精益生產(chǎn)理論在企業(yè)會務(wù)工作中的應(yīng)用探討

◎李婧

伴隨著社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)間的溝通與交流越來越頻繁，企業(yè)之間的競爭也愈來愈激烈。會議是企業(yè)發(fā)展中非常重要的活動之一，包括決策、控制、協(xié)調(diào)和教育等功能，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中發(fā)揮著極為重要的作用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對企業(yè)會務(wù)接待工作的重視，實行精益管理方式，科學(xué)、規(guī)范、高效地完成每一次會務(wù)接待工作?；诖耍恼玛U述了企業(yè)會務(wù)接待工作的相關(guān)內(nèi)容，然后探討了企業(yè)會務(wù)工作中存在的問題，并就精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用展開了簡要分析。

一、會務(wù)工作的概念及其作用

會務(wù)工作是辦公室工作的重要組成部分，同時在企業(yè)日常運(yùn)營中也承擔(dān)著溝通與交流的功能。企業(yè)中的會務(wù)類別非常多，比如辦公會、晨會、例會、座談會、交流會、評審會等。通過各類會議，能夠進(jìn)一步貫徹企業(yè)的戰(zhàn)略決策，統(tǒng)一內(nèi)部思想，提升企業(yè)的內(nèi)部凝聚力，所以，會務(wù)工作在企業(yè)的日常管理中起著非常關(guān)鍵的作用。

企業(yè)會務(wù)工作不但能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部管理的上通下達(dá)，同時還可以實現(xiàn)內(nèi)部與外部的良好溝通，最終實現(xiàn)各個部門之間的協(xié)調(diào)和配合，同時也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層向下灌輸決策和理念，員工向上反映建議意見的重要渠道。從某種程度上來講，企業(yè)會務(wù)工作質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r。

二、精益生產(chǎn)理論應(yīng)用于企業(yè)會務(wù)工作的必要性

精細(xì)化管理理論最早起源于日本。它是對社會分工進(jìn)行更進(jìn)一步的精細(xì)化劃分。這一理念，符合我國當(dāng)前大力倡導(dǎo)的工匠精神，也是現(xiàn)代管理理念的重要一環(huán)，還體現(xiàn)出了對工作質(zhì)量的高品質(zhì)追求。隨著精益生產(chǎn)理論的快速發(fā)展，如今，它已經(jīng)變成一種現(xiàn)代先進(jìn)的管理理念、企業(yè)文化和工作標(biāo)準(zhǔn)。在管理的過程中，不僅強(qiáng)調(diào)需要應(yīng)用專業(yè)化的管理手段，系統(tǒng)化的管理模式，還需要建立在數(shù)據(jù)化和信息化的基礎(chǔ)上，將管理的重點(diǎn)放在服務(wù)對象上，強(qiáng)調(diào)管理效率，注重給服務(wù)對象帶來良好的管理體驗。經(jīng)過系統(tǒng)的、專業(yè)的精細(xì)化管理，有效節(jié)約應(yīng)用于管理的時間與精力，達(dá)到提高管理效率的同時減少管理成本的支出。將精益生產(chǎn)理論引入會務(wù)工作有利于更加科學(xué)規(guī)范地開展會議接待工作，也有利于優(yōu)化完善會務(wù)相關(guān)管理辦法，提高會務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，從而提升企業(yè)整體組織管理和服務(wù)水平。精益生產(chǎn)理論在會務(wù)工作中的運(yùn)用是使會務(wù)工作適應(yīng)當(dāng)今社會專業(yè)和精細(xì)化發(fā)展的新形勢、推動會務(wù)工作從粗放型管理向精益化管理轉(zhuǎn)變的必經(jīng)之路。

三、企業(yè)會務(wù)工作中存在的問題

企業(yè)會務(wù)工作中存在的問題大致包括以下幾個方面：

1.會前準(zhǔn)備工作不夠充分和細(xì)致，易出現(xiàn)遺漏和疏忽之處。一般來講，會議在召開之前應(yīng)當(dāng)先擬定籌備工作計劃書或籌備工作方案，然后召集會務(wù)工作人員召開工作協(xié)調(diào)分工會，對會議的種類、規(guī)模、范圍等予以明確，對會議的流程、安排、環(huán)節(jié)等予以布置，做到分工明確，責(zé)任到人。否則，很容易出現(xiàn)會務(wù)細(xì)節(jié)的疏漏或工作安排的漏項，使得會務(wù)工作人員之間信息不對稱、會務(wù)工作前后脫節(jié)、甚至不能順利進(jìn)行會議等諸多麻煩，嚴(yán)重影響會務(wù)工作質(zhì)量。例如：下發(fā)通知后，沒能及時確認(rèn)更新與會來賓的準(zhǔn)確行程，直接導(dǎo)致用餐、用房、車輛預(yù)定的失誤；打印席卡時，出現(xiàn)與會人員名單中姓名拼寫錯誤、人名與職務(wù)不對應(yīng)等現(xiàn)象；與會人員入場時，未安排好入場引導(dǎo)，導(dǎo)致人員入場時間長、會場嘈雜無秩序，影響會議按時召開，給參會人員造成諸多不便。

2.會議開展過程中，會務(wù)工作人員未能做好現(xiàn)場秩序維護(hù)和服務(wù)保障工作。會議開展過程中，是最能直接考驗會務(wù)工作人員應(yīng)急反應(yīng)能力的環(huán)節(jié)。因為你準(zhǔn)備的再充分也不能完全預(yù)料現(xiàn)場會發(fā)生什么，各種突發(fā)狀況都會在第一時間反映在現(xiàn)場會議中。例如：會議進(jìn)行過程中，發(fā)生設(shè)備故障、議程調(diào)整等突發(fā)狀況時，工作人員未能在現(xiàn)場快速發(fā)現(xiàn)、處理或調(diào)動應(yīng)急預(yù)案，進(jìn)程會被打斷、會場會出現(xiàn)“冷場”的局面；有時，參會人員由于特殊情況晚到或早退，會務(wù)工作人員沒能及時的引導(dǎo)和安排，導(dǎo)致參會人員在會場中來回走動無法落座，嚴(yán)重影響到會場的紀(jì)律和秩序。

3.會后未能及時交流總結(jié)和反思。一般來講，會議結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)、提出改進(jìn)措施。會議的結(jié)束并不意味著會務(wù)工作的結(jié)束，每場會議都有值得保持和發(fā)揚(yáng)的經(jīng)驗，也有需要改進(jìn)和反思的不足之處。會務(wù)工作每總結(jié)一次，下一次的會議管理服務(wù)水平就提高一點(diǎn)。日積月累的交流總結(jié)和反思，可以加速會務(wù)工作達(dá)到行云流水，高質(zhì)高效的最佳狀態(tài)，極大地提升公司整體的會務(wù)服務(wù)管理水平。如果每次會議只是按照會議議程草草收場，那么會議管理服務(wù)水平將停滯不前，甚至導(dǎo)致惡性循環(huán)。

4.會議名目繁多。有些企業(yè)熱衷于開會，大事小情都希望通過會議來解決，導(dǎo)致出現(xiàn)“會山會?！钡那闆r，會務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置過多，時間長、效率低，會務(wù)工作人員接待壓力大，會議整體質(zhì)量不高，間接導(dǎo)致會務(wù)費(fèi)用成本大，支出多，與“精簡、高效、節(jié)約辦會”的原則背道而馳。黨的十八大以來，中央要求精簡會議、改進(jìn)會風(fēng)，提高會議效率和質(zhì)量。習(xí)近平總書記在2014 年“5.8”中辦講話中強(qiáng)調(diào)“五個堅持”，要求無論辦文、辦會、辦事，都要一絲不茍、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精。精細(xì)化辦會，把每一個環(huán)節(jié)做細(xì)、做精，力求每一次會議高效、圓滿。

四、精益生產(chǎn)理論在會務(wù)工作中的實際運(yùn)用

1.“精益”的目的分析。精益中的“精”字的內(nèi)涵為完美、精確，其中的“益”字則是利好之意，意思表述為追求極致。在會務(wù)當(dāng)中應(yīng)用精益理念，主要表現(xiàn)在組織策劃的精心、會務(wù)工作的細(xì)致開展方面。會務(wù)工作涉及多個環(huán)節(jié)，且內(nèi)容細(xì)節(jié)眾多且分散。要高效完成會務(wù)工作的首要任務(wù)是制定可行性高的方案，此時體現(xiàn)的是精益中的“精”這一思想理念。在會務(wù)開始前，工作人員要進(jìn)行詳細(xì)、全面的工作方案的制定，確保內(nèi)容涵蓋會務(wù)工作的方方面面，既要合理進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算，也要詳細(xì)進(jìn)行會議現(xiàn)場勘察，要對與會人員的座位進(jìn)行安排，并明確參會人員名單，選擇適合的方式通知參會，還要對會議的流程進(jìn)行細(xì)化。同時，還要準(zhǔn)備席簽與會議材料，采購會議召開所需的各種物資。此外，還要精心布置主席臺，調(diào)試燈光、音響以及攝影設(shè)備，安排會議引導(dǎo)及禮儀人員，對參會人員的食宿、交通以及會務(wù)召開時的新聞發(fā)布等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃。確保工作計劃內(nèi)容詳細(xì)、全面，不可遺漏任何一項工作。

“益”這一理念主要體現(xiàn)在會議召開全程中的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，要確保任何一件小事都要完美完成，任何一個細(xì)節(jié)都到精細(xì)安排，確保工作質(zhì)量，從細(xì)節(jié)之處彰顯工作的精細(xì)化與優(yōu)質(zhì)化。

2.精益生產(chǎn)理論在團(tuán)隊的運(yùn)用。精益生產(chǎn)強(qiáng)調(diào)“團(tuán)隊工作法”，要求團(tuán)隊中所有的工作人員都要對團(tuán)隊的決策以及執(zhí)行起到作用，從而確保工作成效。參與會務(wù)工作的所有人員是一個整體和團(tuán)隊，他們的工作目的就是為了確保會務(wù)工作的順暢開展。對于會務(wù)團(tuán)隊來講，“精益”主要體現(xiàn)于下面兩個層面：

（1）目標(biāo)要精，團(tuán)隊中所有工作人員都應(yīng)該秉承著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的理念，心往一處想，勁往一處使，互相幫助，勤于溝通，以精品工程為工作目標(biāo)，嚴(yán)格要求，確保會務(wù)工作質(zhì)量；另外，需要注意的是，所有人都要服從管理，假如團(tuán)隊工作人員各行其是，那么即便做好了自己的工作，也必然會影響整個會務(wù)工作的高效、順暢開展。所以，在會務(wù)工作執(zhí)行中，要絕對服從安排，通力協(xié)作，為高質(zhì)量會務(wù)工作的完成打下基礎(chǔ)。

（2）落實要精，在會務(wù)工作開展前一定要制定詳細(xì)的計劃和規(guī)劃，編制出細(xì)化的工作流程，將責(zé)任落實到人，團(tuán)隊中每一個人的任務(wù)和職責(zé)都要進(jìn)行細(xì)化，從而保障各個會務(wù)環(huán)節(jié)能夠?qū)崿F(xiàn)無縫銜接。對于不清楚、不明白、不理解的地方要及時請示，絕不擅作主張。對于關(guān)鍵細(xì)節(jié)，一定要多人核對，多次檢查，不放過一個疑點(diǎn)，不遮掩一個盲區(qū)。確保工作沒有漏洞，任務(wù)沒有漏項，人員沒有漏位。甚至很多大型會議在舉辦之前都會進(jìn)行“演練”。雖然只是“演練”，但會務(wù)工作人員依然要正確的對待且全身心的投入，因為“演練”有助于提早發(fā)現(xiàn)和解決會務(wù)工作中可能會出現(xiàn)的各類預(yù)想不到的問題，同時，使得會務(wù)工作人員更加清楚自己在團(tuán)隊中的角色和所承擔(dān)的任務(wù)，更有利于正式會議的順利開展。另外，在落實會議組織工作時，會議的形式也是可以靈活變動的，并非一成不變。例如：今年爆發(fā)的新型冠狀病毒肺炎具有極強(qiáng)的傳染性，那么在組織會議的時候應(yīng)該多選擇視頻會議的形式。如必須進(jìn)行現(xiàn)場會議時，會務(wù)工作接待人員要注意座位的隔離、采取分餐制，并且準(zhǔn)備口罩、酒精、洗手液等防疫用品，確保會議正常、順利、安全舉行。3.目視化管理的運(yùn)用。

所謂目視化管理，在精益生產(chǎn)理論中指的是工作人員要依據(jù)自身的視覺感知進(jìn)行分析和判斷，目視化管理也就是強(qiáng)調(diào)要重視現(xiàn)場的情況，運(yùn)用于會務(wù)工作就要重視會議現(xiàn)場的狀況，很好地開展會中服務(wù)工作，提升現(xiàn)場服務(wù)水平。

會務(wù)工作開展過程中，服務(wù)的質(zhì)量直接影響著辦會的品質(zhì)，很多會議開展期間都會發(fā)生一些突發(fā)的情況，面對這種情況，會務(wù)工作人員應(yīng)該時刻警惕，保持清晰的頭腦，冷靜快速的處理各種突發(fā)狀況。比如會務(wù)人員變動、桌牌修改、議程變化、音響與燈光故障等。在入場階段，人員較為集中，參會人員對會場熟悉度不足，很容易導(dǎo)致混亂，因此，會務(wù)人員要時刻關(guān)注場中的情況，積極主動進(jìn)行引導(dǎo)，確保會場秩序。會議開展過程中，工作人員要時刻關(guān)注參會人員的各項需求，并盡可能的進(jìn)行滿足；同時，還要時刻監(jiān)督會場秩序和氛圍，必要時進(jìn)行提醒，保持會場的安靜、有序，面對部分參會人員手機(jī)振動或者需要接聽電話時，可以友善的提醒并引導(dǎo)場外進(jìn)行接聽。

4.精益生產(chǎn)理論要求“精簡辦會”。

在會務(wù)工作中融入精益生產(chǎn)理論主要是要與時俱進(jìn)地運(yùn)用精簡理念進(jìn)行會議的策劃與舉辦。首先，要確保會議預(yù)算的清晰明了，應(yīng)以上一年預(yù)算的編制與執(zhí)行狀況為依據(jù)進(jìn)行當(dāng)年預(yù)算的制定，結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際、了解當(dāng)下的經(jīng)營需求，通過嚴(yán)格的預(yù)算審查與批復(fù)之后再予執(zhí)行，以實現(xiàn)各項資源的有效節(jié)約，減少不必要的支出，在簡潔中突顯隆重，利用有限的資金實現(xiàn)會務(wù)工作的最優(yōu)化展現(xiàn)。同時，要對會議的場次及各個環(huán)節(jié)進(jìn)行簡化，力圖時間及物資成本都可有效節(jié)約。確保會議效果不受影響并實現(xiàn)工作效率的最大化，進(jìn)而保證高效、務(wù)實的召開會議。如預(yù)算申請時，應(yīng)在確保會議質(zhì)量的同時盡可能降低產(chǎn)品成本，以既定標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)進(jìn)行酒店、會議室的安排，不可過于奢華；最好在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行用餐接待，如必須外出用餐也應(yīng)選擇與企業(yè)有協(xié)議的餐廳，禁止在高消費(fèi)場所進(jìn)行用餐接待；應(yīng)根據(jù)與會人員的行程合理進(jìn)行車輛安排，以減少車輛準(zhǔn)備數(shù)量，降低車輛閑置率。此外，在賓客接待時，不得布置任何形式的歡迎設(shè)施，如懸掛條幅、鋪設(shè)紅毯以及敬獻(xiàn)鮮花等歡迎儀式都要嚴(yán)格取締，此外也不得到機(jī)場等處進(jìn)行與會人員的接送，如存在特殊情況也應(yīng)盡量安排工作人員自行接送。企業(yè)將精益理念融入自身發(fā)展的各個環(huán)節(jié)才可確保其在激烈的市場競爭中立于不敗之地。由于會議的重要程度不同，可將會議分成多個處理級別，董事會會議、總經(jīng)理辦公會議以及年度工作會議等重大會議劃歸為一類會議，以生產(chǎn)、預(yù)算等作為主題的專題會議屬于二類會議；各個部門之間的交流與溝通會議屬于三類會議，除這三類會議以外的其他會議都屬于四類會議。不同級別的會議，企業(yè)的組織策劃與接待規(guī)格也并不一致，對會議進(jìn)行檔次劃分有利于根據(jù)會議類型進(jìn)行組織策劃，可確保各類會議都可圓滿召開。

5.精益生產(chǎn)理論要求“持續(xù)改進(jìn)”。

企業(yè)在會務(wù)接待工作的過程中，需要做到與時俱進(jìn)，持續(xù)完善。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)加大先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用力度，將信息化管理模式應(yīng)用到會議現(xiàn)場管理過程中。目前，很多企業(yè)的會議通知都制作了電子版本，可以在多個社交媒體上發(fā)送；在會議活動的登記、入場過程中，也不再實行紙質(zhì)的簽名形式，普遍使用會展信息系統(tǒng)整合參會人員的信息，并進(jìn)行存檔，進(jìn)而將這些信息應(yīng)用到了會議活動開展的全過程中。這樣對于會務(wù)人員和參會人員來說，都極大地提升了效率。還有一點(diǎn)值得注意，隨著社會的發(fā)展，信息的流動速度比想象中更快，對于涉密會議和接待更應(yīng)嚴(yán)格遵循保密原則，不斷提升接待人員的保密意識，加強(qiáng)保密教育，嚴(yán)肅保密紀(jì)律。對于會議中來賓的個人信息、日程安排等切實做好保密工作。如有涉及國家或公司保密級內(nèi)容的信息，必須按照保密工作有關(guān)制度嚴(yán)肅執(zhí)行。

另外，“持續(xù)改進(jìn)”中也強(qiáng)調(diào)了一個關(guān)鍵的步驟就是會后認(rèn)真及時的總結(jié)。一次完整的會務(wù)工作不應(yīng)以會議的結(jié)束而結(jié)束，而是應(yīng)該在會議結(jié)束后召集所有會務(wù)工作人員進(jìn)行總結(jié)，并梳理和分析會務(wù)工作中的亮點(diǎn)、不足以及問題，并對難點(diǎn)進(jìn)行討論，找出可行的解決措施，然后進(jìn)行復(fù)盤，將可能出現(xiàn)的隱患扼殺于下次會議之前。針對其中存在的亮點(diǎn)，要繼續(xù)保持和發(fā)揚(yáng)，并在其他會議組織中進(jìn)行推廣，從而使會務(wù)接待和組織水平持續(xù)獲得持續(xù)提升。

五、結(jié)語

綜上所述，會務(wù)工作是一項細(xì)而又細(xì)、實而又實，永無止境和上限的工作。在現(xiàn)代會務(wù)工作中，精益生產(chǎn)理論的作用越來越被人們所重視和認(rèn)可，會務(wù)工作人員應(yīng)該深刻、透徹的理解精益生產(chǎn)理論的內(nèi)涵，并將精益生產(chǎn)理論與會務(wù)工作實際相結(jié)合，以認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度來安排每一場會議，從而確保會議質(zhì)量，推動企業(yè)會務(wù)工作水平持續(xù)提升。