高等職業(yè)院校專業(yè)教學(xué)檔案管理建設(shè)的主要對(duì)策探究

裴 營(yíng)

（遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 錦州 121000）

高等職業(yè)院校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的，按照一定的歸檔制度保管的文件、 圖表、 聲像等不同載體的文件材料的總和，記錄了學(xué)校教學(xué)活動(dòng)以及方法等各項(xiàng)內(nèi)容，它反映了教學(xué)管理的整個(gè)過程，是衡量高職院校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志和主要載體。但是根據(jù)目前教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀來看，高職院校教學(xué)檔案管理涉及范圍較為廣泛，在檔案具體歸檔過程中存在諸多問題。所以必須要增強(qiáng)教學(xué)檔案的有效管理，激活檔案保存中的信息資料，切實(shí)增強(qiáng)檔案的服務(wù)能力，這既是高職院校持續(xù)健康發(fā)展的迫切需要，也是高職院校檔案管理編研工作者需要深入研究的一項(xiàng)課題。

1 高職院校教學(xué)檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作重視度不足

當(dāng)前高職院校發(fā)展正由規(guī)模擴(kuò)展向質(zhì)量和內(nèi)涵建設(shè)轉(zhuǎn)變，人才隊(duì)伍建設(shè)、 高職教學(xué)改革、 校企合作和學(xué)生創(chuàng)業(yè)就業(yè)等，是高職院校高度重視和發(fā)展的重點(diǎn)。學(xué)校在檔案管理工作中人力、 物力、 財(cái)力等方面存在匱乏現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案建設(shè)、投入以及信息化建設(shè)水平相對(duì)較差。由于當(dāng)前職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作大多都是轉(zhuǎn)行或兼職來從事此類工作的人員，所以在檔案工作過程當(dāng)中專業(yè)程度和嚴(yán)謹(jǐn)程度相對(duì)不夠，在檔案管理當(dāng)中易出現(xiàn)漏發(fā)或誤發(fā)的狀態(tài)，并且在檔案轉(zhuǎn)移時(shí)也難以按照科學(xué)的機(jī)制來進(jìn)行定期的轉(zhuǎn)移和整理，從而造成檔案丟失事件的發(fā)生。因此，高職院校亟需提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。

1.2 檔案管理規(guī)范有所缺失

部分高職院校缺乏有效的檔案管理規(guī)范，不能給予教學(xué)檔案管理提供明確的指導(dǎo)性意見，無法細(xì)分工作流程，導(dǎo)致具體工作人員在檔案歸檔中職責(zé)不明確。在實(shí)際管理過程當(dāng)中，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理的人員難以樹立科學(xué)的管理方法和工作理念。同時(shí)由于缺乏有效的教學(xué)檔案管理指導(dǎo)規(guī)范，難以提高教學(xué)檔案管理工作效率和質(zhì)量。

1.3 檔案開發(fā)力度不夠

當(dāng)前部分高職院校在檔案管理中主要采用了教學(xué)檔案封閉管理模式，阻礙了單位之間的交流溝通，難以有效推廣教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及教學(xué)方法。大部分檔案管理工作人員在工作過程當(dāng)中并沒有充分的對(duì)檔案的使用價(jià)值進(jìn)行科學(xué)性的分析，以至于檔案價(jià)值并沒有被合理性的開發(fā)和應(yīng)用。例如，很多院校檔案管理工作人員在實(shí)際工作過程當(dāng)中，并沒有針對(duì)學(xué)生的畢業(yè)后狀況進(jìn)行及時(shí)的更新以及檔案的整理，所以學(xué)校在進(jìn)行學(xué)科拓展和創(chuàng)新過程當(dāng)中，可供借鑒的檔案相對(duì)較少，失去一定的參照比重，難以有效的開發(fā)檔案的利用價(jià)值。

2 加強(qiáng)高等職業(yè)院校專業(yè)教學(xué)檔案建設(shè)的主要對(duì)策

當(dāng)前高職院校進(jìn)入內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展的新階段，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作尤其是教學(xué)檔案工作建設(shè)，對(duì)于提升檔案工作建設(shè)水平，更好發(fā)揮學(xué)校史料留存作用具有重要意義。要做好專業(yè)教學(xué)檔案建設(shè)工作，需要在高度重視檔案工作、 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)、 明確檔案建設(shè)規(guī)范、 加大檔案編研開發(fā)與應(yīng)用等，發(fā)揮高職院校教學(xué)檔案管理工作的重要價(jià)值。

2.1 提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視程度

首先，高職院校領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作尤其是教學(xué)檔案工作的重視程度。在資金投入、 專業(yè)人員配備給予保證，同時(shí)在日常工作中加大檔案工作關(guān)注度和研究深度。其次，為了進(jìn)一步促進(jìn)高等職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作的有效開展，應(yīng)當(dāng)切實(shí)加強(qiáng)檔案管理宣傳力度，加強(qiáng)專業(yè)管理人員以及師生的教育引導(dǎo)，廣泛關(guān)注檔案工作，使人們正確認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理中的重要作用。同時(shí)管理人員也應(yīng)當(dāng)將教學(xué)檔案管理融入到重要事項(xiàng)中有效開展。學(xué)校既要加強(qiáng)檔案管理以及人力物力的有效投入，更要完善硬件設(shè)施，加強(qiáng)信息化建設(shè)，激發(fā)工作人員的主觀能動(dòng)性，培養(yǎng)具有專業(yè)能力的管理人才。再次，應(yīng)當(dāng)有效改善檔案管理工作環(huán)境，構(gòu)建完善的硬件條件，結(jié)合檔案管理需求，加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案建設(shè)，通過配備專門檔案室以及閱覽室，安排人力物力以及各項(xiàng)資源，確保檔案管理工作系統(tǒng)化發(fā)展。能夠?qū)㈦娮訖n案的行程歸檔以及利用融入到檔案管理工作范疇，應(yīng)用電子數(shù)據(jù)庫(kù)將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)向?yàn)殡娮訖n案，構(gòu)建全新的檔案管理系統(tǒng)，有助于推動(dòng)檔案信息化建設(shè)流程。同時(shí)，通過構(gòu)建統(tǒng)一的檔案立檔標(biāo)準(zhǔn)，有效改善多頭管理現(xiàn)象，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程，加強(qiáng)合理監(jiān)督與制約，可以建立與本校可操作的檔案管理制度體系，實(shí)現(xiàn)檔案資料的再利用以及再創(chuàng)造。

2.2 創(chuàng)建有效的管理規(guī)范

首先，高等職業(yè)院校必須結(jié)合自身的實(shí)際創(chuàng)建科學(xué)有效的教學(xué)檔案管理規(guī)范，進(jìn)一步保障教學(xué)檔案管理工作的可用性以及有序性，制定完善的操作規(guī)范，保障檔案管理工作的正確性和及時(shí)性，明確工作人員的工作責(zé)任和任務(wù)劃分，確保檔案管理工作科學(xué)有序開展。同時(shí)，要結(jié)合學(xué)校實(shí)際構(gòu)建科學(xué)完善的檔案激勵(lì)約束機(jī)制，對(duì)于在檔案工作中業(yè)績(jī)突出的部門和人員給予合理的獎(jiǎng)勵(lì)。其次，加強(qiáng)檔案尤其是教學(xué)檔案信息化建設(shè)和管理，確保電子檔案及時(shí)歸檔，才能夠提高工作效率與質(zhì)量。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，日常教學(xué)管理、 學(xué)生管理等工作任務(wù)增加，產(chǎn)生的各類檔案不斷增多，檔案管理的內(nèi)容和形式多種多樣，各類文件、 制度、 成績(jī)以及學(xué)生檔案數(shù)量急劇增加，所以檔案管理人員在管理過程當(dāng)中，要借助現(xiàn)代化的管理方法，創(chuàng)新檔案管理思維利用電子化的管理形式，開拓檔案管理軟件，既能夠有效的應(yīng)用檔案，又能夠使檔案查閱變得更加高效。同時(shí)，將檔案信息變得更加透明和合理，將資源共享，能夠加快各部門的協(xié)同性和系統(tǒng)性有效的推進(jìn)檔案管理，數(shù)字化的發(fā)展提升檔案管理安全性和保密性。

2.3 加強(qiáng)教學(xué)檔案開發(fā)利用

首先，教學(xué)檔案管理工作必須要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化與信息化發(fā)展有效應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)于檔案資料進(jìn)行合理分析，實(shí)現(xiàn)電子歸檔，既能夠完善服務(wù)水平，也能夠便于師生使用。所以，高職院校必須要正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性，提出發(fā)展綱要、 工作措施，能夠?qū)τ跈n案工作人員進(jìn)行詳細(xì)規(guī)范的責(zé)任考核，加強(qiáng)檔案編寫工作，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)化，準(zhǔn)確拿捏教學(xué)改革以及發(fā)展的檔案資料。其次，通過創(chuàng)建電子信息共享平臺(tái)，便于師生共同尋找資料，從而提高教學(xué)綜合水平，也能夠促進(jìn)教學(xué)檔案的有效開發(fā)。通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的動(dòng)態(tài)化監(jiān)控功能以及現(xiàn)代化建設(shè)，形成信息資源共享綜合管理平臺(tái)，形成環(huán)環(huán)緊扣的工作流水線，將多個(gè)部門的工作利益有效連接從而提高專業(yè)教學(xué)檔案管理工作地位與質(zhì)量。再次，學(xué)校檔案管理部門要強(qiáng)化廣大師生檔案管理意識(shí)，通過提高師生的檔案管理工作效率并且積極的宣傳管理工作的重要性，使教師在檔案管理當(dāng)中要具備科學(xué)的檔案管理意識(shí)，有效的提高學(xué)校檔案管理人員工作的熱情和主動(dòng)性。只有強(qiáng)化檔案的開發(fā)效率科學(xué)的利用檔案健全檔案管理制度，提升教育教學(xué)的先進(jìn)性和科學(xué)性。

2.4 提高檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)

首先，增強(qiáng)檔案管理工作人員專業(yè)水平以及綜合素養(yǎng)，加強(qiáng)專業(yè)教學(xué)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)。通過選拔業(yè)務(wù)較強(qiáng)，政治思想過硬的工作人員，參與檔案管理工作，避免身兼數(shù)職等現(xiàn)象。教育引導(dǎo)檔案工作人員愛崗敬業(yè)，做好檔案收集與保管工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。既要有效掌握相關(guān)政策規(guī)定，明確工作內(nèi)容以及相關(guān)要求，更要具備扎實(shí)的知識(shí)功底，熟悉步驟和實(shí)際操作水平，熟練掌握專業(yè)教學(xué)檔案資料的鑒別分配以及裝訂工作。只有提高檔案管理工作者在工作過程當(dāng)中的嚴(yán)謹(jǐn)性，才能夠使檔案管理工作變得更加高效。其次，了解國(guó)家檔案管理工作各項(xiàng)規(guī)章制度，及時(shí)進(jìn)行檔案管理上的調(diào)整和優(yōu)化，使檔案管理工作更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，既能夠豐富檔案管理工作當(dāng)中的創(chuàng)新性，又能夠提高檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。再次，學(xué)校加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)以及業(yè)務(wù)考核，對(duì)于年輕工作人員進(jìn)行幫扶和引導(dǎo)，加強(qiáng)檔案專業(yè)教育培訓(xùn)，同時(shí)融合年輕工作人員的先進(jìn)思想態(tài)度，應(yīng)用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理指導(dǎo)，提高專業(yè)教學(xué)檔案管理的信息化水平，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的有效建設(shè)，更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高檔案的應(yīng)用價(jià)值與質(zhì)量。