新時(shí)期優(yōu)化勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理方法探討

蘇 勇

（內(nèi)蒙古自治區(qū)呼倫貝爾市鄂倫春自治旗勞動(dòng)人事爭議仲裁院，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 165450）

隨著人事制度改革的不斷深入及勞動(dòng)者維權(quán)意識(shí)的不斷增強(qiáng)，在發(fā)生勞動(dòng)人事糾紛時(shí)，更多的人會(huì)選擇到勞動(dòng)人事爭議部門申請(qǐng)仲裁。所謂勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案，就是勞動(dòng)人事爭議仲裁機(jī)構(gòu)在案件處理過程中針對(duì)使用相關(guān)的各種文字、影像、人證物證以及其他證據(jù)載體，形成的客觀記錄，對(duì)于爭議裁定部門、案件本身以及仲裁雙方都有非常重要的意義。一方面，有利于監(jiān)督仲裁員依法辦案，又可以科學(xué)有效地管理仲裁檔案；另一方面，全面、詳細(xì)、規(guī)范的仲裁檔案是后續(xù)勞動(dòng)人事爭議仲裁工作的有效借鑒。因此，不斷優(yōu)化勞動(dòng)人事爭議檔案管理工作，是促進(jìn)勞動(dòng)人事爭議仲裁工作科學(xué)化、數(shù)字化，構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系的重要組成部分。

1 現(xiàn)階段勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理存在的問題

勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案是勞動(dòng)人事爭議過程的重要記錄，具有真實(shí)性的特點(diǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事制度改革不斷深化及勞動(dòng)者維權(quán)意識(shí)不斷增強(qiáng)，勞動(dòng)人事爭議仲裁案件逐漸增多，這對(duì)勞動(dòng)人事爭議仲裁工作提出了更高的要求。而檔案管理作為勞動(dòng)人事爭議仲裁工作的重要組成部分，在規(guī)范勞動(dòng)仲裁工作、提升案卷管理水平等方面發(fā)揮著重要作用。但當(dāng)前勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作仍存在一些問題，這也大大降低了勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理的質(zhì)量。

第一，檔案管理信息化水平亟待提升。信息時(shí)代下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)的領(lǐng)域當(dāng)中，勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理也不例外。但在大多數(shù)檔案管理工作過程中，互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢并沒有被充分發(fā)揮出來。各地檔案管理仍以手工操作為主，計(jì)算機(jī)只是起輔助記錄的作用。在后期案件查詢過程中，仍需要人工來處理操作。這樣既增加了工作量，使檔案管理更加復(fù)雜，也阻礙了檔案管理工作的順利開展。與此同時(shí)，由于檔案管理人員的信息化水平較低，導(dǎo)致大部分檔案存儲(chǔ)都以紙質(zhì)材料為主，一旦發(fā)生重大災(zāi)害，就會(huì)使檔案材料嚴(yán)重受損。

第二，檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)亟待加強(qiáng)。勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案詳細(xì)記錄了勞動(dòng)人事糾紛的詳細(xì)內(nèi)容和處理過程。當(dāng)前，我國基層勞動(dòng)人事爭議管理部門的工作人員較少，且檔案一般是由一到二名人員來進(jìn)行兼職管理。而這些兼職檔案管理人員通常沒受到過專業(yè)培訓(xùn)，只是負(fù)責(zé)一些簡單的工作內(nèi)容，這就很容易造成檔案管理工作流于表面，造成檔案利用效率低，無法發(fā)揮出檔案管理的真正作用。

第三，檔案管理工作流程繁瑣。通常來說，在勞動(dòng)人事爭議仲裁案件結(jié)束后，會(huì)按目錄來進(jìn)行案件檔案的排序。如果缺少資料，會(huì)讓當(dāng)事人進(jìn)行補(bǔ)交。資料齊全后，才會(huì)進(jìn)行歸檔。在此環(huán)節(jié)中，需要采用純?nèi)斯さ姆绞絹磉M(jìn)行。由于流程較為繁瑣，耗費(fèi)時(shí)間較多，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作效率的提升。

第四，重視程度不高。作為人事檔案管理的重要組成部分，勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案一般由勞動(dòng)人事爭議仲裁部門進(jìn)行管理。而勞動(dòng)人事爭議仲裁的工作重點(diǎn)通常是審理和調(diào)節(jié)勞動(dòng)糾紛，容易忽視檔案管理工作。部分工作人員認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)后勤輔助工作，所屬政府組成部門在基礎(chǔ)設(shè)施配備及人員培訓(xùn)等方面也都未給予相應(yīng)的支持，導(dǎo)致檔案管理工作未達(dá)到預(yù)期的效果。

2 新時(shí)期優(yōu)化勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理方法

勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案的優(yōu)化科學(xué)管理，是更好的發(fā)揮其價(jià)值的基礎(chǔ)。勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作隨著人們對(duì)仲裁管理的認(rèn)識(shí)不斷深入，有了更高的要求；同時(shí)隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，有了提升質(zhì)量的可能性。另外，對(duì)于勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理人員來說，需要持續(xù)提高自己的專業(yè)能力。只有從多方面入手，才能使勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量切實(shí)得到提高。

1）新時(shí)期，優(yōu)化勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作，必須加強(qiáng)檔案管理信息化，提高工作效率。

一方面，勞動(dòng)人事爭議檔案不僅包括文字材料，也包括音頻和圖片等。對(duì)此，在勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理過程中，應(yīng)以科學(xué)技術(shù)為支撐，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，將檔案材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，進(jìn)而提高工作效率。構(gòu)建人事檔案管理信息庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，以便于快速查找相應(yīng)的檔案材料。這樣既能降低人力成本，縮短歸檔時(shí)間，還能提高檔案管理工作的有效性。

另一方面，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)早已廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)的發(fā)展過程中。對(duì)此，在勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理過程中，必須加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入力度，解決區(qū)域間發(fā)展不平衡的問題。針對(duì)發(fā)展較為落后的地區(qū)，應(yīng)給予政策扶持，配備檔案管理信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀及相機(jī)等。這樣既方便檔案的查找和保存，也能提高檔案管理效率。

2）新時(shí)期，優(yōu)化勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作，必須加大檔案工作人員培訓(xùn)，提高工作質(zhì)量。

一方面，檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)和一定的工作經(jīng)驗(yàn)。只有具備一支優(yōu)秀的勞動(dòng)仲裁檔案管理人才隊(duì)伍，才能推動(dòng)檔案管理工作更好地開展。對(duì)此，必須重視檔案管理工作，加大相關(guān)工作者的培訓(xùn)力度，使其形成專業(yè)知識(shí)理論體系。必要時(shí)可邀請(qǐng)領(lǐng)域?qū)＜一驅(qū)W者開辦講座，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化。

另一方面，增強(qiáng)工作者的素質(zhì)是提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵。對(duì)此，在勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理過程中，應(yīng)選拔專業(yè)能力強(qiáng)的工作人員，注重激勵(lì)機(jī)制，讓工作能力強(qiáng)、真正想干事能干事的人能進(jìn)入檔案管理工作中。對(duì)工作表現(xiàn)好的人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，充分激發(fā)檔案管理者的工作熱情。

3）新時(shí)期，優(yōu)化勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理工作，必須提高檔案管理重視程度，規(guī)范工作流程。

一方面，勞動(dòng)人事爭議仲裁部門的各項(xiàng)工作都離不開檔案管理的配合和支持。從根本上說，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其目的在于為本部門工作提供信息支撐。對(duì)此，必須提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，認(rèn)識(shí)到檔案管理在本部門工作中的作用，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作者的思想教育，使其從根本上明白檔案管理工作的重要性，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的順利開展。

另一方面，工作流程的規(guī)范化與完備的檔案管理工作制度是提升檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。對(duì)此，在勞動(dòng)人事爭議仲裁檔案管理過程中，應(yīng)規(guī)范工作流程，細(xì)化工作內(nèi)容，實(shí)行責(zé)任追究制。一旦出現(xiàn)問題，就可直接追究責(zé)任人，有效約束檔案管理工作行為，保證檔案管理工作的有序開展。同時(shí)，還應(yīng)結(jié)合各地具體情況，對(duì)現(xiàn)行制度中的缺漏之處進(jìn)行增加或修改，盡可能使檔案管理工作做到有章可循，有法可依。加大監(jiān)管力度，定期開展檢查，避免檔案管理過程中出現(xiàn)材料丟失、信息泄露等問題，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性。