦公室文書管理工作作為企業(yè)長期健康可持續(xù)發(fā)展的關鍵保障基礎，確實需要在積極認識把握信息社會視角的基礎上，結(jié)合行業(yè)總體發(fā)展趨勢及企業(yè)基本情況，對企業(yè)辦公室文書管理工作所涉及的諸多環(huán)節(jié)進行與時俱進的改造創(chuàng)新及優(yōu)化提升，當前我國正處于從追求高速度發(fā)展向追求高質(zhì)量發(fā)展積極轉(zhuǎn)變態(tài)勢之中，企業(yè)所面臨的來自各個方面的壓力不斷顯著提升，抓住了企業(yè)辦公室文書管理工作這個核心要素就是抓住了企業(yè)的未來。

2 當前企業(yè)辦公室文書管理工作存在的主要問題

2.1 總體重視關注程度明顯不足

當今我國所面臨的國內(nèi)外形勢瞬息萬變，企業(yè)作為直接參與到我國經(jīng)濟社會運行發(fā)展一線的組織機構(gòu)，其在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程所遭遇的困難壓力也明顯增加，企業(yè)需要將更多的精力、時間及多維度資源投入到實際業(yè)務推進落地當中，唯有如此才能在最大程度上確保企業(yè)的長期健康可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢穩(wěn)健前行，企業(yè)辦公室文書管理工作作為偏向后臺的基本保障性工作，尤其與實際業(yè)務的直接關聯(lián)度較低，在企業(yè)運營發(fā)展壓力日趨增大的整體宏觀大背景下，就很容易使得企業(yè)內(nèi)部各個層級對于企業(yè)辦公室文書管理工作不能給予應有的重視及關注，未能充分認知理解到企業(yè)辦公室文書管理工作的積極作用。

2.2 工作人員綜合素質(zhì)普遍偏低

從企業(yè)辦公室文書管理工作的核心本質(zhì)來看，企業(yè)辦公室文書管理工作的順暢有序推進開展落地有賴于人財物等多維度資源的積極配合，而其中企業(yè)辦公室文書管理工作所涉及到的工作人員是最為重要且關鍵的影響因素，企業(yè)辦公室文書管理工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)素養(yǎng)過硬與否在很大程度上決定著企業(yè)辦公室文書管理工作能否切實有效發(fā)揮出其應有成效，在當前信息社會整體大背景下，企業(yè)辦公室文書管理相關工作模式的大范圍調(diào)整提升優(yōu)化對于企業(yè)辦公室文書管理工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)素養(yǎng)提出了更高更新更全的要求，而從實際情況來看，企業(yè)辦公室文書管理工作人員綜合素質(zhì)整體偏低，不能很好地適應當前信息社會環(huán)境下企業(yè)辦公室文書管理工作的現(xiàn)實需要。

2.3 整體統(tǒng)籌運作水準有待提高

企業(yè)辦公室文書管理工作并不是新生工作類型，而是具有相對悠久歷史的傳統(tǒng)工作細分種類，在長期發(fā)展演變過程中形成一套系統(tǒng)完備的體系化標準化工作方式方法，而當今信息化智慧化相關科學技術為企業(yè)辦公室文書管理工作賦予了新的內(nèi)涵，對于信息化智慧化相關科學技術的科學有效應用能夠明顯大幅提升企業(yè)辦公室文書管理工作的整體工作效率及效果，能夠起到事半功倍的積極作用，然而信息社會視角下的企業(yè)辦公室文書管理工作的合理有序推進落地需要與之相配套的全新宏觀統(tǒng)籌運作體系及實際執(zhí)行操作水準，唯有如此才能從源頭上保證新時代新形勢下企業(yè)辦公室文書管理工作充分發(fā)揮優(yōu)勢，而當前企業(yè)辦公室文書管理工作整體統(tǒng)籌運作水準有待進一步提高。

3 信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的改革與創(chuàng)新核心思路

3.1 秉持全套流程系統(tǒng)變革關鍵理念

信息化智慧化相關科學技術的快速蓬勃發(fā)展對企業(yè)辦公室文書管理工作的實際開展造成了多維度多層次的全方位影響，為了切實有效確保信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作卓有成效，需要進行具有針對性及實效性的改革及創(chuàng)新，其中最為首要的就是積極秉持全流程全鏈條的系統(tǒng)完備化總體變革關鍵理念，上級建筑指導并反作用于下層經(jīng)濟基礎，唯有事先確定并不斷夯實主干指導思想，才能真正從源頭上保證信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的推進開展落地符合初始預期目標，從實際執(zhí)行操作層面來看，主要需要將核心精力、時間及多維度資源聚焦在三大方面，也及時需要著力于實現(xiàn)企業(yè)辦公室文書管理工作全過程把控、全人員參與及全方位監(jiān)督，不僅要關注企業(yè)辦公室文書管理工作的初始匯總整合環(huán)節(jié)，也需要關注企業(yè)辦公室文書管理工作的實際使用及反饋環(huán)節(jié)。

3.2 著力落實業(yè)務技術有機融合提升

信息社會視角下的企業(yè)辦公室文書管理工作雖然與前期相比，并沒有對企業(yè)辦公室文書管理工作核心本質(zhì)及訴求進行顛覆性調(diào)整，然而信息化智慧化相關科學技術的推廣延伸應用帶來了企業(yè)辦公室文書管理工作在形式方面的明顯變化，唯有將前期傳統(tǒng)常規(guī)的企業(yè)辦公室文書管理工作內(nèi)容及方式方法與信息化智慧化相關科學技術進行充分有機融合，才能真正有效發(fā)揮出信息化智慧化相關科學技術對于企業(yè)辦公室文書管理工作的跨越式提升作用，進而使得企業(yè)辦公室文書管理工作展現(xiàn)出對于企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營的關鍵助力意義，從實際執(zhí)行操作層面來看，需要嚴格避免將信息化智慧化相關科學技術作為負擔對待，或者被信息化智慧化相關科學技術牽著鼻子走，更多地需要從企業(yè)辦公室文書管理工作原始需求及發(fā)展訴求角度進行統(tǒng)籌考慮，秉持開放發(fā)展的積極心態(tài)，確保實現(xiàn)信息化智慧化相關科學技術為我所用，唯有如此才能發(fā)揮出信息化智慧化相關科學技術的顯著優(yōu)勢。

4 信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的改革與創(chuàng)新優(yōu)化建議

4.1 積極構(gòu)筑全新工作流程機制

沒有規(guī)矩不成方圓，為了從源頭上真正確保信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作推進開展落地切實有效，需要及時積極構(gòu)筑起全新的工作流程機制，保證企業(yè)辦公室文書管理工作的推進開展有章可循及有法可依，從實際執(zhí)行操作層面來看，一方面需要從企業(yè)辦公室文書管理工作的前期工作環(huán)節(jié)入手，嚴格把好企業(yè)辦公室文書管理工作的入口關，為后續(xù)相關諸多工作開展打下堅實有力的保障基礎，另一方面需要加強企業(yè)辦公室文書管理工作后續(xù)工作環(huán)節(jié)的科學合理配置，提升整體工作效率及效果。

4.2 強化提升多維全面安保防護

企業(yè)辦公室文書管理工作并非靜止不變的，而是呈現(xiàn)出常態(tài)化動態(tài)調(diào)整發(fā)展趨勢，除了企業(yè)辦公室文書管理工作耳熟能詳及普遍認知的基礎職能之外，企業(yè)辦公室文書管理工作另一個重要職能就是企業(yè)從頭至尾的關鍵數(shù)據(jù)信息進行妥善保存，以備企業(yè)的不時之需，而在當前信息社會視角下，對于企業(yè)辦公室文書管理工作履行數(shù)據(jù)信息保存職能提出了全新要求，需要采取多種措施不斷強化提升多維度全方面的安保防護水準。

4.3 重視陳舊資料合規(guī)實時處置

從企業(yè)辦公室文書管理工作的原始初衷來看，并不簡單粗暴的存儲就屬于履職盡責，還需要根據(jù)當前實際需要及時代形勢變化，與時俱進地做出針對性更新調(diào)整，尤其是在當今諸多領域信息數(shù)據(jù)爆炸式增加的整體宏觀大背景下，在企業(yè)辦公室文書管理工作的實際執(zhí)行操作過程當中，特別需要重視對于相關陳舊報廢信息數(shù)據(jù)及其載體進行依法合規(guī)的實時有效處置，為更為重要關鍵的信息數(shù)據(jù)及其載體騰出寶貴空間。

4.4 持續(xù)優(yōu)化閉環(huán)反饋監(jiān)督管控

相對系統(tǒng)完備的閉環(huán)反饋總體管控機制能夠有效提升工作效率及效果，在企業(yè)辦公室文書管理工作方面也不例外，為了切實確保信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作推進開展落地符合預期，需要在積極秉持全流程管控理念的基礎上，持續(xù)優(yōu)化建立起閉環(huán)反饋監(jiān)督管控機制，采取績效考核等先進管理技術手段，將相關責任壓實到個人，著力于盡快形成螺旋式上升正向循環(huán)體系，進而保證工作效果。

5 結(jié) 語

由于前期我國環(huán)境不友好及資源不集約的粗獷式經(jīng)濟社會發(fā)展模式所帶來的負面影響不斷顯現(xiàn)并深化，長期健康可持續(xù)發(fā)展理念越來越得到我國各級政府及諸多行業(yè)主管部門的高度重視，既要金山銀山也要綠色青山的口號不斷被喊出，科學發(fā)展及綠色發(fā)展觀念也日益融入人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活的方方面面，當前信息化智慧化相關科學技術的快速蓬勃發(fā)展進化及持續(xù)廣泛推廣應用為我國整體經(jīng)濟社會跨越式轉(zhuǎn)型發(fā)展創(chuàng)造出了積極有利條件，辦公室文書管理工作在信息社會的整體宏觀背景下也需要進行因地制宜及與時俱進的改革創(chuàng)新及優(yōu)化提升。本文在對當前企業(yè)辦公室文書管理工作存在的主要問題進行細致論述的基礎上，通過詳細分析信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的改革與創(chuàng)新核心思路，相應提出積極構(gòu)筑全新工作流程機制、強化提升多維全面安保防護、重視陳舊資料合規(guī)實時處置及持續(xù)優(yōu)化閉環(huán)反饋監(jiān)督管控等相關優(yōu)化調(diào)整建議，期望在進一步深化促進信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的改革與創(chuàng)新提升方面起到一定的推動作用。