淺談信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

楊玉忠

（隆化縣財(cái)政局，河北 承德 068150）

檔案是集齊人們在各種社會(huì)活動(dòng)里，產(chǎn)生的不同形式的記錄，類似于聲音、文字、圖像、視頻等具有保留價(jià)值的記錄。如果很好地整理歸納每個(gè)人的檔案資料，便于人們?nèi)蘸蟮牟殚?。檔案的完整保存，對以后的生活以及其他方面都有極大的借鑒作用，如果各個(gè)企業(yè)中的檔案管理者可以高效地展開檔案管理工作，能夠極大地提高工作效率，節(jié)約時(shí)間成本。在信息時(shí)代下，數(shù)據(jù)化的管理為檔案工作者提供了便利，但同時(shí)檔案工作者也要注重技巧的運(yùn)用。

1 信息化檔案管理歸類的重要性

1）可以將檔案資料系統(tǒng)化。信息化的整理，能夠?qū)?shù)據(jù)資料很快地進(jìn)行收集，檔案工作者可以在這種系統(tǒng)化的模式中，快速記錄以及整理歸納；減少了傳統(tǒng)方式帶來的弊端，傳統(tǒng)的整理歸檔是一種復(fù)雜且又繁瑣的流程。信息化的檔案管理是把當(dāng)前所需要的所有數(shù)據(jù)，直接利用設(shè)備把數(shù)據(jù)上傳至相關(guān)系統(tǒng)中，并且可以快速地將其進(jìn)行整理歸檔，而不是以傳統(tǒng)的方式先記錄后整理。這樣的系統(tǒng)化模式，在極大程度上提高了工作效率。

2）實(shí)現(xiàn)了資源共享。傳統(tǒng)的檔案整理中，如果不同地區(qū)需要調(diào)取某個(gè)人的檔案資料，就會(huì)查詢不便，而且也會(huì)增加工作人員的工作時(shí)長。信息化的檔案整理，就可以解決這一困擾，并且實(shí)現(xiàn)資源的共享。資源的共享，是利用網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)企業(yè)之間所需要的數(shù)據(jù)全面覆蓋，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸或者所屬企業(yè)自己設(shè)計(jì)的系統(tǒng)內(nèi)部傳輸，會(huì)為企業(yè)帶來很大的便利，可以讓各地的檔案工作者實(shí)時(shí)共享其所需的檔案資料。

2 現(xiàn)階段中，檔案歸檔整理存在的問題

1）部分檔案工作者的專業(yè)性不強(qiáng)。如今部分機(jī)構(gòu)檔案工作崗位的工作人員并非出身于檔案學(xué)專業(yè)，有部分檔案工作者只是單位里其他工作人員的調(diào)崗，又或是單位招聘時(shí)并未注重其專業(yè)。這一部分檔案工作者缺乏足夠的專業(yè)知識，導(dǎo)致其無法在檔案歸檔工作中，科學(xué)地、專業(yè)地進(jìn)行分類；并且部分機(jī)構(gòu)，檔案管理者沒有穩(wěn)定的人員，甚至有些機(jī)構(gòu)聘有兼職人員，流動(dòng)性較強(qiáng)。而這樣的現(xiàn)象就會(huì)直接導(dǎo)致其機(jī)構(gòu)的檔案管理缺乏專業(yè)性，雖然檔案管理工作并非難度特別大的技術(shù)工作，但其中也包含一定的檔案歸納技巧，這一部分非專業(yè)人士往往不懂得如何高效的并且有質(zhì)量的完成檔案歸檔的整理工作，這樣就會(huì)影響檔案的實(shí)時(shí)作用。

2）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺少信息化建設(shè)。檔案整理的順利進(jìn)行需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施，例如完整的檔案室、合理的檔案庫房選址以及布局、檔案歸檔工作中所需要的基本電子設(shè)備、完善的工作制度等。目前我國部分機(jī)構(gòu)中的檔案工作并不是很好，也并沒有緊隨時(shí)代的步伐，實(shí)施信息化的管理。檔案歸檔工作中沒有很好地運(yùn)用信息化技術(shù)來支撐工作。主要的原因是在于一些機(jī)構(gòu)缺乏有關(guān)信息化操作的設(shè)備，甚至連檔案整理的數(shù)據(jù)庫都不存在，這嚴(yán)重影響了檔案歸檔工作的順利進(jìn)行。

3）部分機(jī)構(gòu)缺乏檔案整理意識。據(jù)目前看來，部分事業(yè)單位中的檔案整理仍然使用比較傳統(tǒng)的模式，缺乏利用信息化時(shí)代下的方便設(shè)備以及方式對檔案進(jìn)行分類歸檔。部分事業(yè)單位檔案歸檔整理工作中缺乏目前較為重要的管理和分類意識，整理檔案的工作制度不夠完善，只是簡單地做到了讓檔案從視覺上看起來不凌亂，但在新時(shí)代中，檔案整理工作不能僅停留在讓其不雜亂的局面，而是要系統(tǒng)化地記錄以及整理實(shí)時(shí)有效的信息。檔案的整理和分類，更為重要的是方便往后可以快速地對檔案進(jìn)行查閱，如果檔案工作者沒有對檔案進(jìn)行很好地分門別類，隨著每日檔案的增加，以傳統(tǒng)的管理和分類模式，會(huì)加大管理工作者的難度，若以后想要快速地查閱到某一份檔案時(shí)，就會(huì)變得特別艱難。

3 信息時(shí)代下，檔案整理歸檔和分類技巧

1）聘用檔案學(xué)專業(yè)的工作人員。正所謂術(shù)業(yè)有專攻，要保證有效地進(jìn)行檔案整理歸檔及分類工作，其對應(yīng)的工作人員就要有很高的專業(yè)性，而不能從單位中隨機(jī)調(diào)取一個(gè)工作者進(jìn)行這一項(xiàng)工作，在招聘工作人員的時(shí)候，就要考慮到聘用相關(guān)專業(yè)的人。檔案學(xué)專業(yè)的人，具備一定專業(yè)的整理歸檔以及分類的技巧，在工作時(shí)，就會(huì)精準(zhǔn)地對檔案進(jìn)行記錄和分類，對于整個(gè)工作流程，會(huì)比不專業(yè)人士熟悉，倘若某個(gè)時(shí)期，誰需要找一份需要的檔案，專業(yè)的檔案管理工作者就會(huì)迅速并且準(zhǔn)確地提供資料。大大提高工作效率，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)，也為工作減輕壓力和負(fù)擔(dān)。隨著時(shí)代的變化，工作的方式也要隨著改革，這時(shí)就需要對檔案整理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，符合當(dāng)下的時(shí)代需求；在接受新穎方式時(shí)，專業(yè)的檔案整理工作人員對新的技能有更好地理解，利于之后更加順利的工作。如今信息時(shí)代化，就要加強(qiáng)檔案整理工作者對信息化技術(shù)的運(yùn)用能力；檔案工作者不僅要有其檔案學(xué)的專業(yè)知識，并且要在此基礎(chǔ)上學(xué)會(huì)信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識和技巧，在信息化時(shí)代下的工作里，可以有效地進(jìn)行工作。

2）完善整理系統(tǒng)。檔案整理歸檔的工作是一項(xiàng)很復(fù)雜且枯燥的工作，檔案工作人員需要有極強(qiáng)的耐心，對檔案進(jìn)行有序的整理分類，并且時(shí)刻嚴(yán)謹(jǐn)；就算是這樣，由于人工處理事務(wù)總會(huì)存在一些偏差和失誤，不能做到十分完美。為解決這一困擾，事業(yè)單位高層就需要制定完善的制度以及工作中的操作流程，檔案工作者要嚴(yán)格按照規(guī)定來進(jìn)行工作。利用信息化的設(shè)備建立系統(tǒng)化的程序，做到精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、系統(tǒng)化、以及高效率。并且也要隨時(shí)代的變更，不斷創(chuàng)新檔案整理歸檔工作方式。

例如可以利用數(shù)學(xué)思維，“子集”的思維方式進(jìn)行檔案的整理分類，借鑒“子集”理論，建立子項(xiàng)目對檔案進(jìn)行整理分類；具體的實(shí)施方式為先分大類別，再根據(jù)大類別劃分小類別。不同單位、不同部分、不同時(shí)間段、檔案的屬性等，由大到小的思維模式對檔案進(jìn)行分類，不僅有邏輯性，并且可以以此建立信息化的軟件系統(tǒng)，操作方便且迅速。

3）利用新穎且有效的整理軟件?？萍嫉陌l(fā)達(dá)為人類帶來了極大的便捷，以往留下的紙質(zhì)檔案，現(xiàn)在只會(huì)是抽取調(diào)查以及核對的作用，真正用于工作中的已經(jīng)逐漸被電子化和信息化，所以電子化的軟件利用，對檔案工作者來說，是較為關(guān)鍵的選擇。

例如在實(shí)際檔案整理歸檔分類工作中，可以采取南大之星以及Digibook等一系列的檔案整理軟件，這一類軟件在歸類電子檔案的工作中，起到重要的作用，符合新時(shí)代下信息化的工作方式，同時(shí)也為以后電子檔案整理歸檔及分類工作提供一個(gè)新的思路。

4 結(jié)語

現(xiàn)階段中的檔案管理歸檔工作已經(jīng)逐漸趨于信息化，電子化，而這樣的工作模式也有不錯(cuò)的效果，提高了檔案工作者的工作效率，而檔案整理歸檔分類工作不能僅停留在此時(shí)的模式，要不斷在原基礎(chǔ)上創(chuàng)新新模式，做到檔案整理歸檔分類工作方式的最優(yōu)化。