大數(shù)據(jù)背景下高校財務(wù)報表系統(tǒng)問題研究及對策

■吳 瓊

（浙江大學(xué)國際聯(lián)合學(xué)院（海寧國際校區(qū)））

引 言

財務(wù)報表是財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析能力的集中體現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)時代，從更便捷地獲取實時、高質(zhì)量的財務(wù)信息，到更高效地利用財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與決策，管理者們對財務(wù)報表提出了越來越高的要求，因此財務(wù)報表的信息化建設(shè)也面臨著更大的挑戰(zhàn)。

然而，中國高校的報表系統(tǒng)并不完善，財務(wù)報表編制過程繁瑣、效率較低，大部分管理性報表局限于用Office軟件進(jìn)行手工編制，往往無法通過系統(tǒng)實現(xiàn)一鍵生成。由于信息化與標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，導(dǎo)致報表編制的準(zhǔn)確性、可比性與合理性較弱，報表使用者體驗感欠佳。因此，通過對以上問題進(jìn)行研究并提出有關(guān)對策，對中國高校建立高水平的財務(wù)報表系統(tǒng)具有一定的指導(dǎo)意義。

1 中國高校的財務(wù)報表系統(tǒng)問題分析

1.1 財務(wù)報表標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

在當(dāng)今的中國高校，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與經(jīng)費(fèi)種類繁多，管理需求復(fù)雜，除了需要進(jìn)行外部審計的財務(wù)報表因會計制度要求具有統(tǒng)一格式外，大部分管理性報表沒有標(biāo)準(zhǔn)化的報表模板與分析性指標(biāo)。這類報表為滿足管理者的個性化需求，手工調(diào)整因素繁多，往往無法通過報表系統(tǒng)實現(xiàn)自動編制，導(dǎo)致報表的合理性、可比性與準(zhǔn)確性不高。

財務(wù)人員一般運(yùn)用Excel公式設(shè)置，并結(jié)合自由報表系統(tǒng)來編制報表。但是，Excel公式設(shè)置復(fù)雜，自由報表系統(tǒng)局限性多，無法實現(xiàn)任意時間段的取數(shù)，且數(shù)據(jù)的可追溯性不強(qiáng)。加上手工調(diào)整因素繁瑣，增加了財務(wù)人員的工作量，也降低了報表編制的效率。

1.2 財務(wù)報表使用者滿意度偏低

大多數(shù)中國高校都采用“一級核算，分級管理”的財務(wù)管理模式，因此所有的核算工作都集中在財務(wù)部門，導(dǎo)致其他部門與學(xué)院無法便捷地獲取第一手財務(wù)數(shù)據(jù)。一般情況下，財務(wù)人員才有權(quán)限進(jìn)入核算與報表系統(tǒng)獲取財務(wù)信息。如果其他部門與學(xué)院想查看這些信息，不得不請求財務(wù)人員導(dǎo)出并手工整理財務(wù)數(shù)據(jù)，編制出符合管理者需要的報表。

雖然經(jīng)費(fèi)項目負(fù)責(zé)人可以登入各自的報銷系統(tǒng)查看相關(guān)數(shù)據(jù)，但是由于報銷系統(tǒng)與核算系統(tǒng)沒有充分關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致報銷系統(tǒng)顯示的界面往往不同于核算系統(tǒng)，或顯示數(shù)據(jù)不全面、數(shù)據(jù)更新滯后。因此，項目負(fù)責(zé)人依然需要請求財務(wù)人員取數(shù)并編制報表，滿意度不高。

1.3 報表形式單一，分析功能較弱

目前，一些高校的財務(wù)系統(tǒng)可以自動生成符合會計制度的基礎(chǔ)性財務(wù)報表，如資產(chǎn)負(fù)債表、收入費(fèi)用表等。雖然這些報表可以實現(xiàn)從系統(tǒng)自動取數(shù)，編制方法簡便，但是它們往往只反映單位整體的財務(wù)情況，無法充分滿足管理者對于獲取財務(wù)信息的個性化需求。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多樣性決定了財務(wù)報表的復(fù)雜性。管理者希望可以隨時隨地獲取有價值的、分析功能強(qiáng)大的財務(wù)報表，以便于經(jīng)濟(jì)決策。

然而，目前很少有中國高校可以完全依賴報表系統(tǒng)生成管理性報表。加上業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的共享性不強(qiáng)，一體化程度低，財務(wù)數(shù)據(jù)無法有效服務(wù)于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

1.4 財務(wù)報表的預(yù)決算協(xié)同性不高

在高校，預(yù)算與決算報表的編制是財務(wù)管理中的重要工作，然而由于高校的經(jīng)費(fèi)繁多且復(fù)雜，預(yù)算報表往往按照經(jīng)費(fèi)項目或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制，決算報表一般按照會計科目編制，兩者取數(shù)口徑與歸類方法不同，導(dǎo)致預(yù)決算報表的模板不夠統(tǒng)一。如果不進(jìn)行手工調(diào)整與分析，難以完全依靠系統(tǒng)自動生成反映預(yù)算執(zhí)行情況的報表。這不僅影響了財務(wù)人員編制報表的效率，也降低了預(yù)決算分析報表的準(zhǔn)確性、合理性與可比性。

此外，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人難以通過系統(tǒng)一鍵生成反映預(yù)算執(zhí)行情況的管理性報表，不能實時監(jiān)控經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)度，不利于預(yù)算的控制。

2 中國高校的財務(wù)報表系統(tǒng)問題對策

2.1 深入分析報表使用者需求，設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化的通用報表模板

首先，財務(wù)人員應(yīng)該從主觀上認(rèn)識到財務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，不要因為管理需求與經(jīng)費(fèi)項目的復(fù)雜性而認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)化是難以實現(xiàn)的。因此，需要充分、深入分析學(xué)院、部門管理者對于財務(wù)報表的使用需求，將他們需要得到的信息進(jìn)行梳理與歸類，盡量將復(fù)雜的財務(wù)信息進(jìn)行簡化、常規(guī)化與標(biāo)準(zhǔn)化。財務(wù)人員需要加強(qiáng)與報表使用者的溝通，討論他們的需求是否合理、是否符合財務(wù)制度，最終形成最佳的報表披露模式。

其次，在設(shè)置通用報表模板的過程中，需要進(jìn)一步優(yōu)化報表內(nèi)容，考慮到一些共性需求。為減少報表手工調(diào)整因素，還需要盡量細(xì)化報表模板，盡可能多地考慮到報表使用者的個性化需求，最終便于通過信息刪選的方式，查看到他們真正需要的信息，同時提高報表編制效率。

再次，建議不局限于使用Excel軟件與自由報表系統(tǒng)編制報表，可嘗試建立更高效的報表管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)源管理、模版導(dǎo)入、公式設(shè)置與取數(shù)、報表生成與下載等全方位的標(biāo)準(zhǔn)化管理，通過系統(tǒng)設(shè)置盡可能多地減少任何手工調(diào)整因素，也便于報表使用者有效獲取需要的信息。

2.2 提高報表使用者獲取財務(wù)信息的質(zhì)量與效率

高校集中核算的財務(wù)管理模式，賦予了財務(wù)人員比其他部門人員更高的獲取財務(wù)信息的權(quán)限。但是，學(xué)院與部門的管理者更希望獨(dú)立、便捷、快速地獲取管理性報表，以保證決策信息的時效性與有用性。 因此，高校的財務(wù)報表系統(tǒng)不應(yīng)只對財務(wù)人員開放權(quán)限，而需要對所有經(jīng)授權(quán)的用戶開放權(quán)限。

由于財務(wù)系統(tǒng)一體化程度較低，用戶在科研管理、資產(chǎn)管理或報銷管理平臺上查到的財務(wù)信息，不管在內(nèi)容還是形式上，與財務(wù)人員在財務(wù)系統(tǒng)上看到的信息不完全一致，無法滿足報表使用者在大數(shù)據(jù)時代實時獲取有用信息的需求。因此，高校需加強(qiáng)財務(wù)系統(tǒng)一體化建設(shè)，努力實現(xiàn)各大管理平臺共享數(shù)據(jù)庫，也可以嘗試Web報表等技術(shù)，滿足用戶隨時隨地獲取財務(wù)信息、移動辦公的需求。

當(dāng)然，在大數(shù)據(jù)時代，更大化的信息公開對財務(wù)系統(tǒng)安全也提出了更高的要求。因此，高校應(yīng)完善用戶權(quán)限管理，加強(qiáng)防火墻建設(shè)，確保網(wǎng)絡(luò)安全，并及時對財務(wù)數(shù)據(jù)及報表進(jìn)行加密處理。

2.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析，編制形式多樣的財務(wù)分析報表

盡管資產(chǎn)負(fù)債表、收入費(fèi)用表等基礎(chǔ)性財務(wù)報表可以反映高校整體的財務(wù)情況，但是這類報表卻不能充分滿足管理者多方位的信息需求。在大數(shù)據(jù)時代，信息必定是多元化的。管理者在制定經(jīng)濟(jì)決策的過程中，不僅需要財務(wù)的、內(nèi)部的、過去的信息，也需要非財務(wù)的、外部的、未來的信息。這些信息，需要以圖形、列表以及分析性指標(biāo)等多種形式進(jìn)行呈現(xiàn)，幫助管理者更直觀、更便捷地獲取決策信息。因此，報表系統(tǒng)在生成基礎(chǔ)性財務(wù)報表的同時，還要考慮以上因素，為管理者提供分析功能強(qiáng)大的管理性報表，充分發(fā)揮財務(wù)信息的管理職能。

此外，中國高校需要學(xué)習(xí)西方發(fā)達(dá)國家高校，通過一體化的資源管理系統(tǒng)建設(shè)，將財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)平臺進(jìn)行有效整合，將財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)充分融合，從而生成真正能為業(yè)務(wù)管理活動服務(wù)的、有價值的報表。

2.4 優(yōu)化預(yù)決算報表模板，提高預(yù)決算管理水平

對于預(yù)算報表與決算報表銜接性不強(qiáng)、協(xié)同性不高的問題，可通過有效設(shè)置經(jīng)費(fèi)項目與會計科目的方式來實現(xiàn)。首先，財務(wù)人員需要厘清預(yù)算所對應(yīng)的具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在設(shè)置經(jīng)費(fèi)項目時，避免項目間有交叉或重復(fù)性的核算內(nèi)容，確保項目與核算內(nèi)容的一一對應(yīng)。其次，預(yù)算科目與決算科目在統(tǒng)計口徑與格式上需要保持高度的一致性，避免同樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)因為預(yù)算模板的選取不同，而使用了不同的會計核算科目。對于報表系統(tǒng)設(shè)置來說，需要同時考慮以上兩個方面，減少任何因項目或科目設(shè)置不完善而引起的手工調(diào)整因素。

同時，需要進(jìn)一步優(yōu)化報表系統(tǒng)功能，實現(xiàn)一鍵生成反映單個或任意經(jīng)費(fèi)項目組合在任何時間段的預(yù)算執(zhí)行情況報表，實現(xiàn)預(yù)算的實時控制，加強(qiáng)預(yù)決算工作的精細(xì)化管理水平。