公共資源交易電子化檔案管理創(chuàng)新研究

霍青華

（菏澤市公共資源交易中心，山東 菏澤 274000）

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國在公共資源交易方面的業(yè)務(wù)量也在不斷擴大，整體交易范圍越來越大，所開展的交易活動也更加規(guī)范，為社會發(fā)展做出了巨大貢獻。而在公共資源交易業(yè)務(wù)快速增長的同時，檔案文件的數(shù)量也隨之增加，在這些檔案當中，能夠?qū)⒐操Y源交易的整個過程反映出來，為后續(xù)的檢查工作提供必要依據(jù)[1]。在當前公共資源交易電子化與信息化水平不斷提升的情況下，交易數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出新的態(tài)勢，這就需要將電子檔案管理引入其中，采用電子化的手段來開展各項數(shù)據(jù)的收集與保存工作。所以說，在現(xiàn)階段的公共資源交易過程中，需要更好的發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢，改變以往傳統(tǒng)檔案管理的手段，采用電子文件的手段，開展數(shù)據(jù)的儲存與管理，實現(xiàn)整體檔案管理效率的提升。

1 電子檔案管理的優(yōu)勢

1）歸檔方式更為便捷。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，在應(yīng)用電子檔案管理的過程中，可以對標識文件原始證書當中的一些關(guān)鍵信息進行修改，這就需要在進行創(chuàng)建的過程中，應(yīng)該針對原始電子文件證書開展相應(yīng)的加密工作，包括驗證信息、數(shù)字簽名等，保證其在進行傳輸?shù)倪^程中，不會出現(xiàn)被隨意修改的情況[2]。而在開展這些操作以后，可以為電子檔案的歸檔提供便利的條件，特別是在保證其真實性與原始性的基礎(chǔ)上，針對電子檔案進行重新命名，采用合理的編碼順序，為各項資料的歸檔提供便利條件。在電子檔案管理過程中，信息使用者在調(diào)閱信息時候也更為便利，可以借助編碼來快速的獲得所需要的資料，實現(xiàn)了檔案使用效率的提升。

2）保管形式更加嚴密。在以往的檔案管理過程中，更多的采用紙質(zhì)的方式來進行保管，這就使得其容易受到外界環(huán)境因素的影響，出現(xiàn)材料老化的情況，對檔案中的內(nèi)容產(chǎn)生了不利影響。而在電子檔案管理當中，保管形式更加的嚴密，采用電子化的手段，能夠避免出現(xiàn)老化問題，同時在各種保密措施的幫助下，可以為檔案的內(nèi)容安全提供可靠保障[3]。在信息化技術(shù)的作用下，通過采用加密的方式來進行檔案管理，能夠更好的避免檔案管理被竊取。除此之外，在電子檔案的作用下，可以更為快速的進行相關(guān)信息的備份，為檔案保管提供雙保險，避免在硬件設(shè)備遭受破壞的情況下，產(chǎn)生檔案丟失的情況。

3）提升公共資源交易透明性。隨著我國市場經(jīng)濟的愈加完善，在公共資源交易方面的需求也不斷高漲，這就使得人們對于公共資源交易的公平、公開有著更高的要求。在開展公共資源交易的過程中，通過采用電子檔案管理的手段，可以保證其在招投標環(huán)節(jié)中的各類文件能夠接受公眾的監(jiān)督，采用計算機輔助評標、遠程電子監(jiān)察等手段，對相關(guān)內(nèi)容進行全程的記錄，從而避免出現(xiàn)隨意修改招投標內(nèi)容的情況。在借助先進電子檔案管理技術(shù)的作用下，可以對各項數(shù)據(jù)提供有效的保護，實現(xiàn)投標效率與質(zhì)量的提升，實現(xiàn)整個過程的規(guī)范透明，監(jiān)督各項招投標工作的開展。在當前電子檔案的作用下，公共資源交易中心在進行信息公示方面的效率也得到了顯著提升，借助門戶網(wǎng)站以及主流媒體，可以更為快速的進行相關(guān)內(nèi)容的公示，自覺的接受社會公眾的監(jiān)督，提升公共資源交易的透明度。

2 公共資源交易電子化檔案管理創(chuàng)新措施

1）完善管理制度。在推動公共資源交易電子檔案管理創(chuàng)新的過程中，首先需要對相關(guān)管理制度進行完善，結(jié)合自身工作的實際情況，保證所制定的管理機制具有可操作性，符合電子檔案管理的要求，實現(xiàn)各項工作的順利開展。在構(gòu)建科學(xué)合理的管理機制下，可以為電子檔案管理的有效落實提供可靠保障。管理制度的完善需要建立在現(xiàn)有管理機制的基礎(chǔ)上，繼承以往管理中的優(yōu)秀經(jīng)驗，同時吸收先進的管理理念，保證各項管理工作的開展符合電子檔案管理的要求，為公共資源交易業(yè)務(wù)的開展奠定良好基礎(chǔ)。

2）開展全流程電子化。盡管在當前的公共資源交易業(yè)務(wù)開展中，信息化的水平在不斷提升，但是并沒有達到真正意義上的全流程電子化，這就需要在推動電子檔案管理創(chuàng)新的過程中，必須要開展全流程電子化，滿足各項管理的要求。在公共資源交易業(yè)務(wù)的開展中，諸多環(huán)節(jié)的流程比較復(fù)雜，比如建筑工程、土地交易、政府采購等，其中的交易方式也比較多樣，在各種不同交易方式，所產(chǎn)生的資料也存在較大的差異，同時其中的數(shù)據(jù)也出現(xiàn)了變更，這就需要在開展電子檔案管理的過程中，必須要針對其中產(chǎn)生的變化，進行實時的記錄，保證檔案信息的完整性。在開展公共資源交易平臺整合的過程中，需要做到信息共享，提供統(tǒng)一的服務(wù)平臺，將電子化技術(shù)應(yīng)用到各個環(huán)節(jié)中，構(gòu)建完善的公共資源交易平臺。

3）創(chuàng)新電子檔案管理系統(tǒng)功能。在開展公共資源交易業(yè)務(wù)的過程中，電子化檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建，需要滿足不同的業(yè)務(wù)類型，從各個環(huán)節(jié)出發(fā)，提供完備的電子檔案管理系統(tǒng)功能。在這一過程中，需要對整個的項目管理工作進行優(yōu)化，在針對交易資料以及音頻資料進行整理的時候，應(yīng)該嚴格的按照項目進行分類，交易完成以后，系統(tǒng)應(yīng)該自動生成相應(yīng)的變化，開展自動分類，進行統(tǒng)一歸檔。這就需要在開展電子檔案管理的過程中，必須要對其中的系統(tǒng)功能進行創(chuàng)新，保證其能夠符合當前公共資源交易的實際需求，實現(xiàn)各項工作的合理開展。在完善的系統(tǒng)功能保障下，可以針對整個公共資源交易業(yè)務(wù)的開展，為其提供全過程的記錄，改變以往檔案管理中存在的缺陷，構(gòu)建更為便捷的市場服務(wù)體系。

4）強化不同機構(gòu)合作。公共資源交易電子檔案管理創(chuàng)新工作的開展，必須要強化各個部門之間的合作，各地交易機構(gòu)需要給予足夠的重視，同時相關(guān)領(lǐng)域的信息服務(wù)商也需要作出自己的努力，在各方面相互合作的基礎(chǔ)上，開展更為高效的電子檔案管理工作。在進行電子檔案管理創(chuàng)新中，應(yīng)該申請專項資金，針對自身的實際情況，進行資源交易電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，同時借鑒其他地區(qū)已經(jīng)形成的系統(tǒng)，做到取長補短，引入先進的管理理念，實現(xiàn)自身電子檔案管理水平的提升。在這一過程中必須要發(fā)揮出市場機制的作用，協(xié)調(diào)各方面進行有效配合，實現(xiàn)各項資源的優(yōu)化配置，保障電子檔案管理工作的高效開展。

3 結(jié)語

在當前社會經(jīng)濟的發(fā)展中，公共資源交易的規(guī)模越來越多，對于檔案管理提出了新的要求，而通過借助電子檔案管理的手段，可以彌補傳統(tǒng)檔案管理中存在的缺陷，實現(xiàn)檔案管理效率的提升，為各項業(yè)務(wù)開展提供可靠保障。為了更好的實現(xiàn)電子檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要為其提供完善的管理機制，同時開展全流程的電子化業(yè)務(wù)，實現(xiàn)各項電子檔案管理系統(tǒng)功能的優(yōu)化，在各個機構(gòu)強化合作的基礎(chǔ)上，發(fā)揮出電子檔案管理的優(yōu)勢。