中學(xué)教職工人事檔案管理模式優(yōu)化探討

王 雷

（山東省濟(jì)南市萊蕪第十七中學(xué)，山東 濟(jì)南 271100）

在中學(xué)教職工人事檔案管理工作中，由于教職工人數(shù)較多，所以人事檔案管理工作開(kāi)展會(huì)比較麻煩，工作量也比較龐大，但是人事檔案管理卻是中學(xué)管理過(guò)程中不可缺少的一部分，其起到一定的考核作用，在對(duì)教職人員進(jìn)行考核的時(shí)候，可以與人事檔案中的信息進(jìn)行比對(duì)，因此就需要保證人事檔案的實(shí)效性，所以為了加快工作效率，保障人事檔案的安全性，可以合理應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)到人事檔案管理工作中，使用電子歸檔的方法，將人事檔案信息化，進(jìn)而優(yōu)化人事檔案管理模式。

1 中學(xué)教職工人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

由于中學(xué)教職工人員過(guò)多，導(dǎo)致中學(xué)人事檔案的資料也較多，所以其人事檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候會(huì)較為困難，因此，為了提升中學(xué)教職工人事檔案管理工作的工作效率，需要將中學(xué)教職工人事檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，仔細(xì)觀察中學(xué)教職工人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)行全面性、細(xì)節(jié)性的分析，針對(duì)性的設(shè)計(jì)優(yōu)化措施，完善人事檔案管理工作。

1）中學(xué)教職工人事檔案管理保存不當(dāng)。由于目前我國(guó)的中學(xué)教職工人員過(guò)多，且紙質(zhì)檔案管理不易于保存，檔案管理工作人員難以維持檔案信息的清晰，使得中學(xué)教職工人事檔案保存缺乏完整性，會(huì)存在部分檔案信息丟失的情況。而中學(xué)教職工人事檔案保存不完整現(xiàn)象發(fā)生的主要原因是紙質(zhì)檔案保存的時(shí)候工作量較大，人工管理紙質(zhì)檔案難免會(huì)出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，因此，為了避免出現(xiàn)人工管理造成的失誤，現(xiàn)在的中學(xué)教職工人事檔案管理工作的開(kāi)展可以利用信息技術(shù)，將中學(xué)教職工人事檔案信息化，避免出現(xiàn)檔案缺失不完整的現(xiàn)象發(fā)生[1]。

2）中學(xué)教職工人事檔案管理安全性不高。在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等新型科學(xué)技術(shù)進(jìn)行中學(xué)教職工人事檔案管理工作的時(shí)候需要進(jìn)行系統(tǒng)加固，因?yàn)樾畔⒒娜耸聶n案管理方法會(huì)受到病毒侵害、黑客攻擊等現(xiàn)象，因此，在中學(xué)教職工人事檔案管理在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行電子歸檔后，為避免信息丟失、文件損壞，需要將系統(tǒng)升級(jí)，或者設(shè)立防火墻，有效避免第三方入侵的現(xiàn)象出現(xiàn)，保證中學(xué)教職工人事檔案的安全性，避免教職工人員的私人信息被泄露。同時(shí)，部分中學(xué)在開(kāi)展人事檔案管理工作的時(shí)候，存在檔案管理工作人員未開(kāi)展加固系統(tǒng)、建立防火墻等等提升系統(tǒng)安全性的工作，進(jìn)而導(dǎo)致中學(xué)教職工人事檔案易出現(xiàn)泄露現(xiàn)象，安全性得不到保障[2]。其次，由于人事檔案管理工作具有持續(xù)性的特點(diǎn)，需要檔案管理人員及時(shí)錄入相關(guān)信息，并將教職工人員的人事信息進(jìn)行管理，保證各類信息在查找的高效性，使得全部的檔案信息都處于實(shí)時(shí)更新?tīng)顟B(tài)，以此保證中學(xué)教職工人事檔案的安全性。

3）中學(xué)教職工人事檔案管理信息記錄不完整。由于中學(xué)教職工人事檔案管理工作一直是實(shí)時(shí)更新的狀態(tài)，因此，在信息更新，或者信息錄入的過(guò)程中，經(jīng)常存在遺漏信息的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案信息錄入不完整的現(xiàn)象發(fā)生。而導(dǎo)致此類信息遺漏現(xiàn)象發(fā)生主要與紙質(zhì)檔案信息的錄入有關(guān)，由于紙質(zhì)檔案具有一定的復(fù)雜性，在進(jìn)行信息錄入的過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)遺漏信息的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致中學(xué)教職工人事檔案信息錄入不完整，信息缺失等問(wèn)題出現(xiàn)。在更新中學(xué)教職工人事檔案信息的時(shí)候，需要相關(guān)工作人員將相關(guān)的人事信息進(jìn)行調(diào)查，保證人事信息獲取的完整性[3]。若是不能完整錄入檔案信息，或者是檔案信息的準(zhǔn)確性無(wú)法保證，就會(huì)導(dǎo)致中學(xué)教職工人事檔案錄入不及時(shí)，進(jìn)而影響整個(gè)人事檔案信息的完整性無(wú)法得到保證。

2 中學(xué)教職工人事檔案管理模式的優(yōu)化

若要優(yōu)化中學(xué)教職工人事檔案管理，需要針對(duì)其人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題采取有效的優(yōu)化策略，保證其管理模式優(yōu)化的有效性，其次，將現(xiàn)代化的設(shè)備應(yīng)用到人事檔案管理工作時(shí)，需要重視提前準(zhǔn)備工作，保證檔案管理工作人員能夠熟練使用先進(jìn)的設(shè)備，并引進(jìn)先進(jìn)的系統(tǒng)，以此保證中學(xué)教職工人事檔案的安全性，提升人事檔案管理工作的工作水平[4]。

1）確保中學(xué)教職工人事檔案的完整性。在開(kāi)展中學(xué)教職工人事檔案管理工作的時(shí)候需要重視人事檔案的完整性，避免出現(xiàn)檔案信息遺漏丟失的現(xiàn)象，因此，需要檔案管理工作人員在信息錄入后，或者檔案信息更新后進(jìn)行檢查，保證檔案信息錄入的完整性，以此提升中學(xué)教職工人事檔案管理工作的工作質(zhì)量?，F(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用不僅能夠有效保證中學(xué)教職工人事檔案的安全性與完整性，還能夠節(jié)省防止紙質(zhì)檔案信息的空間，并提升檔案信息管理的效率[5]。為了進(jìn)一步保證中學(xué)教職工人事檔案管理的安全性，使其信息完整性得到保障，需要提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力與檔案管理能力，學(xué)校需要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期考察，保證其工作的高效性，以及中學(xué)教職工人員人事信息的安全性與完整性。

2）提升中學(xué)教職工人事檔案管理的安全性。使用現(xiàn)代化設(shè)備與科學(xué)技術(shù)時(shí)，需要防范第三方的入侵，定期進(jìn)行安全防護(hù)，加固系統(tǒng)，并在設(shè)備允許的情況下升級(jí)系統(tǒng)，保證人事檔案管理系統(tǒng)的安全性。在人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，人事檔案信息存檔也很容易造成信息泄露的事故發(fā)生，因此，為了有效避免此種現(xiàn)象的發(fā)生，需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的監(jiān)控，維護(hù)中學(xué)教職工人員的私人信息安全。

3）將中學(xué)教職工人事檔案資料進(jìn)行完善。在中學(xué)教職工人事檔案管理工作中，經(jīng)常存在信息錄入不完整的現(xiàn)象，此時(shí)就需要將教職工檔案進(jìn)行篩選檢查，將不完整的教職工信息調(diào)取出來(lái)，但是篩選教職工檔案信息的工作量十分龐大，會(huì)耗費(fèi)較大的人力，并且人力篩選還會(huì)存在一定的疏忽。因此，為了提升篩選教職工檔案信息的工作效率，需要工作人員有足夠的專業(yè)能力，熟練運(yùn)用各種現(xiàn)代化技術(shù)，減少工作量，并保證檔案信息篩選的準(zhǔn)確性，高效的開(kāi)展檔案信息更新工作。

為了完善中學(xué)教職工人事檔案資料，檔案管理工作人員可以定期進(jìn)行檔案更新，在信息錄入更新的過(guò)程中，可以找到教職工人事檔案資料中存在的問(wèn)題，并將其信息進(jìn)行完善，解決人事檔案管理工作存在的信息缺乏完整性等方面的問(wèn)題。

3 結(jié)論

中學(xué)教職工人事檔案管理模式優(yōu)化首先需要考慮的就是人事檔案的安全性，所以需要將人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，讓人事檔案能夠以電子文檔的形式進(jìn)行保留，進(jìn)一步提升中學(xué)教職工人事檔案管理的安全性。同時(shí)，保證人事檔案管理工作能夠有效落實(shí)，避免出現(xiàn)由于人為操作造成檔案丟失的現(xiàn)象，需要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升工作人員專業(yè)能力，保證其能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以此保證人事檔案管理工作的高效性。